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摘 要:随着高校教育教学工作的蓬勃发展,高校档案管理特别是教学档案的科学管理显得尤为重要。本文就高校教学档案的重要作用及管理的现状进行了分析,提出了加强高校教学档案管理的几点可行的措施。
关键词:高校教学档案管理
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)01(b)-0227-02
随着教育体制改革的不断深入,近年来,我国高等教育办学模式发生了重大变化,高等教育的教学方向开始从原先的精英教育逐渐向大众化方向转变,高校大规模扩招使得高等教育发展在结构、类型、层次等方面,呈现出了与原来模式不相符合的态势,新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等各方面,呈现出多元化的发展特色,作为高校工作中心的教学环节,也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化,这就使教学档案的种类不断增加,档案内容也同趋复杂化和多样化,从而对高校教学档案管理工作提出了更高的要求,高校教学档案管理工作也应按照高校教学规律的要求,实现教学档案管理的规范化和现代化。高校教学档案全面、微观、准确地反映了我国高等教育事业的发展情况,它无论在总结教育工作的经验教训方面,还是在探索、掌握教育工作的规律方面作用重大。因此,提升教学档案管理工作的水平,可以为学校的发展和教学质量的提高提供服务和保障。
1 教学档案的重要作用
建立教学档案,其作用不仅是为了保存和管理教学过程中形成的有价值的文件材料,为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务,而且是为改进教学方法,深化教学研究提高教学质量提供依据。
(1)教学档案为提高教学质量提供依据。学校的主要任务是教书育人。一所学校的教学质量如何,怎样提高教学质量,这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果,并加以完善和提高,为教学活动提供借鉴和分析,才有可能提高教学质量。
(2)教学档案为改进教学方法提供素材。教学方法的好坏,直接影响到教师的教与学生学,好的教学方法不仅使教师教得轻松,还能使学生学得愉快。通过查阅历年教学档案,可以对教学方法进行对比分析,找出理想的教学方法。
(3)教学档案为加强教学管理提供参考。教学管理水平的高低,在很大程度上影响该校的教学质量,影响学校在社会上的信誉度,教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测,从宏观上可以明确学校的发展方向,制定教学计划,更好地安排师资,并可根据实际需要制定短期规划和长远规划,特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等,可以适时调整对师生的思想工作,解除他们的思想包袱,使他们全身心地投入教与学。
(4)教学档案为编写校史和教育名人传记提供素材。任何一部校史都是该校教与学的发展史,校史既反映了一所学校的成绩,也反映了该校科研能力和发展过程,而教学档案则是编写校史的第一手史料。
(5)教学档案使用方便。教学档案分类清楚、明确每一个分类都装在各自的分类档案盒中,档案盒内附有该盒档案资料的登记表,需要查阅档案时只需打开所需的档案分类盒,查看登记表就可以找到所需资料,方便了教员查阅。
2 教学档案管理的现状
从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出,给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
(1)教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看,很多高校仍存在着管理制度不健全的问题,尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制,存在着诸多问题。
(2)对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快,不少领导的兴奋点在发展上,而对发展的基础之一——教学档案的管理,不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置,还是现代化档案管理条件的完善,人员的培训,都较少列入领导的议事日程。
(3)教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库,注重保藏而忽视其应用价值,缺少开放性。档案室门口“安全重地,严禁入内”的牌子让人望而却步,教学档案也被误认为是与其它的檔案信息资源一样保密性极强,这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
(4)教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上,利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动,并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
(5)教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员,其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职,往往忽视档案管理工作,到年度归档立卷时敷衍了事,给教学档案管理带来很大不利。
3 加强高校教学档案管理的几点措施
3.1 加大宣传力度以增强全员的档案意识和法制观念
高校教师、教学管理人员、学生是决定教学档案是否完整的主要因素。因此,加大档案工作的宣传力度,提高广大师生的档案意识和法制观念尤为重要。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定:“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有”。教师及教学管理人员应该清楚地认识到,在从事教学活动中形成的、属归档范围的文件材料,虽然是自己劳动汗水的结晶,但是无权占为己有；这些材料是受档案法保护的学校固有财产,必须保证其完整无缺,并按照规定向档案室移交。
3.2 建立健全教学档案管理制度,实行规范化管理
要保持教学档案的系统和完整性,必须建立和健全教学档案管理制度,注重教学原始资料的收集与整理,实行规范化管理。高校要依照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规,制定各项教学档案管理的规章制度。加强教学档案的管理,规范教学档案管理程序,完善管理体制,实行规范化管理,使教学档案管理工作规范统一,做到有章可循,保障教学档案资料收集、整理、保管和查阅工作的规范化和制度化,保证教学档案资料的系统性和连续性。
3.3 加强教学档案管理队伍的建设,提高教学档案管理人员素质
做好教学档案管理工作的关键是有一支既懂档案知识,又懂教学管理,并能运用现代化手段的教学档案管理队伍。现在,大多数高校教学档案管理人员是由各二级教学单位的教学秘书负责收集和管理,没有设置专门的教学档案管理员。这不仅加重了教学秘书的工作负担,而且由于很多教学秘书缺乏档案管理知识,导致教学档案管理的质量难以保障。而且在现代信息技术迅猛发展的今天,加强网络、多媒体、计算机技术的应用,实现教学档案管理手段的现代化,是每一个教学档案管理人员应该具备的基本素质。所以,高校应当配备专职的教学档案管理人员,并对其进行档案专业知识系统培训,使之掌握档案工作的基本知识和专业技能；对其加强思想品德教育,使他们具有良好的思想品质,具有爱岗敬业、乐于奉献的职业道德；并采取“走出去请进来”的交流学习方式定期或不定期的对他们进行业务指导和帮助,组织他们相互交流,取长补短,不断提高他们的业务水平。
3.4 利用教学档案为教学工作服务
档案的生命在于它的有用性。教学档案不能得到合理利用,只是被分门别类的锁进档案柜中,成为“死档案”,那就不具有存在的价值,最终会影响到人们为之劳动的积极性。因此,教学档案管理人员应积极开发教学档案资源,主动为教学管理工作服务。如将教学管理制度、优秀教师的讲稿、教案、教学工作总结、教学研究论文、历年的试题、学生考试的试卷分析、优秀毕业论文、师资情况、教师历年的科研成果等汇编成册,供广大教师参考,供教学管理人员、教学研究人员查阅。其结果不仅能引起他们对教学档案的重视,使他们愿意配合、支持教学档案的归档工作,从而形成教学档案管理的良性循环；更为重要的是能够为改进教学管理、提高学校办学水平、教师素质,最大限度地发挥教学档案的作用。
4 建立有效的约束、监督机制,促进教学档案工作的开展
争取学校领导的支持,采取一些行政强制措施,建立和完善档案部门的约束、监督机制,使各部门和有关人员不得不完成教学文件材料的收集、积累和归档工作。如规定教工参加评定必须由档案部门出具归档证明,确认其已惟我独尊原教学文件材料,否则取消其评职称的资格；对教学部门实行一票否决,结合年度检查评比的情况,凡没有成教学文件材料的归档任务或归档不系统、不全面的,取消其当年先进的资格等等。采取上述各种措施,能有效制约各部门,有效规范部门档案,使高校档案工作逐步走上健康有序的发展轨道。采用计算机技术和网络技术,努力实现教学档案工作的现代化。
应逐步在教学档案工作中采用先进的技术和设备,实现计算机化,系统化、网络化,采用统一的档案文件管理软件,建立规范标准的教学档案管理,利用计算机进行自动编目,自动检索、自动统计、档案借阅自动管理等一般的业务管理,避免部部门征得录入数据,避免人力、物力的浪费,实现不同部门间的数据转化,减轻工作人员的劳动强度,实现教学档案的科学管理,大提高工作效率。还应利用现代通信技术,实现教学档案信息传递网络化。档案部门应逐步建立教学档案信息库,如试题库,学籍库等,逐步参与教学档案管理,成为教学档案管理和教改的参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一,并纳入全校信息系统管理和开发利用。
总之,只要学校重视教学档案管理工作,逐步增强广大教职工的档案意识,再加上教学部门和档案部门齐心合力,紧密配合,高校的教学档案工作就一定会搞好。
参考文献
[1] 强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育,2007(7).
[2] 王玉华.高校档案在教育教学和科研中的重要作用.中国高等教育网,2007(3).
[3] 王炯.高校教学档案管理工作浅析.高等职业教育—天津职业大学学报,2006(9).
关键词:高校教学档案管理
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2011)01(b)-0227-02
随着教育体制改革的不断深入,近年来,我国高等教育办学模式发生了重大变化,高等教育的教学方向开始从原先的精英教育逐渐向大众化方向转变,高校大规模扩招使得高等教育发展在结构、类型、层次等方面,呈现出了与原来模式不相符合的态势,新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等各方面,呈现出多元化的发展特色,作为高校工作中心的教学环节,也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化,这就使教学档案的种类不断增加,档案内容也同趋复杂化和多样化,从而对高校教学档案管理工作提出了更高的要求,高校教学档案管理工作也应按照高校教学规律的要求,实现教学档案管理的规范化和现代化。高校教学档案全面、微观、准确地反映了我国高等教育事业的发展情况,它无论在总结教育工作的经验教训方面,还是在探索、掌握教育工作的规律方面作用重大。因此,提升教学档案管理工作的水平,可以为学校的发展和教学质量的提高提供服务和保障。
1 教学档案的重要作用
建立教学档案,其作用不仅是为了保存和管理教学过程中形成的有价值的文件材料,为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研服务,而且是为改进教学方法,深化教学研究提高教学质量提供依据。
(1)教学档案为提高教学质量提供依据。学校的主要任务是教书育人。一所学校的教学质量如何,怎样提高教学质量,这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果,并加以完善和提高,为教学活动提供借鉴和分析,才有可能提高教学质量。
(2)教学档案为改进教学方法提供素材。教学方法的好坏,直接影响到教师的教与学生学,好的教学方法不仅使教师教得轻松,还能使学生学得愉快。通过查阅历年教学档案,可以对教学方法进行对比分析,找出理想的教学方法。
(3)教学档案为加强教学管理提供参考。教学管理水平的高低,在很大程度上影响该校的教学质量,影响学校在社会上的信誉度,教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、预测,从宏观上可以明确学校的发展方向,制定教学计划,更好地安排师资,并可根据实际需要制定短期规划和长远规划,特别是根据师生的奖惩材料、思想汇报材料等,可以适时调整对师生的思想工作,解除他们的思想包袱,使他们全身心地投入教与学。
(4)教学档案为编写校史和教育名人传记提供素材。任何一部校史都是该校教与学的发展史,校史既反映了一所学校的成绩,也反映了该校科研能力和发展过程,而教学档案则是编写校史的第一手史料。
(5)教学档案使用方便。教学档案分类清楚、明确每一个分类都装在各自的分类档案盒中,档案盒内附有该盒档案资料的登记表,需要查阅档案时只需打开所需的档案分类盒,查看登记表就可以找到所需资料,方便了教员查阅。
2 教学档案管理的现状
从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出,给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
(1)教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看,很多高校仍存在着管理制度不健全的问题,尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制,存在着诸多问题。
(2)对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快,不少领导的兴奋点在发展上,而对发展的基础之一——教学档案的管理,不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置,还是现代化档案管理条件的完善,人员的培训,都较少列入领导的议事日程。
(3)教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库,注重保藏而忽视其应用价值,缺少开放性。档案室门口“安全重地,严禁入内”的牌子让人望而却步,教学档案也被误认为是与其它的檔案信息资源一样保密性极强,这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
(4)教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上,利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动,并不能完全替代原始手写档案和纸质文档,但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
(5)教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员,其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任,而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职,往往忽视档案管理工作,到年度归档立卷时敷衍了事,给教学档案管理带来很大不利。
3 加强高校教学档案管理的几点措施
3.1 加大宣传力度以增强全员的档案意识和法制观念
高校教师、教学管理人员、学生是决定教学档案是否完整的主要因素。因此,加大档案工作的宣传力度,提高广大师生的档案意识和法制观念尤为重要。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定:“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有”。教师及教学管理人员应该清楚地认识到,在从事教学活动中形成的、属归档范围的文件材料,虽然是自己劳动汗水的结晶,但是无权占为己有；这些材料是受档案法保护的学校固有财产,必须保证其完整无缺,并按照规定向档案室移交。
3.2 建立健全教学档案管理制度,实行规范化管理
要保持教学档案的系统和完整性,必须建立和健全教学档案管理制度,注重教学原始资料的收集与整理,实行规范化管理。高校要依照《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律法规,制定各项教学档案管理的规章制度。加强教学档案的管理,规范教学档案管理程序,完善管理体制,实行规范化管理,使教学档案管理工作规范统一,做到有章可循,保障教学档案资料收集、整理、保管和查阅工作的规范化和制度化,保证教学档案资料的系统性和连续性。
3.3 加强教学档案管理队伍的建设,提高教学档案管理人员素质
做好教学档案管理工作的关键是有一支既懂档案知识,又懂教学管理,并能运用现代化手段的教学档案管理队伍。现在,大多数高校教学档案管理人员是由各二级教学单位的教学秘书负责收集和管理,没有设置专门的教学档案管理员。这不仅加重了教学秘书的工作负担,而且由于很多教学秘书缺乏档案管理知识,导致教学档案管理的质量难以保障。而且在现代信息技术迅猛发展的今天,加强网络、多媒体、计算机技术的应用,实现教学档案管理手段的现代化,是每一个教学档案管理人员应该具备的基本素质。所以,高校应当配备专职的教学档案管理人员,并对其进行档案专业知识系统培训,使之掌握档案工作的基本知识和专业技能；对其加强思想品德教育,使他们具有良好的思想品质,具有爱岗敬业、乐于奉献的职业道德；并采取“走出去请进来”的交流学习方式定期或不定期的对他们进行业务指导和帮助,组织他们相互交流,取长补短,不断提高他们的业务水平。
3.4 利用教学档案为教学工作服务
档案的生命在于它的有用性。教学档案不能得到合理利用,只是被分门别类的锁进档案柜中,成为“死档案”,那就不具有存在的价值,最终会影响到人们为之劳动的积极性。因此,教学档案管理人员应积极开发教学档案资源,主动为教学管理工作服务。如将教学管理制度、优秀教师的讲稿、教案、教学工作总结、教学研究论文、历年的试题、学生考试的试卷分析、优秀毕业论文、师资情况、教师历年的科研成果等汇编成册,供广大教师参考,供教学管理人员、教学研究人员查阅。其结果不仅能引起他们对教学档案的重视,使他们愿意配合、支持教学档案的归档工作,从而形成教学档案管理的良性循环；更为重要的是能够为改进教学管理、提高学校办学水平、教师素质,最大限度地发挥教学档案的作用。
4 建立有效的约束、监督机制,促进教学档案工作的开展
争取学校领导的支持,采取一些行政强制措施,建立和完善档案部门的约束、监督机制,使各部门和有关人员不得不完成教学文件材料的收集、积累和归档工作。如规定教工参加评定必须由档案部门出具归档证明,确认其已惟我独尊原教学文件材料,否则取消其评职称的资格；对教学部门实行一票否决,结合年度检查评比的情况,凡没有成教学文件材料的归档任务或归档不系统、不全面的,取消其当年先进的资格等等。采取上述各种措施,能有效制约各部门,有效规范部门档案,使高校档案工作逐步走上健康有序的发展轨道。采用计算机技术和网络技术,努力实现教学档案工作的现代化。
应逐步在教学档案工作中采用先进的技术和设备,实现计算机化,系统化、网络化,采用统一的档案文件管理软件,建立规范标准的教学档案管理,利用计算机进行自动编目,自动检索、自动统计、档案借阅自动管理等一般的业务管理,避免部部门征得录入数据,避免人力、物力的浪费,实现不同部门间的数据转化,减轻工作人员的劳动强度,实现教学档案的科学管理,大提高工作效率。还应利用现代通信技术,实现教学档案信息传递网络化。档案部门应逐步建立教学档案信息库,如试题库,学籍库等,逐步参与教学档案管理,成为教学档案管理和教改的参谋部门,成为教学业务工作的信息咨询部门之一,并纳入全校信息系统管理和开发利用。
总之,只要学校重视教学档案管理工作,逐步增强广大教职工的档案意识,再加上教学部门和档案部门齐心合力,紧密配合,高校的教学档案工作就一定会搞好。
参考文献
[1] 强春晓.高校教学档案管理的特点及现代化管理对策.中国信息技术教育,2007(7).
[2] 王玉华.高校档案在教育教学和科研中的重要作用.中国高等教育网,2007(3).
[3] 王炯.高校教学档案管理工作浅析.高等职业教育—天津职业大学学报,2006(9).