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航天八院在预算编制系统和预算控制中引入了“第九维度”概念,使得一张费用预算表包含了整个集团所有单位的相关费用预算,而具体填报人员看到的只是与自己相关的指标,他们所要填写的预算报表量从原来的几千张缩减到几十张。
全面预算正在成为财务管理信息化建设的一大热点。但是,预算涉及的因素很多,如何编制好预算,如何对编制的预算进行有效管控,是实现全面预算之前必须先处理好的问题。中国航天科技集团公司第八研究院(简称航天八院)通过自身的管理实践,提出了“第九维度”概念,为以上问题的解决提供了一个很好的参考。
提炼5大关键需求
航天八院又称上海航天技术研究院,创建于1961年8月,是国家高新技术企业,同时也是中国航天科技集团公司三大总体院和八大科研生产联合体之一。航天八院拥有11个研究所、10家工厂、10家公司和一家上市公司。
在近年来国有企业转型升级的大背景下,航天八院积极研究和探索集团化管控模式,提出了以总部功能定位和组织结构调整为核心,推行人财物集团化管理,深入推进集团化财金管理体系建设的具体要求。
为此,航天八院在“十二五”财金管理规划中的“1225”财金管理目标中明确提出了要打造财务信息化集中管控平台,实现预算、控制、核算、合同管理的有机结合,建立基于科研生产的财务信息化集中管控平台,以信息化促进统一预算体系、统一核算体系的建立,提高财务信息的决策支持作用。
航天八院财务预算处负责信息化建设工作的朱自忠告诉记者,航天八院财务预算处为此在2010年启动了历时半年多的信息化调研、论证工作。他们深入10余家军民品单位进行广泛调研,梳理出110项业务需求,并经过合并、提炼后确定了5大关键需求:使用统一的预算编制工具,改变预算编制周期长、合并繁琐、费时费力的现状;强化刚性的预算控制,有效控制预算外支出;建立全院共享核算平台,规范统一各单位的业务核算,提高报表合并效率;切实加强合同管理,实现合同与预算、控制、核算的有机结合;提高财务信息及时处理能力,建设便捷、直观的数据应用平台,为各级领导的决策提供有效支持。
之后,经过与基层财务人员、院信息中心、院规划部、基层单位总会计师等多次讨论,他们编写了财务信息化建设方案。他们希望通过建设全面预算、合同管理、预算控制、集中核算、决策支持五大系统,构建以集中预算、集中核算为中心的财务信息化集中管控系统,以提升财务信息化支撑管理能力和决策支持能力。
提出第九维度概念
在软件产品方面,航天八院选择了浪潮集团的ERP产品GS软件作为其统一的平台。朱自忠告诉记者,他们之所以选择浪潮通软作为其合作伙伴,是因为自2003年起,双方就有了非常默契的合作,而且浪潮专注于军工等行业的发展。更为重要的是,浪潮能够基于GS软件帮助他们实现一些定制开发。其中,最为关键的是将航天八院创新性地提出的第九维度概念落实到软件系统中去。
朱自忠回顾,在2010年开展财务信息化规划论证时,他们发现当时全面预算管理存在难以解决的5个共性问题。
其一,统计分析不便。因为全面预算编制系统涉及一个企业经营活动的各个方面,需要进行大量的统计分析来进行决策支持。而航天八院的预算编制表数量庞大,大约有60-100张,因此统计分析初始化工作量巨大,要从不同的预算表中抽取同一经济业务,需要设置大量的表间公式,工作非常繁杂。
其二,编制内容不全。按照以往的办法,编制预算时仅编制金额,缺少预算编制数量、单价等辅助信息。此外,预算合同号、供应商、产品(型号)项目 、经办部门等未纳入编制,不符合精细化管理的要求。
其三,编制过程复杂。航天八院涵盖的多个单位和业务部门,他们所从事的产品项目、往来单位、经济业务、编制的预算内容各不相同。这导致预算编制人员在从大量的数据中查找本单位、本部门使用的相关预算项目和预算内容时非常烦琐。而且本单位、本部门不需要的表格等数据信息依然会展示出来,增加了筛选的过程。
其四,难以实现全员参与。全面预算需要全员全过程的参与预算编制,但当时预算编制大部分是由业务部门提供纸质材料,财务部门代为录入系统。由于表多、填制繁琐,系统过于复杂,导致员工参与度不高。而且系统难以形成有针对性的统计分析数据,导致预算应用效果不佳,降低了员工参与的热情。
其五,不能进行穿透查询。因为传统的预算编制中汇总表与明细表各自独立,表与表之间靠公式进行读取,因而不能从汇总表直接查询到明细预算表。不仅如此,当表结构发生变化时,表间公式还要进行重新维护。
可见,如果不改变管理模式,再好的信息化手段也难以达到航天八院预算管理的需求。为了解决上述问题,航天八院财务预算处经过多次研讨,尝试了在表格体系设置、复杂公示定义等多种解决措施。但是,这些措施的效果都不甚理想。在这种背景下,航天八院提出了第九维度概念。
朱自忠说,航天八院引入第九维度概念,是希望通过财务信息化寻求一种手段,以在财务管理方面实现新的突破。
他介绍,第九维度又称权限维度,根据实际需要将不同的维度及维度数据赋予相应的岗位,是一种规则的约束;它看不见、摸不着,只是根据业务需要约束原有的8个维度(期间、组织、版本、预算项目、预算内容、往来单位、合同号和企业指标)是否出现,以及业务使用某一维度的哪些维度数据,减少不需要的业务数据的出现。
解决编控分离问题
在浪潮的帮助下,航天八院将第九维度的概念在系统中得以实现。朱自忠介绍,第九维度在系统中通过建立相应岗位、将维度赋予相应岗位、将维度数据赋予相应岗位、岗位赋到相应的编制人员4步来实现。
朱自忠告诉记者,航天八院利用第九维度这一全新的理念,对编制、审批、控制、稽核等岗位进行基于约束机制的数据授权,而且避免了传统的预算方法所存在缺陷。
第一,统计分析变得高效便捷。第九维度将所有预算编制内容纳入到一个预算模型,彻底解决了需要多表来编制全面预算的问题。 第二,编制内容全面完整,精细化管理得以实现。而在没有引入第九维度概念之前,较为庞大的预算报表存放不了太多的业务信息。
第三,过程简单明了,工作效率大幅提高。这是因为在采用的第九维度后,每个部门的预算简化为一张预算表。
第四,编制主体广泛参与,录入差错得以避免。第九维度彻底改变了原来先由业务部门提供纸质材料,财务人员代为录入的流程,从而避免了由此导致的差错,使预算编制结果更加直接、准确。
第五,汇总明细直接穿透。由于汇总表与明细表是根据不同权限进行显示的,本质是同一张基表的不同表现形式,因此不再需要表间公式来换算。此外,相关人员可以根据不同的级别显示不同范围的预算表,高级次的预算表可以方便查询下一级的明细表。
不仅如此,第九维度概念的引入,还有效地解决了过去国内控制软件所不能解决的预算的编控分离的问题。
众多周知,管理再精细的企业,在年初编制预算的时候都很难精确地预测到每一项费用是否真的会发生,以及如果发生的话具体金额是多少。如果预算编制过于死板,就会使得很多预算是编而不用、用而不编,使得后期预算难以真正控制。
朱自忠介绍,借助第九维度,航天八院让预算的编制和执行变得更加灵活,通过汇总控制和明细控制两种控制方式,有效地解决预算的编控分离问题。在此过程中,他们采用的策略包括:将预算编制和预算使用的主体部门根据实际情况进行分离;借助虚拟项目的设置,使得预算金额可以在实际项目和虚拟项目之间灵活转移。
值得一提的是,作为航天八院财务信息化建设的合作伙伴,浪潮已经将第九维度概念引入其全面预算软件的标准产品中。据悉,恒天集团等公司已经受益于第九维度概念及其相应的解决方案。
实现财务管理的四个一
在借助第九维度解决好预算编制和管控这个主要问题后,应用浪潮GS较为成熟的产品,航天八院的财务信息化建设就变得容易多了。在浪潮GS的支持下,目前航天八院在财务信息化方面搭建了一个平台,采用一个标准、一套体系和一本预算(账):
一个平台:搭建了航天八院财金集中管控平台,在全院范围内使用统一的核算、预算工具,有效实现了财金管控的目的;数据集中在院部中心服务器上,统一维护、备份,减少了不必要的成本,提高工作效率;实时数据的集中获取归集,便于随时查询;预算基础数据无需下发,统一调用,更方便编制;各项数据不需要上报传递,直接审批,减少纸质的传递;审批、控制实现了多上多下的预算流程管理。
一个标准:统一了预算编制和会计核算标准,实现了对预算、核算的统一管理。统一了预算控制项目、收支项目、往来单位、内部单位、个人代码和科目代码和预算管理流程,形成了完善的《预算基础数据标准》和《集中核算基础数据规范》。
一套体系:建立了完整的预算报表体系和会计核算体系,实现了对预算、核算的全覆盖;实现了多组织、多维度的预算编制、审批、控制;实现了预算编制格式的灵活定制;实现了外部管理与内部应用的有机结合;建立了一套内部管理控制报表;使用统一的预算控制系统,避免人为因素导致的数据偏差。
一本预算(账):实现了航天八院全院一本预算和一本账管理。各单位在一个系统中编制预算和会计核算,实现了财务的集中管理。相关人员可以实时查询、汇总所属单位预算数据;可实时对所属单位的预算进行审批、管控。
计划实现三个对接
可见,第九维度的引入,以及财务信息化的建设,帮助航天八院的财务管理提升了一个台阶。但是,这并不是个终点,而是一个新的起点。
朱自忠认为,预算管理要与业务管理充分结合起来,才能真正发挥其应有的效果。因此接下来,航天八院希望在预算管理信息化建设也能够与业务系统结合起来。他介绍,接下来他们的重点是与型号项目全面周期预算的集成,与计划管理系统的集成,以及实现责权发生制预算与收付实现制预算的对接。
与型号项目全周期预算集成应用,是指通过与科研经费管理系统的对接,使型号项目的全生命周期预算与年度预算有机结合,为编制年度预算提供更准确、详尽的基础数据资料。
与计划管理系统进行集成,是因为型号项目的计划管理直接决定了科研经费的收款和拨付进度,也决定了物资采购支出预算的使用。
实现责权发生制预算与收付实现制预算的对接,是因为以资产负责表为代表的责权发生制预算报表与以内部经费支出预算表为代表的收付实现制预算存在相当大的差异,他们希望通过增加中间表的形式对接两类报表。
“遵循整体规划、分步实施的建设原则,航天八院财务信息化建设将逐步推进,统筹发展,最终实现闭环管理。”朱自忠说。
全面预算正在成为财务管理信息化建设的一大热点。但是,预算涉及的因素很多,如何编制好预算,如何对编制的预算进行有效管控,是实现全面预算之前必须先处理好的问题。中国航天科技集团公司第八研究院(简称航天八院)通过自身的管理实践,提出了“第九维度”概念,为以上问题的解决提供了一个很好的参考。
提炼5大关键需求
航天八院又称上海航天技术研究院,创建于1961年8月,是国家高新技术企业,同时也是中国航天科技集团公司三大总体院和八大科研生产联合体之一。航天八院拥有11个研究所、10家工厂、10家公司和一家上市公司。
在近年来国有企业转型升级的大背景下,航天八院积极研究和探索集团化管控模式,提出了以总部功能定位和组织结构调整为核心,推行人财物集团化管理,深入推进集团化财金管理体系建设的具体要求。
为此,航天八院在“十二五”财金管理规划中的“1225”财金管理目标中明确提出了要打造财务信息化集中管控平台,实现预算、控制、核算、合同管理的有机结合,建立基于科研生产的财务信息化集中管控平台,以信息化促进统一预算体系、统一核算体系的建立,提高财务信息的决策支持作用。
航天八院财务预算处负责信息化建设工作的朱自忠告诉记者,航天八院财务预算处为此在2010年启动了历时半年多的信息化调研、论证工作。他们深入10余家军民品单位进行广泛调研,梳理出110项业务需求,并经过合并、提炼后确定了5大关键需求:使用统一的预算编制工具,改变预算编制周期长、合并繁琐、费时费力的现状;强化刚性的预算控制,有效控制预算外支出;建立全院共享核算平台,规范统一各单位的业务核算,提高报表合并效率;切实加强合同管理,实现合同与预算、控制、核算的有机结合;提高财务信息及时处理能力,建设便捷、直观的数据应用平台,为各级领导的决策提供有效支持。
之后,经过与基层财务人员、院信息中心、院规划部、基层单位总会计师等多次讨论,他们编写了财务信息化建设方案。他们希望通过建设全面预算、合同管理、预算控制、集中核算、决策支持五大系统,构建以集中预算、集中核算为中心的财务信息化集中管控系统,以提升财务信息化支撑管理能力和决策支持能力。
提出第九维度概念
在软件产品方面,航天八院选择了浪潮集团的ERP产品GS软件作为其统一的平台。朱自忠告诉记者,他们之所以选择浪潮通软作为其合作伙伴,是因为自2003年起,双方就有了非常默契的合作,而且浪潮专注于军工等行业的发展。更为重要的是,浪潮能够基于GS软件帮助他们实现一些定制开发。其中,最为关键的是将航天八院创新性地提出的第九维度概念落实到软件系统中去。
朱自忠回顾,在2010年开展财务信息化规划论证时,他们发现当时全面预算管理存在难以解决的5个共性问题。
其一,统计分析不便。因为全面预算编制系统涉及一个企业经营活动的各个方面,需要进行大量的统计分析来进行决策支持。而航天八院的预算编制表数量庞大,大约有60-100张,因此统计分析初始化工作量巨大,要从不同的预算表中抽取同一经济业务,需要设置大量的表间公式,工作非常繁杂。
其二,编制内容不全。按照以往的办法,编制预算时仅编制金额,缺少预算编制数量、单价等辅助信息。此外,预算合同号、供应商、产品(型号)项目 、经办部门等未纳入编制,不符合精细化管理的要求。
其三,编制过程复杂。航天八院涵盖的多个单位和业务部门,他们所从事的产品项目、往来单位、经济业务、编制的预算内容各不相同。这导致预算编制人员在从大量的数据中查找本单位、本部门使用的相关预算项目和预算内容时非常烦琐。而且本单位、本部门不需要的表格等数据信息依然会展示出来,增加了筛选的过程。
其四,难以实现全员参与。全面预算需要全员全过程的参与预算编制,但当时预算编制大部分是由业务部门提供纸质材料,财务部门代为录入系统。由于表多、填制繁琐,系统过于复杂,导致员工参与度不高。而且系统难以形成有针对性的统计分析数据,导致预算应用效果不佳,降低了员工参与的热情。
其五,不能进行穿透查询。因为传统的预算编制中汇总表与明细表各自独立,表与表之间靠公式进行读取,因而不能从汇总表直接查询到明细预算表。不仅如此,当表结构发生变化时,表间公式还要进行重新维护。
可见,如果不改变管理模式,再好的信息化手段也难以达到航天八院预算管理的需求。为了解决上述问题,航天八院财务预算处经过多次研讨,尝试了在表格体系设置、复杂公示定义等多种解决措施。但是,这些措施的效果都不甚理想。在这种背景下,航天八院提出了第九维度概念。
朱自忠说,航天八院引入第九维度概念,是希望通过财务信息化寻求一种手段,以在财务管理方面实现新的突破。
他介绍,第九维度又称权限维度,根据实际需要将不同的维度及维度数据赋予相应的岗位,是一种规则的约束;它看不见、摸不着,只是根据业务需要约束原有的8个维度(期间、组织、版本、预算项目、预算内容、往来单位、合同号和企业指标)是否出现,以及业务使用某一维度的哪些维度数据,减少不需要的业务数据的出现。
解决编控分离问题
在浪潮的帮助下,航天八院将第九维度的概念在系统中得以实现。朱自忠介绍,第九维度在系统中通过建立相应岗位、将维度赋予相应岗位、将维度数据赋予相应岗位、岗位赋到相应的编制人员4步来实现。
朱自忠告诉记者,航天八院利用第九维度这一全新的理念,对编制、审批、控制、稽核等岗位进行基于约束机制的数据授权,而且避免了传统的预算方法所存在缺陷。
第一,统计分析变得高效便捷。第九维度将所有预算编制内容纳入到一个预算模型,彻底解决了需要多表来编制全面预算的问题。 第二,编制内容全面完整,精细化管理得以实现。而在没有引入第九维度概念之前,较为庞大的预算报表存放不了太多的业务信息。
第三,过程简单明了,工作效率大幅提高。这是因为在采用的第九维度后,每个部门的预算简化为一张预算表。
第四,编制主体广泛参与,录入差错得以避免。第九维度彻底改变了原来先由业务部门提供纸质材料,财务人员代为录入的流程,从而避免了由此导致的差错,使预算编制结果更加直接、准确。
第五,汇总明细直接穿透。由于汇总表与明细表是根据不同权限进行显示的,本质是同一张基表的不同表现形式,因此不再需要表间公式来换算。此外,相关人员可以根据不同的级别显示不同范围的预算表,高级次的预算表可以方便查询下一级的明细表。
不仅如此,第九维度概念的引入,还有效地解决了过去国内控制软件所不能解决的预算的编控分离的问题。
众多周知,管理再精细的企业,在年初编制预算的时候都很难精确地预测到每一项费用是否真的会发生,以及如果发生的话具体金额是多少。如果预算编制过于死板,就会使得很多预算是编而不用、用而不编,使得后期预算难以真正控制。
朱自忠介绍,借助第九维度,航天八院让预算的编制和执行变得更加灵活,通过汇总控制和明细控制两种控制方式,有效地解决预算的编控分离问题。在此过程中,他们采用的策略包括:将预算编制和预算使用的主体部门根据实际情况进行分离;借助虚拟项目的设置,使得预算金额可以在实际项目和虚拟项目之间灵活转移。
值得一提的是,作为航天八院财务信息化建设的合作伙伴,浪潮已经将第九维度概念引入其全面预算软件的标准产品中。据悉,恒天集团等公司已经受益于第九维度概念及其相应的解决方案。
实现财务管理的四个一
在借助第九维度解决好预算编制和管控这个主要问题后,应用浪潮GS较为成熟的产品,航天八院的财务信息化建设就变得容易多了。在浪潮GS的支持下,目前航天八院在财务信息化方面搭建了一个平台,采用一个标准、一套体系和一本预算(账):
一个平台:搭建了航天八院财金集中管控平台,在全院范围内使用统一的核算、预算工具,有效实现了财金管控的目的;数据集中在院部中心服务器上,统一维护、备份,减少了不必要的成本,提高工作效率;实时数据的集中获取归集,便于随时查询;预算基础数据无需下发,统一调用,更方便编制;各项数据不需要上报传递,直接审批,减少纸质的传递;审批、控制实现了多上多下的预算流程管理。
一个标准:统一了预算编制和会计核算标准,实现了对预算、核算的统一管理。统一了预算控制项目、收支项目、往来单位、内部单位、个人代码和科目代码和预算管理流程,形成了完善的《预算基础数据标准》和《集中核算基础数据规范》。
一套体系:建立了完整的预算报表体系和会计核算体系,实现了对预算、核算的全覆盖;实现了多组织、多维度的预算编制、审批、控制;实现了预算编制格式的灵活定制;实现了外部管理与内部应用的有机结合;建立了一套内部管理控制报表;使用统一的预算控制系统,避免人为因素导致的数据偏差。
一本预算(账):实现了航天八院全院一本预算和一本账管理。各单位在一个系统中编制预算和会计核算,实现了财务的集中管理。相关人员可以实时查询、汇总所属单位预算数据;可实时对所属单位的预算进行审批、管控。
计划实现三个对接
可见,第九维度的引入,以及财务信息化的建设,帮助航天八院的财务管理提升了一个台阶。但是,这并不是个终点,而是一个新的起点。
朱自忠认为,预算管理要与业务管理充分结合起来,才能真正发挥其应有的效果。因此接下来,航天八院希望在预算管理信息化建设也能够与业务系统结合起来。他介绍,接下来他们的重点是与型号项目全面周期预算的集成,与计划管理系统的集成,以及实现责权发生制预算与收付实现制预算的对接。
与型号项目全周期预算集成应用,是指通过与科研经费管理系统的对接,使型号项目的全生命周期预算与年度预算有机结合,为编制年度预算提供更准确、详尽的基础数据资料。
与计划管理系统进行集成,是因为型号项目的计划管理直接决定了科研经费的收款和拨付进度,也决定了物资采购支出预算的使用。
实现责权发生制预算与收付实现制预算的对接,是因为以资产负责表为代表的责权发生制预算报表与以内部经费支出预算表为代表的收付实现制预算存在相当大的差异,他们希望通过增加中间表的形式对接两类报表。
“遵循整体规划、分步实施的建设原则,航天八院财务信息化建设将逐步推进,统筹发展,最终实现闭环管理。”朱自忠说。