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摘 要：目前，在我国，实现档案的信息化是极其必要与有意义的。一方面，这是21世纪发展我国水利事业的需要，另一方面，这也是信息化时代中档案事业发展的必经之路。水利档案信息化的实现要以水利档案信息资源建设为核心，同时要以建设信息传输网络为基础。扩大水利档案信息资源开发，可以有效推进和完善水利档案资源管理的标准化和数字化，因此促进水利档案信息化的快速、持续、健康发展。本文主要分析了当前档案信息化建设的重要性及其发展过程内出现的问题，由此提出了加快实现档案信息化的建议。
关键词：档案；信息化；利用；管理；
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-05-00287-02
档案信息化是档案工作由传统向现代化迈进的标志。加快档案信息系统化建设，实现档案工作各个环节电子化，是实现档案系统信息化的基础和必经之路。档案信息化涉足的内容非常广泛，它包括积极组建档案信息数据库、有序整理档案信息资源、合理开发利用档案信息资源、规范建设档案信息网络、组建档案信息化人才队伍、制定相关的标准及法律法规等。本文就档案信息化建设的必要性进行论述，并对档案信息化建设过程中存在的问题进行了分析，并提出相应的方案。
一、档案信息化的重要性
随着时代的进步和信息技术的不断发展，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。由于档案需要长期保存的特殊性，而纸质档案应容易受潮、虫蚀及其他次生灾害，又因其需要被反复查阅的性质，纸质档案不可避免的存在保管和利用上的困扰。而电子文档恰好可以解决这一问题，因此，档案信息化是当今社会发展的趋势。可以说，现代化信息技术成为了科学、合理利用档案信息资源的关键。
根据国家档案局信息化建设精神，"十五"期间末，要基本实现向档案馆移交档案，同时，还要移交机读目录，实现档案管理网络化。因此，现阶段档案室信息资源建设的质量、档案网络建设的准，都将直接影响未来档案馆档案信息化的质量。而根据中央“八项规定”的精神，许多单位已经或正在实现办公自动化，电子文件伴随着办公自动化的进程应运而生。各单位应依照国家档案局即将颁发的《电子文件归档管理规范》等档案信息化的标准，做好档案信息化的基础工作，把好这一基础工作至关重要。
二、档案信息化建设现存问题
（一）档案工作者信息意识淡薄。
部分档案工作者，尤其是老一辈的档案工作者，因为受传统档案服务观念的影响，不能成熟的用发展的、科学的眼光看待水利档案信息化的实施。老一辈的档案工作者现代化管理技能薄弱，计算机对他们而言只能用于目录检索。因为信息意识薄弱，思想观念落后，缺乏开拓创新精神，不能熟练地对待数字化和信息化，缺乏室藏档案数字化和电子档案归档管理等方面的操作技能和专业知识，因此形成了非常落后的档案信息资源建设。例如某单位档案管理工作者工作年限时间长，但是缺乏档案信息化意识，在档案管理工作中按部就班的采用手工方式进行档案的整理，这种档案管理方式不但效率低下，而且无法为档案利用者提供及时的服务，引发了很多档案利用者的不满。而新一辈的档案工作者，虽熟练计算机技术，但对档案管理的基础知识、管理原则等却不够熟悉，这已成为一个普遍存在的问题。目前，各个单位档案管理工作发展及其不平衡，综合档案室只看重于收集纸质档案，忽视了对电子档案的收集。
（二）档案信息化建设缺乏统一规划
档案信息化建设尚未确定统一的标准和数据格式，没有明确近期目标和长远规划。例如，一些单位轻视于服务和支持全局的综合档案的管理信息化建设，没有普及和运用已经购置的档案管理软件，也没有建设同步的综合档案管理系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，造成投入大量资金建成的档案信息系统无法与办公自动化网络对接的局面。部分单位虽然购置了专用的档案管理系统及硬件设施，但软件应用水平和利用率不高，仅仅局限于简单的查询，没有真正发挥作用。
信息化建设没有形成统筹的安排，整体化推进、全面协调的局面，只是各自为政。
三、档案信息化建设具体措施
（一）提高工作人员素质加强队伍建设
为了改变传统的旧思想和旧观念，提高档案管理人员对新技术和新设备的熟练程度，各级有关部门应通过各种形式定期组织相关培训，让档案工作者对档案信息化管理予以重视。必须坚持"人才为先"的理念，档案管理现代化需要的是信息化的复合型人才和创新型人才，因此，档案管理部门应该制定可行的人才引进和培训计划，完善人才奖励机制，加大科学管理力度。其次，应保证档案工作者的稳定性，确保档案工作能连续进行，为实现构建优秀信息化水利档案管理团队的目标不懈努力。
（二）尽快建立档案信息资源库
随着社会经济和科学技术的发展，互联网的出现给人们的工作和生活带来了极大的便捷，各领域也都充分运用互联网技术，构建自己的信息系统数据库建设。档案管理也必须通过加快档案目录数据库建设的步伐，从而提高档案的管理水平。在档案管理上，利用计算机进行档案的手机、整理、编制检索工具集目录，并应用于库房管理。其次，通过构建信息数据库，使档案实现资源共享。利用扫描仪、打印机等数字化设备，使档案管理一体化。
积极推动水利档案资料全文数据库和多媒体数据库建设，通过互联网技术实来现单位内部档案的图片、音频、视频等多媒体数据资料的共享，最大化的降低查询时间，提高工作人员的工作效率和服务质量。另外还要建立统一的管理标准，使各种档案管理软件实现互通互用，使资源得以共享，让档案利用者恩能更方便快捷的利用档案。
（三）加强档案信息化基础设施建设
信息化基础设施建设主要包括硬件设备、软件系统和网络环境建设三个方面的内容。要想真正实现档案管理和利用的信息化，必须有完善的基础设施作保证。因此，首先，必须要完善硬件设备。要加大资金投入，购置大量先进的计算机设备、路由器、交换机、打印机、集线器等。有些单位认为信息化就是电脑化，就是利用电脑进行档案信息的存储，因此在基础设施购置上往往侧重于大量计算机设备的购买，使得档案管理和利用呈现办信息化。影响了档案信息化的实现。其次，必须要完善网络环境。要建立和完善局域网，使各项工作网络化，使档案管理系统与办公自动化网络实现无缝对接。要注重网络规划，要确定现有网络拓扑结构的改良方案，要确定合理的网络协议，要评估当前网络环境的不足，并拓展能够满足未来新业务的网络服务功能，对现有网络进行扩充和升级。以此达到资源共享的目的，加强档案的利用率。再次，要加强基础软件规划，主要包括操作系统、数据库系统等软件的规划。要了解当前市场上最优越的操作系统，特别是 windows 系统目前为止已经经历了几次升级，在采用操作系统时，要采用性能最大的操作系统，并及时做好升级。要及时更新数据库技术，保证数据库的先进性和优越性。
新时期对档案进行信息化管理已经势在必行。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不仅是档案管理部门的工作，它需要所有的档案管理人员的积极参与和配合，在工作者摸索出更先进、更科学的管理办法，才能使档案信息化建設工作实现质的飞跃。
参考文献：
【1】金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报：哲学社会科学版.2010（04）
【2】姜娜.浅析信息化时代下高校档案管理工作的问题及对策[J].才智.2011（09）
关键词：档案；信息化；利用；管理；
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-05-00287-02
档案信息化是档案工作由传统向现代化迈进的标志。加快档案信息系统化建设，实现档案工作各个环节电子化，是实现档案系统信息化的基础和必经之路。档案信息化涉足的内容非常广泛，它包括积极组建档案信息数据库、有序整理档案信息资源、合理开发利用档案信息资源、规范建设档案信息网络、组建档案信息化人才队伍、制定相关的标准及法律法规等。本文就档案信息化建设的必要性进行论述，并对档案信息化建设过程中存在的问题进行了分析，并提出相应的方案。
一、档案信息化的重要性
随着时代的进步和信息技术的不断发展，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。由于档案需要长期保存的特殊性，而纸质档案应容易受潮、虫蚀及其他次生灾害，又因其需要被反复查阅的性质，纸质档案不可避免的存在保管和利用上的困扰。而电子文档恰好可以解决这一问题，因此，档案信息化是当今社会发展的趋势。可以说，现代化信息技术成为了科学、合理利用档案信息资源的关键。
根据国家档案局信息化建设精神，"十五"期间末，要基本实现向档案馆移交档案，同时，还要移交机读目录，实现档案管理网络化。因此，现阶段档案室信息资源建设的质量、档案网络建设的准，都将直接影响未来档案馆档案信息化的质量。而根据中央“八项规定”的精神，许多单位已经或正在实现办公自动化，电子文件伴随着办公自动化的进程应运而生。各单位应依照国家档案局即将颁发的《电子文件归档管理规范》等档案信息化的标准，做好档案信息化的基础工作，把好这一基础工作至关重要。
二、档案信息化建设现存问题
（一）档案工作者信息意识淡薄。
部分档案工作者，尤其是老一辈的档案工作者，因为受传统档案服务观念的影响，不能成熟的用发展的、科学的眼光看待水利档案信息化的实施。老一辈的档案工作者现代化管理技能薄弱，计算机对他们而言只能用于目录检索。因为信息意识薄弱，思想观念落后，缺乏开拓创新精神，不能熟练地对待数字化和信息化，缺乏室藏档案数字化和电子档案归档管理等方面的操作技能和专业知识，因此形成了非常落后的档案信息资源建设。例如某单位档案管理工作者工作年限时间长，但是缺乏档案信息化意识，在档案管理工作中按部就班的采用手工方式进行档案的整理，这种档案管理方式不但效率低下，而且无法为档案利用者提供及时的服务，引发了很多档案利用者的不满。而新一辈的档案工作者，虽熟练计算机技术，但对档案管理的基础知识、管理原则等却不够熟悉，这已成为一个普遍存在的问题。目前，各个单位档案管理工作发展及其不平衡，综合档案室只看重于收集纸质档案，忽视了对电子档案的收集。
（二）档案信息化建设缺乏统一规划
档案信息化建设尚未确定统一的标准和数据格式，没有明确近期目标和长远规划。例如，一些单位轻视于服务和支持全局的综合档案的管理信息化建设，没有普及和运用已经购置的档案管理软件，也没有建设同步的综合档案管理系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，造成投入大量资金建成的档案信息系统无法与办公自动化网络对接的局面。部分单位虽然购置了专用的档案管理系统及硬件设施，但软件应用水平和利用率不高，仅仅局限于简单的查询，没有真正发挥作用。
信息化建设没有形成统筹的安排，整体化推进、全面协调的局面，只是各自为政。
三、档案信息化建设具体措施
（一）提高工作人员素质加强队伍建设
为了改变传统的旧思想和旧观念，提高档案管理人员对新技术和新设备的熟练程度，各级有关部门应通过各种形式定期组织相关培训，让档案工作者对档案信息化管理予以重视。必须坚持"人才为先"的理念，档案管理现代化需要的是信息化的复合型人才和创新型人才，因此，档案管理部门应该制定可行的人才引进和培训计划，完善人才奖励机制，加大科学管理力度。其次，应保证档案工作者的稳定性，确保档案工作能连续进行，为实现构建优秀信息化水利档案管理团队的目标不懈努力。
（二）尽快建立档案信息资源库
随着社会经济和科学技术的发展，互联网的出现给人们的工作和生活带来了极大的便捷，各领域也都充分运用互联网技术，构建自己的信息系统数据库建设。档案管理也必须通过加快档案目录数据库建设的步伐，从而提高档案的管理水平。在档案管理上，利用计算机进行档案的手机、整理、编制检索工具集目录，并应用于库房管理。其次，通过构建信息数据库，使档案实现资源共享。利用扫描仪、打印机等数字化设备，使档案管理一体化。
积极推动水利档案资料全文数据库和多媒体数据库建设，通过互联网技术实来现单位内部档案的图片、音频、视频等多媒体数据资料的共享，最大化的降低查询时间，提高工作人员的工作效率和服务质量。另外还要建立统一的管理标准，使各种档案管理软件实现互通互用，使资源得以共享，让档案利用者恩能更方便快捷的利用档案。
（三）加强档案信息化基础设施建设
信息化基础设施建设主要包括硬件设备、软件系统和网络环境建设三个方面的内容。要想真正实现档案管理和利用的信息化，必须有完善的基础设施作保证。因此，首先，必须要完善硬件设备。要加大资金投入，购置大量先进的计算机设备、路由器、交换机、打印机、集线器等。有些单位认为信息化就是电脑化，就是利用电脑进行档案信息的存储，因此在基础设施购置上往往侧重于大量计算机设备的购买，使得档案管理和利用呈现办信息化。影响了档案信息化的实现。其次，必须要完善网络环境。要建立和完善局域网，使各项工作网络化，使档案管理系统与办公自动化网络实现无缝对接。要注重网络规划，要确定现有网络拓扑结构的改良方案，要确定合理的网络协议，要评估当前网络环境的不足，并拓展能够满足未来新业务的网络服务功能，对现有网络进行扩充和升级。以此达到资源共享的目的，加强档案的利用率。再次，要加强基础软件规划，主要包括操作系统、数据库系统等软件的规划。要了解当前市场上最优越的操作系统，特别是 windows 系统目前为止已经经历了几次升级，在采用操作系统时，要采用性能最大的操作系统，并及时做好升级。要及时更新数据库技术，保证数据库的先进性和优越性。
新时期对档案进行信息化管理已经势在必行。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不仅是档案管理部门的工作，它需要所有的档案管理人员的积极参与和配合，在工作者摸索出更先进、更科学的管理办法，才能使档案信息化建設工作实现质的飞跃。
参考文献：
【1】金俊兰.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].湖北师范学院学报：哲学社会科学版.2010（04）
【2】姜娜.浅析信息化时代下高校档案管理工作的问题及对策[J].才智.2011（09）