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化繁为简，选择适合方式
近年来，我校立足于地方和学校实际，积极寻求建立扁平化管理模式，在上级部门的支持下，进行了组织调整，使校级团体仅由校长(书记)、常务副校长和副书记组成，中层团体由办公室、教务处、教科室、政教处、总务处和团委组成，下设三个年级组工作部，支部建立在年级部上。同时，学校取消了原来的校长办公会，仅保留行政例会和支部例会，使这两种例会成为办学决策的中心载体。由此，中层处室成了真正的行政决策实体和行政管理实体，蕴藏着众多领导潜力。但要保证决策无误和管理到位，还是离不开信息沟通。信息沟通是学校计划和决策的基础，是学校组织和控制过程的依据，是学校处室、年级部乃至教研组、备课组形成管理网络的纽带。对此，我们有清醒的认识。当然，如何进行高效的信息沟通，更是我们要寻找的答案。
经过实践和思考，我们认为，作为带有团体性质、公务性质的处室信息沟通，如果仅采用通常的沟通方式，已有明显的局限。如会议沟通容易陷入“文山会海”，除非是要解决较重大、较复杂的问题，一般不宜采用(例会除外)；口头、纸质文件或电话沟通往往要付出较多的时间、物质、费用等，效率也不是很高。E-Mail沟通虽然比较经济，且不受场地限制，但也只适用于解决较简单的问题或发布信息。而基于IM技术的QQ群平台则不然，它几乎解决了上述沟通形式的所有不足，呈现出很大优势。它既可以随机发布简单的信息，也可以即时讨论复杂的事宜，且成本低廉。采取QQ群平台进行处室信息沟通，是现时我校在众多沟通方式中确定的主要方式，它已明显表现出简便、快捷、高效的特点。
严密组织，明确处室任务
采取QQ群平台进行处室信息沟通，应严密组织、科学引导。除要求群成员严格遵守网络规则外，还要做好群平台的建立和群成员的任务安排工作。一般而言，群平台的建立只需具备相关常识即可完成，但我校除此之外更强调了以下几点：首先，一是办公室主任担当群平台的管理员，负责群平台的建立和管理；二是群成员不只是处室成员，还邀请校长室、党支部、团委、工会等机构的同事作为成员；三是群名片力求醒目得体，让群成员一看便知道彼此的身份。其次，在群任务的安排上，我校本着“突出主体，兼顾其他”的原则，明确各处室和团委、工会是群平台的重要成员，负责处室和团委、工会的信息发布及重点工作的讨论交流，其中办公室为核心成员，负责讨论交流的主持，同时负责上级下发的“电子政务”的转发和相关工作的布置；明确校长室和党支部为观察员、监督员、裁判员，发挥应有作用。
我校对干部提出如下要求：一是全体干部尤其是校级干部应带头学习现代信息技术，学习计算机知识，提高计算机操作技能，且在此期间，进一步增强对运用现代信息技术手段提升领导效率的重要性、必要性、紧迫性的认识，快速提升利用现代信息教育技术强化学校管理的践行力和领导力；二是遵守群平台工作制度，养成良好的工作作风和工作习惯。如将QQ群平台看做是自己的工作家园，养成在办公室开机即启动QQ的习惯，注意“任务栏气泡提示”或“声音提示”，主动接收一般信息，积极参加制度规定的每周固定时段的集中讨论交流，等等。
用心操作，发挥特定效能
客观地说，目前我校QQ群平台的效能发挥还只是表现在“两个方面”和“两个重点”上：一是信息发送，以转发上级电子政务为重点；二是讨论交流，以关注下周例会主题为重点。在电子政务转发上，我们力求保证及时性、准确性和可靠性，即办公室管理员随时查看上级电子政务平台上的信息，根据信息所属的学段要求(上级电子政务往往采取不分学段的群发式)，决定是否需要下载待用；根据信息内容性质，较为准确地确定信息任务所属的处室部门，予以转发；利用网上校讯通平台，以手机短信的形式转发信息告知应该接收者，以保证及时地接收，同时在群内告知，说明何种内容的信息已发给何人办理。在下周例会主题讨论交流上，我们确定每周五晚上的一个时段为群成员集体登录时间，并力求保证讨论交流的明确性、民主性、有效性，即办公室主任根据校长室或党支部的“指令”，发布下周一例会的主题，组织群成员有序讨论交流，做好调控；群成员简洁、务实地发表看法和建议；对于可在此立即拍板的问题，校长开始表态，当即拍板，对于尚要当面研究的敏感问题或难解问题，校长明示暂时“存疑”，留待周一例会集体研究解决。如此，我校的很多常规工作便在平台上安排布置，一些非常规工作和“存疑”下来的问题即使要在周一例会上研究，也会省去很多“口舌”，大大缩短了例会时间。再者，这种群平台讨论交流方式还使有些当面难以开口的问题得以“启齿”，增强了话语的真实性和可信度。
我校在注意上述“两个重点”外，还注意发挥群平台的其他功能，如“群共享”功能。我们要求各处室和相关部门，将适宜共享的文件，如学期计划、学期总结、课程表、教职工电话号码、学生分班花名册、日常及节假日值班表乃至有重要指导意义和教育意义的文件、文章等发布到平台上，以便大家随时下载阅读使用。
开辟途径，争取更大收益
其实，QQ群平台还有更多功能有待开发。我校现有的设想是，在积极完善已有的处室信息沟通功能的基础上，努力开辟新的途径，将学校网络化管理的空间拓展得更大些。如我们准备在软硬件更加成熟的时候，使用多人语音会话功能，由此弥补一般讨论交流仅限于文字而缺乏声音的不足，以便使问题的研究有声化。又如，我们准备使用视频会议功能，使群平台的讨论交流由文字扩展到声音和视频，以便使问题的研究更加有声有色。再如，我们准备将处室群和教师群的建立结合起来，创建学校QQ群平台讨论组，随时邀请普通教师参与处室工作和学校整体工作的讨论，由此了解教师的态度，听取教师的看法，吸纳教师的观点。另外，我们已经向全体教师发出倡议，希望大家都能开通个人QQ空间，畅言自己的心情，述说自己的意愿，表达个人诉求，尤其是以客观、公允、谦逊的态度对学校工作多提建设性的意见。同时，希望大家能把自己的得意之作通过在线提示告知同事，请同事观赏评价，以期获得趋于完美的答案。
一年多来，我校在处室信息沟通方面做出了一点尝试，其中的甘苦自不待言，我们的探索道路依然漫长，任务依然艰巨。
近年来，我校立足于地方和学校实际，积极寻求建立扁平化管理模式，在上级部门的支持下，进行了组织调整，使校级团体仅由校长(书记)、常务副校长和副书记组成，中层团体由办公室、教务处、教科室、政教处、总务处和团委组成，下设三个年级组工作部，支部建立在年级部上。同时，学校取消了原来的校长办公会，仅保留行政例会和支部例会，使这两种例会成为办学决策的中心载体。由此，中层处室成了真正的行政决策实体和行政管理实体，蕴藏着众多领导潜力。但要保证决策无误和管理到位，还是离不开信息沟通。信息沟通是学校计划和决策的基础，是学校组织和控制过程的依据，是学校处室、年级部乃至教研组、备课组形成管理网络的纽带。对此，我们有清醒的认识。当然，如何进行高效的信息沟通，更是我们要寻找的答案。
经过实践和思考，我们认为，作为带有团体性质、公务性质的处室信息沟通，如果仅采用通常的沟通方式，已有明显的局限。如会议沟通容易陷入“文山会海”，除非是要解决较重大、较复杂的问题，一般不宜采用(例会除外)；口头、纸质文件或电话沟通往往要付出较多的时间、物质、费用等，效率也不是很高。E-Mail沟通虽然比较经济，且不受场地限制，但也只适用于解决较简单的问题或发布信息。而基于IM技术的QQ群平台则不然，它几乎解决了上述沟通形式的所有不足，呈现出很大优势。它既可以随机发布简单的信息，也可以即时讨论复杂的事宜，且成本低廉。采取QQ群平台进行处室信息沟通，是现时我校在众多沟通方式中确定的主要方式，它已明显表现出简便、快捷、高效的特点。
严密组织，明确处室任务
采取QQ群平台进行处室信息沟通，应严密组织、科学引导。除要求群成员严格遵守网络规则外，还要做好群平台的建立和群成员的任务安排工作。一般而言，群平台的建立只需具备相关常识即可完成，但我校除此之外更强调了以下几点：首先，一是办公室主任担当群平台的管理员，负责群平台的建立和管理；二是群成员不只是处室成员，还邀请校长室、党支部、团委、工会等机构的同事作为成员；三是群名片力求醒目得体，让群成员一看便知道彼此的身份。其次，在群任务的安排上，我校本着“突出主体，兼顾其他”的原则，明确各处室和团委、工会是群平台的重要成员，负责处室和团委、工会的信息发布及重点工作的讨论交流，其中办公室为核心成员，负责讨论交流的主持，同时负责上级下发的“电子政务”的转发和相关工作的布置；明确校长室和党支部为观察员、监督员、裁判员，发挥应有作用。
我校对干部提出如下要求：一是全体干部尤其是校级干部应带头学习现代信息技术，学习计算机知识，提高计算机操作技能，且在此期间，进一步增强对运用现代信息技术手段提升领导效率的重要性、必要性、紧迫性的认识，快速提升利用现代信息教育技术强化学校管理的践行力和领导力；二是遵守群平台工作制度，养成良好的工作作风和工作习惯。如将QQ群平台看做是自己的工作家园，养成在办公室开机即启动QQ的习惯，注意“任务栏气泡提示”或“声音提示”，主动接收一般信息，积极参加制度规定的每周固定时段的集中讨论交流，等等。
用心操作，发挥特定效能
客观地说，目前我校QQ群平台的效能发挥还只是表现在“两个方面”和“两个重点”上：一是信息发送，以转发上级电子政务为重点；二是讨论交流，以关注下周例会主题为重点。在电子政务转发上，我们力求保证及时性、准确性和可靠性，即办公室管理员随时查看上级电子政务平台上的信息，根据信息所属的学段要求(上级电子政务往往采取不分学段的群发式)，决定是否需要下载待用；根据信息内容性质，较为准确地确定信息任务所属的处室部门，予以转发；利用网上校讯通平台，以手机短信的形式转发信息告知应该接收者，以保证及时地接收，同时在群内告知，说明何种内容的信息已发给何人办理。在下周例会主题讨论交流上，我们确定每周五晚上的一个时段为群成员集体登录时间，并力求保证讨论交流的明确性、民主性、有效性，即办公室主任根据校长室或党支部的“指令”，发布下周一例会的主题，组织群成员有序讨论交流，做好调控；群成员简洁、务实地发表看法和建议；对于可在此立即拍板的问题，校长开始表态，当即拍板，对于尚要当面研究的敏感问题或难解问题，校长明示暂时“存疑”，留待周一例会集体研究解决。如此，我校的很多常规工作便在平台上安排布置，一些非常规工作和“存疑”下来的问题即使要在周一例会上研究，也会省去很多“口舌”，大大缩短了例会时间。再者，这种群平台讨论交流方式还使有些当面难以开口的问题得以“启齿”，增强了话语的真实性和可信度。
我校在注意上述“两个重点”外，还注意发挥群平台的其他功能，如“群共享”功能。我们要求各处室和相关部门，将适宜共享的文件，如学期计划、学期总结、课程表、教职工电话号码、学生分班花名册、日常及节假日值班表乃至有重要指导意义和教育意义的文件、文章等发布到平台上，以便大家随时下载阅读使用。
开辟途径，争取更大收益
其实，QQ群平台还有更多功能有待开发。我校现有的设想是，在积极完善已有的处室信息沟通功能的基础上，努力开辟新的途径，将学校网络化管理的空间拓展得更大些。如我们准备在软硬件更加成熟的时候，使用多人语音会话功能，由此弥补一般讨论交流仅限于文字而缺乏声音的不足，以便使问题的研究有声化。又如，我们准备使用视频会议功能，使群平台的讨论交流由文字扩展到声音和视频，以便使问题的研究更加有声有色。再如，我们准备将处室群和教师群的建立结合起来，创建学校QQ群平台讨论组，随时邀请普通教师参与处室工作和学校整体工作的讨论，由此了解教师的态度，听取教师的看法，吸纳教师的观点。另外，我们已经向全体教师发出倡议，希望大家都能开通个人QQ空间，畅言自己的心情，述说自己的意愿，表达个人诉求，尤其是以客观、公允、谦逊的态度对学校工作多提建设性的意见。同时，希望大家能把自己的得意之作通过在线提示告知同事，请同事观赏评价，以期获得趋于完美的答案。
一年多来，我校在处室信息沟通方面做出了一点尝试，其中的甘苦自不待言，我们的探索道路依然漫长，任务依然艰巨。