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中图分类号：TP3 文献标识码：A 文章编号：1671-7597(2010)1210112-01
社会的发展，科技的进步，不但使通过计算机管理档案成了现实，计算机档案管理系统的开发应用，更使档案管理信息化建设得到了不断发展，因此档案管理工作得到全面的创新。2002年11月，国家档案局中央档案馆又印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，对全国档案信息化建设的指导思想、奋斗目标和主要任务提出了明确具体的要求。
当前，电子政务建设已经成为国家信息化的重点，这为档案管理信息化的发展提供了极好的机遇。但是也必须看到，档案管理信息化不单纯是工程项目，它是档案管理不断创新的过程，不可能一蹴而就。由于档案管理工作的极端重要性和特殊性，档案管理信息化仍面临着诸多困难和挑战。
1、档案管理信息化的内涵
1.1 档案管理信息化的定义
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。
1.2 档案信息化的内容
1)信息化的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。2)档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。3)档案的标准和规范建设。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。4)档案信息化的应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。
2、档案管理信息化面临的挑战
2.1 档案保密、安全意识应对创新意识的挑战
由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是也必须清醒地认识到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还面临着不少难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是档案管理信息化的首要挑战。
2.2 档案管理应对标准化、法制化要求的挑战
在我国，档案管理信息化的标准化程度相对比较低，造成应用范围和信息共享性大大降低。原因是多方面的：
1)管理方式和体制不同，难以形成共同标准。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。2)在管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺乏有效的协调机制。3)信息技术飞速发展引起应用技术系统不断升级、换代，标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，增加了应用系统建设难度。4)档案的相关立法比较缺乏，甚至对超过五十年历史的档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因保密级别问题无法发挥其应有的使用价值，导致建立电子档案缺乏法律依据。
2.3 档案管理应对电子政务更高要求的挑战
当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。并具有鲜明的时代特征。
首先，电子政务系统构建在国际互联网平台上，因而能够直接为社会和公众提供服务，履行政府职能。这改变了以往的OA系统(由于建立在政府专用网络上，只能为自身业务服务)的应用目标，而使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层次的目标。
其次，应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了互联网上的最基本的电子信任体系，为在网上开展社会活动提供了安全保障。
2.4 档案管理信息化面临经费问题的挑战
众所周知，档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，已成为当前档案事业发展的方向。档案管理要赶上时代的步伐，就必须不断更新设备和技术。为此，档案管理部门必须花大量的人力、物力、财力去解决这些问题。但由于设备不断更新换代，长期以来档案馆(室)并没有单凭政府拨款就解决了经费不足的问题，经费问题成为制约档案管理信息化的又一制约因素。
3、档案管理信息化的对策研究
在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将产生政府管理创新将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。实践经验表明以下策略十分重要。
3.1 宏观举措
把档案管理信息化建设积极纳入国家信息化领导、协调机制，政府应创新观念，积极为信息化提供服务。
所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，档案管理信息化成败的关键也必然是管理。
在推进电子政务建设中，采用信息技术引进的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。采用市场化的方法可以解决企业和相当一部分机构的这方面困难。但是党政等重要机构如何解决值得研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。
3.2 标准是关键：推进规范的标准的制定和执行，加强相关法律建设
在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法实现必要的共享。
由于档案馆(室)是一个信息社会的重要组成部分，在这个领域中会遇到国内外各种各样的法律问题，必须认真研究有关计算机和网络的法律法规，以保证信息化建设的正常进展。
3.3 安全性：档案管理信息化的重要课题
档案管理工作的服务性决定了档案馆要尽可能多地、尽快地开发档案信息，以实现档案信息功能的最大化和档案信息资源共享。然而，政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。所以，共享和安全成为档案管理信息化过程中两个难以平衡的目标。
3.4 技术攻关：综合利用档案管理技术
档案管理技术是经常更新、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的要求。所以，在进行档案管理信息化建设中，积极构建电子档案时必须在整合、集成上狠下功夫，即将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。
社会的发展，科技的进步，不但使通过计算机管理档案成了现实，计算机档案管理系统的开发应用，更使档案管理信息化建设得到了不断发展，因此档案管理工作得到全面的创新。2002年11月，国家档案局中央档案馆又印发了《全国档案信息化建设实施纲要》，对全国档案信息化建设的指导思想、奋斗目标和主要任务提出了明确具体的要求。
当前，电子政务建设已经成为国家信息化的重点，这为档案管理信息化的发展提供了极好的机遇。但是也必须看到，档案管理信息化不单纯是工程项目，它是档案管理不断创新的过程，不可能一蹴而就。由于档案管理工作的极端重要性和特殊性，档案管理信息化仍面临着诸多困难和挑战。
1、档案管理信息化的内涵
1.1 档案管理信息化的定义
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换言之，档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。
1.2 档案信息化的内容
1)信息化的基础设施建设。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。2)档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。3)档案的标准和规范建设。标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。4)档案信息化的应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。
2、档案管理信息化面临的挑战
2.1 档案保密、安全意识应对创新意识的挑战
由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近代档案学已经是一门完善的、体系严密的科学。虽然档案学面临信息化的冲击与挑战，但是也必须清醒地认识到，新一代档案学尚未产生，档案管理信息化还面临着不少难题。因此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度之间的矛盾是档案管理信息化的首要挑战。
2.2 档案管理应对标准化、法制化要求的挑战
在我国，档案管理信息化的标准化程度相对比较低，造成应用范围和信息共享性大大降低。原因是多方面的：
1)管理方式和体制不同，难以形成共同标准。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。2)在管理细节上，各级政府和政府各机构间，缺乏有效的协调机制。3)信息技术飞速发展引起应用技术系统不断升级、换代，标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风险，增加了应用系统建设难度。4)档案的相关立法比较缺乏，甚至对超过五十年历史的档案必须解密都没有明确的法律依据，造成大量档案因保密级别问题无法发挥其应有的使用价值，导致建立电子档案缺乏法律依据。
2.3 档案管理应对电子政务更高要求的挑战
当前，我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是，电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上的改变，它具有特定的含义。并具有鲜明的时代特征。
首先，电子政务系统构建在国际互联网平台上，因而能够直接为社会和公众提供服务，履行政府职能。这改变了以往的OA系统(由于建立在政府专用网络上，只能为自身业务服务)的应用目标，而使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层次的目标。
其次，应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了互联网上的最基本的电子信任体系，为在网上开展社会活动提供了安全保障。
2.4 档案管理信息化面临经费问题的挑战
众所周知，档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，已成为当前档案事业发展的方向。档案管理要赶上时代的步伐，就必须不断更新设备和技术。为此，档案管理部门必须花大量的人力、物力、财力去解决这些问题。但由于设备不断更新换代，长期以来档案馆(室)并没有单凭政府拨款就解决了经费不足的问题，经费问题成为制约档案管理信息化的又一制约因素。
3、档案管理信息化的对策研究
在今天的形势下开展档案管理信息化建设应该按照国家电子政务建设的总体要求开展工作。档案管理信息化建设的出发点和目标，除了自身建设任务外，还应推动国家电子政务建设。因为，电子政务的实施将产生政府管理创新将打破许多原有管理体系和管理模式，甚至出现只有各种电子政务建设共同发展才能真正实现电子政务的情况。实践经验表明以下策略十分重要。
3.1 宏观举措
把档案管理信息化建设积极纳入国家信息化领导、协调机制，政府应创新观念，积极为信息化提供服务。
所有电子政务建设都应当自觉纳入国家信息化领导小组制定的总体方案。政府效能的源泉来自管理，档案管理信息化成败的关键也必然是管理。
在推进电子政务建设中，采用信息技术引进的工作方式、管理方法的变化将会层出不穷，必须创新才能解决这些问题。采用市场化的方法可以解决企业和相当一部分机构的这方面困难。但是党政等重要机构如何解决值得研究。这就要求我国各有关机构必须结合国情，从实际出发，转变观念，从管理理念、管理制度、机构职能等方面全面创新。
3.2 标准是关键：推进规范的标准的制定和执行，加强相关法律建设
在档案管理系统建设中常常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。曾有过高层政府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法实现必要的共享。
由于档案馆(室)是一个信息社会的重要组成部分，在这个领域中会遇到国内外各种各样的法律问题，必须认真研究有关计算机和网络的法律法规，以保证信息化建设的正常进展。
3.3 安全性：档案管理信息化的重要课题
档案管理工作的服务性决定了档案馆要尽可能多地、尽快地开发档案信息，以实现档案信息功能的最大化和档案信息资源共享。然而，政府的档案涉及国家利益，特别是涉及国家秘密的档案关系到国家安全。所以，共享和安全成为档案管理信息化过程中两个难以平衡的目标。
3.4 技术攻关：综合利用档案管理技术
档案管理技术是经常更新、不断发展的重要技术之一。将这些技术综合、集成应用是档案管理的要求。所以，在进行档案管理信息化建设中，积极构建电子档案时必须在整合、集成上狠下功夫，即将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。