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摘 要：按照某集团公司财务实时管控体系建设的思路构想，XY公司针对基层单位多、地域分布广财务管控难度日趋增大的实际情况，积极探索践实信息化技术在财务稽核管理与风险防控领域的应用。以全方位提升财务稽核监督检查及财务风险管控的信息化、智能化水平为重点，围绕问题发现、问题核实、整改跟踪、统计分析、完善内控，闭环管理流程，依托ERP、财务管控、员工报销系统等主要业务信息系统，开发业务凭据电子化平台，探索集团财务风险管控新手段，优化事前引导、强化事后监督，从两头促进事中控制，增强集团本部对各单位监督管控能力，最终达到“情况看得清、手段管得到、风险防得住”的风控管理目标。
关键词：信息化手段；财务实时管控；业务凭据电子化
一、建设背景
对企业而言，完善有效的内控体系非常关键。它是保障企业经营合规、资产安全、财会信息准确、效率效果提升、发展战略实现的必要条件。然而建设好的内控体系不容易，将内控措施真正落地更难。常言道，“天下之事，不难于立法，而难于法之必行”，规章制度不会自动执行，必须通过有效的方法，良好的机制，可靠的手段，督促公司上下全员形成遵章守纪的工作习惯。
“十三五”期间，某集团公司要以信息化为技术手段，紧紧围绕“实时管控”要求，以业财主数据统一为主线（1条主线），围绕财务信息实时反映、过程实时控制和结果实时监督（3个实时），完善提升具有“厚云薄端”特征的企业级财务共享、经营管控、资源调控、风险防控、智能决策等多场景应用（5组应用），构建精益高效的财务实时管控体系，实现“业财融合、信息贯通、流程在线、风险可控”，全面提升财务的实时反映、实时控制和实时监督能力，努力打造财务集约化升级版，进一步推进财务与业务有机融合，提升财务管理现代化水平。同年，财政部会同国家档案局联合发布最新版《会计档案管理办法》，明确了电子会计档案的管理要求，肯定了其法律效力。在此背景下，XY公司致力于以更广泛地运用信息技术促进内控措施落地。
二、总体思路
XY公司积极探索，整合资源，提出围绕稽核及风控工作闭环管理的核心流程，全方位提升财务监督检查信息化和智能化水平。
在问题发现环节。建立现有业务系统与稽核监督模块的集成互联，以账务数据为基础，扩大风险发现渠道，实现“看得见”。
在问题核实环节。推行业务凭据电子化。运用影像扫描、智能识别、系统集成等多种方式，采集业务凭据影像、数据等信息，奠定在线监督基础，实现“看得清”。
同時，以公司原始凭证管理手册为依据，在系统中固化各类报销费用所附业务凭据相关要求，在业务经办环节即起到提示、规范的作用，实现“管得细”。
在完善内控方面。通过业务凭据电子化数据多维统计分析功能，发现问题多发领域，风险热点，探索共性问题产生原因，从而为从公司顶层设计层面完善相应内控措施提供支撑，同时，将具体案例列入分享库，供各单位参考学习，引以为戒。为财务风险管控树立一面镜子、划出一条红线，最终实现“防得住”。
三、具体做法-业务凭据电子化
业务凭据电子化是指基于统一的业务凭据标准和现有业务信息系统，遵循“流程优化、标准统一、记录规范、易用灵活、过程受控、永久追溯”的原则，运用综合采集技术将业务凭据影像嵌入标准业务处理流程，突破审核检查凭据实物存在的时空限制，规范凭据种类、内容等要素，在线控制凭据完整性、准确性，促进业务管理和财务管理深度融合。
业务凭据电子化的运用的关键技术包括：统一标准、业财协同、实时管控和安全保障。统一标准，就是统一各单位凭据电子化标准，实现各类单据格式标准化，业务流程标准化，审核规则标准化。业财协同，就是把财务管理范围延伸至业务前端，将财务管控要求前移至影像采集阶段，进行业务事前引导，促进及促使前端业务按照财务规则或财务管理要求进行经济业务和交易事项的处理。实时管控，就是将业务凭据实物所载信息实时转换为电子化信息，提升记账凭证和业务凭据相关性、及时性、准确性，实现凭证实时、异地在线查询、追溯、监控，提高在线稽核与业务管控效率。安全保障，就是采用文档权限控制和加密技术，设置水印戳记功能，记录凭据经办人员创建、修改、变更等信息，落实相关责任，有效保障文档安全。
业务凭据电子化充分发挥信息化工具精准高效的天然优势，将有力弥补或解决财务基础管理工作中下列不足：一是提升业务规范执行刚性，降低业务处理风险。纸质业务凭据的审核基本依靠人工判断，风险点的把控不够智能，存在审核风险。通过按照不同业务类型，将所需附件一一列示于影像系统当中，并一一设置解释说明信息，将财务管理标准固化前置，较好的引导经办人员在业务之初即及时把握财务管理要点，“少走弯路”；根据附件重要性程度，设置强制控制规则，如发起业务时缺少必要的业务凭据，系统将自动中断审批流程，达成财务端对业务端的刚性监督。从源头上强化业务凭据合规性管理。二是拓展集团本部管控广度和深度。实践中，纸质业务凭据存放于各单位，造成集团本部难以及时掌握各单位经营管理合规性的真实情况，难以切实发挥上级单位的监督管理职能。目前，公司主要通过传统的现场稽核、现场审计等方式，履行管控职责。但是随着新成立项目日益增多，现在的“跑现场”方式受限于人力、时间等因素，将越来越难以满足管控广度和深度。凭据电子化帮助集团本部练就一双“千里眼”。 三是打破信息孤岛效应，为利用大数据技术深层次、大范围挖掘经营管理发热点奠定基础。纸质业务凭据本身是一个微小的“信息孤岛”，无法与信息系统实现数据共享和智能分析。纸质凭据上的信息是相对孤立的。凭据电子化为实现财务管控系统、ERP系统、经法系统、电子档案系统等跨系统数据共享应用，运用大数据智能分析提供了可能性。四是从根本上扭转业务审批线上线下双轨运行，徒增工作负担，降低工作效率的落后管理方式。在业务凭据影像系统上线前，由于现有业务信息系统仅能承载经过“人工加工”后录入的诸如金额总数、事由描述等二手信息，而无法全面完整地反映数字背后的经济业务原貌。各单位出于风险管理和内部控制的严谨性考虑，通常采用一笔业务线上审批线下查看纸质凭据的做法。一定程度上造成了业务链上各个环节工作量增加。业务凭据电子化后，凭据影像能够嵌入线上流程同步流转，让各环节审核人员能够仅借助信息系统就能实时看到经济业务原貌，摆脱对纸质凭据的依赖，减少重复工作量，提升工作效率。五是有助于凭据查阅调取。随着管理日益细化，内外部检查自查增多，业务凭据被追溯调用的频率显著增加，存在调取效率低且损失风险高等问题。由于业务凭据多数为纸质实物，在传递和保管过程中容易遗失、破损、污染等。同时，其人工检索方法相对使用信息技术检索来说比较落后，查阅调用时所需的时间和人力成本远大于在信息系统同中查阅电子数据的成本。业务凭据电子化后，可利用信息技术，在影像系统中方便快捷查询到需要的单据。
四、管理成效
业务凭据电子化的建设是公司积极践行集团公司财务实时管控体系建设的重要举措。上述项目的实施将从根本上解决集团公司总部管理机构普遍存在的“看不见、看不清、无力管、管不细、管不严”等痼疾，显著增强了本部信息实时反映、过程实时控制、结果实时监督的实时管控能力。具体体现为：一是提升了信息实时反映能力（信息看得清）。利用信息系统数据共享、传输高效精准的特点，及时、准确、真实、完整反映各项经济活动。二是提高了信息管理效率（过程管得严）。在业务凭据电子化建设的过程中，将控制节点和规则前移，实现业务流、信息流和价值流的全面融合、。三是强化了内部监督效力（风险防得住）。以风险为导向，以电子化业务凭据为载体，固化在线监督策略和规则，及时预防、发现和纠正违规经营行为，确保全价值链风险可控在控。
参考文献：
[1]财政部，《企业内部控制基本规范》，财会，〔2008〕7号.
[2]财政部，《企业内部控制应用指引第18号—信息系统》，财会，〔2010〕11号.
[3]黄莉、王东峰.《浅谈原始凭证电子化在国家电网公司的实践》，《财经界：学术版》，2015，（18）.
作者简介：
刘晓妍（1990-），女，山东省济南市，学历本科，山东大学经济研究院在职研究生，研究方向企业管理。
关键词：信息化手段；财务实时管控；业务凭据电子化
一、建设背景
对企业而言，完善有效的内控体系非常关键。它是保障企业经营合规、资产安全、财会信息准确、效率效果提升、发展战略实现的必要条件。然而建设好的内控体系不容易，将内控措施真正落地更难。常言道，“天下之事，不难于立法，而难于法之必行”，规章制度不会自动执行，必须通过有效的方法，良好的机制，可靠的手段，督促公司上下全员形成遵章守纪的工作习惯。
“十三五”期间，某集团公司要以信息化为技术手段，紧紧围绕“实时管控”要求，以业财主数据统一为主线（1条主线），围绕财务信息实时反映、过程实时控制和结果实时监督（3个实时），完善提升具有“厚云薄端”特征的企业级财务共享、经营管控、资源调控、风险防控、智能决策等多场景应用（5组应用），构建精益高效的财务实时管控体系，实现“业财融合、信息贯通、流程在线、风险可控”，全面提升财务的实时反映、实时控制和实时监督能力，努力打造财务集约化升级版，进一步推进财务与业务有机融合，提升财务管理现代化水平。同年，财政部会同国家档案局联合发布最新版《会计档案管理办法》，明确了电子会计档案的管理要求，肯定了其法律效力。在此背景下，XY公司致力于以更广泛地运用信息技术促进内控措施落地。
二、总体思路
XY公司积极探索，整合资源，提出围绕稽核及风控工作闭环管理的核心流程，全方位提升财务监督检查信息化和智能化水平。
在问题发现环节。建立现有业务系统与稽核监督模块的集成互联，以账务数据为基础，扩大风险发现渠道，实现“看得见”。
在问题核实环节。推行业务凭据电子化。运用影像扫描、智能识别、系统集成等多种方式，采集业务凭据影像、数据等信息，奠定在线监督基础，实现“看得清”。
同時，以公司原始凭证管理手册为依据，在系统中固化各类报销费用所附业务凭据相关要求，在业务经办环节即起到提示、规范的作用，实现“管得细”。
在完善内控方面。通过业务凭据电子化数据多维统计分析功能，发现问题多发领域，风险热点，探索共性问题产生原因，从而为从公司顶层设计层面完善相应内控措施提供支撑，同时，将具体案例列入分享库，供各单位参考学习，引以为戒。为财务风险管控树立一面镜子、划出一条红线，最终实现“防得住”。
三、具体做法-业务凭据电子化
业务凭据电子化是指基于统一的业务凭据标准和现有业务信息系统，遵循“流程优化、标准统一、记录规范、易用灵活、过程受控、永久追溯”的原则，运用综合采集技术将业务凭据影像嵌入标准业务处理流程，突破审核检查凭据实物存在的时空限制，规范凭据种类、内容等要素，在线控制凭据完整性、准确性，促进业务管理和财务管理深度融合。
业务凭据电子化的运用的关键技术包括：统一标准、业财协同、实时管控和安全保障。统一标准，就是统一各单位凭据电子化标准，实现各类单据格式标准化，业务流程标准化，审核规则标准化。业财协同，就是把财务管理范围延伸至业务前端，将财务管控要求前移至影像采集阶段，进行业务事前引导，促进及促使前端业务按照财务规则或财务管理要求进行经济业务和交易事项的处理。实时管控，就是将业务凭据实物所载信息实时转换为电子化信息，提升记账凭证和业务凭据相关性、及时性、准确性，实现凭证实时、异地在线查询、追溯、监控，提高在线稽核与业务管控效率。安全保障，就是采用文档权限控制和加密技术，设置水印戳记功能，记录凭据经办人员创建、修改、变更等信息，落实相关责任，有效保障文档安全。
业务凭据电子化充分发挥信息化工具精准高效的天然优势，将有力弥补或解决财务基础管理工作中下列不足：一是提升业务规范执行刚性，降低业务处理风险。纸质业务凭据的审核基本依靠人工判断，风险点的把控不够智能，存在审核风险。通过按照不同业务类型，将所需附件一一列示于影像系统当中，并一一设置解释说明信息，将财务管理标准固化前置，较好的引导经办人员在业务之初即及时把握财务管理要点，“少走弯路”；根据附件重要性程度，设置强制控制规则，如发起业务时缺少必要的业务凭据，系统将自动中断审批流程，达成财务端对业务端的刚性监督。从源头上强化业务凭据合规性管理。二是拓展集团本部管控广度和深度。实践中，纸质业务凭据存放于各单位，造成集团本部难以及时掌握各单位经营管理合规性的真实情况，难以切实发挥上级单位的监督管理职能。目前，公司主要通过传统的现场稽核、现场审计等方式，履行管控职责。但是随着新成立项目日益增多，现在的“跑现场”方式受限于人力、时间等因素，将越来越难以满足管控广度和深度。凭据电子化帮助集团本部练就一双“千里眼”。 三是打破信息孤岛效应，为利用大数据技术深层次、大范围挖掘经营管理发热点奠定基础。纸质业务凭据本身是一个微小的“信息孤岛”，无法与信息系统实现数据共享和智能分析。纸质凭据上的信息是相对孤立的。凭据电子化为实现财务管控系统、ERP系统、经法系统、电子档案系统等跨系统数据共享应用，运用大数据智能分析提供了可能性。四是从根本上扭转业务审批线上线下双轨运行，徒增工作负担，降低工作效率的落后管理方式。在业务凭据影像系统上线前，由于现有业务信息系统仅能承载经过“人工加工”后录入的诸如金额总数、事由描述等二手信息，而无法全面完整地反映数字背后的经济业务原貌。各单位出于风险管理和内部控制的严谨性考虑，通常采用一笔业务线上审批线下查看纸质凭据的做法。一定程度上造成了业务链上各个环节工作量增加。业务凭据电子化后，凭据影像能够嵌入线上流程同步流转，让各环节审核人员能够仅借助信息系统就能实时看到经济业务原貌，摆脱对纸质凭据的依赖，减少重复工作量，提升工作效率。五是有助于凭据查阅调取。随着管理日益细化，内外部检查自查增多，业务凭据被追溯调用的频率显著增加，存在调取效率低且损失风险高等问题。由于业务凭据多数为纸质实物，在传递和保管过程中容易遗失、破损、污染等。同时，其人工检索方法相对使用信息技术检索来说比较落后，查阅调用时所需的时间和人力成本远大于在信息系统同中查阅电子数据的成本。业务凭据电子化后，可利用信息技术，在影像系统中方便快捷查询到需要的单据。
四、管理成效
业务凭据电子化的建设是公司积极践行集团公司财务实时管控体系建设的重要举措。上述项目的实施将从根本上解决集团公司总部管理机构普遍存在的“看不见、看不清、无力管、管不细、管不严”等痼疾，显著增强了本部信息实时反映、过程实时控制、结果实时监督的实时管控能力。具体体现为：一是提升了信息实时反映能力（信息看得清）。利用信息系统数据共享、传输高效精准的特点，及时、准确、真实、完整反映各项经济活动。二是提高了信息管理效率（过程管得严）。在业务凭据电子化建设的过程中，将控制节点和规则前移，实现业务流、信息流和价值流的全面融合、。三是强化了内部监督效力（风险防得住）。以风险为导向，以电子化业务凭据为载体，固化在线监督策略和规则，及时预防、发现和纠正违规经营行为，确保全价值链风险可控在控。
参考文献：
[1]财政部，《企业内部控制基本规范》，财会，〔2008〕7号.
[2]财政部，《企业内部控制应用指引第18号—信息系统》，财会，〔2010〕11号.
[3]黄莉、王东峰.《浅谈原始凭证电子化在国家电网公司的实践》，《财经界：学术版》，2015，（18）.
作者简介：
刘晓妍（1990-），女，山东省济南市，学历本科，山东大学经济研究院在职研究生，研究方向企业管理。