论文部分内容阅读
摘 要 高等院校档案数字信息化建设是现代高等院校档案管理改革的方向。本文分析了高校档案管理信息化所面临的机遇与挑战，探讨了体育院校档案数字信息化建设的可行性。
关键词 档案管理 信息化建设 资源共享
中图分类号：G47 文献标识码：A
Talking about Digital Information Construction of Files in Colleges
WANG Zhijun
(Personnel Department, Wuhan Sports University, Wuhan, Hubei 430079)
Abstract This article analyzes the opportunities and challenges of the reform of archives management in universities and explores the possibility of it.
Key words file management; information construction; resource sharing
所谓档案信息化，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。高校档案信息化管理，其核心内容是利用电子计算机和信息网络技术，对收集的档案材料进行数字处理，进行存储、加工、检索、传输，实现档案更好的服务社会。
1 高校档案信息化建设的历史机遇
在2011年10月26日，党的十七届六中全会通过了《中共中共关于为深化文化体制改革推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》，全会提出，对优秀文化的传承是推动社会主义文化大发展大繁荣中一个重要因素。一切文化都是人类认识和改造自然、社会的实践经验的总结和物质形态的凝聚。档案作为一种记录历史的资料，是一种特殊的文化资源，是信息的一种特殊的形式和载体。档案是人类在各种社会实践活动中有意识地逐步积累和保存下来的、反映人类社会历史活动的文化信息的载体，是文化浓缩的成果，是人类认识世界和改造世界的历史记录。随着社会的进步、观念的转变，档案不仅仅只是看着成记录历史的载体，应当认识到它是一种重要的文化资源，是文化的组成部分，具有独特的文化价值和文化作用。
2 高校档案信息化管理的可行性分析
2.1 档案信息化建设是档案现代化管理发展的方向
档案信息化是档息发展的需要，原因主要有四个方面。第一、传统查阅档案一直靠传统的手工操作，服务效率和服务水平相对较为低下，远远不能满足社会利用档案信息资源的需要。第二、校内珍贵的馆藏资料因随着时间的推移，已逐渐变色脱质，缺角断页，若不及时加快档案信息化建设，这些珍贵的馆藏资料将难以长期保存。第三、随着档案数量的逐年增加，对档案存放的场地要求越来越大，档案室或档案馆场地面积毕竟是有限的，而档案的收集是无限的，最终将是饱和而无法接收。第四、档案数字信息化管理能使珍贵的档案资料能够永久保存，并更好地服务于社会。因此，加快馆藏档案信息化建设是档案现代化管理发展的方向。
2.2 档案信息化是档案价值和档案作用的内在需求
档案的功能主要表现为文化保存功能，文化传播功能，文化教育功能，文化借鉴功能，文化凭证作用。通过现代科学技术，通过扫描，摄像和输入等现代技术方法，转化成为电子档案，就可以利用现代科学发展的成果，发挥电子信息的优点：传输速度快，资源易于共享，保护保存容易，保存场地不受空间限制等特点，档案通过转化为电子数据信息后，不但可以完整的保全了档案的功能，还使档案的价值和作用得到更加充分的发挥和挖掘。在信息化条件下，不同载体、不同类型的电子文档一体化已成为普遍共识，档案信息化也将会成为未来档案馆的主要发展方向。
2.3 计算机和网络技术的普及为档案信息化建设提供了信息传输的平台
随着高校的快速发展，各个高等院校为了应适现代化的办学需要，都加大了互联网接入信息设备的投入，许多高等院校已经或正在设立自己的校园网，通过交换器、路由器等网络设备联接到教育科研网和国际互联网。校园网络的建设为教学、科研等学术交流提供了平台，方便学生在网上学习各种知识，为办公和后勤服务工作提高了工作效率。近年来，经过不断升级、换代，网络速度、网络条件得到很大的提升，校园主干网网速已达到1G以上。信息传递和交流变得越来越容易了，这也为档案信息化建设发展带来了机遇，为高校档案的信息资源的收集整理和服务拓宽了道路，为高校档案信息化的建设奠定了坚实的物质基础。
2.4 高速大容量的存储备的产生为档案信息化的存储提供了足够的容量
档案信息数字化后，最终转化为电子数据，需要把电子档案数据保存到存储系统中，存储系统是档案资源的载体。存储需求应具有以下特点：可用性，即不间断的访问能力；高性能，即高访问速度和快响应时间；可扩展性，即数据和业务内容的增长速度快；可共享性，即数据的使用是开放的；可管理性，即方便的操作界面和灵活的管理模式；可靠性，即数据安全和容错；容灾能力，即系统的抗灾能力，恢复能力。磁盘阵列具有容量大、反应快、安全稳定等特点，完全能达到上述工作要求，因此是构建存储系统的首选。
3 档案信息数字化建设
档案信息化建设主要包括基础设施建设，档案信息源建设、标准规范建设、和人才队伍建设四个方面，只有对每一个方面工作都严格要求，相互配合，档案信息化建设才能取得成功。
3.1 硬件的建设
系统硬件一般由服务器，微型计算机，交换机、路由器、存储器以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等方面组成，系统的规模要参考学校的规模和在校师生人数，通过在校师生的人数，以及需达到的工作要求，可能初略计算基本硬件的数量和网络的规模。另外还要根据学校的类型，有针对性地选择数字资源规模，初步确定存储的容量。
3.2 档案信息资源建设
数字化资源建设是发展档案信息化的前提条件，不然，档案信息化发展犹如无米之炊、无本之木，借助各种现代信息技术, 通过扫描、录入、下载、照片等途经将分布于不同时空环境下的各种数字化资源组织与管理起来，形成一个有序的资源保障体系，提供给读者使用。
3.3 标准规范建设
档案的工作流程主要包括：收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究、利用 8项工作，针对每一项工作特点，并组合计算机的特点，制订管理规范，包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、原数据、对象数据格式标准等；要注重技术规范，包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式。在设计档案信息管理软件系统时，在系统中要体现管理规范要求，充分发挥管理软件的作用，减少后期人为出错。
3.4 人才队伍建设
在档案信息化建立过程中，人的因素是最重要的因素，只有高素质的档案信息管理队伍，档案信息化的建立才能发挥最大的社会作用，因此加强档案管理人员的素质至关重要，高校领导应高度重视档案管理人员的素质提高，给档案管理人员多提供机会，鼓励他们提高学历，参加各种专业培训，提高其计算机运用能力和档案管理理论水平，增加知识的积累和开拓工作的视野，最终达到更好的服务高校教学科研。
总之，档案信息化是高校档案事业的发展方向。应充分抓住当前的历史机遇，充分利用信息时代各项科学技术，促进档案信息建设得以发展，并取得成效，使档案价值和档案作用得到充分的发挥和挖掘，最终达到更好的为高等学校教学、科研和管理服务的目的。
参考文献
[1] 杨剑,梁娟.刍议高校档案信息化建设中的问题与对策[J].科技档案,2009(4).
[2] 秦建华.基于网络环境的高校档案工作探讨[J].职业时空,2007(18):67.
关键词 档案管理 信息化建设 资源共享
中图分类号：G47 文献标识码：A
Talking about Digital Information Construction of Files in Colleges
WANG Zhijun
(Personnel Department, Wuhan Sports University, Wuhan, Hubei 430079)
Abstract This article analyzes the opportunities and challenges of the reform of archives management in universities and explores the possibility of it.
Key words file management; information construction; resource sharing
所谓档案信息化，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。高校档案信息化管理，其核心内容是利用电子计算机和信息网络技术，对收集的档案材料进行数字处理，进行存储、加工、检索、传输，实现档案更好的服务社会。
1 高校档案信息化建设的历史机遇
在2011年10月26日，党的十七届六中全会通过了《中共中共关于为深化文化体制改革推动社会主义文化大发展大繁荣若干重大问题的决定》，全会提出，对优秀文化的传承是推动社会主义文化大发展大繁荣中一个重要因素。一切文化都是人类认识和改造自然、社会的实践经验的总结和物质形态的凝聚。档案作为一种记录历史的资料，是一种特殊的文化资源，是信息的一种特殊的形式和载体。档案是人类在各种社会实践活动中有意识地逐步积累和保存下来的、反映人类社会历史活动的文化信息的载体，是文化浓缩的成果，是人类认识世界和改造世界的历史记录。随着社会的进步、观念的转变，档案不仅仅只是看着成记录历史的载体，应当认识到它是一种重要的文化资源，是文化的组成部分，具有独特的文化价值和文化作用。
2 高校档案信息化管理的可行性分析
2.1 档案信息化建设是档案现代化管理发展的方向
档案信息化是档息发展的需要，原因主要有四个方面。第一、传统查阅档案一直靠传统的手工操作，服务效率和服务水平相对较为低下，远远不能满足社会利用档案信息资源的需要。第二、校内珍贵的馆藏资料因随着时间的推移，已逐渐变色脱质，缺角断页，若不及时加快档案信息化建设，这些珍贵的馆藏资料将难以长期保存。第三、随着档案数量的逐年增加，对档案存放的场地要求越来越大，档案室或档案馆场地面积毕竟是有限的，而档案的收集是无限的，最终将是饱和而无法接收。第四、档案数字信息化管理能使珍贵的档案资料能够永久保存，并更好地服务于社会。因此，加快馆藏档案信息化建设是档案现代化管理发展的方向。
2.2 档案信息化是档案价值和档案作用的内在需求
档案的功能主要表现为文化保存功能，文化传播功能，文化教育功能，文化借鉴功能，文化凭证作用。通过现代科学技术，通过扫描，摄像和输入等现代技术方法，转化成为电子档案，就可以利用现代科学发展的成果，发挥电子信息的优点：传输速度快，资源易于共享，保护保存容易，保存场地不受空间限制等特点，档案通过转化为电子数据信息后，不但可以完整的保全了档案的功能，还使档案的价值和作用得到更加充分的发挥和挖掘。在信息化条件下，不同载体、不同类型的电子文档一体化已成为普遍共识，档案信息化也将会成为未来档案馆的主要发展方向。
2.3 计算机和网络技术的普及为档案信息化建设提供了信息传输的平台
随着高校的快速发展，各个高等院校为了应适现代化的办学需要，都加大了互联网接入信息设备的投入，许多高等院校已经或正在设立自己的校园网，通过交换器、路由器等网络设备联接到教育科研网和国际互联网。校园网络的建设为教学、科研等学术交流提供了平台，方便学生在网上学习各种知识，为办公和后勤服务工作提高了工作效率。近年来，经过不断升级、换代，网络速度、网络条件得到很大的提升，校园主干网网速已达到1G以上。信息传递和交流变得越来越容易了，这也为档案信息化建设发展带来了机遇，为高校档案的信息资源的收集整理和服务拓宽了道路，为高校档案信息化的建设奠定了坚实的物质基础。
2.4 高速大容量的存储备的产生为档案信息化的存储提供了足够的容量
档案信息数字化后，最终转化为电子数据，需要把电子档案数据保存到存储系统中，存储系统是档案资源的载体。存储需求应具有以下特点：可用性，即不间断的访问能力；高性能，即高访问速度和快响应时间；可扩展性，即数据和业务内容的增长速度快；可共享性，即数据的使用是开放的；可管理性，即方便的操作界面和灵活的管理模式；可靠性，即数据安全和容错；容灾能力，即系统的抗灾能力，恢复能力。磁盘阵列具有容量大、反应快、安全稳定等特点，完全能达到上述工作要求，因此是构建存储系统的首选。
3 档案信息数字化建设
档案信息化建设主要包括基础设施建设，档案信息源建设、标准规范建设、和人才队伍建设四个方面，只有对每一个方面工作都严格要求，相互配合，档案信息化建设才能取得成功。
3.1 硬件的建设
系统硬件一般由服务器，微型计算机，交换机、路由器、存储器以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等方面组成，系统的规模要参考学校的规模和在校师生人数，通过在校师生的人数，以及需达到的工作要求，可能初略计算基本硬件的数量和网络的规模。另外还要根据学校的类型，有针对性地选择数字资源规模，初步确定存储的容量。
3.2 档案信息资源建设
数字化资源建设是发展档案信息化的前提条件，不然，档案信息化发展犹如无米之炊、无本之木，借助各种现代信息技术, 通过扫描、录入、下载、照片等途经将分布于不同时空环境下的各种数字化资源组织与管理起来，形成一个有序的资源保障体系，提供给读者使用。
3.3 标准规范建设
档案的工作流程主要包括：收集、整理、价值鉴定、保管、编目和检索、统计、编辑和研究、利用 8项工作，针对每一项工作特点，并组合计算机的特点，制订管理规范，包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、原数据、对象数据格式标准等；要注重技术规范，包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式。在设计档案信息管理软件系统时，在系统中要体现管理规范要求，充分发挥管理软件的作用，减少后期人为出错。
3.4 人才队伍建设
在档案信息化建立过程中，人的因素是最重要的因素，只有高素质的档案信息管理队伍，档案信息化的建立才能发挥最大的社会作用，因此加强档案管理人员的素质至关重要，高校领导应高度重视档案管理人员的素质提高，给档案管理人员多提供机会，鼓励他们提高学历，参加各种专业培训，提高其计算机运用能力和档案管理理论水平，增加知识的积累和开拓工作的视野，最终达到更好的服务高校教学科研。
总之，档案信息化是高校档案事业的发展方向。应充分抓住当前的历史机遇，充分利用信息时代各项科学技术，促进档案信息建设得以发展，并取得成效，使档案价值和档案作用得到充分的发挥和挖掘，最终达到更好的为高等学校教学、科研和管理服务的目的。
参考文献
[1] 杨剑,梁娟.刍议高校档案信息化建设中的问题与对策[J].科技档案,2009(4).
[2] 秦建华.基于网络环境的高校档案工作探讨[J].职业时空,2007(18):67.