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摘 要:合同是建筑企业经济法律关系主体的纽带,因此合同管理是建筑企业管理的重要内容。本文从项目管理的角度,分析了建筑企业合同管理的项目化框架体系,提出了建筑企业合同管理的项目化管理思路。
关键词:建筑企业;合同管理;项目管理
引言
在建筑企业,合同的主要对象是建设项目。合同是对项目的概要表征的描述。这种概要描述涵盖了时间、费用及质量等条件限制。这种限制使合同具有项目的一些属性特征。例如合同的时间与建设项目的时间相同、合同的成本表现为一种代价、合同的质量表现为变更的次数等。这些合同都是针对项目的,通过企业互相联系,并且关系到企业利润目标的实现。
目前企业合同管理的方法主要是通过建立必要的管理机构和管理制度,对订立、履行、变更、解除合同及合同纠纷等活动进行计划、组织、控制、调解、诉讼和监督、检查,使合同依法订立并实际履行和全面履行,以达到提高经济效益的目的。[1]这种方法是从事务管理的角度进行的合同管理。既然建筑企业合同是针对具体项目,是对项目的概要描述。那么就可以从项目管理角度探讨建筑企业的合同管理。本文正是从这个角度出发,分析探讨了建筑企业合同管理的项目管理方法。
1. 建筑企业合同管理的重要性
1.1合同是建筑企业经营管理的核心
合同管理工作贯穿于建筑企业管理的全过程,建筑企业任何活动的实施,都是通过合同来实现的,通过合同对项目的概要描述,有关各方协调一致地开展工作,履行各自的职责。因此,合同是建筑企业经营管理的核心。
1.2合同是界定权责利的法律基础
合同界定了合同双方基本的责权利关系,它构成了合同实施的组织保证体系。合同是签订人的最高行为准则,是签订人履行义务、享有权利的法律基础。
1.3合同是处理各种争执和纠纷的法律证据
在合同履行过程中,合同双方不可避免地产生各种争执和纠纷,而调处这些争执和纠纷的主要尺度和依据应是合同双方在合同中事先做出的各种约定和承诺,这样合同充当了处理合同实施过程中各种争执和纠纷的法律依
据。[2]
正是合同在建筑企业中发挥着重要的作用,因此它是企业管理的重要内容之一。合同管理的水平,直接影响建筑企业的经济效益,甚至影响到企业的生存发展。因此,建筑企业应充分重视合同管理工作,做好合同管理。
2. 建筑企业合同管理的内容
PMBOK把项目管理知识划分为九个知识领域:集成管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理和采购管理。由于在PMBOK中,合同管理包含在采购管理中,所以从项目管理角度,对建筑企业合同管理分析时,不包括采购管理,仅包含其他八个方面的管理,其内容如表1所示。
3. 建筑企业合同管理的对象系统
3.1目标定义
目标是合同管理的灵魂,它界定了合同管理所达到的成果或预期。目标定义首先要分析环境,然后根据环境分析的内容确定目标体系。
(1)合同管理环境分析
对合同管理的整个环境进行有效分析,包括公司领导对合同管理的要求、可投入合同管理的资源约束等。最后形成环境分析报告。
(2)建立合同管理目标体系
根据环境的分析,确定合同管理的总目标和各层次的目标,并对目标的具体内容和重要性进行表述:哪些是必然(强制性)目标,哪些是期望目标,哪些是阶段性目标,不同的目标之间有哪些联系和矛盾。在这些问题确认清楚后,便可建立合同管理目标体系,这有利于对合同管理的控制。
3.2合同管理范围分析
合同管理范围是指为了成功达到合同管理的目标,对合同管理的对象的确定,这些对象包含:协议书;中标通知书、投标书及其附件、专用条款、通用条款、标准规范及技术文件、图纸、工程量清单、工程报价单或预算书、洽商变更等书面协议或文件等。具体而言,合同管理范围就是定义合同管理的工作边界,常用的工具是工作分解结构WBS,它以可交付成果为导向对合同管理对象进行的分组,直至形成合同管理包,它归纳和定义了合同管理的工作范围。如图1所示。
4. 建筑企业合同管理的组织流程系统
在明确了合同管理的对象后,就需要安排人员按照一定的流程进行合同管理,确保合同管理目标的实现。
4.1合同管理的组织与职责
对于建筑企业,一个完整的合同管理组织体系如图2所示。这个系统主要由公司领导层、公司执行层以及项目执行层构成以及附加组织构成。公司领导层主要由归口领导构成,公司执行层主要由公司归口管理部门及配合部门构成,项目执行层主要由各项目管理团队构成。附加组织主要由各种专家委员会构成。这些结构组合在一起,形成了完整的组织系统。其主要组成部门的职责如下:
(1)公司归口领导的主要职责
* 对公司是否进行投标进行评审;
* 对合同进行评审,并对合同管理情况进行检查等。
(2)公司归口管理部门主要职责
* 制定公司合同管理制度;
* 监督、指导、协助合同承办单位合同的签订和履行;
* 编制合同管理报告;
* 负责合同归档管理工作;
* 负责合同专用章的管理等。
(3)项目合同管理团队主要职责
* 收集、整理起草合同所需资料;
* 召集相关人员与对方进行谈判、并起草合同;
* 负责将合同报送归口部门组织评审,并根据评审后的意见修改合同;
* 负责项目合同的建档管理和履行,及时解决合同履行中出现的问题等。
4.2合同管理的流程
合同管理流程是指合同管理活动中一系列相互关联行为的序列结构,它反映了这些活动的先后顺序、承转关系,制约、推进和输入输出的客观规律。在建筑企业合同管理中,流程主要由两类:收入合同流程和支出合同流
程。尽管这两类合同的类型不同,但管理的流程是一样的。根据合同的周期、合同类型以及合同管理的组织,形成的合同管理流程系统,如图3所示。
4.3合同管理制度
建立健全合同管理制度是管好合同的制度保障,是对组织流程系统的制约与促进。建筑企业合同制度能使企业合同管理工作规范化及使企业各方面步调一致。这些制度包括:岗位责任制度、委托代理制度、审批审查制度、台帐统计制度、监督考核制度、档案管理制度等。
5. 总结
建筑企业合同管理是一项重要的内容。本文从项目管理视角出发,分析了建筑企业合同管理的八个方面的内容、合同管理的对象以及合同管理的组织流程系统。这是一种合同管理方法的探讨,希望能为建筑企业合同管理提供一种借鉴。
参考文献:
[1] 郝秀凤.试论企业合同管理[J].中国民营科技与经济.2007,1:80-84
[2] 毕韬.电力工程合同管理探析.科技资讯.2006,26:131-132
关键词:建筑企业;合同管理;项目管理
引言
在建筑企业,合同的主要对象是建设项目。合同是对项目的概要表征的描述。这种概要描述涵盖了时间、费用及质量等条件限制。这种限制使合同具有项目的一些属性特征。例如合同的时间与建设项目的时间相同、合同的成本表现为一种代价、合同的质量表现为变更的次数等。这些合同都是针对项目的,通过企业互相联系,并且关系到企业利润目标的实现。
目前企业合同管理的方法主要是通过建立必要的管理机构和管理制度,对订立、履行、变更、解除合同及合同纠纷等活动进行计划、组织、控制、调解、诉讼和监督、检查,使合同依法订立并实际履行和全面履行,以达到提高经济效益的目的。[1]这种方法是从事务管理的角度进行的合同管理。既然建筑企业合同是针对具体项目,是对项目的概要描述。那么就可以从项目管理角度探讨建筑企业的合同管理。本文正是从这个角度出发,分析探讨了建筑企业合同管理的项目管理方法。
1. 建筑企业合同管理的重要性
1.1合同是建筑企业经营管理的核心
合同管理工作贯穿于建筑企业管理的全过程,建筑企业任何活动的实施,都是通过合同来实现的,通过合同对项目的概要描述,有关各方协调一致地开展工作,履行各自的职责。因此,合同是建筑企业经营管理的核心。
1.2合同是界定权责利的法律基础
合同界定了合同双方基本的责权利关系,它构成了合同实施的组织保证体系。合同是签订人的最高行为准则,是签订人履行义务、享有权利的法律基础。
1.3合同是处理各种争执和纠纷的法律证据
在合同履行过程中,合同双方不可避免地产生各种争执和纠纷,而调处这些争执和纠纷的主要尺度和依据应是合同双方在合同中事先做出的各种约定和承诺,这样合同充当了处理合同实施过程中各种争执和纠纷的法律依
据。[2]
正是合同在建筑企业中发挥着重要的作用,因此它是企业管理的重要内容之一。合同管理的水平,直接影响建筑企业的经济效益,甚至影响到企业的生存发展。因此,建筑企业应充分重视合同管理工作,做好合同管理。
2. 建筑企业合同管理的内容
PMBOK把项目管理知识划分为九个知识领域:集成管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理和采购管理。由于在PMBOK中,合同管理包含在采购管理中,所以从项目管理角度,对建筑企业合同管理分析时,不包括采购管理,仅包含其他八个方面的管理,其内容如表1所示。
3. 建筑企业合同管理的对象系统
3.1目标定义
目标是合同管理的灵魂,它界定了合同管理所达到的成果或预期。目标定义首先要分析环境,然后根据环境分析的内容确定目标体系。
(1)合同管理环境分析
对合同管理的整个环境进行有效分析,包括公司领导对合同管理的要求、可投入合同管理的资源约束等。最后形成环境分析报告。
(2)建立合同管理目标体系
根据环境的分析,确定合同管理的总目标和各层次的目标,并对目标的具体内容和重要性进行表述:哪些是必然(强制性)目标,哪些是期望目标,哪些是阶段性目标,不同的目标之间有哪些联系和矛盾。在这些问题确认清楚后,便可建立合同管理目标体系,这有利于对合同管理的控制。
3.2合同管理范围分析
合同管理范围是指为了成功达到合同管理的目标,对合同管理的对象的确定,这些对象包含:协议书;中标通知书、投标书及其附件、专用条款、通用条款、标准规范及技术文件、图纸、工程量清单、工程报价单或预算书、洽商变更等书面协议或文件等。具体而言,合同管理范围就是定义合同管理的工作边界,常用的工具是工作分解结构WBS,它以可交付成果为导向对合同管理对象进行的分组,直至形成合同管理包,它归纳和定义了合同管理的工作范围。如图1所示。
4. 建筑企业合同管理的组织流程系统
在明确了合同管理的对象后,就需要安排人员按照一定的流程进行合同管理,确保合同管理目标的实现。
4.1合同管理的组织与职责
对于建筑企业,一个完整的合同管理组织体系如图2所示。这个系统主要由公司领导层、公司执行层以及项目执行层构成以及附加组织构成。公司领导层主要由归口领导构成,公司执行层主要由公司归口管理部门及配合部门构成,项目执行层主要由各项目管理团队构成。附加组织主要由各种专家委员会构成。这些结构组合在一起,形成了完整的组织系统。其主要组成部门的职责如下:
(1)公司归口领导的主要职责
* 对公司是否进行投标进行评审;
* 对合同进行评审,并对合同管理情况进行检查等。
(2)公司归口管理部门主要职责
* 制定公司合同管理制度;
* 监督、指导、协助合同承办单位合同的签订和履行;
* 编制合同管理报告;
* 负责合同归档管理工作;
* 负责合同专用章的管理等。
(3)项目合同管理团队主要职责
* 收集、整理起草合同所需资料;
* 召集相关人员与对方进行谈判、并起草合同;
* 负责将合同报送归口部门组织评审,并根据评审后的意见修改合同;
* 负责项目合同的建档管理和履行,及时解决合同履行中出现的问题等。
4.2合同管理的流程
合同管理流程是指合同管理活动中一系列相互关联行为的序列结构,它反映了这些活动的先后顺序、承转关系,制约、推进和输入输出的客观规律。在建筑企业合同管理中,流程主要由两类:收入合同流程和支出合同流
程。尽管这两类合同的类型不同,但管理的流程是一样的。根据合同的周期、合同类型以及合同管理的组织,形成的合同管理流程系统,如图3所示。
4.3合同管理制度
建立健全合同管理制度是管好合同的制度保障,是对组织流程系统的制约与促进。建筑企业合同制度能使企业合同管理工作规范化及使企业各方面步调一致。这些制度包括:岗位责任制度、委托代理制度、审批审查制度、台帐统计制度、监督考核制度、档案管理制度等。
5. 总结
建筑企业合同管理是一项重要的内容。本文从项目管理视角出发,分析了建筑企业合同管理的八个方面的内容、合同管理的对象以及合同管理的组织流程系统。这是一种合同管理方法的探讨,希望能为建筑企业合同管理提供一种借鉴。
参考文献:
[1] 郝秀凤.试论企业合同管理[J].中国民营科技与经济.2007,1:80-84
[2] 毕韬.电力工程合同管理探析.科技资讯.2006,26:131-132