档案是随着人类社会的发展而逐渐产生和发展起来的，文字的产生，社会分工的日益复杂以及社会管理活动的出现，都为档案的产生创造了基本条件。有学者认为，上古时代的结绳和刻契两种记录方式就是原始的文书档案。理由是这也是人类记录历史、传递信息的一种方式。但更多的观点则认为，结绳和刻契虽起到记录信息的作用，但主要是一种辅助记忆的方式，打成的绳、刻出的符号本身并不具有明确固定的含义。我国现在公认出现最早的档案是3500多年以前殷商时期的甲骨档案。在河南海阳小枣村出土的甲骨残片中，包含着大量商朝的文书档案资料。之所以认定甲骨残片属于档案的范畴，是因为以下三合理由。第一，甲骨档案直接真实地记录了历史。从甲骨档案的内容来看，其中记录了从武丁到商纣共计273年的社会历史活动，包括殷王的田猎、祭祀、天时、征伐、王事等方面，数量众多，内容丰富。第二，甲骨档案的文字可以辨认。甲骨文已经是相当成熟的文字，在10余万片的甲骨档案上有4500多字，其中可辨认的有2000多字。第三，甲骨档案经过了人们有意识地收集、保存，有专门的人员和场所对其进行管理。殷商时期的甲骨文书多由卜官制作，制作程序公文结构都有严格的规定，处理完毕的文书都按一定的规律集中起来，整理分类后存放在“天府”之内，由专人管理。《尚书.多士》中记载：“准殷先人，有典有册”。这里的典、册都是指文书档案材料。考古学家陈梦家在《殷墟子辞综述》一书中也有记载，认为这些千辞“属于王室的文书记录，是殷代的王家档案”。
　　到了春秋战国时代，我国的档案工作得到了进一步发展，档案的载体有了很大的变化，出现了青铜、简牍、缣帛等形式。文书的种类也逐渐增多，格式、用语和使用范围也逐步成形。当时以周五室到各诸侯国都没有专门起草文书、保管档案的官员。据史料记载，著名哲学家老子曾做过周王室的“柱下史”，专门负责保管王室档案。著名思想家、教育家孔子根据收集到的上古文书，编纂了我国第一部档案文件汇编《尚书》，其中收录了从传说中的尧、舜、禹到春秋时期的各类公文59篇，包括典、谟、誓、诰、训、命等文种。尽管这些公文不乏后人伪托的，但它还是保留了我国最早的公文史料，上研究我国公文起源，公文形式、公文作用的重要凭证，也是我国档案编研工作最经典的范例。
　　秦汉时期是我国封建社会档案工作发展的初期。从秦朝开始，我国公文的文种使用范围第一次由最高统治者明文规定。《史记.秦始皇本纪》中提到秦代公文种类包括“制”、“诏”、“奏”等。秦统一中国后，设丞相府专门负责接收天下公文、发诏令。丞相府内设曹、主簿等官职主管文书、档案工作，这些都为后世档案工作的规范化奠定了基础。到了汉代，档案又有了新的发展，出现了大量新文种，如“策署”、“戒书”、“章”、“表”、“驳议”等。在制度上，汉朝基本承袭了秦朝的旧制，在中央设有尚书台，总管全国章奏的接收、折阅、审批以及诏书的起草，封印等工作。尚书台设尚书令和尚书仆射主管文书工作，下设各曹负责各类公文的起草、办理。在地方各郡设有主簿和记室令史，县设有县丞、主簿，负责各政府机构的文书、档案工作，汉代还建有“兰台”、“东观”、“石渠阁”等專门机构，作为保存档案的库房，这些机构是我国国家档案馆的雏形。
　　经过动荡不安的南北朝，我国进入了封建社会的巅峰—唐宋时期。这一时期我国的档案工作有了进一步的发展。隋唐实行了“三省制”，三省共秋裤公文，即中书出令，门下审议，尚书执行。到唐中期以后，中央起草诏令的部分任务由翰林学士代替。这一时期档案工作更加规范，而且更加被统治者所重视。例如对记载封建统治言行的记注材料—起居注和进政记的记录和保管都有了更加严格的规定。此外，户籍档案、舆图档案、甲历档案（官员铨选、任用过程中形成的档案）的内容完整性和丰富性都大大超过前代。在唐代的封建法典《唐六典》和《唐律疏议》中还从法律的角度对文书、档案工作进行了规定，把档案管理提到一个新的高度。宋朝承袭唐代制度，同时加强了中央集权统治，建立起严密的封建专制度。国家虽然设有三省六部，但已徒具虚名。曙有凌驾于三省之上的政事堂，同时为了避免一个机构权力过大，还设有统领全国军政的枢密院以及掌握全国财政的最高机关三司。国家机构的膨胀使得档案也大大增多。中央设有通进司专门管理全国的文书档案工作。三省中还分别设有收贮皇帝诏令、制书和其他公文档案的制敕库房，也称为“架阁库”。此外还设有专门贮藏档案的机构—金耀门文书库，三司六部的档案在本部门保存一定时期后，要交给金耀门文书库保存。后来宋朝还在各地普遍设置收贮文书档案的架阁库，负责管理全国各地的文书档案。
　　明朝建立之初就收集了大量的元代各级政府档案，这对维护政权、巩固统治、稳定社会起了重要作用。明朝的文书处理机构更加完善，各级机构也有了明确的分工，中书科掌握书写诏、教、制、诰；诰敕房掌握书办方官诰敕、揭贴、翻译外国文书；制敕房掌握书办制、敕、诏、诰命、册、表等机密文书。通政司专门负责收文，掌握接收内外章奏及敕奏封驳之事。各部、都督府、都察院、大理寺都设有架阁库和照磨所，负责各类档案材料的管理，另外还建立了收贮全国黄册的档案库房—后湖黄册库。明嘉靖十三年（公元1534年），明世宗开始修建专门用做保存皇族档案的库房—皇史宬。皇史宬以我国古代“石室金匮”的档案保管理念设计，全部以砖建成，至今保存完好，堪称我国古代档案建筑的典范。但从明朝开始，文牍主义盛行，文书的种类繁多，行文制度复杂，加上明朝后期政治腐败，吏治废地，故严重影响了档案工作的开展。
　　清代档案工作基本上承袭了明朝，但也有一定的发展。清政府在中央设有两个并列的收文机构—奏事处和通政司，负责收发奏折文书和各种题本。内阁中设典籍所等十二所，分别掌握各类文书档案工作。中央六部各设司务厅，掌收外省衙门公文。雍正七年成立了“军机处”，负责拟定皇帝的谕旨，办理皇帝的各种“朱批”。清代的档案制度十分严格，在文书的格式、办理程、避讳、保密以及档案的收藏、保存、利用等方面都详细的规定。
　　历史的经验告诉我们，只要我们遵循档案工作的规律，随着社会的发展、科学的进步，我国的档案工作就必将得到更充分的发展，为我国各项事业做出更大贡献。
　　（工作单位：内蒙古自治区测绘地理信息局、助理馆员）