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摘 要:如何规范档案的管理,使档案成为适合评估需要的持久的信息库,避免学校每次接受评估都重新进行资料的搜集和整理,在人才培养工作水平评估中发挥最大的作用,从而提高评估的效率和效果,就成为一个新的问题。
关键词:评估档案 人才培养工作水平评估 数字化
中图分类号:G633.3 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)07(a)-0136-01
随着高等学校教学改革的不断深入和国家教育管理的不断规范化,对高职院校人才培养工作水平的评估成为国家考察学校办学水平、效果、并进行资源配置的依据之一,从2004年开始的全国高职高专院校人才培养工作,促进了全国高职高专院校的跨越式发展,实现了“以评促改,以评促建”的宗旨。在评估的过程中形成的关于办学理念、办学特色、办学水平的综合提炼材料,教学建设与改革、教学管理、教学效果、师资队伍资料,以及各类信息的汇总、重组,其中绝大多数是学校教育实践中积累形成的档案,是评估专家组进行考察评判的重要依据。在评估过程中形成的学生学习计划、家长反馈信息、学习风气信息等状况的记录,很好地填补了学校档案体系的空白。
1 高职院校评估档案的作用
1.1 高职院校评估档案是学校接受评估的主要依据
评估档案是高职院校的宝贵财富,是衡量高职院校教育教学质量、科研水平和管理水平的重要尺度,由于档案是高职院校教学管理和实践、教育研究活动的真实记录,是最可靠的第一手材料,所以档案信息是高职院校接受评估的有力凭证,是评估主体实施评估的基础依据。评估档案信息是体现教育改革、教学建设、教学管理、教学效果的最具说服力的依据,具有其他资料不可代替的凭证依据作用。从评估档案本身来看,它原样地保留着形成者当时的亲笔手稿、领导签署、机关和个人的印章、照片、录像或原声录音,是形成者的原稿、原作、原貌,是知识和信息储存的一种形式,同时也是学校自我认识、自我总结提高、自我发展和查考与处理问题的依据。根据评估要求,各项指标项目是否完善、符合标准,主要是通过相关档案资料来证实。
1.2 高职院校评估档案精炼地反映学校的整体面貌
高职院校评估档案是从数量巨大的档案中抽取出来、或经梳理提炼的材料,这些材料基于评估指标体系的需求,既全面又精炼地反映了学校围绕教学工作的基本状态和效果。评估档案不仅在学校接受评估时发挥重要作用,而且可以延伸到更广的范围内使用,只要在一定时期内涉及学校整体面貌展现的活动,都可以以此为蓝本,进行整理和加工。
1.3 高职院校评估档案为教学改革提供基础数据
无论是迎评档案还是评估过程档案,都涵盖了许多学校围绕教学工作的基础数据,如在校学生数量、就业率、实验开出率、生师比、教师学缘学历结构、教学研究情况、教学管理队伍结构、学生参与创新活动的比例等。这些数据体现了高职教学建设的基本状态与成效,是学校深化教学改革的参考资料,体现了重要的依据作用。
1.4 高职院校评估档案有利于数字化校园建设
数字化校园是推动学校各项事业科学发展的有力保障,其中各种硬件和网络环境系统建设都已初具规模,但是许多高职院校数字化档案建设和管理还只是处于起步阶段。而借助评估这个机会,参评学校可以把自己的家底清清楚楚地摸透,各种相关数据,如教师、学生信息库、教学管理运行系统等得到不同程度的整合优化,而这些数据多数也会以档案资料的形式展现,这不仅为评估提供了权威的标准数据,而且为数字化校园建设提供了核心的数据资源库,有利于数字化校园的高效运转。
2 如何完善档案管理的对策
2.1 完善档案管理部门的工作流程
周期性的人才培养工作水平评估给档案馆工作提出了新的要求和挑战:第一,在评估期间,档案馆应该提供丰富详实的档案资料,为学校准备迎评材料提供基本依据。因此要求档案馆丰富档案资料,完善档案结构,更加完整全面地保存高职院校的历史记忆。第二,在评估结束后,对评估档案的管理权应由评估部门转到档案馆,档案馆应做好评估档案的实体管理和信息开发利用工作,进行必要的接收、鉴定、整理、编研,充分发挥评估档案的资政和研究价值。第三,在整个评估过程中,加强对二级档案业务部门的管理和指导。对评估档案形成过程的管理控制应以学校档案馆为核心,档案馆应主持修订完善相关标准和规范,并进行检查和指导;应加强对馆内人员和二级档案业务部门人员的培训工作,使其透彻地了解评估档案的内涵和形成要求,使评估档案更加具有前瞻性和科学性。
2.2 采取相对独立管理方式,适合评估需求
对评估档案的管理采取相对独立管理的方式,符合评估的内在需求。在评估过程中,评估主体和客体工作的核心就是评估指标体系,这一体系虽然随着评估的发展不断被修正、改进,但总体而言,评估指标体系已经形成了一套相对稳定的测评标准体系。基于评估指标体系而形成的评估档案,在分类、编号、内在逻辑关系、重要程度等方面与传统高职院校档案都有所不同,因而在管理上需要首先遵循独立管理的原则,而这种独立不是绝对的,不能使评估档案与原有高职院校档案完全隔绝,需要探寻一种恰当的方式,使其保持和学校档案的历史逻辑关系。
采取相对独立管理的方式,符合评估档案与原有高职院校档案之间的关系特点。评估档案中许多材料与原有学校档案存在重复、互补、关联等多种现象,如果把重复的教学、科研、实验、就业等所有档案完全分散到原有档案类别中去,既割裂了其原有面貌,打乱了特定的编码体系,又不利于用户的查找利用;对于和原有档案体系内容不重复的评估档案来说,无法按内容相对应地分散到原有档案体系中,也必然导致评估档案失去完整性。
2.3 加强档案数字化建设,实行现代化管理
评估档案信息化是指以校园局域网和数据中心为平台,实现评估档案的网络化管理,形成收集、存储、流转、利用的集成化。花费一定的精力在档案信息化的建设上具有重要意义。首先,是评估档案自身发展的需要。高等学校基本上实现了文档的电子化处理,接受过评估的高职院校基本上都存有评估档案的电子版。推进档案信息化,将为评估档案的不断完善,甚至高职院校评估工作的不断进步起到重要作用。其次,是更好地实现评估档案价值的需要。管理评估档案不是为了保存而保存,其目的是为了用户更好地利用,如果能够建立完善的档案信息化平台,将使用户更加方便快捷地利用评估档案,大大地提高利用率,带来深远的社会效益和经济效益。
參考文献
[1] 易利群.迎评促建对教学档案管理的促进作用[J].中国科技信息,2005(13).
[2] 吴晓鸣.教学评估制度化与教学工作档案建设[J].中国高等教育,2006(12).
关键词:评估档案 人才培养工作水平评估 数字化
中图分类号:G633.3 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)07(a)-0136-01
随着高等学校教学改革的不断深入和国家教育管理的不断规范化,对高职院校人才培养工作水平的评估成为国家考察学校办学水平、效果、并进行资源配置的依据之一,从2004年开始的全国高职高专院校人才培养工作,促进了全国高职高专院校的跨越式发展,实现了“以评促改,以评促建”的宗旨。在评估的过程中形成的关于办学理念、办学特色、办学水平的综合提炼材料,教学建设与改革、教学管理、教学效果、师资队伍资料,以及各类信息的汇总、重组,其中绝大多数是学校教育实践中积累形成的档案,是评估专家组进行考察评判的重要依据。在评估过程中形成的学生学习计划、家长反馈信息、学习风气信息等状况的记录,很好地填补了学校档案体系的空白。
1 高职院校评估档案的作用
1.1 高职院校评估档案是学校接受评估的主要依据
评估档案是高职院校的宝贵财富,是衡量高职院校教育教学质量、科研水平和管理水平的重要尺度,由于档案是高职院校教学管理和实践、教育研究活动的真实记录,是最可靠的第一手材料,所以档案信息是高职院校接受评估的有力凭证,是评估主体实施评估的基础依据。评估档案信息是体现教育改革、教学建设、教学管理、教学效果的最具说服力的依据,具有其他资料不可代替的凭证依据作用。从评估档案本身来看,它原样地保留着形成者当时的亲笔手稿、领导签署、机关和个人的印章、照片、录像或原声录音,是形成者的原稿、原作、原貌,是知识和信息储存的一种形式,同时也是学校自我认识、自我总结提高、自我发展和查考与处理问题的依据。根据评估要求,各项指标项目是否完善、符合标准,主要是通过相关档案资料来证实。
1.2 高职院校评估档案精炼地反映学校的整体面貌
高职院校评估档案是从数量巨大的档案中抽取出来、或经梳理提炼的材料,这些材料基于评估指标体系的需求,既全面又精炼地反映了学校围绕教学工作的基本状态和效果。评估档案不仅在学校接受评估时发挥重要作用,而且可以延伸到更广的范围内使用,只要在一定时期内涉及学校整体面貌展现的活动,都可以以此为蓝本,进行整理和加工。
1.3 高职院校评估档案为教学改革提供基础数据
无论是迎评档案还是评估过程档案,都涵盖了许多学校围绕教学工作的基础数据,如在校学生数量、就业率、实验开出率、生师比、教师学缘学历结构、教学研究情况、教学管理队伍结构、学生参与创新活动的比例等。这些数据体现了高职教学建设的基本状态与成效,是学校深化教学改革的参考资料,体现了重要的依据作用。
1.4 高职院校评估档案有利于数字化校园建设
数字化校园是推动学校各项事业科学发展的有力保障,其中各种硬件和网络环境系统建设都已初具规模,但是许多高职院校数字化档案建设和管理还只是处于起步阶段。而借助评估这个机会,参评学校可以把自己的家底清清楚楚地摸透,各种相关数据,如教师、学生信息库、教学管理运行系统等得到不同程度的整合优化,而这些数据多数也会以档案资料的形式展现,这不仅为评估提供了权威的标准数据,而且为数字化校园建设提供了核心的数据资源库,有利于数字化校园的高效运转。
2 如何完善档案管理的对策
2.1 完善档案管理部门的工作流程
周期性的人才培养工作水平评估给档案馆工作提出了新的要求和挑战:第一,在评估期间,档案馆应该提供丰富详实的档案资料,为学校准备迎评材料提供基本依据。因此要求档案馆丰富档案资料,完善档案结构,更加完整全面地保存高职院校的历史记忆。第二,在评估结束后,对评估档案的管理权应由评估部门转到档案馆,档案馆应做好评估档案的实体管理和信息开发利用工作,进行必要的接收、鉴定、整理、编研,充分发挥评估档案的资政和研究价值。第三,在整个评估过程中,加强对二级档案业务部门的管理和指导。对评估档案形成过程的管理控制应以学校档案馆为核心,档案馆应主持修订完善相关标准和规范,并进行检查和指导;应加强对馆内人员和二级档案业务部门人员的培训工作,使其透彻地了解评估档案的内涵和形成要求,使评估档案更加具有前瞻性和科学性。
2.2 采取相对独立管理方式,适合评估需求
对评估档案的管理采取相对独立管理的方式,符合评估的内在需求。在评估过程中,评估主体和客体工作的核心就是评估指标体系,这一体系虽然随着评估的发展不断被修正、改进,但总体而言,评估指标体系已经形成了一套相对稳定的测评标准体系。基于评估指标体系而形成的评估档案,在分类、编号、内在逻辑关系、重要程度等方面与传统高职院校档案都有所不同,因而在管理上需要首先遵循独立管理的原则,而这种独立不是绝对的,不能使评估档案与原有高职院校档案完全隔绝,需要探寻一种恰当的方式,使其保持和学校档案的历史逻辑关系。
采取相对独立管理的方式,符合评估档案与原有高职院校档案之间的关系特点。评估档案中许多材料与原有学校档案存在重复、互补、关联等多种现象,如果把重复的教学、科研、实验、就业等所有档案完全分散到原有档案类别中去,既割裂了其原有面貌,打乱了特定的编码体系,又不利于用户的查找利用;对于和原有档案体系内容不重复的评估档案来说,无法按内容相对应地分散到原有档案体系中,也必然导致评估档案失去完整性。
2.3 加强档案数字化建设,实行现代化管理
评估档案信息化是指以校园局域网和数据中心为平台,实现评估档案的网络化管理,形成收集、存储、流转、利用的集成化。花费一定的精力在档案信息化的建设上具有重要意义。首先,是评估档案自身发展的需要。高等学校基本上实现了文档的电子化处理,接受过评估的高职院校基本上都存有评估档案的电子版。推进档案信息化,将为评估档案的不断完善,甚至高职院校评估工作的不断进步起到重要作用。其次,是更好地实现评估档案价值的需要。管理评估档案不是为了保存而保存,其目的是为了用户更好地利用,如果能够建立完善的档案信息化平台,将使用户更加方便快捷地利用评估档案,大大地提高利用率,带来深远的社会效益和经济效益。
參考文献
[1] 易利群.迎评促建对教学档案管理的促进作用[J].中国科技信息,2005(13).
[2] 吴晓鸣.教学评估制度化与教学工作档案建设[J].中国高等教育,2006(12).