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摘要：记账凭证是账务处理系统的唯一数据源点，记账凭证的错误必然影响系统核算的结果。多数会计软件提供了修改记账凭证的强大功能，在会计电算化教学中。应分主次、有选择地介绍这些功能，使学生正确掌握“无痕迹”修改和“有痕迹”修改的方法，慎用“反记账、反结账”功能。
关键词：记账凭证；会计电算化；无痕迹修改；有痕迹修改
记账凭证是登记账簿的依据，在电算化方式下，是账务处理系统的唯一数据源点。记账凭证的错误必然影响系统核算的结果，比如会直接导致账簿错误，从而导致会计报表出错。因此必须保证记账凭证的输入要准确完整。尽管在输入记账凭证时，账务处理系统提供了多种控制错误的措施，但错误是难免的，为此，系统必须具备对错误凭证进行修改的功能。记账凭证修改这部分内容比较灵活，是会计电算化教学的重点之一。如无特殊说明，本文所述凭证均指记账凭证。
目前，许多财务软件都具有“反审核、反记账、反结账”功能，这三项功能的使用实现了错误记账凭证的“无痕迹”修改。所谓“无痕迹”，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。以用友总账系统(账务系统)U8.50为例，对不同类型的错误凭证一般可采用以下方法进行修改。
第一种情况是已输入凭证，但尚未审核或审核未通过时发现错误。这种情况下可由制单人员利用凭证编辑功能直接在“填制凭证”窗口对错误凭证进行修改并保存。
第二种情况是已输入凭证并已审核，但尚未记账时发现错误。这种情况下不能直接在记账凭证上进行修改，首先应由审核人员在“总账系统”／“凭证”／“审核凭证”窗口中，单击“取消”按钮取消审核，然后由制单人员进入总账系统，在“填制凭证”窗口中，调出该张错误凭证进行修改并保存退出；最后由审核人员再次进入总账系统，在“凭证”／“审核凭证”窗口中，重新对该张已修改过的凭证进行“审核”操作。
第三种情况是发现已记账但未结账的凭证有错。对于此情况，欲实现无痕迹修改，可利用系统的“反记账、反审核”功能，即取消“记账”、“审核”后直接修改。具体而言，首先在“总账系统”窗口中，单击“期末”／“对账”菜单项，打开“对账”操作窗口，此时按下快捷键“Ctrl+H”键，即可激活“恢复记账前状态”功能。然后退出“对账”窗口；单击“凭证”／“恢复记账前状态”菜单项(此功能平时不显示，待退出“总账系统”后将隐蔽而不显示出来)，弹出“恢复记账前状态”操作窗口，在“恢复方式”中选择“月初状态”项，输入主管口令，然后单击“确定”按钮，系统将恢复为记账前状态-最后，按照上述第二种情况的方法，取消审核，调出错误凭证进行修改并保存，再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。
第四种情况是结账后发现凭证有错。对于这种情况，欲实现无痕迹修改，可通过系统提供的。反结账、反记账、反审核”功能，即取消“结账”、“记账”、“审核”后直接修改。具体而言，在“结账”向导的选择月份窗口中，首先单击要取消结账的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”键，系统弹出“确认口令”窗口，让拥有结转权限的用户，在该窗口中输入口令，然后单击“确认”按钮，系统将快速地取消结账操作，使各种账簿记录恢复到未结账前的状态。最后按上述第三种情况的方法，进行反记账、反审核，调出错误凭证进行修改并保存，再进行“审核凭证”、“记账”和“结账”功能的操作。
虽然会计软件所提供的“反结账、反记账、反审核”功能为修改记账凭证提供了很大方便，并且实现了无痕迹修改，但是笔者认为，在会计电算化教学中，“反记账、反结账”功能不应做为记账凭证修改的主要方法来进行讲解。其原因有以下几点：
1.与现行会计(会计电算化)法规相违背
《会计核算软件基本功能规范》第十六条规定会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证进行修改的功能；第十七条规定会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制，第十八条规定发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“一”号或者其它标记表示。由此可见，上述四种修改方法中只有第一种是完全合法的。
2.“反记账、反结账”为做假账、提供虚假会计信息等经济违法犯罪行为提供了技术支持
由于“反记账、反结账”功能的使用，使得会计电算化人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举，为他们利用电算化会计信息系统作弊提供了极为方便的手段。由于实现了无痕迹修改，大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹的记录，这样就给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。
3.“反记账、反结账”可能导致系统数据错误，账务混乱
在使用“反记账、反结账”功能时，由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差，特别是在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目体系可能发生了变化，如果操作有误，很可能产生系统数据错误、财务混乱，甚至导致整个账务系统的瘫痪，造成不应有的损失。
4.从财务软件设计者的角度而言，开发“反记账、反结账”功能的目的并非用于记账凭证的修改
例如，在用友U8.50的总账系统帮助中明确指出，在实际记账过程中出现以下情况的，需要“恢复记账前状态”：
(1)记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后您再重新记账。
(2)在记账过程中，不得中断退出。
(3)在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
(4)所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。
由此可见，反记账功能主要是用于意外情况发生而导致无法正常完成全部记账过程时使用的，并不是用于日常工作中修改错误记账凭证的。并且只有账套主管才具有反记账、反结账的权限，一般制单、审核人员无此权限，不能随意用其修改记账凭证。
通过以上分析，第二种情况下错误凭证进行无痕迹修改，虽然不完全符合相关法规的具体规定，但从数据库技术角度看，“取消审核”完全是在一个凭证数据库中操作，即将库中“审核”字段的值清空，再对该库其他相关字段的值进行修改。这和“反记账、反结账”操作有本质区别，“反记账、反结账”操作往往涉及到两个或两个以上数据库的操作，在这个过程中容易导致账务数据的混乱或系统的崩溃。所以笔者认为，在会计电算化教学中，前述第二种情况下错误凭证采用无痕迹修改方式方法是可行的，而第三、四种情况下错误凭证不能利用账务系统提供的“反记账、反结账”功能，而应采用有痕迹修改的方法。
基于以上原因，笔者认为在会计电算化教学中应采取以下方式进行记账凭证修改的讲解。
首先启发学生总结上机过程中都是在哪些环节发现凭证 错误，指导其按照发现凭证错误的环节分类，具体可分为以下几种类型：
(1)已输入凭证，但尚未审核时发现错误。
(2)已输入凭证并已审核，但尚未记账时发现错误。
(3)记账后发现凭证错误。
然后针对不同的错误类型详细讲解凭证修改的方法。对前两种类型的错误，应采用“无痕迹”的修改方法，前文已详细叙述。对第三种类型的错误凭证，不论其是否“结账”均应采用“有痕迹”的方法进行修改。“有痕迹”修改是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改的痕迹。
具体可采用红字冲销法和补充登记法。
①发现已记账凭证的会计科目名称写错或应借、应贷方向记错或所记载的金额大于经济业务的实际金额，需采用红字冲销法。首先增加一张与错误凭证完全相同的“红字”凭证将其全额冲销，再编制一张正确的“蓝字”凭证。如：用友总账系统在“填制凭证”操作窗口中，单击“制单”／“冲销凭证”命令，系统打开“冲销凭证”操作窗口，输入相关信息，单击“确定”按钮，系统将自动制作一张红字冲销凭证l再填制一张正确的记账凭证。其次由审核人员进行“审核凭证”操作；然后由记账人员进行“记账”操作，才能达到对该张错误凭证进行冲销和更正。
②发现已记账凭证的会计科目、应借、应贷方向没有错误，只是所记金额小于应记金额，可采用补充登记法，即按照少记的金额，填写一张与原记账凭证会计科目、应借、应贷方向完全相同的记账凭证。然后由审核人员进行“审核凭证”操作，由记账人员进行“记账”操作。
③可以启发学生比较手工方式与电算化方式下对凭证修改和错账更正的不同处理，做好基础会计与会计电算化两门课程的衔接。使学生理解凭证修改和错账更正实质上是两种会计处理方式从不同起点入手要解决的同一问题，即保证会计账簿能够准确、完整、连续地记录经济业务。手工方式下强调错账更正，发现账簿错误，追溯错误原因，错账的主要原因是由错误记账凭证引起的，这就转化为凭证修改的问题，电算化方式下强调凭证修改，因为记账凭证是账务处理系统的惟一数据源点，错误的记账凭证必然导致账簿的错误，凭证修改必然涉及到错账更正。“有痕迹”修改方法实际上就是《基础会计》中学过的“红字冲销法”和“补充登记法”在电算化方式下的具体应用。在此基础上简单介绍会计软件的“反记账、反结账”功能，增强学生对会计软件功能的了解，同时要让学生理解“反记账、反结账”功能不能做为凭证修改的主要方法。
综上所述，多数会计软件提供了修改记账凭证的强大功能，为会计工作提供了极大的方便，但是在教学过程中，对这些功能要分主次、有选择地介绍给学生，使之能够正确使用“无痕迹”修改和“有痕迹”修改的方法，慎用“反记账、反结账”功能。
关键词：记账凭证；会计电算化；无痕迹修改；有痕迹修改
记账凭证是登记账簿的依据，在电算化方式下，是账务处理系统的唯一数据源点。记账凭证的错误必然影响系统核算的结果，比如会直接导致账簿错误，从而导致会计报表出错。因此必须保证记账凭证的输入要准确完整。尽管在输入记账凭证时，账务处理系统提供了多种控制错误的措施，但错误是难免的，为此，系统必须具备对错误凭证进行修改的功能。记账凭证修改这部分内容比较灵活，是会计电算化教学的重点之一。如无特殊说明，本文所述凭证均指记账凭证。
目前，许多财务软件都具有“反审核、反记账、反结账”功能，这三项功能的使用实现了错误记账凭证的“无痕迹”修改。所谓“无痕迹”，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。以用友总账系统(账务系统)U8.50为例，对不同类型的错误凭证一般可采用以下方法进行修改。
第一种情况是已输入凭证，但尚未审核或审核未通过时发现错误。这种情况下可由制单人员利用凭证编辑功能直接在“填制凭证”窗口对错误凭证进行修改并保存。
第二种情况是已输入凭证并已审核，但尚未记账时发现错误。这种情况下不能直接在记账凭证上进行修改，首先应由审核人员在“总账系统”／“凭证”／“审核凭证”窗口中，单击“取消”按钮取消审核，然后由制单人员进入总账系统，在“填制凭证”窗口中，调出该张错误凭证进行修改并保存退出；最后由审核人员再次进入总账系统，在“凭证”／“审核凭证”窗口中，重新对该张已修改过的凭证进行“审核”操作。
第三种情况是发现已记账但未结账的凭证有错。对于此情况，欲实现无痕迹修改，可利用系统的“反记账、反审核”功能，即取消“记账”、“审核”后直接修改。具体而言，首先在“总账系统”窗口中，单击“期末”／“对账”菜单项，打开“对账”操作窗口，此时按下快捷键“Ctrl+H”键，即可激活“恢复记账前状态”功能。然后退出“对账”窗口；单击“凭证”／“恢复记账前状态”菜单项(此功能平时不显示，待退出“总账系统”后将隐蔽而不显示出来)，弹出“恢复记账前状态”操作窗口，在“恢复方式”中选择“月初状态”项，输入主管口令，然后单击“确定”按钮，系统将恢复为记账前状态-最后，按照上述第二种情况的方法，取消审核，调出错误凭证进行修改并保存，再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。
第四种情况是结账后发现凭证有错。对于这种情况，欲实现无痕迹修改，可通过系统提供的。反结账、反记账、反审核”功能，即取消“结账”、“记账”、“审核”后直接修改。具体而言，在“结账”向导的选择月份窗口中，首先单击要取消结账的月份，然后按“Ctrl+Shift+F6”键，系统弹出“确认口令”窗口，让拥有结转权限的用户，在该窗口中输入口令，然后单击“确认”按钮，系统将快速地取消结账操作，使各种账簿记录恢复到未结账前的状态。最后按上述第三种情况的方法，进行反记账、反审核，调出错误凭证进行修改并保存，再进行“审核凭证”、“记账”和“结账”功能的操作。
虽然会计软件所提供的“反结账、反记账、反审核”功能为修改记账凭证提供了很大方便，并且实现了无痕迹修改，但是笔者认为，在会计电算化教学中，“反记账、反结账”功能不应做为记账凭证修改的主要方法来进行讲解。其原因有以下几点：
1.与现行会计(会计电算化)法规相违背
《会计核算软件基本功能规范》第十六条规定会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证进行修改的功能；第十七条规定会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能，审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。会计核算软件应当分别提供对审核功能与输入、修改功能的使用权限控制，第十八条规定发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；记账凭证输入时，红字可用“一”号或者其它标记表示。由此可见，上述四种修改方法中只有第一种是完全合法的。
2.“反记账、反结账”为做假账、提供虚假会计信息等经济违法犯罪行为提供了技术支持
由于“反记账、反结账”功能的使用，使得会计电算化人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举，为他们利用电算化会计信息系统作弊提供了极为方便的手段。由于实现了无痕迹修改，大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹的记录，这样就给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。
3.“反记账、反结账”可能导致系统数据错误，账务混乱
在使用“反记账、反结账”功能时，由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差，特别是在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目体系可能发生了变化，如果操作有误，很可能产生系统数据错误、财务混乱，甚至导致整个账务系统的瘫痪，造成不应有的损失。
4.从财务软件设计者的角度而言，开发“反记账、反结账”功能的目的并非用于记账凭证的修改
例如，在用友U8.50的总账系统帮助中明确指出，在实际记账过程中出现以下情况的，需要“恢复记账前状态”：
(1)记账过程一旦断电或其它原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后您再重新记账。
(2)在记账过程中，不得中断退出。
(3)在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
(4)所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。
由此可见，反记账功能主要是用于意外情况发生而导致无法正常完成全部记账过程时使用的，并不是用于日常工作中修改错误记账凭证的。并且只有账套主管才具有反记账、反结账的权限，一般制单、审核人员无此权限，不能随意用其修改记账凭证。
通过以上分析，第二种情况下错误凭证进行无痕迹修改，虽然不完全符合相关法规的具体规定，但从数据库技术角度看，“取消审核”完全是在一个凭证数据库中操作，即将库中“审核”字段的值清空，再对该库其他相关字段的值进行修改。这和“反记账、反结账”操作有本质区别，“反记账、反结账”操作往往涉及到两个或两个以上数据库的操作，在这个过程中容易导致账务数据的混乱或系统的崩溃。所以笔者认为，在会计电算化教学中，前述第二种情况下错误凭证采用无痕迹修改方式方法是可行的，而第三、四种情况下错误凭证不能利用账务系统提供的“反记账、反结账”功能，而应采用有痕迹修改的方法。
基于以上原因，笔者认为在会计电算化教学中应采取以下方式进行记账凭证修改的讲解。
首先启发学生总结上机过程中都是在哪些环节发现凭证 错误，指导其按照发现凭证错误的环节分类，具体可分为以下几种类型：
(1)已输入凭证，但尚未审核时发现错误。
(2)已输入凭证并已审核，但尚未记账时发现错误。
(3)记账后发现凭证错误。
然后针对不同的错误类型详细讲解凭证修改的方法。对前两种类型的错误，应采用“无痕迹”的修改方法，前文已详细叙述。对第三种类型的错误凭证，不论其是否“结账”均应采用“有痕迹”的方法进行修改。“有痕迹”修改是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改的痕迹。
具体可采用红字冲销法和补充登记法。
①发现已记账凭证的会计科目名称写错或应借、应贷方向记错或所记载的金额大于经济业务的实际金额，需采用红字冲销法。首先增加一张与错误凭证完全相同的“红字”凭证将其全额冲销，再编制一张正确的“蓝字”凭证。如：用友总账系统在“填制凭证”操作窗口中，单击“制单”／“冲销凭证”命令，系统打开“冲销凭证”操作窗口，输入相关信息，单击“确定”按钮，系统将自动制作一张红字冲销凭证l再填制一张正确的记账凭证。其次由审核人员进行“审核凭证”操作；然后由记账人员进行“记账”操作，才能达到对该张错误凭证进行冲销和更正。
②发现已记账凭证的会计科目、应借、应贷方向没有错误，只是所记金额小于应记金额，可采用补充登记法，即按照少记的金额，填写一张与原记账凭证会计科目、应借、应贷方向完全相同的记账凭证。然后由审核人员进行“审核凭证”操作，由记账人员进行“记账”操作。
③可以启发学生比较手工方式与电算化方式下对凭证修改和错账更正的不同处理，做好基础会计与会计电算化两门课程的衔接。使学生理解凭证修改和错账更正实质上是两种会计处理方式从不同起点入手要解决的同一问题，即保证会计账簿能够准确、完整、连续地记录经济业务。手工方式下强调错账更正，发现账簿错误，追溯错误原因，错账的主要原因是由错误记账凭证引起的，这就转化为凭证修改的问题，电算化方式下强调凭证修改，因为记账凭证是账务处理系统的惟一数据源点，错误的记账凭证必然导致账簿的错误，凭证修改必然涉及到错账更正。“有痕迹”修改方法实际上就是《基础会计》中学过的“红字冲销法”和“补充登记法”在电算化方式下的具体应用。在此基础上简单介绍会计软件的“反记账、反结账”功能，增强学生对会计软件功能的了解，同时要让学生理解“反记账、反结账”功能不能做为凭证修改的主要方法。
综上所述，多数会计软件提供了修改记账凭证的强大功能，为会计工作提供了极大的方便，但是在教学过程中，对这些功能要分主次、有选择地介绍给学生，使之能够正确使用“无痕迹”修改和“有痕迹”修改的方法，慎用“反记账、反结账”功能。