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【摘要】核电工程货物采购合同金额大、技术含量高、合同执行期长。因此，建立健全货物采购与合同管理制度，找出货物采购与合同管理中的薄弱环节，加强工程建设中货物采购与合同管理的内部审计监督十分重要。
【关键词】内部审计 货物 采购 合同
一、概述
货物采购合同是核电建设项目中最常见的合同形式，一般合同金额占工程总投资50%以上。因此，对货物采购及其合同管理的合法性、有效性和完整性进行内部审计检查和监督，促进货物采购合同从签订、履行、变更到终止等管理工作的规范化、科学化和制度化，保证采购质量和效率，对核电工程建设过程中合同管理实施内部审计监督十分必要。
本文所述核电工程货物采购及其合同，是指核电建设业主单位和供应商双方依照法律规定而达成的设备、材料买卖协议。其供货金额大、技术含量高、执行期限长，在供货之外还可能包含工程设计、技术服务等内容，因此合同管理难度大。
货物采购及其合同管理的内部审计，是指核电建设业主单位的内部审计部门对货物采购及其合同的规范性、合法性、效益性及其履行过程所开展的日常监督和专项审计工作等。
二、货物采购及其合同管理中内部审计的作用
一是监督采购过程中涉及的部门是否按规定履行职责。
二是协助合同管理部门解决整个采购过程中所遇到的问题,防止某些漏洞的发生,通过见证、监督、检查整个招评标采购过程，纠正不正确的操作方法和程序,确保采购过程遵守有关规定。
三是为管理层提出建议，为后续核电工程的货物采购合同管理积累经验，提高后续核电工程采购过程的合同管理质量。
四是防止采购过程中的腐败行为。
三、货物采购过程及合同管理的内部控制制度
货物采购是一个非常庞杂的系统工程，核电工程的业主单位内部必须建立一种内部控制制度，规范员工的行为、采购过程、资金的流转和资源的利用，采购管理系统才能顺利运转，发挥其应有的作用。内部控制与内部审计具有非常密切的关系。内部审计是货物采购及合同管理内部控制的组成部分，具有完善其内部控制的作用。凡是内部控制健全完善的环节，错弊发生的情况少。内部审计人员可以凭借其优势，围绕货物采购及其合同管理内部控制设计的健全性及其执行的有效性，独立开展监督、见证、审查和评价工作，针对其中的问题和缺陷，向被审计部门和管理层提出改进措施和建议，促进合同管理者不断改进内部控制。建立内部控制系统是管理层的责任，执行内部控制是职能部门的责任。内部控制一般包括以下七个因素。
第一，明确的目标、计划和预算的控制。核电工程业主公司的五年发展规划、部门年度采购计划、月计划；质量、进度、投资、技术、安全等控制体系以及预算管理体系都属于该要素的内容。第二，明确的分工、相互制约的组织机构控制。组织机构的控制表现在组织机构的建立健全，各职能部门的在线控制和相互制约。第三，明确的政策和详细的程序控制。常见的政策和程序体系一般分为公司章程、公司政策和详细的管理程序三个层次。第四，以规章制度约束，按责任授权的控制。核电工程应该遵循凡事有章可循、凡事有人负责、凡事有人核查、凡事有据可查等基本原则。第五，准确、及时和可靠的信息控制。建立信息系统，可以加快信息的处理速度，使合同管理信息更加准确、及时、可靠。第六，严格的纪律守则和有效的激励机制控制。一般情况下核电工程业主公司会颁布一系列规章制度，保证员工自觉遵守采购纪律，鼓励员工积极举报商务经济活动中的不正常事件，并且执行与员工利益挂钩年度考绩的激励机制，以调动每个员工的积极性。第七，独立的审计控制。制订适合工程特点的审计政策和相应的审计方法，对整个采购过程展开了独立的内部审计工作。
四、货物采购及其合同管理审计的类型及内容
核电工程的年度审计计划一般是依据风险分析的结果制定的。风险分析的影响因素有：项目涉及金额、流动性、复杂性、信息敏感度、内部机构变化、内部控制环境等。结合核电工程的特点，一般货物采购合同审计分为：
1、按照审计的内容和目的分类。（1）预算合规性审计，包括预算编制、预算变更、立项控制、承诺控制、支付控制等子过程和环节。预算的编制和确认要遵循一定的程序和办理一定的手续,否则就是不合规的预算。审计时应查明预算的编制是否遵循规定的程序,其数字计算有无依据；预算的追加或追减是否遵照规定的审批程序办理，以强化预算的约束力。（2）招投标过程合规性审计。对招、投标活动进行审计,是为了防止招投标过程中的违法行为,维护公平竞争,保护公司利益。审计时,应注意投标商之间是否相互约定,一致抬高或者压低投标报价,或在招标项目中轮流以低价位中标；投标商是否先进行内部竞价,内定中标人,然后再参加投标；商务人员在审计部门监督开标前,有无开启标书,并将投标情况预先告知其他投标商,或者协助投标商撤换标书,更改报价的行为；公司人员是否与投标人商定,压低标价或抬高标价,中标后再通过变更、索赔等形式给投标商额外补偿；有无公司人员预先内定中标者或向投标商泄露标底等违规行为。（3）合同条款履行完整性审计。审计时，应审查合同是否履行或完全履行；对不履行或没有完全履行的合同，审查违约责任是否按约定方式承担；合同中设备质量要求和包装质量要求是否由双方协商签订，对其中的检验标准、检验方法、检验比例以及对质量异议提出条件和时间是否做出明确、具体的规定；设备单位价格、合同总金额和计价的币种是否明确；设备交货单位、交货期限、交货方式、交货地点、接货单位或提货单位，在合同中是否注明。（4）供应商资质审计。审计审查的主要内容是供应商资信能力是否真实，有无履约能力；需要担保的合同，是否确定切实可行的担保形式，担保人是否具有合法资格；供应商的债权、债务情况；供应商合同履行的效益程度等。（5）合同结算审计。开展货物采购合同结算审计的目的主要是为了检查预算的执行情况、遗留项的清除计划，特别是重大商务问题以及尾款的处理等，以进一步划清合同责任。对于货物采购合同金额较小的项目，审计部门也要有所选择地就上述情况进行审计。审计时，应检查支付关键点的控制，临时验收证书和最终验收证书后的支付是否包括支付申请、验收证书、发票等支持性文件；变更、索赔是否严格按合同和有关程序执行，是否得到及时处理，了解未能得到及时处理的原因；由第三方责任造成的索赔，商务部门是否及时向责任方和保险公司进行追索等；检查供应合同文件资料存档、归档的及时性和完整性；检查货物及采购合同关闭过程中的重大争议、商务遗留问题的处理是否符合公司管理程序的规定以及经授权人批准等。（6）固定资产审计。对固定资产进行审计,是货物采购合同审计的必然延伸。核电工程的固定资产分为生产类固定资产和行政类固定资产两大类。由于核电建设的特点，一般存在重生产类固定资产的管理，轻视行政类固定资产管理的现象。对采购的固定资产坚持审计具有十分重要的意义。固定资产审计主要内容包括：设备、材料验收入库记录是否齐全；是否建立了设备、材料数量、质量问题信息反馈制度。出现数量、质量等问题时的处理方式；对采购设备、材料的支付款项，是否依照采购计划、供应合同和使用部门提交的验收报告进行。审计时要计算各类固定资产是否账实相符、账账相符，检查未使用固定资产、不需用固定资产的数量及其各占固定资产总额的比重,从而分析固定资产结构是否合理,评价固定资产未被利用所造成的经济损失。
2、按照审计实施的时间分类。（1）事前审计。审计部门在事前评审方面开展的工作主要是协助商务部门完善有关采购政策程序；开标；对供应合同重要项目的操作过程进行监督，包括审查立项审批授权、招标方式的选择、招评标过程是否公正和具有竞争性、供应商的资格审查是否严格、合同主要条款是否完善、合同风险是否合理分摊和减少到能够接受的水平、供应合同的评标、合同推荐书的授权批准等。事前审计主要通过审计人员参加有关会议、搜集资料、取证查询、审核分析、对合同推荐书提出审计意见等方式来完成的。前述的预算合规性审计、招投标过程合规性审计、合同条款完整性审计都属于事前审计。（2）事中审计。事中审计是在供应合同执行阶段，审计人员对非总包合同和总包合同中的开口部分、工程量测量、变更、索赔等进行的审计。审计部门对正在执行合同条款的审计就是事中审计，审计部门在合同执行中参加的各种索赔小组，也是事中审计的一种形式。审计时应检查和评价公司程序是否能保证支付、变更、索赔严格遵守合同规定，并且得到及时准确的处理；进度是否按合同和程序进行管理控制等。（3）事后审计。事后审计是指采购活动已经完成后所开展的审计。审计的主要目的是获取经验反馈，为今后合同管理提供帮助。货物采购合同的结算审计，由于合同已基本上执行完毕，其实质属于事后审计。
五、货物采购审计中的常见问题
1、供应商资质。（1）合同主体发生变化或不合法，导致合同无法履约或履约不顺利，影响了工程进度。（2）合同签订过程中，不注意对供应商的资质和履约能力进行调查研究，导致所签订合同存在缺陷，给合同履约带来困难，甚至造成一定的经济损失和工期的延误。（3）对分包商管理不严格，没有进行资格审查，给主合同在进度控制方面造成了较大的风险。
2、合同条款。（1）合同条款严密性不够，对一些主要条款缺乏专门的解释或规定，使得合同在执行过程中容易产生歧义，影响合同的执行效果。（2）在市场竞争机制下，投标人为了获取合同，往往通过压低合同价格以及向业主公司承诺一些优惠条款来获取合同。但是签订合同后，又利用业主公司对工期要求的心态或对合同风险的疏忽大意以及防范能力不足，强调各种理由不执行优惠条款从而变相提高合同价格，不仅使优惠条款成为无效条款，甚至助长业主公司以合同具有某些优惠条款为由的盲目采购行为。（3）合同存在违约责任不明确，有关处理处罚的条款缺乏约束力，对可能引起争端的某些潜在因素考虑不周全等问题，以致合同履行过程中存在违约以及潜在的经济、法律风险和债权债务纠纷。（4）货物采购合同中没有要求供应商提供设备的分项价格，因此，在处理变更和索赔时，双方往往对分项价格有争议，在信息不对称的情况下，利益受损的往往是业主公司。
3、合同价格。（1）总价与单价金额不一致。（2）合同重复计价。
4、合同管理。（1）供应商供货材料以次充好，违反诚实信用原则；（2）一定金额以上的采购未经三家以上书面报价；（3）在采购组织管理方面，部门预算观念不强，计划性较差，在实际采购中随意性大，存在先采购后立项或签订单以及超预算采购现象；（4）虽然建立了合同管理责任追究制度，但执行力度不够；（5）合同管理信息系统输入不够及时、准确，有些功能形同虚设；（6）合同文件移交文档不及时，移交文件散乱、不齐全，存档范围和要求不明确，一些专题报告、有关记录等基准文件没有存档。核电工程的货物采购合同的审计工作，主要侧重于对货物采购合同管理制度、合同条文的规范性等程序性的测试调查。
六、结论
随着我国电力经济的体制改革，核电工程将面临着造价降低、工期缩短、质量提高等巨大压力。因此，内部审计工作除了要得到管理层的高度重视，还需要广大员工的理解、支持和各业务职能部门密切配合。货物采购过程及合同审计管理不仅仅是为了规范经济秩序、加强监督，更重要的是通过物采购过程及合同审计，为广大员工把好责任关，切实维护业主公司的合法权益。笔者通过多年的货物采购与合同管理合同的审计认识到：货物采购过程及合同审计是规范公司经济秩序、深化审计监督的有利形式。公司领导高度重视，是做好物采购过程及合同审计的前提。明确审计部门的自身定位，是规避审计风险的有效途径。依靠相关各业务职能部门、专业技术人员，是作好审计工作的保证。严格签约程序，是合同审计的重要方面。熟悉合同法规，是做好物采购过程及合同审计工作的基础。加强审计人员专业培训，是提高审计质量的有效方法。
【关键词】内部审计 货物 采购 合同
一、概述
货物采购合同是核电建设项目中最常见的合同形式，一般合同金额占工程总投资50%以上。因此，对货物采购及其合同管理的合法性、有效性和完整性进行内部审计检查和监督，促进货物采购合同从签订、履行、变更到终止等管理工作的规范化、科学化和制度化，保证采购质量和效率，对核电工程建设过程中合同管理实施内部审计监督十分必要。
本文所述核电工程货物采购及其合同，是指核电建设业主单位和供应商双方依照法律规定而达成的设备、材料买卖协议。其供货金额大、技术含量高、执行期限长，在供货之外还可能包含工程设计、技术服务等内容，因此合同管理难度大。
货物采购及其合同管理的内部审计，是指核电建设业主单位的内部审计部门对货物采购及其合同的规范性、合法性、效益性及其履行过程所开展的日常监督和专项审计工作等。
二、货物采购及其合同管理中内部审计的作用
一是监督采购过程中涉及的部门是否按规定履行职责。
二是协助合同管理部门解决整个采购过程中所遇到的问题,防止某些漏洞的发生,通过见证、监督、检查整个招评标采购过程，纠正不正确的操作方法和程序,确保采购过程遵守有关规定。
三是为管理层提出建议，为后续核电工程的货物采购合同管理积累经验，提高后续核电工程采购过程的合同管理质量。
四是防止采购过程中的腐败行为。
三、货物采购过程及合同管理的内部控制制度
货物采购是一个非常庞杂的系统工程，核电工程的业主单位内部必须建立一种内部控制制度，规范员工的行为、采购过程、资金的流转和资源的利用，采购管理系统才能顺利运转，发挥其应有的作用。内部控制与内部审计具有非常密切的关系。内部审计是货物采购及合同管理内部控制的组成部分，具有完善其内部控制的作用。凡是内部控制健全完善的环节，错弊发生的情况少。内部审计人员可以凭借其优势，围绕货物采购及其合同管理内部控制设计的健全性及其执行的有效性，独立开展监督、见证、审查和评价工作，针对其中的问题和缺陷，向被审计部门和管理层提出改进措施和建议，促进合同管理者不断改进内部控制。建立内部控制系统是管理层的责任，执行内部控制是职能部门的责任。内部控制一般包括以下七个因素。
第一，明确的目标、计划和预算的控制。核电工程业主公司的五年发展规划、部门年度采购计划、月计划；质量、进度、投资、技术、安全等控制体系以及预算管理体系都属于该要素的内容。第二，明确的分工、相互制约的组织机构控制。组织机构的控制表现在组织机构的建立健全，各职能部门的在线控制和相互制约。第三，明确的政策和详细的程序控制。常见的政策和程序体系一般分为公司章程、公司政策和详细的管理程序三个层次。第四，以规章制度约束，按责任授权的控制。核电工程应该遵循凡事有章可循、凡事有人负责、凡事有人核查、凡事有据可查等基本原则。第五，准确、及时和可靠的信息控制。建立信息系统，可以加快信息的处理速度，使合同管理信息更加准确、及时、可靠。第六，严格的纪律守则和有效的激励机制控制。一般情况下核电工程业主公司会颁布一系列规章制度，保证员工自觉遵守采购纪律，鼓励员工积极举报商务经济活动中的不正常事件，并且执行与员工利益挂钩年度考绩的激励机制，以调动每个员工的积极性。第七，独立的审计控制。制订适合工程特点的审计政策和相应的审计方法，对整个采购过程展开了独立的内部审计工作。
四、货物采购及其合同管理审计的类型及内容
核电工程的年度审计计划一般是依据风险分析的结果制定的。风险分析的影响因素有：项目涉及金额、流动性、复杂性、信息敏感度、内部机构变化、内部控制环境等。结合核电工程的特点，一般货物采购合同审计分为：
1、按照审计的内容和目的分类。（1）预算合规性审计，包括预算编制、预算变更、立项控制、承诺控制、支付控制等子过程和环节。预算的编制和确认要遵循一定的程序和办理一定的手续,否则就是不合规的预算。审计时应查明预算的编制是否遵循规定的程序,其数字计算有无依据；预算的追加或追减是否遵照规定的审批程序办理，以强化预算的约束力。（2）招投标过程合规性审计。对招、投标活动进行审计,是为了防止招投标过程中的违法行为,维护公平竞争,保护公司利益。审计时,应注意投标商之间是否相互约定,一致抬高或者压低投标报价,或在招标项目中轮流以低价位中标；投标商是否先进行内部竞价,内定中标人,然后再参加投标；商务人员在审计部门监督开标前,有无开启标书,并将投标情况预先告知其他投标商,或者协助投标商撤换标书,更改报价的行为；公司人员是否与投标人商定,压低标价或抬高标价,中标后再通过变更、索赔等形式给投标商额外补偿；有无公司人员预先内定中标者或向投标商泄露标底等违规行为。（3）合同条款履行完整性审计。审计时，应审查合同是否履行或完全履行；对不履行或没有完全履行的合同，审查违约责任是否按约定方式承担；合同中设备质量要求和包装质量要求是否由双方协商签订，对其中的检验标准、检验方法、检验比例以及对质量异议提出条件和时间是否做出明确、具体的规定；设备单位价格、合同总金额和计价的币种是否明确；设备交货单位、交货期限、交货方式、交货地点、接货单位或提货单位，在合同中是否注明。（4）供应商资质审计。审计审查的主要内容是供应商资信能力是否真实，有无履约能力；需要担保的合同，是否确定切实可行的担保形式，担保人是否具有合法资格；供应商的债权、债务情况；供应商合同履行的效益程度等。（5）合同结算审计。开展货物采购合同结算审计的目的主要是为了检查预算的执行情况、遗留项的清除计划，特别是重大商务问题以及尾款的处理等，以进一步划清合同责任。对于货物采购合同金额较小的项目，审计部门也要有所选择地就上述情况进行审计。审计时，应检查支付关键点的控制，临时验收证书和最终验收证书后的支付是否包括支付申请、验收证书、发票等支持性文件；变更、索赔是否严格按合同和有关程序执行，是否得到及时处理，了解未能得到及时处理的原因；由第三方责任造成的索赔，商务部门是否及时向责任方和保险公司进行追索等；检查供应合同文件资料存档、归档的及时性和完整性；检查货物及采购合同关闭过程中的重大争议、商务遗留问题的处理是否符合公司管理程序的规定以及经授权人批准等。（6）固定资产审计。对固定资产进行审计,是货物采购合同审计的必然延伸。核电工程的固定资产分为生产类固定资产和行政类固定资产两大类。由于核电建设的特点，一般存在重生产类固定资产的管理，轻视行政类固定资产管理的现象。对采购的固定资产坚持审计具有十分重要的意义。固定资产审计主要内容包括：设备、材料验收入库记录是否齐全；是否建立了设备、材料数量、质量问题信息反馈制度。出现数量、质量等问题时的处理方式；对采购设备、材料的支付款项，是否依照采购计划、供应合同和使用部门提交的验收报告进行。审计时要计算各类固定资产是否账实相符、账账相符，检查未使用固定资产、不需用固定资产的数量及其各占固定资产总额的比重,从而分析固定资产结构是否合理,评价固定资产未被利用所造成的经济损失。
2、按照审计实施的时间分类。（1）事前审计。审计部门在事前评审方面开展的工作主要是协助商务部门完善有关采购政策程序；开标；对供应合同重要项目的操作过程进行监督，包括审查立项审批授权、招标方式的选择、招评标过程是否公正和具有竞争性、供应商的资格审查是否严格、合同主要条款是否完善、合同风险是否合理分摊和减少到能够接受的水平、供应合同的评标、合同推荐书的授权批准等。事前审计主要通过审计人员参加有关会议、搜集资料、取证查询、审核分析、对合同推荐书提出审计意见等方式来完成的。前述的预算合规性审计、招投标过程合规性审计、合同条款完整性审计都属于事前审计。（2）事中审计。事中审计是在供应合同执行阶段，审计人员对非总包合同和总包合同中的开口部分、工程量测量、变更、索赔等进行的审计。审计部门对正在执行合同条款的审计就是事中审计，审计部门在合同执行中参加的各种索赔小组，也是事中审计的一种形式。审计时应检查和评价公司程序是否能保证支付、变更、索赔严格遵守合同规定，并且得到及时准确的处理；进度是否按合同和程序进行管理控制等。（3）事后审计。事后审计是指采购活动已经完成后所开展的审计。审计的主要目的是获取经验反馈，为今后合同管理提供帮助。货物采购合同的结算审计，由于合同已基本上执行完毕，其实质属于事后审计。
五、货物采购审计中的常见问题
1、供应商资质。（1）合同主体发生变化或不合法，导致合同无法履约或履约不顺利，影响了工程进度。（2）合同签订过程中，不注意对供应商的资质和履约能力进行调查研究，导致所签订合同存在缺陷，给合同履约带来困难，甚至造成一定的经济损失和工期的延误。（3）对分包商管理不严格，没有进行资格审查，给主合同在进度控制方面造成了较大的风险。
2、合同条款。（1）合同条款严密性不够，对一些主要条款缺乏专门的解释或规定，使得合同在执行过程中容易产生歧义，影响合同的执行效果。（2）在市场竞争机制下，投标人为了获取合同，往往通过压低合同价格以及向业主公司承诺一些优惠条款来获取合同。但是签订合同后，又利用业主公司对工期要求的心态或对合同风险的疏忽大意以及防范能力不足，强调各种理由不执行优惠条款从而变相提高合同价格，不仅使优惠条款成为无效条款，甚至助长业主公司以合同具有某些优惠条款为由的盲目采购行为。（3）合同存在违约责任不明确，有关处理处罚的条款缺乏约束力，对可能引起争端的某些潜在因素考虑不周全等问题，以致合同履行过程中存在违约以及潜在的经济、法律风险和债权债务纠纷。（4）货物采购合同中没有要求供应商提供设备的分项价格，因此，在处理变更和索赔时，双方往往对分项价格有争议，在信息不对称的情况下，利益受损的往往是业主公司。
3、合同价格。（1）总价与单价金额不一致。（2）合同重复计价。
4、合同管理。（1）供应商供货材料以次充好，违反诚实信用原则；（2）一定金额以上的采购未经三家以上书面报价；（3）在采购组织管理方面，部门预算观念不强，计划性较差，在实际采购中随意性大，存在先采购后立项或签订单以及超预算采购现象；（4）虽然建立了合同管理责任追究制度，但执行力度不够；（5）合同管理信息系统输入不够及时、准确，有些功能形同虚设；（6）合同文件移交文档不及时，移交文件散乱、不齐全，存档范围和要求不明确，一些专题报告、有关记录等基准文件没有存档。核电工程的货物采购合同的审计工作，主要侧重于对货物采购合同管理制度、合同条文的规范性等程序性的测试调查。
六、结论
随着我国电力经济的体制改革，核电工程将面临着造价降低、工期缩短、质量提高等巨大压力。因此，内部审计工作除了要得到管理层的高度重视，还需要广大员工的理解、支持和各业务职能部门密切配合。货物采购过程及合同审计管理不仅仅是为了规范经济秩序、加强监督，更重要的是通过物采购过程及合同审计，为广大员工把好责任关，切实维护业主公司的合法权益。笔者通过多年的货物采购与合同管理合同的审计认识到：货物采购过程及合同审计是规范公司经济秩序、深化审计监督的有利形式。公司领导高度重视，是做好物采购过程及合同审计的前提。明确审计部门的自身定位，是规避审计风险的有效途径。依靠相关各业务职能部门、专业技术人员，是作好审计工作的保证。严格签约程序，是合同审计的重要方面。熟悉合同法规，是做好物采购过程及合同审计工作的基础。加强审计人员专业培训，是提高审计质量的有效方法。