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摘 要：十八大以来，中组部对人事档案工作提出了一些新思路、新任务， 对加强人事档案管理工作也提出了更多更高的要求。中国石化作为大型国有企业，不仅要发展经营，创造效益，更要贯彻落实好国家文件精神，做好人事档案管理，更好地为企业发展助力。但是，随着改革的日益深入和经营管理模式的不断变革，销售企业用人用工模式发生了较大变化，相应的人事档案也面临着一些新的挑战，矛盾和问题越来越突出，研究新情况，解决新问题，改进和完善人事档案管理已成为当前形势下的一项新任务。本文结合工作实际，试就如何加强销售企业人事档案管理工作提出一些思路和方法。
关键词：人事档案；问题；思考；建议
一、正确认识人事档案工作的内涵及其重要意义
人事档案是指单位在组织人事管理活动过程中以及个人形成并经组织审查或认可，记述和反映职工经历及德才水平和工作表现等情况，以个人为单位组卷、按照有关规定整理、由组织集中保存以备查的文字、表格及其他形式的历史记录。正如有的学者所说，它是一个人存在于社会的“印迹证据”。人事档案具有全面性、现实性、动态性、流动性和保密性等特点，有很高的保存价值和使用价值。人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分，也是档案工作的重要组成部分。
随着社会进入信息化时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。从人事档案中可以了解到一个人以往的教育、培训、经验、技能等方面的信息，也可以了解一个人的经历、家庭状况、社会关系、兴趣爱好以及现实表现，这些对于规划一个人将来的职业生涯是很有价值的。同时，在计算工龄、职位升迁、办理养老保险、员工转正定级、落实有关待遇、澄清相关问题等方面，人事档案更是不可取代的重要凭证和有力依据。
二、人事档案管理工作的现状及目前存在的一些问题
随着改革的日益深入、用人用工制度的不断地调整，人事档案也相应遭遇了一些新的矛盾和问题。具体表现在：
一是信息开发利用程度低，未发挥应有作用。当前人事档案的利用大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动性，而且利用材料主要是党团材料，落实政策和工资调整等方面的，真正用于人才选拔，培养开发等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用和价值。
二是服务手段相对落后，效率相对偏低。目前人事档案的载体基本上是各种纸质材料，这就在一定程度上造成了人事档案与不断加大的人才流动规模和速度之间的矛盾。因为人员每次流动之前，尚无法实现跨地域的信息共享，仍需事先进行人事档案的转换，并且转换手续繁杂，耗时长。这种人员流动和人事档案到位之间的时间差，直接导致人事档案记录的脱节和信息有效性的降低。
三是未能做到实质上的动态管理。目前所做的只是档案的收发手续，人事档案内容陈旧，不能反映人的相对实际的情况。
四是内容上存在片面、个别不大真实等问题。政治历史材料多，业绩、专业特点材料少，鉴定考核材料中成绩是千篇一律的赞扬，缺点是千人一面的希望之词。更有甚者，为了满足个人不同时期的不同需要，人事档案中的出生年月、参加工作时间等记载前后不一致。
五是一定程度上还存在“死档”、“弃档”现象。在实现人才流动的过程中，一部分人办好工作调动或辞职手续后，一走了之，一去不回头，人事档案不能与人同步流动，造成人档分离或被彻底弃置。表现在以下几种情况：部分刚参加工作毕业生，为了寻找自认为“更加适合自身发展的就业环境”，或者高薪工作而放弃档案；少数出国人员，他们在国外或忙于深造，或忙于工作，无暇顾及档案；更有办理了移民手续的人员，他们认为自己的身份已经变化，档案已经没有多大用处；占比重较大的是因“跳槽”、“下海经商”等原因离开原单位的人员，由于某些事宜与原单位没能达成一致意见、解决不好，而选择弃档，以回避原单位。
三、改进人事档案管理工作的几点建议或探索
做好人事档案管理工作，有利于正确识人、用人、待人、留人，促进人力资源合理配置，提高人才使用效率，更好地建设人力资源强企。结合此次集团公司人事档案检查工作的实际，可以尝试从以下几个方面着手：
一是配置专门的人事档案管理人员。不论从人事档案管理人员的政治素质，还是专业素质上，都要经过严格把关，坚持标准，严把入口，优化结构，同时保持档案队伍的相对稳定。更要着力引导人事档案管理人员敢于担当，坚决抵制各种不正之风；同时把从严管理与关心爱护结合起来，从思想、学习、工作、生活等方面关心人事档案管理人员，及时帮助解决实际困难，充分调动人事档案管理人员工作上的主观积极性，努力建设一支政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的人事档案管理队伍
二是加强人事档案管理队伍的建设。“打铁还须自身硬”，没有一支过硬的档案管理人员队伍，就不可能开创档案管理工作的新局面。为此，必须抓好以下几个环节，切实加强档案管理队伍的自身建设：按照有关规定，配齐、配足档案管理人员，解决某些单位档案管理缺兵少将的困难；严把队伍的进口关，实行执业资格证书制度，经过考试考核，合格的发给证书，“准入”上岗，加强教育培训，全面提高队伍的整体素质；严格内部管理，健全各项规章制度，强化竞争、激励机制，坚持严格考核，体现奖褒罚贬，充分调动广大管理人员的积极性和创造性。
三是着眼于建立档案工作长效机制。建立相应的管理制度，明确办理程序，严把“入口”，修订完善干部档案报送制度；落实责任，进一步规范干部档案材料收集补充等制度；要转变工作理念和工作方式，大力倡导服务至上的思想，建立健全相关的配套服务措施，有序进行人事档案的转递工作。例如：对于“弃档”，按规定程序登报公告，并以适当方式告知当事人在一定时间内与单位联系，协商解决其人事档案的处理方式和去向；若当事人拒不与单位联系，则将人事档案转移至人才中介服务机构，实行人事档案代理或“外包”服务，由单位先行垫付一定的服务费用，规范操作程序。 四是以现有SAP-HR为基础，建立电子档案库，实现人事档案资料的信息化管理。为适应人才流动日益频移的需要，必须更新服务手段，将目前纸质载体的人事档案内容移植到电脑内，通过数据库管理实现信息的跨地域共享和传送，对人事档案进行信息化、集约化、动态化管理。可分步区分不同群体把每个人的基础信息制成电子文件、按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类，编制成不同的检索工具，加强技术处理，通过系统使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便快捷，在全系统范围内实现可人为控制权限的资源共享。
五是信息业务适度开放。随着社会经济发展和社会民主制度的建立，知情权作为公民理应依法享受的一种基本民主权利，已经成为衡量我国民主政治建设水平的重要标准，加之目前落户、二胎、产权过户、家属关系证明、各种公证手续等的办理过程中，都需要从人事档案中提取或复制相关材料，所以，将个人档案适时适度地向本人公开，这是新形势下扩大公民知情权，保障公民权利的有利之举。结合我国国情、人事档案的内容、特点，对待人事档案的态度应当是不能完全与外界封锁，但也不能无条件地开放。有条件地向当事人公开其人事档案的内容信息，而不是和盘托出。第一，当事人确有需要查阅其本人档案，并且不会引起社会各方的负面效应，这是首要条件；第二，从内容上可分为保密和开放两部分。如：本人自己填写的履历材料、自传材料、入党入团志愿书等没有对本人保密的必要，则可以向个人开放。但涉密部分，例如：考察、考核、鉴定、评议、检举、揭发等性质的材料，因涉及群众评议团体、公平直言、保护他人，以及避免人与人的矛盾等问题，不宜向本人开放。
六是审时度势，对现有规档范围进行适度创新和完善。科学规范地收集人事档案资料，在保证档案资料真实性、可靠性的基础上，提升档案资料的科学价值。要在尊重人事档案基本特征的前提下，根据社会发展的需要，从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节制定出规范的操作章程，严格操作，淘汰参考作用不大、不适应新需求的材料，降低冗长多余的劳动量，把价值大的材料突显出来，线条清楚、基础材料齐全，从内容到形式都精炼有效，以保证档案资料的真实、可靠、全面提高档案质量。
七是与时俱进，档案内容也可以相应丰富和扩大。例如：关于个人信用的记录，涉及养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险等的内容和材料；再如：可根据企业需要，建立诸如心理健康档案、身体健康档案等适合用人单位需要的新增内容，这样不仅能增强员工的归档意识，还能以最适应社会要求的内容提高档案的使用频率，显示档案的价值。缴纳养老金、公积金、各项保险金、签订合同的记录都可纳入人事档案。改革人事档案工作，强化其效用，保持适应社会政治经济变化，更好地为人事工作服务。
八是改变人事档案工作被动管理的现状。首先，要转变工作理念和工作方式，大力倡导服务至上的思想，由管理者变为服务者；其次，明确档案管理部门职能，建立健全相关的配套服务措施，通过服务体现人事档案的社会价值；再次，充分结合SAP-HR系统，建立方便、快捷和自动化程序较高的档案管理服务系统，提高工作的服务效率。
参考文献：
[1]牛晓英.浅谈市场经济条件下的人事档案管理工作[J].劳动保障世界，2008，（11）.
关键词：人事档案；问题；思考；建议
一、正确认识人事档案工作的内涵及其重要意义
人事档案是指单位在组织人事管理活动过程中以及个人形成并经组织审查或认可，记述和反映职工经历及德才水平和工作表现等情况，以个人为单位组卷、按照有关规定整理、由组织集中保存以备查的文字、表格及其他形式的历史记录。正如有的学者所说，它是一个人存在于社会的“印迹证据”。人事档案具有全面性、现实性、动态性、流动性和保密性等特点，有很高的保存价值和使用价值。人事档案管理是组织人事工作的重要组成部分，也是档案工作的重要组成部分。
随着社会进入信息化时代，信息已成为重要的社会资源，信息的收集和利用也是一项具有战略意义的社会工程，作为人员信息主要载体的人事档案有了更加广阔的价值空间。从人事档案中可以了解到一个人以往的教育、培训、经验、技能等方面的信息，也可以了解一个人的经历、家庭状况、社会关系、兴趣爱好以及现实表现，这些对于规划一个人将来的职业生涯是很有价值的。同时，在计算工龄、职位升迁、办理养老保险、员工转正定级、落实有关待遇、澄清相关问题等方面，人事档案更是不可取代的重要凭证和有力依据。
二、人事档案管理工作的现状及目前存在的一些问题
随着改革的日益深入、用人用工制度的不断地调整，人事档案也相应遭遇了一些新的矛盾和问题。具体表现在：
一是信息开发利用程度低，未发挥应有作用。当前人事档案的利用大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动性，而且利用材料主要是党团材料，落实政策和工资调整等方面的，真正用于人才选拔，培养开发等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用和价值。
二是服务手段相对落后，效率相对偏低。目前人事档案的载体基本上是各种纸质材料，这就在一定程度上造成了人事档案与不断加大的人才流动规模和速度之间的矛盾。因为人员每次流动之前，尚无法实现跨地域的信息共享，仍需事先进行人事档案的转换，并且转换手续繁杂，耗时长。这种人员流动和人事档案到位之间的时间差，直接导致人事档案记录的脱节和信息有效性的降低。
三是未能做到实质上的动态管理。目前所做的只是档案的收发手续，人事档案内容陈旧，不能反映人的相对实际的情况。
四是内容上存在片面、个别不大真实等问题。政治历史材料多，业绩、专业特点材料少，鉴定考核材料中成绩是千篇一律的赞扬，缺点是千人一面的希望之词。更有甚者，为了满足个人不同时期的不同需要，人事档案中的出生年月、参加工作时间等记载前后不一致。
五是一定程度上还存在“死档”、“弃档”现象。在实现人才流动的过程中，一部分人办好工作调动或辞职手续后，一走了之，一去不回头，人事档案不能与人同步流动，造成人档分离或被彻底弃置。表现在以下几种情况：部分刚参加工作毕业生，为了寻找自认为“更加适合自身发展的就业环境”，或者高薪工作而放弃档案；少数出国人员，他们在国外或忙于深造，或忙于工作，无暇顾及档案；更有办理了移民手续的人员，他们认为自己的身份已经变化，档案已经没有多大用处；占比重较大的是因“跳槽”、“下海经商”等原因离开原单位的人员，由于某些事宜与原单位没能达成一致意见、解决不好，而选择弃档，以回避原单位。
三、改进人事档案管理工作的几点建议或探索
做好人事档案管理工作，有利于正确识人、用人、待人、留人，促进人力资源合理配置，提高人才使用效率，更好地建设人力资源强企。结合此次集团公司人事档案检查工作的实际，可以尝试从以下几个方面着手：
一是配置专门的人事档案管理人员。不论从人事档案管理人员的政治素质，还是专业素质上，都要经过严格把关，坚持标准，严把入口，优化结构，同时保持档案队伍的相对稳定。更要着力引导人事档案管理人员敢于担当，坚决抵制各种不正之风；同时把从严管理与关心爱护结合起来，从思想、学习、工作、生活等方面关心人事档案管理人员，及时帮助解决实际困难，充分调动人事档案管理人员工作上的主观积极性，努力建设一支政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的人事档案管理队伍
二是加强人事档案管理队伍的建设。“打铁还须自身硬”，没有一支过硬的档案管理人员队伍，就不可能开创档案管理工作的新局面。为此，必须抓好以下几个环节，切实加强档案管理队伍的自身建设：按照有关规定，配齐、配足档案管理人员，解决某些单位档案管理缺兵少将的困难；严把队伍的进口关，实行执业资格证书制度，经过考试考核，合格的发给证书，“准入”上岗，加强教育培训，全面提高队伍的整体素质；严格内部管理，健全各项规章制度，强化竞争、激励机制，坚持严格考核，体现奖褒罚贬，充分调动广大管理人员的积极性和创造性。
三是着眼于建立档案工作长效机制。建立相应的管理制度，明确办理程序，严把“入口”，修订完善干部档案报送制度；落实责任，进一步规范干部档案材料收集补充等制度；要转变工作理念和工作方式，大力倡导服务至上的思想，建立健全相关的配套服务措施，有序进行人事档案的转递工作。例如：对于“弃档”，按规定程序登报公告，并以适当方式告知当事人在一定时间内与单位联系，协商解决其人事档案的处理方式和去向；若当事人拒不与单位联系，则将人事档案转移至人才中介服务机构，实行人事档案代理或“外包”服务，由单位先行垫付一定的服务费用，规范操作程序。 四是以现有SAP-HR为基础，建立电子档案库，实现人事档案资料的信息化管理。为适应人才流动日益频移的需要，必须更新服务手段，将目前纸质载体的人事档案内容移植到电脑内，通过数据库管理实现信息的跨地域共享和传送，对人事档案进行信息化、集约化、动态化管理。可分步区分不同群体把每个人的基础信息制成电子文件、按照年龄、学历、专业、职称、职务等进行分门别类，编制成不同的检索工具，加强技术处理，通过系统使人事档案的利用、查阅、档案信息的添加更加方便快捷，在全系统范围内实现可人为控制权限的资源共享。
五是信息业务适度开放。随着社会经济发展和社会民主制度的建立，知情权作为公民理应依法享受的一种基本民主权利，已经成为衡量我国民主政治建设水平的重要标准，加之目前落户、二胎、产权过户、家属关系证明、各种公证手续等的办理过程中，都需要从人事档案中提取或复制相关材料，所以，将个人档案适时适度地向本人公开，这是新形势下扩大公民知情权，保障公民权利的有利之举。结合我国国情、人事档案的内容、特点，对待人事档案的态度应当是不能完全与外界封锁，但也不能无条件地开放。有条件地向当事人公开其人事档案的内容信息，而不是和盘托出。第一，当事人确有需要查阅其本人档案，并且不会引起社会各方的负面效应，这是首要条件；第二，从内容上可分为保密和开放两部分。如：本人自己填写的履历材料、自传材料、入党入团志愿书等没有对本人保密的必要，则可以向个人开放。但涉密部分，例如：考察、考核、鉴定、评议、检举、揭发等性质的材料，因涉及群众评议团体、公平直言、保护他人，以及避免人与人的矛盾等问题，不宜向本人开放。
六是审时度势，对现有规档范围进行适度创新和完善。科学规范地收集人事档案资料，在保证档案资料真实性、可靠性的基础上，提升档案资料的科学价值。要在尊重人事档案基本特征的前提下，根据社会发展的需要，从档案资料的形成、收集、整理、归档的各个环节制定出规范的操作章程，严格操作，淘汰参考作用不大、不适应新需求的材料，降低冗长多余的劳动量，把价值大的材料突显出来，线条清楚、基础材料齐全，从内容到形式都精炼有效，以保证档案资料的真实、可靠、全面提高档案质量。
七是与时俱进，档案内容也可以相应丰富和扩大。例如：关于个人信用的记录，涉及养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险等的内容和材料；再如：可根据企业需要，建立诸如心理健康档案、身体健康档案等适合用人单位需要的新增内容，这样不仅能增强员工的归档意识，还能以最适应社会要求的内容提高档案的使用频率，显示档案的价值。缴纳养老金、公积金、各项保险金、签订合同的记录都可纳入人事档案。改革人事档案工作，强化其效用，保持适应社会政治经济变化，更好地为人事工作服务。
八是改变人事档案工作被动管理的现状。首先，要转变工作理念和工作方式，大力倡导服务至上的思想，由管理者变为服务者；其次，明确档案管理部门职能，建立健全相关的配套服务措施，通过服务体现人事档案的社会价值；再次，充分结合SAP-HR系统，建立方便、快捷和自动化程序较高的档案管理服务系统，提高工作的服务效率。
参考文献：
[1]牛晓英.浅谈市场经济条件下的人事档案管理工作[J].劳动保障世界，2008，（11）.