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【摘要】现代企业档案管理的工作不仅涉及到了纸质材料的保管，还包括了音像资料的保护工作。作为最直观的表现形式，音像资料能够生动形象地展现出企业风貌以及工作纪要，因此其保管与保护工作显得尤为重要。本文在对音像资料保管工作的重要性加以概述的基础上，分析了相关的保管策略，希望能够为现代企业音像档案管理工作提供有效的参考。
【关键词】音像资料；保管与保护；重要性；方案
音像资料不同于传统的纸质文字档案，其主要是以照片、录像带与录音带等作为档案载体，通过影像、声音与文字的结合来进行说明的记录性材料。该类型的档案与纸质档案相比更加客观、形象并具有更高的科学技术性。运用音像资料对现代企业工作情况、运营成果以及活动会议情况加以记录，能更加生动形象地对企业真实情况进行还原，在档案查证与历史追溯方面有着重要的意义，同时也有利于良好企业文化形成与培养。因此现代企业应当重视对音像档案的保管与保护工作。
一、音像资料保管工作的重要性
（一）能够有效推动企业文化建设
在现代企业中，音像资料主要记录了企业运营过程中的工作、会议、活动等实际情况，也包括了企业的对外宣传资料，是企业文化的重要组成。其不仅能够真实地反映出企业文化建设的成功，同时也可以在一定程度上透露企业发展中存在的问题，用以企业管理者对企业实际及弊端的判断，有利于提升管理经验，强化管理效果，从而实现企业管理效率的提高。另外，如果没有对音像资料进行及时的归档与保存，则将导致档案资料存在缺失。而在档案归档工作结束后，如果不加强对音像资料的保护，将极有可能在进行档案移交或机构调整的过程中出现档案流失的情况，使得档案的保存与利用价值都出现缺失。[1]
（二）能够为企业发展提供重要依据
音像资料是企业档案资料中必不可少的组成部分。对于现代企业来说，音像资料是对企业运营实际最直观、最真实的反映，不但能够为员工提供能力凭证，同时还能对员工自身的发展、乃至于企业的发展提供重要的参考利用价值，而该价值的实现是在保证音像资料的全面大量收集的过程中来实现的。所以，加强对音像资料的保管与保护工作是十分必要的。[2]
（三）能够为企业活动开展提供丰富真实的素材
企业活动的开展是企业文化建设中必不可少的重要组成，同时也是增进员工交流、强化内部向心力的有效途径。首先，通过音像资料来记录这些员工活动，可以真实地反映出企业文化建设的真实情况，对于改善企业内部氛围、优化工作环境有着积极的意义；其次，在企业内部开展的一些大型活动如年终晚会等，可以通过所收集到的音像资料来展现一年里企业运营、员工工作的真实情况，从而活跃活动气氛，增强员工参与积极性；最后，当企业进行以扩大影响力为主要目的的对外宣传时，音像资料的应用可以使外界迅速、客观地了解到企业实际，从而给人留下深刻的印象，进而达到提高企业知名度、强化品牌影响力的目的。故而，强化对企业音像档案资料的管理具有十分重要的现实意义。
二、音像资料的保管与保护的具体工作方案
（一）及时全面地开展音像资料的搜集工作
由于现代企业中的音像资料往往会企业文化或宣传资料打造的重要依据，因此其音像资料的录制应当由专业的人员来进行，在录制过程中应当坚持“客观性”的基本原则，保证印象资料的真实性。[3]此外，作为对外宣传音像资料的录制，还应当考虑到审美、取景、打光等不同方面，从而对企业起到一个美化的作用。同时需要更好地实现对音像资料相关资料的及时、全面收集与整理，避免出现重要资料的缺失情况。另外，在音像资料整理过程中，管理人员还可对其中存在的问题进行弥补，在保证资料完整的同时，提高了档案的实际利用价值。
（二）加强音像资料入库的规范化操作
现代企业当前有两种主要的音像资料，一是传统的音像资料，二是电子音像资料。其中传统音像资料主要的载体材料是由具有化学磁性的材料来构成的，因此在保管工作中，容易出现材料的燃烧、溶解或变质，是档案保管与保护工作中的重点难题。要避免该现象的发生，相关管理人员应当加强档案入库的规范化操作。在进行档案入库操作之前，应当对相关档案进行严格的检查，及时发现存在缺陷的档案，并立刻进行处理。尤其是当出现材料受潮或霉变等现象时，一定要注重材料处理工作还应当进行内部资料的重新转移，此外还要重视传统音像资料在入库过程中的规范性，避免人为性的损伤。[4]而针对电子音像资料的入库工作，则应当由专业的操作人员来进行上传，并构建专业的数据库如企业“云空间”等，将之作为电子音像资料的储存场所，同时要做好备份工作，以避免电子档案的遗失。
（三）加强音像资料存存储环境的合理建设
传统的音像资料由于材料的问题容易出现化学变化，可能会受到空气湿度、温度以及通风状况等条件的影响，产生受潮或发霉等现象的材料。所以在进行档案存储库房设置时，应当加强档案存储库房与存储环境的合理建设，最大程度地保证环境的干燥与整洁，并做好防水、防火、防灰尘等设施的建设。[5]同时，管理人员还应当旧库房温度进行控制，这不仅需要进行温度调控设备的安装，同时还应当设置温湿度计来进行环境湿度与温度的监控，避免由于温度差异导致档案材料出现变质。而电子音像资料的储存空间则是通过互联网而构成，包括了电脑储存、移动硬盘储存、云服务器储存这三种储存模式，而前面两种储存模式只需要通过相关的设备就可以进行，一旦设备丢失或损坏则可能会导致音像资料的遗失，而云服務储存的安全性更高，但是需要建立企业专属的云空间，但同时也要注意备份工作。
（四）加强日常保护工作
在传统音像资料入库之后，管理人员应当重视音像资料的保护工作，以保障档案的安全性，并有效提高档案的使用寿命。管理人员应安排定期的档案检查工作，对档案可能存在的受潮与积灰等状况进行检查并及时处理，并将重要的音像档案向上一级档案室移交，以此保证重要音像资料的完整保存。为了进一步保证传统的音像资料不会遗失，也可以利用光盘来进行储存，或者将至转制为电子档案，更有利于档案的存储与使用。而针对电子音像资料的日常保护工作，则应当安排具备专业计算机技能与档案管理技能的人员定期对电子档案进行检查与维护，排除并尽可能地修复其中有损的文件，并及时使用新的资料代替旧的，做到及时更新。除此之外，在电子音像资料的保护中，还应当提高电子设备与云空间的安全级别，通过安全软件的应用来避免病毒、木马的入侵。[6]
结束语：
当前，在现代企业的档案管理工作中，音像资料的保管与存储工作是其中的主要任务，对记录企业工作与企业文化有着十分重要的意义，且这些音像资料也能够在关键时刻例如企业活动晚会、企业宣传资料片制作等方面起到作用，因此现代企业必须重视音像资料的保护工作。但是在实际管理过程中，由于多方面因素的影响，会导致音像资料的损坏与意识，影响了企业档案管理工作的效率，因而企业应当采取有效的措施如加强音像资料的搜集工作、入库工作以及日常保护工作，并重视对音像资料储存环境的优化。此外，还应当有效利用现代化的科学技术，以提高音像资料的保管、保护效率。
参考文献：
[1]余素莲.浅谈音像资料的保管和保护工作[J].广东科技，2001，12：44-45.
[2]周玉梅.加强音像资料的收集与管理[J].黑龙江史志，2013，05：20-21.
[3]李玉芬.做好音像资料管理工作的几点建议[J].中国集体经济（下半月），2007，05：58.
[4]王路红.浅谈音像资料的管理与保护[J].兰台世界，2015，S3：78-79.
[5]曾波. 试论大数据时代的音像资料档案管理[J]. 科学与财富， 2016（6）.
[6]张猛. 关于我国音像资料管理现状分析和发展思路的探讨[J]. 记者摇篮， 2014（3）：41-41.
【关键词】音像资料；保管与保护；重要性；方案
音像资料不同于传统的纸质文字档案，其主要是以照片、录像带与录音带等作为档案载体，通过影像、声音与文字的结合来进行说明的记录性材料。该类型的档案与纸质档案相比更加客观、形象并具有更高的科学技术性。运用音像资料对现代企业工作情况、运营成果以及活动会议情况加以记录，能更加生动形象地对企业真实情况进行还原，在档案查证与历史追溯方面有着重要的意义，同时也有利于良好企业文化形成与培养。因此现代企业应当重视对音像档案的保管与保护工作。
一、音像资料保管工作的重要性
（一）能够有效推动企业文化建设
在现代企业中，音像资料主要记录了企业运营过程中的工作、会议、活动等实际情况，也包括了企业的对外宣传资料，是企业文化的重要组成。其不仅能够真实地反映出企业文化建设的成功，同时也可以在一定程度上透露企业发展中存在的问题，用以企业管理者对企业实际及弊端的判断，有利于提升管理经验，强化管理效果，从而实现企业管理效率的提高。另外，如果没有对音像资料进行及时的归档与保存，则将导致档案资料存在缺失。而在档案归档工作结束后，如果不加强对音像资料的保护，将极有可能在进行档案移交或机构调整的过程中出现档案流失的情况，使得档案的保存与利用价值都出现缺失。[1]
（二）能够为企业发展提供重要依据
音像资料是企业档案资料中必不可少的组成部分。对于现代企业来说，音像资料是对企业运营实际最直观、最真实的反映，不但能够为员工提供能力凭证，同时还能对员工自身的发展、乃至于企业的发展提供重要的参考利用价值，而该价值的实现是在保证音像资料的全面大量收集的过程中来实现的。所以，加强对音像资料的保管与保护工作是十分必要的。[2]
（三）能够为企业活动开展提供丰富真实的素材
企业活动的开展是企业文化建设中必不可少的重要组成，同时也是增进员工交流、强化内部向心力的有效途径。首先，通过音像资料来记录这些员工活动，可以真实地反映出企业文化建设的真实情况，对于改善企业内部氛围、优化工作环境有着积极的意义；其次，在企业内部开展的一些大型活动如年终晚会等，可以通过所收集到的音像资料来展现一年里企业运营、员工工作的真实情况，从而活跃活动气氛，增强员工参与积极性；最后，当企业进行以扩大影响力为主要目的的对外宣传时，音像资料的应用可以使外界迅速、客观地了解到企业实际，从而给人留下深刻的印象，进而达到提高企业知名度、强化品牌影响力的目的。故而，强化对企业音像档案资料的管理具有十分重要的现实意义。
二、音像资料的保管与保护的具体工作方案
（一）及时全面地开展音像资料的搜集工作
由于现代企业中的音像资料往往会企业文化或宣传资料打造的重要依据，因此其音像资料的录制应当由专业的人员来进行，在录制过程中应当坚持“客观性”的基本原则，保证印象资料的真实性。[3]此外，作为对外宣传音像资料的录制，还应当考虑到审美、取景、打光等不同方面，从而对企业起到一个美化的作用。同时需要更好地实现对音像资料相关资料的及时、全面收集与整理，避免出现重要资料的缺失情况。另外，在音像资料整理过程中，管理人员还可对其中存在的问题进行弥补，在保证资料完整的同时，提高了档案的实际利用价值。
（二）加强音像资料入库的规范化操作
现代企业当前有两种主要的音像资料，一是传统的音像资料，二是电子音像资料。其中传统音像资料主要的载体材料是由具有化学磁性的材料来构成的，因此在保管工作中，容易出现材料的燃烧、溶解或变质，是档案保管与保护工作中的重点难题。要避免该现象的发生，相关管理人员应当加强档案入库的规范化操作。在进行档案入库操作之前，应当对相关档案进行严格的检查，及时发现存在缺陷的档案，并立刻进行处理。尤其是当出现材料受潮或霉变等现象时，一定要注重材料处理工作还应当进行内部资料的重新转移，此外还要重视传统音像资料在入库过程中的规范性，避免人为性的损伤。[4]而针对电子音像资料的入库工作，则应当由专业的操作人员来进行上传，并构建专业的数据库如企业“云空间”等，将之作为电子音像资料的储存场所，同时要做好备份工作，以避免电子档案的遗失。
（三）加强音像资料存存储环境的合理建设
传统的音像资料由于材料的问题容易出现化学变化，可能会受到空气湿度、温度以及通风状况等条件的影响，产生受潮或发霉等现象的材料。所以在进行档案存储库房设置时，应当加强档案存储库房与存储环境的合理建设，最大程度地保证环境的干燥与整洁，并做好防水、防火、防灰尘等设施的建设。[5]同时，管理人员还应当旧库房温度进行控制，这不仅需要进行温度调控设备的安装，同时还应当设置温湿度计来进行环境湿度与温度的监控，避免由于温度差异导致档案材料出现变质。而电子音像资料的储存空间则是通过互联网而构成，包括了电脑储存、移动硬盘储存、云服务器储存这三种储存模式，而前面两种储存模式只需要通过相关的设备就可以进行，一旦设备丢失或损坏则可能会导致音像资料的遗失，而云服務储存的安全性更高，但是需要建立企业专属的云空间，但同时也要注意备份工作。
（四）加强日常保护工作
在传统音像资料入库之后，管理人员应当重视音像资料的保护工作，以保障档案的安全性，并有效提高档案的使用寿命。管理人员应安排定期的档案检查工作，对档案可能存在的受潮与积灰等状况进行检查并及时处理，并将重要的音像档案向上一级档案室移交，以此保证重要音像资料的完整保存。为了进一步保证传统的音像资料不会遗失，也可以利用光盘来进行储存，或者将至转制为电子档案，更有利于档案的存储与使用。而针对电子音像资料的日常保护工作，则应当安排具备专业计算机技能与档案管理技能的人员定期对电子档案进行检查与维护，排除并尽可能地修复其中有损的文件，并及时使用新的资料代替旧的，做到及时更新。除此之外，在电子音像资料的保护中，还应当提高电子设备与云空间的安全级别，通过安全软件的应用来避免病毒、木马的入侵。[6]
结束语：
当前，在现代企业的档案管理工作中，音像资料的保管与存储工作是其中的主要任务，对记录企业工作与企业文化有着十分重要的意义，且这些音像资料也能够在关键时刻例如企业活动晚会、企业宣传资料片制作等方面起到作用，因此现代企业必须重视音像资料的保护工作。但是在实际管理过程中，由于多方面因素的影响，会导致音像资料的损坏与意识，影响了企业档案管理工作的效率，因而企业应当采取有效的措施如加强音像资料的搜集工作、入库工作以及日常保护工作，并重视对音像资料储存环境的优化。此外，还应当有效利用现代化的科学技术，以提高音像资料的保管、保护效率。
参考文献：
[1]余素莲.浅谈音像资料的保管和保护工作[J].广东科技，2001，12：44-45.
[2]周玉梅.加强音像资料的收集与管理[J].黑龙江史志，2013，05：20-21.
[3]李玉芬.做好音像资料管理工作的几点建议[J].中国集体经济（下半月），2007，05：58.
[4]王路红.浅谈音像资料的管理与保护[J].兰台世界，2015，S3：78-79.
[5]曾波. 试论大数据时代的音像资料档案管理[J]. 科学与财富， 2016（6）.
[6]张猛. 关于我国音像资料管理现状分析和发展思路的探讨[J]. 记者摇篮， 2014（3）：41-41.