论文部分内容阅读
与众不同 几步凸显表格魅力
舍我其谁 图表应用快速体验
眼前一亮 谁说它只能做报表
超强搭档 让你的数据会说话
说到Excel,很多人都认为是会计才会用到的软件。事实上,很多演讲所用的PPT、支持论点的图表,都依赖Excel来产生,它就像一个强大的数据引擎,控制着各种数字和图表。当你打开一本Excel的书籍,目录一般都是这样的结构:简介、工作表操作、认识行和列、编辑数据、格式化数据、自定义表格、函数的各种应用…… 这真是我们需要的吗?大多数书籍都用重点篇幅介绍各种烦琐的函数应用,感觉像在编程一般。
这真的是我们需要的Excel书籍吗?本文试图抛弃烦琐的函数编程,让你迅速增强电子表格表现力,强化视觉冲击力,让你的数据彻底说服所有人!
Excel 超越谁?
1983年9月,比尔·盖茨准备与Lotus1-2-3(较早的一款电子表格软件)一决雌雄,秘密安排了一次小范围的研讨,把微软最高层的软件专家关在西雅图的红狮宾馆里,开了整整三天“头脑风暴会”。盖茨宣布会议的宗旨只有一个,那就是尽快推出世界上最高速的电子表格软件。
1985年,第一款Excel诞生,它只用于Mac系统。微软公司不准备隐瞒设计这套电子表格软件的意图,从最后为它确定的名字“Excel”中,谁都能够嗅出挑战者的气息。
Excel,中文译意就是“超越”!Excel近些年的版本演变史(见图1～5)。
★excel让你意想不到的事
Excel也能画画
http://www.u148.net/article/9328.html
Excel完成的音乐录影带
http://www.diglog.com/story/technology_other_99125.html
5条捷径让你的图表会说话
1.最差销售员!我代表月亮惩罚你!
不要以为只要用Excel就一定非要用数字、用图表,其实Excel中用一些特殊字体也能反映出指标来。比如,这种月亮图就能表达出最差到最圆满大概5个等级的图。在一些精度要求不是很高的地方,用这种图示相当实用(见图6)。
这种图原本是一个叫做 Harvey 的咨询顾问发明的,因此也叫做 Harvey Balls,有老外把它制作成特制的字体,非常巧妙。它叫做Harvey_Balls字体(下载地址:http://www.ambor.com/hb/Harvey_Balls.ttf,只有不到4KB)。安装这种字体后,选用这种字体,输入0～9,就显示为对应的小圆图。并且像其他字体一样,可以自由设置其大小、颜色,在Excel中使用很方便。
小提示:
★这种图一般适用于评价性指标的表现,精度比较小,一般要把数据转换为0～4五个层级。虽然该字体支持0～9,我们一般只用0～4。
★如果其他机器没有安装这种字体,则打开文档时只显示为0～4的数字。如何解决?如果是PPT、Word、PDF文档的话,你可以在保存文件时把该字体嵌进去,嵌的办法是在保存选项中设置勾选“嵌入字体”、“不嵌入普通字体”两个选项。但Excel文档则无法嵌入字体,只能转为图片或让对方也安装这个字体。
这是一个使用月亮图/哈维球的表格例子(见图7)。
2.半圆饼图 凸显个性
在一些商业杂志上,有时候会看到半圆式的饼图,较普通饼图有些创新变化,各部分比例更加清晰,一定程度上能吸引读者的注意力。在excel中用饼图做就可以,技巧是将分项的汇总值亦加入图表,设置其隐形,只利用其占位(见图8)。
第一步:输入数据,建立饼图,注意选中总计部分的数据(见图9)。
第二步:右击饼图中的半圆,选择“设置数据系列格式→系列选项”,然后在第一个输入框中输入270,然后按下“确定”,半圆就转过来了。
第三步:右击半圆,选择“设置数据系列格式→填充”,选择“无填充”,确定后半圆就基本完成了(见图10)。
小提示:
需要注意的是,由于隐藏了合计值的扇区,显示数值虽然没有问题,但如果标签显示“百分比”的话,会有缩小一半的错误。
3.奖罚分明! 集体海选有绝招
说到用excel进行比对,大家很容易想到竖着的柱形图、饼图,其实从上到下排列、线条简单的条形图很适合这类工作,特别是项目比较多的情况(见图11)。
如何实现这样的效果呢?(见图12)
第一步:按照图中内容输入各组数据,对原数据B～D列,准备转换数据如F～H列,注意,其中G列=-C列。
第二步:以F～H列数据作堆积条形图。这时,分类轴的分类项目次序与表格相反,可在分类轴→坐标轴格式→勾选“分类次序反转”,这个地方是一个小技巧。
第三步:在分类轴的坐标轴格式中设置刻度线标签在图外。
第四步:删除数值轴。设置显示左右条形图的数值标签,并调整到合适位置。
4.超级简洁!一条语句的条形图
在文章开头,我们承诺过不讲函数,但这里例外一下,因为这个函数真的很短,也真的很强大。别以为所有条形图都需要excel的图表生成,其实一句简单的函数就能完成这样的工作。看看这张条形图,你能相信它并没有使用图表功能吗(见图13)?
要实现这个功能很简单,只要两步:
第一步:在一列数据右侧的第一行输入“=REPT("|", 100*C4/$C$11)”,其中C4表示左侧数据第一行的单元格位置,后面的C和11代表最后总和所在的单元格位置。
第二步:鼠标移动到C5单元格右下角,向下方拖拽出现的十字,下方的单元格出现了自动生成的条形图(见图14)。
怎么样?是不是又简单效果又酷?
小提示:
函数中的含义其实就是通过当前行与点合的比例关系,重复显示“|”,比例越高重复次数越多,达到形成条形图的作用。
5.一条线难倒英雄汉
在excel中使用图表,经常会希望突出某一个时间点,比如从某一年开始扭亏为盈,某个月收入开始超过百万等等。这时候可能希望可以画一条分割线。可是excel却没有提供这样的功能,如何实现呢?
第一步:选中图表后,再画线(在“插入→形状→线条”),线条将锚定在图表“容器”中。
第二步:按住shift再画线,线条将保持垂直或水平(见图15)。
走出迷雾 让你的Excel更有说服力
★图表实例:小又多图表 趋势图轻松排列
我们在使用Excel做图表时,经常需要做这样的比较:比较A、B、C三家公司在2007、2008、2009三年的业绩。通常的方法是给三个公司建立三个图表,然后分别展示。这样可能需要三个页面,费篇幅不说,还不容易比较。其实我们可以很简单地把三个表格合为一体。
第一步:我们将横坐标设为日期,纵坐标为公司名称,填入数据。
第二步:选择“插入→柱形图”,生成合并比较的柱形图(见图16)。
★亮点
这样的表格虽然可以比较了,但是当统计数据较多时候看起来比较乱,可以做成折线图比较方便(见图17)。这样是不是看起来比较生动和直观?
我们可以通过添加一些函数来增强他们。由于函数比较复杂,我们不详细介绍了,提供一个模板给大家,大家仅需修改其中的数据就可以直接套用了(下载地址:http://work.newhua.com/cfan/200917/int.rar)。
★亮点
如何让不同公司区别开来
我们使用“小又多”图表的时候,会发现每家公司的颜色都是一样,这样不便于区分各家,能不能让各部分颜色独立呢(见图18)?
我们可以按照下面图中的方式填入公司及数据,颜色就可以分开设置了(见图19)。
与常规的输入方法不同,三组数据分别在不同的列中输入,保证了他们可以使用不同的颜色进行对比。注意8、12行的留空,它的作用是使3组数据之间分开来,显得清晰易读。
这样的图示是不是更清晰了?但是,由于使用了图例,仍需要阅读者目光移动来确认3组柱子分别都代表谁,我们要进一步优化至下图,使它阅读更方便。
这一次,我们的数据包括了B列(之前没有包含B列),这次使用了双层的分类标签。这种做法适用于3组数据数量级相当的情况,这样看起来是不是更加明显了(见图20)。
★图表实例:大图套小图 关系更清楚
我们在制作图表时候,为了展示各部分比例,经常用到饼图。分类的时候经常会出现一个大类里面还有小类,比如CFan男读者占80%,女读者占20%,其中男读者又有一部分是学生。想通过图表来表示这种关系的时候,用一个饼图似乎就难以显示出来,如果用双层的饼图就比较直观了。
双层饼图的做法
第一步:使用图表向导,以B1:B2为源数据创建饼图。在图表右键选择“选择数据”,添加一个新的数据系列,值引用B1:B2单元格(见图21)。
第二步:在图表向导完成余下的步骤设置。右击饼图圆形,选择“数据系列格式→系列选项→坐标轴”,选中次坐标轴选项按钮(见图22)。
第三步:单击确定按钮返回图表,用鼠标选中系列1,按住左键不放,往外拖动圆形。在这里越往外拖,则系列1的形状会变得越小。
第四步:松开鼠标左键,系列1的圆形分散为几块扇形,而且体积变得较小。
第五步:将系列1的扇形逐个拖回圆心(单击系列1的扇形两次,可以选中它,然后就可进行拖动),接着删除图例。这样,双层饼图就基本完成了。
第六步:右键单击饼图,在快捷菜单中选中数据源。在数据源对话框的“系列”选项卡中,设置次分类标志为B1:B2,次分类轴标志为A1:A2。
第七步:双击系列1的圆形(较小的圆形),在数据系列格式对话框的“数据标志”选项卡中,勾选“类别名称和百分比”复选框。然后对系列2的圆形做同样的操作。
★文字处理实例:数字方向随意调
电子表格总是横平竖直,看起来总有些死板,其实我们只要稍加调整,就可以让一些数字更为凸显,另一些更为“低调”。
看一下第一个统计表格,很平庸吧,年份与销量混在一起,重点并不突出。第二个则不然,年份倾斜处理,销量数字立刻凸显出来(见图23、图24)。
简单,只要选中要转换方向的单元格,右击选择“设置单元格格式→对齐→方向”,在输入框中输入转换的角度即可,这里我们输入45度角,你也可以按照自己的需要的方向进行修改(见图25)。
★文字处理实例:让文字按需求变色
我们在使用Excel表格的时候,可能经常会有这样的需求:达到某种指标的数值用蓝色,而超过某数值的用绿色,低于某数值的用红色。这样的例子在学生成绩单、业绩销售报表中经常被使用。如果手动添加,似乎太麻烦了,能不能自动完成呢?
1.界限分明
如果要求Excel工作表中大于60用“蓝色”显示,小于60用“红色”显示,可以这么实现:选中所需的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框(点击“格式→单元格”菜单),单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”框中键入“[蓝色][>=60];[红色][<60]”,单击“确定”按钮。现在,Excel就给数字加上不同的颜色了(见图26)。
2.单位自动填
在Excel工作表中,当你需要给数字加上金额单位(如“万元”)时,选中所需的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”列表框中键入“#"万元"”,单击“确定”按钮即可。
3.输入提速
在你编辑Excel工作表时,可能会遇到大量重复数据需要录入的情况,本来可以用复制粘贴的方法,但可能重复的部分处于短语的不同位置,比如我们可能在多处需要输入“北京市海淀区”、“北京市丰台区”、“北京市石景山区”等内容,我们可以这样做:选择需要用的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”框中输入“北京市@区”(“@”是半角字符),单击“确定”按钮。现在,单击刚才选中的单元格区域中一个单元格,并在其中输入“海淀”二字,按下回车键后,你会惊喜地发现,这个单元格中出现的是“北京市海淀区”(见图27)。
★图表实例:妙用群组隐藏指定内容
当遇到表格中有很多行的数据的时候,可能有些不重要的数据隐藏起来更好。很多朋友知道excel具有隐藏某行、某列的功能,但是这种方法隐藏之后阅读者无法注意到,可能还会忽略阅读。其实Windows管理器提供了给大家一种不错的方式——就是将某些文件夹折叠起来的功能,只要按动“+”就可以改变状态。其实,excel中也有类似的选项,用户可以轻松地隐藏或显示内容。
第一步:打开表格,选中需要隐藏的资料行。
第二步:如图所示,假设我们希望只显示手机类、汽车类、家电类、其他类4个主要项目,而想把手机类下方的具体品牌和销量的资料隐藏(见图28)。
第三步:选中这些部分,依次选择“数据→组合→组合(G)”,然后在弹出窗口中点击“确定”。这时,你会看到选中部分已经被隐藏,旁边有加号的位置可以点击,点击后隐藏的内容就显示出来了,点击减号会再次隐藏。注意到左上角的1和2了吗?这表示两种状态,按下1全部折叠隐藏,按下2全部展开显示(见图29)。
怎么样,数据隐藏展开完全由自己控制,是不是超级方便?
★图表实例:谁说饼图只能用颜色填充
当你向别人展示某种产品的市场份额时,饼图无疑是一种很好的方法,但是如果饼图的背景是蛋糕,是不是更加形象一些?
同样的情况,如果饼图的背景是地球、硬币、钞票……这样的饼图会不会更有效果?
第一步:输入一组数据,选中它们,然后选择“插入→饼图”,出现初始的饼图(见图30)。
第二步:右击饼图,选择“设置数据系列格式→填充→图片或纹理填充”,按“文件”按钮,选择一张照片,按下“确定”(见图31)。
是不是很不满意?本来希望把一块“蛋糕”分割开,结果却把整个画面填充到了每个扇形里面,这显然不是我们想要的,该怎么办?
★亮点
制作真正的蛋糕背景
第一步:右击上面第一步制作的没有背景的饼图,选择“设置数据系列格式→填充”,选择“无填充”(见图32)。
第二步:在“边框颜色”中选择白色的实现。
第三步:点击“插入→形状→椭圆”,按住Shift键拖动鼠标,生成一个比饼图稍微大一些的圆形。右击圆形,选择“设置图片格式→填充→图片或纹理填充”,按“文件”按钮,选择合适背景图片,按下“确定”。这样,圆形的图片背景就生成了(见图33)。
第四步:将圆形图片保存下来,用填充的方式填充到饼图的绘图区,就可以实现饼图的效果了(见图34)。
舍我其谁 图表应用快速体验
眼前一亮 谁说它只能做报表
超强搭档 让你的数据会说话
说到Excel,很多人都认为是会计才会用到的软件。事实上,很多演讲所用的PPT、支持论点的图表,都依赖Excel来产生,它就像一个强大的数据引擎,控制着各种数字和图表。当你打开一本Excel的书籍,目录一般都是这样的结构:简介、工作表操作、认识行和列、编辑数据、格式化数据、自定义表格、函数的各种应用…… 这真是我们需要的吗?大多数书籍都用重点篇幅介绍各种烦琐的函数应用,感觉像在编程一般。
这真的是我们需要的Excel书籍吗?本文试图抛弃烦琐的函数编程,让你迅速增强电子表格表现力,强化视觉冲击力,让你的数据彻底说服所有人!
Excel 超越谁?
1983年9月,比尔·盖茨准备与Lotus1-2-3(较早的一款电子表格软件)一决雌雄,秘密安排了一次小范围的研讨,把微软最高层的软件专家关在西雅图的红狮宾馆里,开了整整三天“头脑风暴会”。盖茨宣布会议的宗旨只有一个,那就是尽快推出世界上最高速的电子表格软件。
1985年,第一款Excel诞生,它只用于Mac系统。微软公司不准备隐瞒设计这套电子表格软件的意图,从最后为它确定的名字“Excel”中,谁都能够嗅出挑战者的气息。
Excel,中文译意就是“超越”!Excel近些年的版本演变史(见图1～5)。
★excel让你意想不到的事
Excel也能画画
http://www.u148.net/article/9328.html
Excel完成的音乐录影带
http://www.diglog.com/story/technology_other_99125.html
5条捷径让你的图表会说话
1.最差销售员!我代表月亮惩罚你!
不要以为只要用Excel就一定非要用数字、用图表,其实Excel中用一些特殊字体也能反映出指标来。比如,这种月亮图就能表达出最差到最圆满大概5个等级的图。在一些精度要求不是很高的地方,用这种图示相当实用(见图6)。
这种图原本是一个叫做 Harvey 的咨询顾问发明的,因此也叫做 Harvey Balls,有老外把它制作成特制的字体,非常巧妙。它叫做Harvey_Balls字体(下载地址:http://www.ambor.com/hb/Harvey_Balls.ttf,只有不到4KB)。安装这种字体后,选用这种字体,输入0～9,就显示为对应的小圆图。并且像其他字体一样,可以自由设置其大小、颜色,在Excel中使用很方便。
小提示:
★这种图一般适用于评价性指标的表现,精度比较小,一般要把数据转换为0～4五个层级。虽然该字体支持0～9,我们一般只用0～4。
★如果其他机器没有安装这种字体,则打开文档时只显示为0～4的数字。如何解决?如果是PPT、Word、PDF文档的话,你可以在保存文件时把该字体嵌进去,嵌的办法是在保存选项中设置勾选“嵌入字体”、“不嵌入普通字体”两个选项。但Excel文档则无法嵌入字体,只能转为图片或让对方也安装这个字体。
这是一个使用月亮图/哈维球的表格例子(见图7)。
2.半圆饼图 凸显个性
在一些商业杂志上,有时候会看到半圆式的饼图,较普通饼图有些创新变化,各部分比例更加清晰,一定程度上能吸引读者的注意力。在excel中用饼图做就可以,技巧是将分项的汇总值亦加入图表,设置其隐形,只利用其占位(见图8)。
第一步:输入数据,建立饼图,注意选中总计部分的数据(见图9)。
第二步:右击饼图中的半圆,选择“设置数据系列格式→系列选项”,然后在第一个输入框中输入270,然后按下“确定”,半圆就转过来了。
第三步:右击半圆,选择“设置数据系列格式→填充”,选择“无填充”,确定后半圆就基本完成了(见图10)。
小提示:
需要注意的是,由于隐藏了合计值的扇区,显示数值虽然没有问题,但如果标签显示“百分比”的话,会有缩小一半的错误。
3.奖罚分明! 集体海选有绝招
说到用excel进行比对,大家很容易想到竖着的柱形图、饼图,其实从上到下排列、线条简单的条形图很适合这类工作,特别是项目比较多的情况(见图11)。
如何实现这样的效果呢?(见图12)
第一步:按照图中内容输入各组数据,对原数据B～D列,准备转换数据如F～H列,注意,其中G列=-C列。
第二步:以F～H列数据作堆积条形图。这时,分类轴的分类项目次序与表格相反,可在分类轴→坐标轴格式→勾选“分类次序反转”,这个地方是一个小技巧。
第三步:在分类轴的坐标轴格式中设置刻度线标签在图外。
第四步:删除数值轴。设置显示左右条形图的数值标签,并调整到合适位置。
4.超级简洁!一条语句的条形图
在文章开头,我们承诺过不讲函数,但这里例外一下,因为这个函数真的很短,也真的很强大。别以为所有条形图都需要excel的图表生成,其实一句简单的函数就能完成这样的工作。看看这张条形图,你能相信它并没有使用图表功能吗(见图13)?
要实现这个功能很简单,只要两步:
第一步:在一列数据右侧的第一行输入“=REPT("|", 100*C4/$C$11)”,其中C4表示左侧数据第一行的单元格位置,后面的C和11代表最后总和所在的单元格位置。
第二步:鼠标移动到C5单元格右下角,向下方拖拽出现的十字,下方的单元格出现了自动生成的条形图(见图14)。
怎么样?是不是又简单效果又酷?
小提示:
函数中的含义其实就是通过当前行与点合的比例关系,重复显示“|”,比例越高重复次数越多,达到形成条形图的作用。
5.一条线难倒英雄汉
在excel中使用图表,经常会希望突出某一个时间点,比如从某一年开始扭亏为盈,某个月收入开始超过百万等等。这时候可能希望可以画一条分割线。可是excel却没有提供这样的功能,如何实现呢?
第一步:选中图表后,再画线(在“插入→形状→线条”),线条将锚定在图表“容器”中。
第二步:按住shift再画线,线条将保持垂直或水平(见图15)。
走出迷雾 让你的Excel更有说服力
★图表实例:小又多图表 趋势图轻松排列
我们在使用Excel做图表时,经常需要做这样的比较:比较A、B、C三家公司在2007、2008、2009三年的业绩。通常的方法是给三个公司建立三个图表,然后分别展示。这样可能需要三个页面,费篇幅不说,还不容易比较。其实我们可以很简单地把三个表格合为一体。
第一步:我们将横坐标设为日期,纵坐标为公司名称,填入数据。
第二步:选择“插入→柱形图”,生成合并比较的柱形图(见图16)。
★亮点
这样的表格虽然可以比较了,但是当统计数据较多时候看起来比较乱,可以做成折线图比较方便(见图17)。这样是不是看起来比较生动和直观?
我们可以通过添加一些函数来增强他们。由于函数比较复杂,我们不详细介绍了,提供一个模板给大家,大家仅需修改其中的数据就可以直接套用了(下载地址:http://work.newhua.com/cfan/200917/int.rar)。
★亮点
如何让不同公司区别开来
我们使用“小又多”图表的时候,会发现每家公司的颜色都是一样,这样不便于区分各家,能不能让各部分颜色独立呢(见图18)?
我们可以按照下面图中的方式填入公司及数据,颜色就可以分开设置了(见图19)。
与常规的输入方法不同,三组数据分别在不同的列中输入,保证了他们可以使用不同的颜色进行对比。注意8、12行的留空,它的作用是使3组数据之间分开来,显得清晰易读。
这样的图示是不是更清晰了?但是,由于使用了图例,仍需要阅读者目光移动来确认3组柱子分别都代表谁,我们要进一步优化至下图,使它阅读更方便。
这一次,我们的数据包括了B列(之前没有包含B列),这次使用了双层的分类标签。这种做法适用于3组数据数量级相当的情况,这样看起来是不是更加明显了(见图20)。
★图表实例:大图套小图 关系更清楚
我们在制作图表时候,为了展示各部分比例,经常用到饼图。分类的时候经常会出现一个大类里面还有小类,比如CFan男读者占80%,女读者占20%,其中男读者又有一部分是学生。想通过图表来表示这种关系的时候,用一个饼图似乎就难以显示出来,如果用双层的饼图就比较直观了。
双层饼图的做法
第一步:使用图表向导,以B1:B2为源数据创建饼图。在图表右键选择“选择数据”,添加一个新的数据系列,值引用B1:B2单元格(见图21)。
第二步:在图表向导完成余下的步骤设置。右击饼图圆形,选择“数据系列格式→系列选项→坐标轴”,选中次坐标轴选项按钮(见图22)。
第三步:单击确定按钮返回图表,用鼠标选中系列1,按住左键不放,往外拖动圆形。在这里越往外拖,则系列1的形状会变得越小。
第四步:松开鼠标左键,系列1的圆形分散为几块扇形,而且体积变得较小。
第五步:将系列1的扇形逐个拖回圆心(单击系列1的扇形两次,可以选中它,然后就可进行拖动),接着删除图例。这样,双层饼图就基本完成了。
第六步:右键单击饼图,在快捷菜单中选中数据源。在数据源对话框的“系列”选项卡中,设置次分类标志为B1:B2,次分类轴标志为A1:A2。
第七步:双击系列1的圆形(较小的圆形),在数据系列格式对话框的“数据标志”选项卡中,勾选“类别名称和百分比”复选框。然后对系列2的圆形做同样的操作。
★文字处理实例:数字方向随意调
电子表格总是横平竖直,看起来总有些死板,其实我们只要稍加调整,就可以让一些数字更为凸显,另一些更为“低调”。
看一下第一个统计表格,很平庸吧,年份与销量混在一起,重点并不突出。第二个则不然,年份倾斜处理,销量数字立刻凸显出来(见图23、图24)。
简单,只要选中要转换方向的单元格,右击选择“设置单元格格式→对齐→方向”,在输入框中输入转换的角度即可,这里我们输入45度角,你也可以按照自己的需要的方向进行修改(见图25)。
★文字处理实例:让文字按需求变色
我们在使用Excel表格的时候,可能经常会有这样的需求:达到某种指标的数值用蓝色,而超过某数值的用绿色,低于某数值的用红色。这样的例子在学生成绩单、业绩销售报表中经常被使用。如果手动添加,似乎太麻烦了,能不能自动完成呢?
1.界限分明
如果要求Excel工作表中大于60用“蓝色”显示,小于60用“红色”显示,可以这么实现:选中所需的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框(点击“格式→单元格”菜单),单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”框中键入“[蓝色][>=60];[红色][<60]”,单击“确定”按钮。现在,Excel就给数字加上不同的颜色了(见图26)。
2.单位自动填
在Excel工作表中,当你需要给数字加上金额单位(如“万元”)时,选中所需的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”列表框中键入“#"万元"”,单击“确定”按钮即可。
3.输入提速
在你编辑Excel工作表时,可能会遇到大量重复数据需要录入的情况,本来可以用复制粘贴的方法,但可能重复的部分处于短语的不同位置,比如我们可能在多处需要输入“北京市海淀区”、“北京市丰台区”、“北京市石景山区”等内容,我们可以这样做:选择需要用的单元格区域,然后打开“单元格格式”对话框,单击“数字”选项卡,在“分类”框中单击“自定义”,在“类型”框中输入“北京市@区”(“@”是半角字符),单击“确定”按钮。现在,单击刚才选中的单元格区域中一个单元格,并在其中输入“海淀”二字,按下回车键后,你会惊喜地发现,这个单元格中出现的是“北京市海淀区”(见图27)。
★图表实例:妙用群组隐藏指定内容
当遇到表格中有很多行的数据的时候,可能有些不重要的数据隐藏起来更好。很多朋友知道excel具有隐藏某行、某列的功能,但是这种方法隐藏之后阅读者无法注意到,可能还会忽略阅读。其实Windows管理器提供了给大家一种不错的方式——就是将某些文件夹折叠起来的功能,只要按动“+”就可以改变状态。其实,excel中也有类似的选项,用户可以轻松地隐藏或显示内容。
第一步:打开表格,选中需要隐藏的资料行。
第二步:如图所示,假设我们希望只显示手机类、汽车类、家电类、其他类4个主要项目,而想把手机类下方的具体品牌和销量的资料隐藏(见图28)。
第三步:选中这些部分,依次选择“数据→组合→组合(G)”,然后在弹出窗口中点击“确定”。这时,你会看到选中部分已经被隐藏,旁边有加号的位置可以点击,点击后隐藏的内容就显示出来了,点击减号会再次隐藏。注意到左上角的1和2了吗?这表示两种状态,按下1全部折叠隐藏,按下2全部展开显示(见图29)。
怎么样,数据隐藏展开完全由自己控制,是不是超级方便?
★图表实例:谁说饼图只能用颜色填充
当你向别人展示某种产品的市场份额时,饼图无疑是一种很好的方法,但是如果饼图的背景是蛋糕,是不是更加形象一些?
同样的情况,如果饼图的背景是地球、硬币、钞票……这样的饼图会不会更有效果?
第一步:输入一组数据,选中它们,然后选择“插入→饼图”,出现初始的饼图(见图30)。
第二步:右击饼图,选择“设置数据系列格式→填充→图片或纹理填充”,按“文件”按钮,选择一张照片,按下“确定”(见图31)。
是不是很不满意?本来希望把一块“蛋糕”分割开,结果却把整个画面填充到了每个扇形里面,这显然不是我们想要的,该怎么办?
★亮点
制作真正的蛋糕背景
第一步:右击上面第一步制作的没有背景的饼图,选择“设置数据系列格式→填充”,选择“无填充”(见图32)。
第二步:在“边框颜色”中选择白色的实现。
第三步:点击“插入→形状→椭圆”,按住Shift键拖动鼠标,生成一个比饼图稍微大一些的圆形。右击圆形,选择“设置图片格式→填充→图片或纹理填充”,按“文件”按钮,选择合适背景图片,按下“确定”。这样,圆形的图片背景就生成了(见图33)。
第四步:将圆形图片保存下来,用填充的方式填充到饼图的绘图区,就可以实现饼图的效果了(见图34)。