浅谈房产档案现代化管理

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  【摘 要】 房产档案管理是现代城市房产产权管理的基础、是城市规划与建设的基础。随着经济社会的发展,房地产业也飞速发展,房地产交易的增多,使得档案数量增多,利用率提高,因此对房产档案必须与时俱进、不断创新,采用适合的、快捷的、能够共享的电子信息手段进行管理、开发、利用,更好地满足经济与社会发展的需求。本文就房产档案管理工作现代化进程进行了简要论述,并且提出逐步建立开发型、科技型、主动型的房产档案管理新局面的措施。
  【关键词】 房产档案;管理;现代化;数据库技术
  
  随着信息社会的到来,信息与信息技术在国民经济与社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。档案现代化管理和信息化建设,是档案工作发展的必然趋势。
  房地产业呈现出强劲的增长势头,房产档案的数量急剧增加,档案的利用率也大幅度提高,这使得传统的以手工处理为主的房产档案管理方式越来越暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高等问题,庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。因此以计算机技术为核心的现代信息处理技术与现代档案管理理念相结合,提高房产档案的利用价值,成为目前迫切需要解决的问题。我们要充分利用计算机系统信息化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化、资源共享化的显著特点,实现房产档案管理的电子信息化建设。
  1、新形势下房产档案管理需求及特点
  在现代社会的发展过程中,社会的发展对房产档案有了新的需求,其作为法律凭证是现代房产交易以及房产纠纷解决的关键。而房产档案的动态使得其要求现代房产档案管理能够根据其特点进行管理与控制。例如:针对城市规划、改造、房产买卖等权属转移变更进行科学的管理。而且现代计算机技术的运用改变了传统手工记录档案的方式,为提高房产档案管理工作质量、提高工作效率奠定了技术基础。新时期下房产档案管理工作要求房产档案能够以科学的、快速的、准确的房产档案信息提供完善的服务。针对现代房产档案管理的种种需求,我国房产档案管理工作必须加快房产档案管理现代化进程,以此提高房产档案管理工作质量。
  1.1房产档案的特点:法律凭据性。房产档案是政府职能部门依照法律规定,代表国家对房地产所有权及相关权利进行登记、确认和规范的管理活动中所形成的,是房地产行政管理法定职责的体现物,能够合法地证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证,为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。
  动态性。房地产档案与其它门类档案相比,其鲜明的特点在于它的动态性。主要有两方面的原因:一方面是房地产本身发生了变化,例如旧城改造、城市规划、房屋拆除产权灭失等;另一方面是房屋外部条件的变化引起房地产的变化,包括房地产买卖、交换、赠与、继承、划拨、转让、分割、合并、裁决等原因致使权属转移变更。房地产档案的动态性决定了必须对房地产档案实行动态管理,以保证房地产权利现状的一致性和现势性。
  区域性。法律明确规定一个行政区划的房地产发证机关只能有一家。房地产档案管理的基本原则是属地管理。而每一宗房地产权属状况的记录和管理都是唯一的,在一个地区中的房地产档案处于独占和垄断地位,房地产档案管理是否科学合理,将直将影响到该地区房地产市场的管理秩序和发展进程。
  
  2、房产档案管理现代化的实现
  现代化条件下的档案工作比传统的档案更需要标准化和规范化,它需要有统一的档案信息采集标准,统一与规范的数据类型,主要包括电子文件归档和电子档案管理。没有档案基础,没有档案基础业务的标准化和规范化,就没有档案事业的现代化和信息化。
  2.1以房产档案管理现代化优势提高服务质量:房产档案现代化运用了现代科学技术手段与方法,实现了房产档案管理优化的目的。因此,房产档案现代化将计算机技术作为核心、引入了信息处理技术以及数据库技术。通过这样的方式使房产档案管理工作能够以信息技术作为基础开展数字化管理。而且随着现代网络技术的发展与应用,房产档案管理工作也发生了变化。运用网络技术、数字化技术实现了房产档案信息收集、整理、查询、利用以及管理的数字化、现代化。房产档案管理现代化提高了档案的管理水平与工作质量,为房产档案信息利用、房产经济发展提供了更加完善的服务。
  另外,房产档案管理现代化海威电子档案管理的应用奠定了基础,为我国房产档案管理技术与水平的提高奠定了基础。房产档案管理现代化的优势为我国房产档案管理工作水平提高、房产档案管理工作效率的提高奠定了基础,同时也促进了我国房产档案管理工作的开展。
  2.2信息数据库的构建:在房产档案管理现代化实现过程中,技术信息数据库的构建是实现工作的难点与工作的重点。这项工作的实施需要较大的工作量与细致度作为基础。通过技术手段将传统档案信息录入数据库,而且录入过程要注重信息的准确性。这项工作的开展在现代图像识别技术应用中得到了简化。通过对原有纸质文档拍照后应用软件对其信息进行解析,可以准确的分辨文档信息,并将房产档案平面度准确的复制。利用这一技术能够大大降低传统档案信息数字化的工作强度,为我国房产档案信息化进程的加快奠定基础。再注重现代科技应用的同时,数据库的稳定性、备份以及权限管理等是保障房产档案管理工作质量的关键。房产档案现代化进程中需要选用成熟的数据库技术以保障数据信息的安全。并采用稳定的、易于拓展与维护的硬件基础实现房产档案管理的现代化。
  2.3检索途径以及系统安全性构建:房产档案管理现代化是一项长期的、需要分步骤进行的工作。在注重基础数字化房产档案管理的基础上,应将数字化房产档案信息进行网络应用。利用互联网技术将房产档案信息能够在规定要求的地点进行检索。利用网络检索技术为提高房产档案管理服务质量奠定基础。将房产产权信息作为检索点提供产权档案的查询检索服务,以此提高房产档案管理与检索的效率。例如:在房产交易市场设立权限检索系统,为交易双方提供基础查询服务。以此使交易双方能够更加直观的了解房产信息,减少和降低房产诈骗、纠纷等问题的发生。   作为现代房产档案管理工作的重点,房产档案信息安全性是房产档案管理现代化的主要瓶颈。运用怎样的技术实现房产档案信息安全是目前房产档案管理现代化面临的首要问题。现代房产档案信息管理中应通过系统硬件与软件的保护避免信息系统受到破坏。同时强化用户权限管理,保障信息系统的安全。为了避免自然灾害对房产信息安全的影响,现代房产档案管理中还应注重房产信息备份系统的开放与应用。利用网络技术将房产档案信息分至两地,以此避免自然灾害对房产信息安全的影响。为了保障信息系统的安全性,房产档案管理现代化还应将病毒防御、权限管理等作为工作重点,保障房产档案信息管理系统的安全运行。通过多种方式避免房产信息流失、损坏以及人为破坏造成的影响,保障房产信息的安全性。
  3、以人员素质的提高促进房产档案管理现代化的实现
  档案工作人员需要具备的素质之一就是创新。需要使档案向开放多元化的方向发展。实践证明,具备较高的业务素质是做好房产档案工作的前提。房产档案工作质量的高低,取决于档案工作人员的素质高低。没有丰富的档案专业知识和较强的业务处理能力,要做好房产档案工作就无从谈起。随着社会进步和经济发展,特别是信息时代的到来,对档案工作和档案管理人员提出了新的要求和标准。档案管理工作自动化,不仅要求档案工作人员要熟知档案管理工作的专业知识,同时也要懂得信息化知识和计算机应用技术。而我们现有的档案管理人员综合素质并不高,一些档案管理人员忽视了对档案管理相关知识的学习,不会操作计算机、不熟悉档案工作的基本程序,业务技能和专业水平达不到要求,从而不能适应新时期房产档案工作的需求,极大地制约了房产档案管理工作的提升和进步。
  培养和造就一支德才兼备、创新能力强,能够熟练操作微机,了解网络知识,灵活使用档案管理软件,胜任文档的存储、编辑、检索、利用等工作的专业房产档案管理队伍,是新时期房产档案事业持续发展的迫切需要和重要保证。因此,必须花大力气抓好档案队伍建设。一是要树立学习型组织理念,增强危机感。房产档案工作者不能满足于现状,应正视自己的业务水平、组织管理能力等方面的欠缺,加强学习业务知识和档案管理的法律法规,主动、几时地提升自己的政治理论水平,更好地适应工作的需要。二是要掌握丰富的房产档案专业知识,减少工作的随意性和盲目性。房产档案工作专业性很强,档案管理人员必须具备扎实的档案专业知识,掌握档案学的基本原理和档案文献编纂学等档案理论基础知识、档案管理的各种实际操作方法,用丰富的档案专业知识去指导和推动工作,解决实际工作中出现的问题,从而减少工作的随意性与盲目性。三是要掌握相关的学科知识,提高业务处理综合能力。文化基础知识是房产档案工作者从事档案工作多必须具备的基本素质。房产档案工作涉及的知识范围广、专业多,这就要求档案管理人员必须具备一定的理论修养和文化功底,除了学习掌握档案学基本知识外,也要学习其他社会科学、自然知识、文秘、文学、历史学等相关学科知识,具有一定的汉语言文学水平,密切注意国内外档案工作的发展动态,善于借鉴先进的管理经验和技术,不断更新知识结构,从而推动房产档案事业的发展。四是要掌握运用计算机的知识,增强档案管理自动化运作的能力。房产档案信息的网络化和档案实现资源共享,都要求档案管理者具备较强计算机操作能力,以适应新形势发展的需要。现代档案管理人员要熟练掌握档案管理自动化办公设备与档案管理软件的操作,充分利用计算机与档案管理软件,对档案的收集、存档、查找、借阅甚至统计等等实现电脑化的规范管理,提高档案的存储和处理能力,减轻档案工作量和劳动强度,提高工作质量和工作效率,实现档案管理的现代化为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息,充分发挥档案的信息服务功能。五是档案主管部门要加强业务指导,使档案工作人员及时掌握有关档案工作的法规、政策、规范,并运用到自己的工作中去。要加强档案管理人员的业务培训,提高档案管理人员的业务水平。
  4、房产档案管理现代化实施的规划与实施
  为了减少传统房产档案管理向现代化房产档案管理过渡中出现的问题,房产档案管理过程中应强化队伍建设以及房产档案的现代化规划过程。针对所辖区域内房产档案特点分批、分步开展房产档案管理工作,以此避免房产档案管理现代化过程中问题的产生。例如:根据辖区内的房产特点,优先对房产信息较为稳定的区域进行数字化进程,对于即将改造或者交易变动较大的区域延后开展。通过这样的方式减少房产档案管理工作现代化实施过程的工作量,避免失误等问题的发生。
  5、不断拓宽房产档案利用渠道,服务经济与社会发展
  新时期房产档案工作已由原来的封闭型、管理型、被动型向开发型、科技型、主动型转变。作为房产档案工作者,要适应这种转型的需要,破除陈旧落后、不适应时代发展的观念,树立正确的思想观念,促进房产事业的健康发展。房产档案工作由原来的封闭型转向开发型,是房产档案工作适应新形势要求的一个重要举措,开放型的房产档案工作,在保证国家机密安全和用户利益的前提下,要尽量满足利用者对房地产产权、产籍、资料及证件等档案资料的需求。为社会的发展、政府的政策提供真实可靠的房地产信息,为广大群众在社会的经济活动中提供有力的房地产证明和保障,为解决房地产纠纷和房地产诉讼中提供确凿的法律依据。
  信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代化科学技术的产物。在信息化实践中,要积极探索新的途径,寻找新的角度,全方位,多层次地开放档案信息资源,用创新的思维加大信息资源整合开发利用力度。没有创新,在社会信息化、信息社会化的今天,档案信息资源的开发水平将跟不上信息时代发展的步伐,满足不了现代化建设的需要。
  6、结论
  综上所述,房产档案的现代化管理已成为一种趋势,是现代社会发展过程中必然过程,是现代房产档案管理技术方式改革、更新的发展过程。这一过程中需要房产档案管理部门以科学的态度、系统的规划以及相应的技术手段实现房产档案管理现代化目标,促进我国房产档案信息管理方式的发展、提高房产档案管理服务水平。运用现代技术手段为我国房产档案管理工作的开展、为我国城市规划与建设奠定基础,促进我国房产经济的发展。
  参考文献
  [1]《广东省房地产档案管理业务规范》http://www.zqgx.gov.cn.
  [2]《新时期提高档案管理人员综合素质的重要性》.刘波.《中国教育创新》2008年第8期.
  [3]柳叶.《房产档案现代化管理方式与目标》.档案管理技术.2010.9.
  [4]陈晓红.《关于我国房产档案数字化管理的分析》.房地产经济时空.2010.7.
  作者简介:
  祝乐诗,女,(1983-),东莞市麻涌镇规划房产管理所
  (作者单位:麻涌房管所)
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