浅析勘测设计企业财务安全建设

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  摘要财务安全防范体系是一个动态的、不断发展变化的综合运行机制,必须随时掌握适应新环境的防范技术,不断更新并完善财务安全体系。本文结合勘测设计单位财务安全管理现状,从财务操作安全、系统运行安全、管控监督安全和工作环境安全四个方面分析并提出了安全防范措施,以供借鉴。
  关键词:勘测设计企业;财务安全;管控措施;制度建设
  Abstract :Financial security system is a dynamic, continuous development of the comprehensive changes to run a mechanism, must keep abreast of to adapt the new environment protection technology, constantly updated and improved financial security system. Combined with the survey and design unit financial safety management present situation, from the financial operation security, system security, control supervision and safety and working environment safety is analyzed in four aspects and puts forward some safety measures, for reference.
  Key word s:Survey and design enterprises; financial safety; control measures; system construction
  
  中圖分类号:F253.7文献标识码:A 文章编号:2095-2104(2012
  
  
  财务会计上的安全工作,似乎都是围绕着货币资金的安全而进行的,也常被人们误认为只是现金的安全。事实表明,在财务管理上一旦出现安全漏洞,要比现金的丢失更加可怕。现金的丢失是可以计量的,而财务会计管理上的失误损失是不可计量的,而且尤以内部管控混乱产生的损失最为严重[1]。财务安全的目的就是保障财务过程的安全,可分为财务操作安全、系统运行安全、管控监督安全和工作环境安全四个方面。财务操作安全主要是指会计核算人员、不兼容岗位设置、财务授权等;系统运行安全主要是指计算机网络及财务信息系统的安全;管控监督安全主要是指预算制度、财务审查及分析制度、预警机制等;工作环境安全主要是指工作场所的门窗等环境设施安全。
  1财务操作安全
  堡垒先从内部攻破,无论国际还是国内,无一例外。在会计核算工作中,基础工作不规范,内部控制就可能存在着许多弱点,如财务人员分工不明确,财务手续不健全,内部财务管理制度不健全甚至缺失等。这些弱点在国内外也普遍存在着,有时甚至是造成企业破产的根源。随着工程咨询企业等现代服务行业的快速发展,和在国民经济中所起作用的日益突显,勘测设计行业的财务安全就显得特别重要。财务操作层面的安全主要体现在内部财会人员素质及对内部财会人员的管理上。
  1.1岗位设置与财务授权
  不相容职务是指那些如果由一个人担任,既可能发生错误或舞弊行为,又可能掩盖其错误或弊端行为的职务。不相容职务分离的核心是“内部牵制”,它要求每项不相容职务所涉及的经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理,使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系,并受其监督和制约[2-4]。
  勘测设计院设置的会计工作岗位一般可分为:总会计师、财务负责人,出纳,财产物资核算,工资核算,成本费用核算,财务成果核算,稽核,明细账管理,总账及报表管理,税务管理,档案管理等。这些会计工作岗位均应一人一岗、一人多岗或者一岗多人,但应符合不相容职务相互分离的要求,即:①出纳职务与核算职务,与稽核职务,与会计档案的保管职务分离。②会计核算职务与相应的稽核职务分离。③总账职务与相关明细账的登记职务分离。④在电算化会计岗位中的软件操作职务、审核记账职务、审查职务、档案保管职务等互为不相容职务,均应当予以分离,等等。
  1.2业务素质与安全对策
  从事会计岗位的人员应具备一定的学历和学识知识,并取得从业资格证书,以保证能够正确理解会计法和会计准则。实践表明,由于会计人员业务不精,造成少计成本,虚增利润,多缴税;多计成本,少纳税等现象时有发生,把本应清晰的业务处理得一团乱,这都会使单位蒙受损失。
  从会计从业人员业务素质安全的角度来看,会计核算人员定期业务知识培训以适应会计知识更新的需要显得尤为重要,经培训的会计人员为核算业务带来的效益,远比投入的培训费用大的多。此外,会计核算人员还应学习并了解相关专业方面的基础知识,也就是说会计人员要了解或熟悉核算标的的生产工艺和业务流程。例如,外业勘探会计核算人员,应大致了解外业勘探方面的基本知识,如野外勘探的场地条件、地质条件、勘探目的及内容等。从事工程规划设计项目的核算人员,应大致了解工程规划设计方面的基本知识,如项目的建设地点、主要内容、专业人员配备及各种资源投入等情况,避免在核算中产生不合理费用。
  1.3道德素质与安全对策
  众所周知,不懂会计知识的人员从事会计核算工作造成的经济损失可怕,而懂得会计知识的人员,由于职业道德素质低下,利用自己掌握的专业知识,以“技术”手段造假,造成的损失会更可怕。
  个别会计人员职业道德观念淡薄。当在国家、单位利和个人利益发生冲突时不能坚持会计准则,甚至通同作弊,为违法乱纪出谋划策,直接参与伪造虚假凭证、账簿、报表。特别是当单位负责人授意提供虚假信息时,财务会计人员的职业道德素质对会计的安全起到非常重要的因素。
  还有极少数会计人员追求私利,监守自盗。这种人丧失了最起码的法制观念,职业道德沦丧,故意伪造、隐匿甚至毁损会计资料,利用职务之便贪污、挪用公款,走上了犯罪之路。
  之所以出现上述现象,主要是由于企业财务会计制度不严密、会计内控出现漏洞,给个别财会人员有机可乘,这些足以反映加强会计职业道德建设的必要性和紧迫性。会计提高职业道德的途径,应当实行自我修养与外部监督相结合,宣传教育与检查惩戒相结合,行业自律与舆论监督相结合,以德规范会计职业与依法监管会计职业相结合。在提高会计人员业务能力的同时,提高会计人员的道德素质。
  2系统运行安全
  财务信息安全是一个系统工程,涉及物理安全、系统安全、技术安全等。计算机网络系统中的各种设备的安全是整个网络安全的前提,即计算机、服务器、网络线路等硬件实体免受自然灾害、人为破坏等。一般还应在财务专用网上增加专业安全设备。
  2.1合理规划网络,制定安全访问权限
  结合勘测设计院的实际情况,设置财务专业局域网与外网隔离,保障财务数据运行环境不受外界的干扰,同时设置公共外网机以方便网上银行等日常业务。在交换机和路由器上制定访问控制权限,通过访问控制列表,有效控制内部计算机的访问权限,以提高网络的整体性和安全性。
  2.2建立病毒防护体系
  系统管理员面对计算机病毒必须有准确的认识和判断,建立立体防病毒体系,将电脑的使用过程进行逐层分解,在网络中的每台工作站、服务器及网关处都要部署相应的网络防病毒产品,对每一层进行分别控制和管理,在病毒可能利用的各个传播渠道对病毒进行拦截和查杀,不给病毒留有任何藏匿的空间,从而达到病毒整体防护的效果。只有建立一个有层次的、立体的防病毒体系,才能有效制止病毒在网络内部的蔓延和传播[5]。
  2.3多级访问控制
  访问控制采用分布式多级安全访问控制方法,通过PKI(Public Key Infrastructure)技术提供相应的身份认证与信息加密,财务人员通过使用自己的身份证书登陆,服务器自动记录相应的用户访问信息,方便日后检查。
  2.4数据备份和恢复技术
  建立一套完整的数据备份和恢复措施是财务管理工作的组成部分,应将系统的数据或状态按照一定的周期存储在备份磁盘上,并将备份磁盘离线存放。一旦系统发生故障需要恢复时,可以从备份磁盘上恢复备份的数据到系統中。
  3管控监督安全
  勘察设计单位的业务具有长期性,一般情况下不是一个会计年度就能全部完成某一个项目的勘察设计任务的,少则三五年,多则十几年、几十年之久。这些都给如何建立勘察设计单位的财务预算制度、财务审查及分析制度、预警机制,完善管控监督工作带来了挑战。勘察设计单位一般是知识密集型的单位,其支出主要体现在人工费用上,其次是设备费、管理费用;其收入具有的特征是时期长、项目差异大、收入额度不确定等。收入、支出均有别于一般企业。
  3.1财务预算制度健全
  目前我国勘测设计单位多数已划入企业类,但由于大多数是由以前的事业单位转制而来,因此在工作方法、财务处理、员工的思维意识等方面仍然存有事业单位的踪影,要想真正地贯彻现代企业财务管理的理念还尚需时日。
  由于勘测设计项目的规模大小、所在区域、资源投入等具有较大的差别,财务预算已成为勘测设计单位财务管理的重要组成部分,是各项财务活动的前提和依据。只有这样,才能有效发挥预算分配和监督职能,合理、科学配置资源,提高预算资金的使用率,保障和促进勘测设计项目的生产、科研等各项事业发展。当今,综合利用部门兼项目的矩阵式管理模式在勘测设计单位得到普遍运用,采用弹性与滚动预算相结合的方法健全财务预算制度,可起到较好的调控作用。受勘测设计市场、业主筹资以及项目审批立项的影响,年初在不能准确预测预期勘测设计工作量的情况下,按年度内可能发生勘测设计项目的工作量分别编制相应的、独立的预算,并运用弹性预算能够在控制数量变化的基础上,对全院生产经营业绩进行宏观评价指导;年内按季度划分成2~4个固定期,进行预算编制,每一个预算分期根据实际项目进行调整,逐期向后滚动,保持预算的完整性和持续性,对未来固定时间段的经济活动有所规划,有利于企业生产经营稳定和有序进行,由于预算不断滚动修整,使得预算与实际情况更加适应。
  3.2财务审查及分析制度
  建立定期财务审查及分析制度,检查财务经济指标落实情况,分析存在的问题和原因,提出改进措施,是加强单位内部管控、不断提高财务核算水平的重要举措。财务分析时间一般在季度终结后,根据编出的季度会计报表,由总会计师组织相关人员针对本季度完成的各项经济指标、财务成本指标,对本季度生产经营活动情况进行分析。主要包括:
  (1)生产经营情况
  说明本期生产经营形势、生产项目的投入与完成状况、采取的主要措施和取得的生产经营业绩。
  (2)财务指标的执行情况
  具体内容包括:①经营收入方面,经营收入指标的完成情况,通过数字对比分析营业利润和影响因素。②成本费用方面,说明项目成本和费用预算完成情况及主要影响因素,以及在降低成本和控制费用开支方面采取的措施和方法。③利润方面,按典型项目说明利润及其影响因素,分析增加利润而采取的措施和方法;④资金方面,说明资金预算的完成及影响,分析资金运用是否合理、有效,在加强资金管理、提高资金使用效果方面采取的措施和取得的成果。
  (3)存在问题和改进意见
  依据检查分析得出生产经营、财务管控存在的问题,结合市场行情、企业发展战略调整,有针对性的提出改进意见或措施,完善内部管理、提高经济效益。
  常用的财务审查及分析方法主要有全面分析、简要分析、专题分析和典型分析,各种方法密切配合、相互补充,可根据分析的目的和内容灵活采用。对财务审查及分析的要求要站在全局的角度,突出重点,实事求是,以期提高财务核算及管控水平。
  3.3财务预警机制
  工程勘察设计企业,当项目服务完成后能否及时全部回笼货币资金,是勘察设计企业的主要财务来源。由于项目建设和服务过程中的设计变更、修改变动,存在于项目实施的全过程中,业主的满意度直接影响到资金收入的时间和金额上。因此,资金回收风险是勘察设计企业的不可忽视的重要风险。
  财务预警系统是以企业信息化为基础,以企业财务报表、综合经营计划以及其他相关财务资料为依据,利用财会、企业管理等理论,对企业在经营管理活动中潜在风险进行实时监控的系统[6]。财务预警就是利用财务指标度量企业财务状况偏离预警线的强弱程度发出财务警戒信号的过程。财务预警机制是企业选择重点检测财务指标,确定财务危机警戒标准,监测和发现财务危机,及时警示企业负责人提出防范措施的一种制度安排。
  4工作环境安全
  主要是指工作场所的门窗等环境设施安全。财务人员应充分认识财务环境安全在企业工作中的重要地位,工作场所内外安装多点位24小时视频监控。财务室四周门、窗安装质量可靠的防盗门和铁窗栅,配备专用保险箱,保证灭火器等消防设施的有效使用。各类电器设备使用后应及时关闭或切断电源,离开时及时设置报警装置,关好防盗门窗。报警器主机夜间设专人值班,值班人员要经常对财务室的安全情况进行巡逻检查。做好防火、防盗等安全防范工作。
  5结语
  以财务管理为核心,已成企业和经济界人士的共识。会计核算是反映和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作。只有健全财务管理信息系统安全,才能保证财务管理系统的各种资源免受自然或人为的破坏。
  
  参考文献
  [1] 刘海燕,财务安全不仅仅是“现金”的安全——浅议财务会计工作安全[J],交通财会,2007.02,p39-41。
  [2] 林春梅,建立健全企业内部控制,促进企业健康发展[J],北方经贸,2011.11,p107。
  [3] 周庆开,组织设计管理中不相容职务的设定,现代管理科学[J],2006.11,p100-101。
  [4] 张树军;荣春秀,斩断伸向社保基金的“黑手”,就业与保障[J],2011.11,p50-51。
  [5] 边歆,防病毒需要立体化[N],网络世界,2008年11月17日。
  [6] 黄桂东,勘察设计企业财务风险成因及其对策研究[J],中国西部科技,2010.02,p65-66。
  
  作者简介:
  傅长锋(1963-),男,河北泊头人,博士,教授级高工。
  通讯单位:河北省水利水电勘测设计研究院,邮编:300250
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