在当前新闻事业蓬勃发展的环境下，报社内部的新闻档案已经有了规模，如果按照传统的手工管理模式，很难做好档案管理工作。在信息化逐渐成为主流的今天，建立报社档案的信息化管理系统势在必行。但是，许多报社，尤其是中小报社，对于档案管理仍然局限于手工录入或者保存以前的报纸。这样做不但效率低下，查阅不便，而且还会面对纸张被腐蚀等风险，已经适应不了当前的档案管理。在信息化发达的今天，档案管理与信息化技术的结合不可避免，报社新闻管理系统是信息化在报社档案管理中应用的重要体现。
　　一、档案管理信息化的优点
　　（一）提高办公效率。在报社日常工作中，记者主要负责新闻的采集与整理，搜索新主题，进行采访活动等，编辑需要对搜集来的稿件进行审阅、修改。而更高的管理人员需要对以往稿件进行查阅并作出统计与分析。
　　如果这些工作全部由手工完成，会耗费大量时间与精力。在引入档案管理系统后，根据报社中不同人员的不同活动，系统能够实现不同的辅助功能。在记者采写新闻中，系统能够辅助记者录入、上传新闻并提供查阅当日新闻的服务；如果记者需要修改已经上传的新闻，根据自身权限能够修改自己上传过的新闻；如果记者或者编辑需要纸质版的新闻材料，可以在服务器上下载相应资料并打印出来；当有人需要对档案进行归类或统计等，可以根据自身权限实现相应功能。相对于手工工作，引入档案管理系统能大大提高工作效率。
　　（二）有利于信息交流与共享。当今社会，如果能够实现信息的交流，会产生1 1>2的效果。通过档案管理系统，报社内部各个部门，报社之间都能够实时、有效地交换信息，更可以对于以前的信息进行横向与纵向查询，大大提高了档案的利用率与价值。
　　（三）有助于档案的长期保存。如果所有资料都用纸张进行保存，一定会面临纸张被腐蚀的问题，这个问题导致纸质资料保存时间有限。而利用电子资源，能够有效解决保存时间这个问题。只要时常做好备份，服务器正常运行，就能够完全满足人们对于保存时间的要求，而且保存稳定。
　　（四）实现了文件的安全性。在实现了用户权限管理和应用了认证技术之后，资料的保存和传输更加安全，只有有相应权限的人才能实现传输、查阅等功能，很大程度上避免了机密资料的外泄。
　　二、档案信息化管理系统简述
　　（一）管理流程。管理员根据权限给每位记者和主编分配不同的用户名和密码，并赋予相应权限。一是记者在进行新闻采集时，凭用户名和密码登入系统，上传其采编后的新闻。二是记者可以实时对自己上传的新闻进行修改、删除等操作。三是用户能查阅所有新闻，但是不能对其进行操作。四是主编能够进行新闻的统计工作。五是新用户需要管理员分配用户名和密码。
　　（二）系统实现。系统采用客户机＼服务器（C＼S）结构，TCP＼IP通信协议，Oracle或其他大型数据库，采用C语言开发，能良好保证功能的实现与操作的简便。
　　（三）主要模块。一是新闻采集模块。模块中可以实现上传新闻、编辑新闻功能。记者在登入系统后，可以上传自己的原创稿件并实时进行编辑、修改等操作。二是新闻查询模块。用户可以根据资料名称进行模糊或者精确查询，查询结果包括资料录入时间、录入记者和具体内容。另外也可以根据日期进行查询。查询结果可以下载并打印。三是统计分析模块。统计数据：可以查询、统计某一位记者所有已上传的新闻和稿件。分析数据：可以根据不同的要求对所有或者部分数据进行对比分析。四是用户管理模块。在此模块中用户能够修改自己的密码，无权修改、查看他人的。而用户的用户名一经确定便不能更改。
　　新进入系统的用户，由管理员分配用户名和密码，并在数据库中添加其信息，从而完成新用户的创建工作。
　　三、信息化管理档案的注意事项
　　（一）保证网络安全性。档案管理系统一定需要网络提供运行的环境，这样才能更加开放和便捷。但是同时也增大了被攻击风险。所以在保证系统内部安全的基础上，还要保证网络系统的安全性。在档案进行传输时，要确保重要信息不外泄。严格的身份认证是必不可少的，管理员要谨慎分配用户名、密码与相应的权限，并时刻注意用户的活动。在配套设施上，防火墙、防病毒系统、备份恢复系统也都必不可少。
　　（二）提高档案管理人员的综合素质。在采用信息化手段管理档案之后，传统的档案管理人员已不能满足档案管理工作。除了具有档案管理技能之外，档案管理人员还应具备计算机网络知识和一定的编程能力。以后的社会更需求具有多种技能的高素质人才。
　　（三）实时进行维护。系统在运行过程中难免出现差错，其中可能有外界因素，也可能由于编写过程中不完善，有漏洞，如果发现运行中的错误，要及时找相应的技术人员或者开发人员进行故障的排查与修补。
　　随着社会的发展，信息化技术一定会走进越来越多的报社档案管理工作中，我们要认清形势，勇于接受新事物，利用好信息化技术为档案管理工作带来的便捷，同时保障报社更好地发展。
　　（作者单位：新疆博尔塔拉报社）