表彰文件是指在各个时期，上级、不相隶属或本机关授予为党和人民做出显著成绩的单位或个人具有保存价值的文件材料。这部分文件集中体现了本单位在各项工作中取得的集体和个人的荣誉，因涉及面广、利用率高而备受本单位领导的重视。在文书处理工作中，这些表彰文件成为收集的重点，在归档文件整理时，对其保管价值的鉴定更是受到了县级机关的“另眼相看”。
　　
　　2006年12月18日，国家档案局以8号令颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)。《规定》对表彰文件尤为重视，坚持“以人为本、和谐发展”的思想，第9.4条明确规定：“先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，受县级(含)以上表彰、奖励的存永久；受县级以下表彰、奖励的存30年(即定期)”。这与1987年国家档案局制定的《机关档案保管期限规定》中关于“省级以上的表彰存永久，地、县级以下表彰的存长期”相比，放宽了标准，降低了条件。笔者通过调查研究认为，应从实际情况出发，用辩证的、发展的观点看待县级机关表彰文件：凡是上级、不相隶属机关发来的针对立档单位或个人的表彰文件无论级别高低一律归永久，凡是本机关发文形成的表彰文件归永久。
　　
　　1　表彰文件的情况统计
　　
　　以2006年南阳市卧龙区归档文件整理为例。为直观表现区直各立档单位表彰文件的具体情况，笔者选取了具有代表性的9个区直一级单位、9个乡镇办、2个系统三个层面的34个一、二级单位，对2006年表彰文件进行了复查登记，将数据汇总后形成如下四表。
　　
　　从表一可以看出，在9个一级单位中，本机关发表彰文件33件，区级以下71件，区级54件，市级7件，省级3件。按照《规定》要求，受县级(含)以上永久保管的64件，受县级以下定期保管的104件。受县级以下表彰文件占全年表彰文件的62％，受县级以下的表彰文件明显多于受县级以上的表彰文件。
　　从表二可以看出，在统计的9个乡镇办中，本机关发表彰文件18件。区级以下20件，区级6件。市级9件，省级无。按照《规定》，永久保管的15件，定期保管的38件。受县级以下表彰文件占全年表彰文件的72％，受县级以下的表彰文件也明显多于受县级以上的表彰文件。
　　从表三、表四可以看出，卫生、交通系统二级单位共计16个，其中本单位发表彰文件16件，区级以下33件，区级4件，市级无，省级l件。按照《规定》要求，永久保存的5件，定期保存的49件。受县级以下表彰文件占全年表彰文件的91％，受县级以下的表彰文件显然占领了全年表彰文件的主要地位。2受县级以下表彰文件划归永久保管的理由。
　　
　　2.1　卧龙区169个(其中一级单位95个、二级单位74个)立档单位，受县级(含)以上表彰文件的区直机关较多(占38％)。乡镇办次之(占28％)，二级单位则寥寥无几(占9％)；而受县级以下表彰的文件各占62％、72％、91％。由此可见，县级机关中来自于省、市、区级的表彰很少，而受县级以下表彰文件是本单位表彰的主要来源。如果把占主要来源的县级以下机关授予的表彰文件划为定期，不仅不能全面反映本机关的职能工作，而且分割了表彰文件的系统性。因此笔者认为，县级机关应把受到的县级以下表彰(含本单位发文)文件提高价值。划归永久保管。
　　
　　2.2　笔者在统计时发现，区直机关受到的县级(含)以上表彰大部分来源于业务上级，乡镇办受到的县级(含)以上表彰主要来自区委、区政府，二级单位的表彰主要来自系统本身，如果严格按照《规定》划分保管期限，区直少部分一级单位、大部分二级单位一年甚至几年都不存在一份永久表彰文件。因此笔者认为。县级机关应重视受到的县级以下表彰(含本单位发文)文件。划归永久保管。
　　2.3　县级以下表彰文件是基层单位进行企业改制、年终考评、晋升专业技术职务以及工资升级工作的原始凭证。作为对基层工作者辛勤工作的回报，表彰文件不仅是个人取得成绩的原始记录，更是关系职务晋升、职称评聘个人利益得失的强有力的凭据。起到了至关重要的作用，应划归永久保管。
　　
　　(作者单位：南阳市卧龙区档案局)