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[摘 要]人事档案反映了一个人的工作经历、政治思想、业务技术水平、工作表现等情况，是历史、全面地考察员工的依据，是国家档案的组成部分。但近年来，随着各项改革的不断深入，以及公司机构调整和人员变动，人事档案管理出现了许多新情况，新问题，也面临着不少新挑战。面对新形势，如何发挥好人事档案的作用，更好地支撑干部管理工作，需要进一步深入思考。
[关键词]人事档案、档案管理
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）07-0337-01
人事档案是各级组织考察、了解和使用人员的重要依据，是党政组织和企事业单位了解选拔人才的重要信息源。在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面，与个人待遇、社会保障、组织关系、入团入党、职称评审等紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据，具有重要的凭证价值、参考价值以及法律效用。因此需要正确认识人事档案的重要性，提高对人事档案工作的重视程度。
一、人事档案的重要性
人事档案是各级组织考察、了解和使用人员的重要依据，是党政组织和企事业单位了解选拔人才的重要信息源。在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面，与个人待遇、社会保障、组织关系、入团入党、职称评审等紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据，具有重要的凭证价值、参考价值以及法律效用。因此需要正确认识人事档案的重要性，提高对人事档案工作的重视程度。
二、人事档案管理的新形势和新要求
1、人力资源流动带来的无头档案日益增加
随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，员工出国、考学、创业等与企业解除劳动合同的情况不断出现，由于个人以及一些私营企业对于档案不够重视，人档分离、弃档不用的情况越来越多。尤其是在人员频繁流动后，极易出现无头档案的情况，将影响到个人退休、身份认定、社保待遇等方面。
2、干部管理新形势对人事档案管理提出的新要求
党的十八大以来，中央进一步强化干部管理，多次强调干部档案资料的重要性。最新出台的《党政领导干部选拔任用工作条例》提出“不准涂改干部档案，或者在干部身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等方面弄虚作假。”《关于加强干部选拔任用工作监督的意见》中也明确指出“要严格干部档案审查，对人选干部身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等档案信息要仔细核查，不得放过任何疑点。”这些要求对人事档案管理、档案质量提出了更严格的要求。
3、信息系统对档案资料收集带来新挑战
随着信息化建设的快速推进，原来纸质的档案材料正逐步被电子媒介所取代，如档案管理中要求1993年以后的工资表归入个人档案，但目前工资变动完全通过信息系统进行操作，没有纸质的工资审批表。信息系统改变了传统档案材料的形成方式，对档案的管理方式也提出了新要求。
4、信息系统对档案资料收集带来新挑战
随着信息化建设的快速推进，原来纸质的档案材料正逐步被电子媒介所取代，如档案管理中要求1993年以后的工资表归入个人档案，但目前工资变动完全通过信息系统进行操作，没有纸质的工资审批表。信息系统改变了传统档案材料的形成方式，对档案的管理方式也提出了新要求。
三、当前人事档案管理存在的不足
1、重视程度不够。部分单位缺少必要的硬件设施，办公室与档案室合并，档案室条件简陋，没有做到“三室分开”，安全性和保密性差。有的单位对档案管理人员不够重视，缺少必要的业务培训和职业规划。档案管理人员变动频繁，影响了工作人员的工作积极性，造成业务水平难以提升，管理思路难以延续。
2、管理方式落后。档案资料还处于被动接受，“你送我收、不送不要”，档案资料收集不全，使得实际情况与档案信息不符。为了收集而收集，没有将纸质档案材料的信息与人员花名册、干部管理信息系统等进行联动，信息更新不及时，影响了干部工作效率和质量。
3、材料鉴别不准确。对档案材料审核把关不严，一些不应归档、手续不完备或者存在问题的材料归入了干部档案中，损害了档案的真实性。对敏感信息没有与历史资料进行比对，造成前后信息填写不一致，影响了重要信息的认定。
4、材料鉴别不准确。对档案材料审核把关不严，一些不应归档、手续不完备或者存在问题的材料归入了干部档案中，损害了档案的真实性。对敏感信息没有与历史资料进行比对，造成前后信息填写不一致，影响了重要信息的认定。
5、制度执行不到位。档案材料的转入、转出及查（借）阅等手续不按规定履行，材料转递延迟，缺少流转手续。零散材料摆放散乱，没有及时进行归档整理，完全依靠每年新进员工进行突击式整理，使得档案分类不准确，整理质量不高。
四、如何做好新形势下人事档案管理
做好人事档案管理是为了充分利用档案资料，为人事管理工作服好务。高质量做好人事档案管理，需要采取科学有效的方法，夯实档案管理基础，打牢基本功，提高管理效率，实现管理的规范化和信息化。
1、加大软硬件投入。配置基本的档案整理工具以及必要的防火、防盗、防潮设施，保证档案存放环境。加大档案管理人员培养，注重选拔政治素质高、学习能力强、责任心强、耐得住寂寞的人员从事管理工作。加强业务培训，既要注重档案业务知识学习，也要注重干部管理制度的学习，以便于从干部选拔任用的角度思考档案管理工作。
2、规范档案资料管理。完善档案管理基础资料，建立人事档案人员名册以及相应的档案目录、职务变动登记表等电子资料，并定期开展档案清点。规范档案资料的存放，分区分类进行人员划分，分开存放，提高档案使用效率。建立统一科学的编码规则，提高档案查阅效率。全面梳理人事档案中涉及“单项否决条款”的人员，建立历史遗留问题清册，对历史问题进行定界处理，逐步消除历史遗留的问题。
3、建立档案资料收集网络。人事档案是人事管理活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程。档案资料来源于公司管理的各个部门，为提高档案资料的完整性，需要建立一个档案资料收集网络，由档案材料主要产生部门组成，明确各部门需要移交的档案资料种类及有关要求，定期对产生的人事档案资料进行登记移交。
4、推进人事档案管理信息化。利用计算机、网络等信息化手段，引进档案数字化管理软件，通过数字档案建设，实现人事档案资料的信息化查阅。利用电子名册、干部管理信息系统、ERP等工具，以纸质档案资料为数据源，建立纸质档案资料和电子档案资料两套“系统”，提高档案信息的利用效率。
5、加强档案管理制度的执行。进一步规范档案查借阅管理制度，加强对流动人员和服刑人員的档案管理，按照“档案随人走”的原则，根据人员管理权限，在人员劳动关系发生变动后即使进行档案资料的转移，防范后期法律风险。对于未确定劳动关系的人员，人事档案退回原单位或学校，防止随着时间推移形成无头档案。切实履行人事档案签字确认移交手续，加强档案资料的鉴别，遵循“去伪存真”的原则，对手续不完备的，要完善手续后归入档案。对存在涂改痕迹或者填写不规范的材料，要进行整改或者出具情况说明，保证材料的权威性。
参考文献
[1] 《干部人事档案工作文件选编》-党建读物出版社
[2] 《人事档案管理实务》-复旦大学出版社.
[3] 《人事档案管理原理和方法》-武汉大学出版社.
[关键词]人事档案、档案管理
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）07-0337-01
人事档案是各级组织考察、了解和使用人员的重要依据，是党政组织和企事业单位了解选拔人才的重要信息源。在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面，与个人待遇、社会保障、组织关系、入团入党、职称评审等紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据，具有重要的凭证价值、参考价值以及法律效用。因此需要正确认识人事档案的重要性，提高对人事档案工作的重视程度。
一、人事档案的重要性
人事档案是各级组织考察、了解和使用人员的重要依据，是党政组织和企事业单位了解选拔人才的重要信息源。在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面，与个人待遇、社会保障、组织关系、入团入党、职称评审等紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据，具有重要的凭证价值、参考价值以及法律效用。因此需要正确认识人事档案的重要性，提高对人事档案工作的重视程度。
二、人事档案管理的新形势和新要求
1、人力资源流动带来的无头档案日益增加
随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，员工出国、考学、创业等与企业解除劳动合同的情况不断出现，由于个人以及一些私营企业对于档案不够重视，人档分离、弃档不用的情况越来越多。尤其是在人员频繁流动后，极易出现无头档案的情况，将影响到个人退休、身份认定、社保待遇等方面。
2、干部管理新形势对人事档案管理提出的新要求
党的十八大以来，中央进一步强化干部管理，多次强调干部档案资料的重要性。最新出台的《党政领导干部选拔任用工作条例》提出“不准涂改干部档案，或者在干部身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等方面弄虚作假。”《关于加强干部选拔任用工作监督的意见》中也明确指出“要严格干部档案审查，对人选干部身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等档案信息要仔细核查，不得放过任何疑点。”这些要求对人事档案管理、档案质量提出了更严格的要求。
3、信息系统对档案资料收集带来新挑战
随着信息化建设的快速推进，原来纸质的档案材料正逐步被电子媒介所取代，如档案管理中要求1993年以后的工资表归入个人档案，但目前工资变动完全通过信息系统进行操作，没有纸质的工资审批表。信息系统改变了传统档案材料的形成方式，对档案的管理方式也提出了新要求。
4、信息系统对档案资料收集带来新挑战
随着信息化建设的快速推进，原来纸质的档案材料正逐步被电子媒介所取代，如档案管理中要求1993年以后的工资表归入个人档案，但目前工资变动完全通过信息系统进行操作，没有纸质的工资审批表。信息系统改变了传统档案材料的形成方式，对档案的管理方式也提出了新要求。
三、当前人事档案管理存在的不足
1、重视程度不够。部分单位缺少必要的硬件设施，办公室与档案室合并，档案室条件简陋，没有做到“三室分开”，安全性和保密性差。有的单位对档案管理人员不够重视，缺少必要的业务培训和职业规划。档案管理人员变动频繁，影响了工作人员的工作积极性，造成业务水平难以提升，管理思路难以延续。
2、管理方式落后。档案资料还处于被动接受，“你送我收、不送不要”，档案资料收集不全，使得实际情况与档案信息不符。为了收集而收集，没有将纸质档案材料的信息与人员花名册、干部管理信息系统等进行联动，信息更新不及时，影响了干部工作效率和质量。
3、材料鉴别不准确。对档案材料审核把关不严，一些不应归档、手续不完备或者存在问题的材料归入了干部档案中，损害了档案的真实性。对敏感信息没有与历史资料进行比对，造成前后信息填写不一致，影响了重要信息的认定。
4、材料鉴别不准确。对档案材料审核把关不严，一些不应归档、手续不完备或者存在问题的材料归入了干部档案中，损害了档案的真实性。对敏感信息没有与历史资料进行比对，造成前后信息填写不一致，影响了重要信息的认定。
5、制度执行不到位。档案材料的转入、转出及查（借）阅等手续不按规定履行，材料转递延迟，缺少流转手续。零散材料摆放散乱，没有及时进行归档整理，完全依靠每年新进员工进行突击式整理，使得档案分类不准确，整理质量不高。
四、如何做好新形势下人事档案管理
做好人事档案管理是为了充分利用档案资料，为人事管理工作服好务。高质量做好人事档案管理，需要采取科学有效的方法，夯实档案管理基础，打牢基本功，提高管理效率，实现管理的规范化和信息化。
1、加大软硬件投入。配置基本的档案整理工具以及必要的防火、防盗、防潮设施，保证档案存放环境。加大档案管理人员培养，注重选拔政治素质高、学习能力强、责任心强、耐得住寂寞的人员从事管理工作。加强业务培训，既要注重档案业务知识学习，也要注重干部管理制度的学习，以便于从干部选拔任用的角度思考档案管理工作。
2、规范档案资料管理。完善档案管理基础资料，建立人事档案人员名册以及相应的档案目录、职务变动登记表等电子资料，并定期开展档案清点。规范档案资料的存放，分区分类进行人员划分，分开存放，提高档案使用效率。建立统一科学的编码规则，提高档案查阅效率。全面梳理人事档案中涉及“单项否决条款”的人员，建立历史遗留问题清册，对历史问题进行定界处理，逐步消除历史遗留的问题。
3、建立档案资料收集网络。人事档案是人事管理活动中形成的宝贵历史材料，记录个人不同时期、不同阶段的发展历程。档案资料来源于公司管理的各个部门，为提高档案资料的完整性，需要建立一个档案资料收集网络，由档案材料主要产生部门组成，明确各部门需要移交的档案资料种类及有关要求，定期对产生的人事档案资料进行登记移交。
4、推进人事档案管理信息化。利用计算机、网络等信息化手段，引进档案数字化管理软件，通过数字档案建设，实现人事档案资料的信息化查阅。利用电子名册、干部管理信息系统、ERP等工具，以纸质档案资料为数据源，建立纸质档案资料和电子档案资料两套“系统”，提高档案信息的利用效率。
5、加强档案管理制度的执行。进一步规范档案查借阅管理制度，加强对流动人员和服刑人員的档案管理，按照“档案随人走”的原则，根据人员管理权限，在人员劳动关系发生变动后即使进行档案资料的转移，防范后期法律风险。对于未确定劳动关系的人员，人事档案退回原单位或学校，防止随着时间推移形成无头档案。切实履行人事档案签字确认移交手续，加强档案资料的鉴别，遵循“去伪存真”的原则，对手续不完备的，要完善手续后归入档案。对存在涂改痕迹或者填写不规范的材料，要进行整改或者出具情况说明，保证材料的权威性。
参考文献
[1] 《干部人事档案工作文件选编》-党建读物出版社
[2] 《人事档案管理实务》-复旦大学出版社.
[3] 《人事档案管理原理和方法》-武汉大学出版社.