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作为机关事业单位工作参考及凭证的重要内容，档案工作能够真实记录机关事业单位的活动及信息，有利于工作面貌的再现。机关单位中档案作为国家档案来源的重要形式，储存了大量有用的信息资源及宝贵经验，加强机关事业单位的档案工作，有利于规范单位管理，提高工作效率及效益，是新时代下亟须开展的工作。
一、机关事业单位档案工作存在的缺陷
（一）人员专业素质不高，结构不科学。档案管理工作的科学化需要高素质人才，但是目前很多机关事业单位档案管理工作人员招聘及结构分布不规范，专职及兼职人员职责不明确，使得档案管理工作无法落到实处。缺乏专职人员，只在需要的时候聘来临时整档人员，在归档以后基本处于尘封状态，极少利用档案资料。档案管理人员身兼多职的情况也存在，导致档案管理工作缺位，将时间精力大量投入在其他日常事务中。也有一些档案管理者缺乏良好的业务素质，在对待工作时应付差事，错误频生。
（二）档案工作滞后。目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
档案工作缺乏信息科学的支撑。信息技术迅速发展，办公自动化、电子文档等新鲜事物就陆续出现了，这些都使得档案的形成方式有了很大的变化。一个文件从起草到修改再到印发都由电脑完成，具有易复制的特性，这样使得最能体现档案原始记录的形式特征不复存在了。相对于电子档案的易损坏等缺点，纸质的档案相对要安全稳定很多。所以，如何通过应用现代信息技术手段，对档案电子文件原始信息进行有效保存，是亟待解决的问题。
（三）档案管理环境差。虽然目前我国社会经济发展步伐快，但是很多机关事业单位在档案管理上仍不够重视，档案保管环境差，达不到省级标准，档案管理室有些甚至是杂物堆，无法实现统一化。同时，很多设施设备发生老化，容易发生档案遗失及损坏隐患。
二、改进机关事业单位档案工作的对策
（一）提高档案工作者素质，优化人员结构。机关事业单位在聘用档案工作人员时，应提高门槛，在确保其业务功底扎实的基础上，还应具备良好的服务意识及管理能力。机关事业单位应建立高效有序的档案管理团队，尤其是涵纳基层部门档案员、各个科室档案负责人及分管领导等层层递进的管理队伍。对于档案工作者，应具备以下素质要求：第一，能够独立完成档案管理收集工作，确保归档的完整及时和统一。第二，应适应新事物和新形势，并创新档案业务，打破传统观念及管理模式的框架，应用新思路、新方法解决问题。而机关单位也应加强对档案工作者的培训和再教育，结合新时期下档案工作内涵及趋势，通过培训，使得工作人员迅速熟悉档案业务，并掌握工作要领及流程，促进其专业知识和配套信息技术知识等的全面发展，优化工作效果。
（二）应用创新的管理理念开展档案工作。档案工作具备重大意义，保存了大量有价值的资料，能够为单位发展，甚至国家发展提供一定的依据，因此，创新档案工作是非常重要的。首先，创新档案工作理念，以更好地促进档案工作的开展。其次，应创新档案工作服务方式及手段，可以通过服务内容的拓展，进行深层次加工，完善服务机构的建设，以更好地服务于社会及群众。最后，应创新档案工作考核方式，结合工作人员服务态度、创新能力、对制度的执行度等进行综合评价，作为考核、奖励的依据。
（三）应用信息科学进行高效档案工作。第一，档案部门可创立档案网站，随时发布允许公开的电子档案信息，以方便用户对档案信息的获取及充分地利用，促进档案自身价值的最大发挥。第二，机关事业单位应将具备存档价值的档案信息文件，以网络的形式整理并发送档案部门，以便应用电脑程序进行快速高效的统计与核对。
为了更好进行档案工作的信息化建设，机关事业单位需要从以下几方面进行努力：首先，建立档案信息的安全保障体系，防止信息数据泄密、遗失或损毁，提高数据安全可靠性。同时，还要健全档案信息安全体制，全面落实安全责任制，培训安全管理员，并加强安全应急预案的制订。其次，应提高档案信息化管理的标准化及规范化。根据国家档案局所制订的各种技术标准、电子文件管理的法制法规进行，切实执行，确保数字档案资源具备长期的可用性，规范其数据及资源格式，实现档案资源的共享。最后，应加大资金投入力度和监督力度，逐步推动档案工作的信息化建设，实现其和办公自动化、电子政务建设步伐的协调统一。
（四）改善档案管理环境，促进档案工作规范化。为了促进档案工作的规范化，消除档案遗失毁坏等隐患，机关事业单位应进一步改善档案管理环境。首先，应建立完善的档案管理制度，严格按照《国家档案法》所提出的标准进行管理环境的改善。并根据“十防”档案管理标准，一改以往管理杂乱无章、档案管理不规范的现象。其次，应树立科学管理观，坚持刚性、柔性管理相结合的理念，在机关事业单位营造一种良好的档案工作氛围。最后，应建立完善的档案管理网络，实现高效、科学管理。
（作者单位：深圳市公立医院管理中心）
一、机关事业单位档案工作存在的缺陷
（一）人员专业素质不高，结构不科学。档案管理工作的科学化需要高素质人才，但是目前很多机关事业单位档案管理工作人员招聘及结构分布不规范，专职及兼职人员职责不明确，使得档案管理工作无法落到实处。缺乏专职人员，只在需要的时候聘来临时整档人员，在归档以后基本处于尘封状态，极少利用档案资料。档案管理人员身兼多职的情况也存在，导致档案管理工作缺位，将时间精力大量投入在其他日常事务中。也有一些档案管理者缺乏良好的业务素质，在对待工作时应付差事，错误频生。
（二）档案工作滞后。目前的机关档案管理虽有一定规模但内部管理与机关单位发展脱节，档案分散保管在各职能部门，如财务档案保存在财务部、技术档案保存在技术部、文书档案保存在办公室，虽各部门都保存档案，但他们之间互相封闭，整体上处于零散无序状态。大部分档案管理者又未经过正规培训，不懂档案整理，很多档案实行简单“信袋式”管理，影响档案的查阅利用。
档案工作缺乏信息科学的支撑。信息技术迅速发展，办公自动化、电子文档等新鲜事物就陆续出现了，这些都使得档案的形成方式有了很大的变化。一个文件从起草到修改再到印发都由电脑完成，具有易复制的特性，这样使得最能体现档案原始记录的形式特征不复存在了。相对于电子档案的易损坏等缺点，纸质的档案相对要安全稳定很多。所以，如何通过应用现代信息技术手段，对档案电子文件原始信息进行有效保存，是亟待解决的问题。
（三）档案管理环境差。虽然目前我国社会经济发展步伐快，但是很多机关事业单位在档案管理上仍不够重视，档案保管环境差，达不到省级标准，档案管理室有些甚至是杂物堆，无法实现统一化。同时，很多设施设备发生老化，容易发生档案遗失及损坏隐患。
二、改进机关事业单位档案工作的对策
（一）提高档案工作者素质，优化人员结构。机关事业单位在聘用档案工作人员时，应提高门槛，在确保其业务功底扎实的基础上，还应具备良好的服务意识及管理能力。机关事业单位应建立高效有序的档案管理团队，尤其是涵纳基层部门档案员、各个科室档案负责人及分管领导等层层递进的管理队伍。对于档案工作者，应具备以下素质要求：第一，能够独立完成档案管理收集工作，确保归档的完整及时和统一。第二，应适应新事物和新形势，并创新档案业务，打破传统观念及管理模式的框架，应用新思路、新方法解决问题。而机关单位也应加强对档案工作者的培训和再教育，结合新时期下档案工作内涵及趋势，通过培训，使得工作人员迅速熟悉档案业务，并掌握工作要领及流程，促进其专业知识和配套信息技术知识等的全面发展，优化工作效果。
（二）应用创新的管理理念开展档案工作。档案工作具备重大意义，保存了大量有价值的资料，能够为单位发展，甚至国家发展提供一定的依据，因此，创新档案工作是非常重要的。首先，创新档案工作理念，以更好地促进档案工作的开展。其次，应创新档案工作服务方式及手段，可以通过服务内容的拓展，进行深层次加工，完善服务机构的建设，以更好地服务于社会及群众。最后，应创新档案工作考核方式，结合工作人员服务态度、创新能力、对制度的执行度等进行综合评价，作为考核、奖励的依据。
（三）应用信息科学进行高效档案工作。第一，档案部门可创立档案网站，随时发布允许公开的电子档案信息，以方便用户对档案信息的获取及充分地利用，促进档案自身价值的最大发挥。第二，机关事业单位应将具备存档价值的档案信息文件，以网络的形式整理并发送档案部门，以便应用电脑程序进行快速高效的统计与核对。
为了更好进行档案工作的信息化建设，机关事业单位需要从以下几方面进行努力：首先，建立档案信息的安全保障体系，防止信息数据泄密、遗失或损毁，提高数据安全可靠性。同时，还要健全档案信息安全体制，全面落实安全责任制，培训安全管理员，并加强安全应急预案的制订。其次，应提高档案信息化管理的标准化及规范化。根据国家档案局所制订的各种技术标准、电子文件管理的法制法规进行，切实执行，确保数字档案资源具备长期的可用性，规范其数据及资源格式，实现档案资源的共享。最后，应加大资金投入力度和监督力度，逐步推动档案工作的信息化建设，实现其和办公自动化、电子政务建设步伐的协调统一。
（四）改善档案管理环境，促进档案工作规范化。为了促进档案工作的规范化，消除档案遗失毁坏等隐患，机关事业单位应进一步改善档案管理环境。首先，应建立完善的档案管理制度，严格按照《国家档案法》所提出的标准进行管理环境的改善。并根据“十防”档案管理标准，一改以往管理杂乱无章、档案管理不规范的现象。其次，应树立科学管理观，坚持刚性、柔性管理相结合的理念，在机关事业单位营造一种良好的档案工作氛围。最后，应建立完善的档案管理网络，实现高效、科学管理。
（作者单位：深圳市公立医院管理中心）