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[摘要]本文就在政府机关后勤管理中如何应用计算机技术构建综合管理系统进行了初步的研究。对政府机关中后勤综合管理系统应用的现状进行了分析、阐述了后勤综合管理系统应用的必要性、并就如何构建后勤综合管理系统做出了初步的设想。
[关键词]构建 机关 后勤 管理系统
随着计算机技术日新月异的发展，计算机辅助管理的应用已经深入到了政府机关日常工作的各个方面，尤其在财务核算、公文处理、行政执法、业务管理等方面，已经和日常工作紧密融合，密不可分。但是，政府机关后勤在利用计算机辅助管理的手段上还比较落后。据查，市场上没有一款专门针对政府机关管理特点开发的后勤管理软件。
在进入信息时代后，人们的观念和意识在不断更新。尤其是在目前的市场环境，干部职工对服务质量的要求也越来越高。作为后勤服务部门来说如何有效提高管理水平和服务质量以满足服务对象的需求是结合工作实际落实科学发展观的一个主要问题。建立现代企业管理制度，并用计算机技术进行辅助管理和制度规范已经成为政府机关后勤提高管理水平的必然。
一、符合政府机关后勤需求的综合管理系统的
计算机辅助管理在政府机关后勤工作中应用便是利用合适的计算机硬件设备，架构符合政府机关后勤管理实际的管理软件平台，将分散的、孤立的信息汇总处理形成信息管理链。处理、分析、统计后勤各部门及服务对象的各项管理数据，包括人员信息、资金使用信息、物品及资产使用信息、管理信息等，并且能提供智能查询等功能、能对采集到的基础数据根据不同的需求进行分析统计。以达到降低运行成本，优化资源分配，创造效益最大化，提高后勤服务的整体水平。
管理系统还要将后勤已经使用的部分有效软件和设备纳入后勤管理的大系统中，将信息和数据采集到总服务数据库中，通过系统分析得到所需的各类报表、图表曲线和其他重要数据，使信息得到充分利用和共享。同时，管理系统将不受地域限制，在一个政府机关内部的各办事处、各部门间建立起高效信息互动。
二、建立政府机关后勤综合管理系统总体架构
一个好的管理系统必须建立在一套优秀管理的制度的基础上，后勤综合管理系统体系就是从各部门的业务规范、制度管理到信息的收集、成本的汇总核算、资产的管理到员工的考评等进行综合的分析、处理。不再以人制，而是通过制度管理，规范后勤人员每个岗位的责、权、利。再通过对岗位的标准化管理提高我们的服务意识和管理水平。从而形成一种良性循环的绩效管理机制。
根据近几年政府机关后勤管理的发展历程，组织结构，管理模式的特点。综合垂直管理政府机关和地方政府机关在后勤信息化建设中的经验和教训，设计出具有政府机关后勤特色的网络化管理系统。
建立的方法就是以部门、业务和角色的不同设计出岗位的具体工作内容和考核指标，形成细化工作表单、数据汇总报告，以直观图表形式和树状结构搭建起来，同时建立自定义功能模块，以满足后勤对不同组织机构设置、功能设定的需要和要求。
政府机关后勤信息化体系将根据各个单位和职能部门的具体工作内容和工作范围建立起能够为本单位和部门自动核算、统计和汇总出各种相关数据，以指导各个岗位下一步工作的有效量化指标和报表。并遵照Is0质量管理体系的要求自主管理、规范操作，进行绩效考核。
三、政府机关后勤综合管理系统的功能架构和预期作用
1、运用B／s结构，大幅提高工作效率。运用B／s结构构建后勤综合管理系统体系，通过网络来进行审批流程管理，避免申请人逐级约见、等待领导，通过有线或者无线网络，领导可以在任何时间任何地点随时审批、转发：另外，领导也可通过网络一目了然地检查后勤工作，随时了解后勤的运作情况。各个部门数据汇总统计由综合管理系统自动完成，将大大提高上报时间和准确率，也可以避免由于人工误差导致的数据对不上的老大难问题，省时、省力、省人。不仅提高了工作效率又节约了管理成本。
2、建立绩效管理平台，落实各项制度的执行。通过管理系统设定业务和流程的规范要求，人员责、权、利的明确，主动意识的提高，使得工作的响应速度和工作效果明显提高，服务的质量得到明显的改善，从制度上完善并创造出干多干少，干好干坏不一样的奖励机制。例如在维修部门的报修服务中，何时接到的报修要求，在多长时间内由何人进行了相应和处理，维修的步骤及使用的材料，维修的结果及用户的评价等都有历史记录。这些数据进行综合，给出不同的分值评定。此分值将与其奖金挂钩。那么我们将这个事件从开始到程结束进行监督管理，直到最终对此事件的评定，形成一个封闭的管理链。提高了相关责任人的主观能动性和工作的责任心。
3、建立财务管理平台，补充账务开支核算。一般来说，政府机关后勤的财务核算都是由财会部门用专用的财务软件统一进行管理。这样的好处是比较规范，但与实际情况肯定会有出入。因此在该系统中加入简单的财务“流水账”管理平台，简单的对政府机关内的各部门各种不同的开支进行记录，作为“大帐”的合理补充。
4、建立物资管理子系统，明晰资产管理细节。随着事业不断发展壮大，政府机关后勤的资产也普遍在迅速增加。那么，政府机关各部门中的各类固定资产和仪器设备，有多少要进行维修，有多少资产已经增值，又有多少该纳入报废指标，是后勤管理的重要问题。通过日常的正常数据录入，综合管理系统便能轻松的实现这些管理，让后勤管理部门有本详细的“家底帐”，清楚地了解本单位的资产情況和使用分布情况，对资产的重组、盘活及创收提供着重要的决策信息。
5、完善查询和统计功能，实现事务的精细化管理。充分利用数据进行分析，我们利用计算机管理的主要目的就是要通过对数据的比对，找到我们工作中的问题和不足，由原来的模糊式管理到现在的精细化管理，将问题点用量化法找到，对我们下一步工作提供科学的指标和决策依据。如餐饮管理的损耗率统计功能，可以对食堂的各类损耗进行分析，得出正常和非正常损耗值，判断在哪个环节上产生了非正常损耗，进行有针对性的整改。解决了以前盲目的管理，堵塞和制约了管理制度上的漏洞，最终使管理简单化，一切用数字说话。
6、建立智能报警子系统，有效构建预警机制。后勤是保障政府机关工作人员正常工作生活的重要部门，包括了吃穿住行、物业管理、各类消费、工程保障等各种服务，任何一项服务出了问题都会造成不同程度的影响。提供这么多服务，管理这么多设备，难以避免地会出现问题。如何迅速有效的处理问题，避免事态的进一步恶化，管理系统能提供这样的预警功能，对突发事件进行预防和快速响应，在第一时间了解掌握事态的发展，作出处理意见记录并反馈到现场，跟踪处理结果和效果。这项功能应该在各个职能部门的子系统中都有体现，相关信息汇总到总的管理系统上来，具备声光报警功能，在扬声系统中发出警报声，在屏幕上不断闪烁，直到有人为干预后才停止报警。
参考文献
[1]孙宗虎、王瑞永，人力资源与行政后勤工作执行流程，人民邮电出版社，2010.05
[2]杨烨、尹聪春，管理信息系统，清华大学出版社，2010.01
[3]阮家栋，web数据库技术(第三版)，科学出版社，2010.01
[关键词]构建 机关 后勤 管理系统
随着计算机技术日新月异的发展，计算机辅助管理的应用已经深入到了政府机关日常工作的各个方面，尤其在财务核算、公文处理、行政执法、业务管理等方面，已经和日常工作紧密融合，密不可分。但是，政府机关后勤在利用计算机辅助管理的手段上还比较落后。据查，市场上没有一款专门针对政府机关管理特点开发的后勤管理软件。
在进入信息时代后，人们的观念和意识在不断更新。尤其是在目前的市场环境，干部职工对服务质量的要求也越来越高。作为后勤服务部门来说如何有效提高管理水平和服务质量以满足服务对象的需求是结合工作实际落实科学发展观的一个主要问题。建立现代企业管理制度，并用计算机技术进行辅助管理和制度规范已经成为政府机关后勤提高管理水平的必然。
一、符合政府机关后勤需求的综合管理系统的
计算机辅助管理在政府机关后勤工作中应用便是利用合适的计算机硬件设备，架构符合政府机关后勤管理实际的管理软件平台，将分散的、孤立的信息汇总处理形成信息管理链。处理、分析、统计后勤各部门及服务对象的各项管理数据，包括人员信息、资金使用信息、物品及资产使用信息、管理信息等，并且能提供智能查询等功能、能对采集到的基础数据根据不同的需求进行分析统计。以达到降低运行成本，优化资源分配，创造效益最大化，提高后勤服务的整体水平。
管理系统还要将后勤已经使用的部分有效软件和设备纳入后勤管理的大系统中，将信息和数据采集到总服务数据库中，通过系统分析得到所需的各类报表、图表曲线和其他重要数据，使信息得到充分利用和共享。同时，管理系统将不受地域限制，在一个政府机关内部的各办事处、各部门间建立起高效信息互动。
二、建立政府机关后勤综合管理系统总体架构
一个好的管理系统必须建立在一套优秀管理的制度的基础上，后勤综合管理系统体系就是从各部门的业务规范、制度管理到信息的收集、成本的汇总核算、资产的管理到员工的考评等进行综合的分析、处理。不再以人制，而是通过制度管理，规范后勤人员每个岗位的责、权、利。再通过对岗位的标准化管理提高我们的服务意识和管理水平。从而形成一种良性循环的绩效管理机制。
根据近几年政府机关后勤管理的发展历程，组织结构，管理模式的特点。综合垂直管理政府机关和地方政府机关在后勤信息化建设中的经验和教训，设计出具有政府机关后勤特色的网络化管理系统。
建立的方法就是以部门、业务和角色的不同设计出岗位的具体工作内容和考核指标，形成细化工作表单、数据汇总报告，以直观图表形式和树状结构搭建起来，同时建立自定义功能模块，以满足后勤对不同组织机构设置、功能设定的需要和要求。
政府机关后勤信息化体系将根据各个单位和职能部门的具体工作内容和工作范围建立起能够为本单位和部门自动核算、统计和汇总出各种相关数据，以指导各个岗位下一步工作的有效量化指标和报表。并遵照Is0质量管理体系的要求自主管理、规范操作，进行绩效考核。
三、政府机关后勤综合管理系统的功能架构和预期作用
1、运用B／s结构，大幅提高工作效率。运用B／s结构构建后勤综合管理系统体系，通过网络来进行审批流程管理，避免申请人逐级约见、等待领导，通过有线或者无线网络，领导可以在任何时间任何地点随时审批、转发：另外，领导也可通过网络一目了然地检查后勤工作，随时了解后勤的运作情况。各个部门数据汇总统计由综合管理系统自动完成，将大大提高上报时间和准确率，也可以避免由于人工误差导致的数据对不上的老大难问题，省时、省力、省人。不仅提高了工作效率又节约了管理成本。
2、建立绩效管理平台，落实各项制度的执行。通过管理系统设定业务和流程的规范要求，人员责、权、利的明确，主动意识的提高，使得工作的响应速度和工作效果明显提高，服务的质量得到明显的改善，从制度上完善并创造出干多干少，干好干坏不一样的奖励机制。例如在维修部门的报修服务中，何时接到的报修要求，在多长时间内由何人进行了相应和处理，维修的步骤及使用的材料，维修的结果及用户的评价等都有历史记录。这些数据进行综合，给出不同的分值评定。此分值将与其奖金挂钩。那么我们将这个事件从开始到程结束进行监督管理，直到最终对此事件的评定，形成一个封闭的管理链。提高了相关责任人的主观能动性和工作的责任心。
3、建立财务管理平台，补充账务开支核算。一般来说，政府机关后勤的财务核算都是由财会部门用专用的财务软件统一进行管理。这样的好处是比较规范，但与实际情况肯定会有出入。因此在该系统中加入简单的财务“流水账”管理平台，简单的对政府机关内的各部门各种不同的开支进行记录，作为“大帐”的合理补充。
4、建立物资管理子系统，明晰资产管理细节。随着事业不断发展壮大，政府机关后勤的资产也普遍在迅速增加。那么，政府机关各部门中的各类固定资产和仪器设备，有多少要进行维修，有多少资产已经增值，又有多少该纳入报废指标，是后勤管理的重要问题。通过日常的正常数据录入，综合管理系统便能轻松的实现这些管理，让后勤管理部门有本详细的“家底帐”，清楚地了解本单位的资产情況和使用分布情况，对资产的重组、盘活及创收提供着重要的决策信息。
5、完善查询和统计功能，实现事务的精细化管理。充分利用数据进行分析，我们利用计算机管理的主要目的就是要通过对数据的比对，找到我们工作中的问题和不足，由原来的模糊式管理到现在的精细化管理，将问题点用量化法找到，对我们下一步工作提供科学的指标和决策依据。如餐饮管理的损耗率统计功能，可以对食堂的各类损耗进行分析，得出正常和非正常损耗值，判断在哪个环节上产生了非正常损耗，进行有针对性的整改。解决了以前盲目的管理，堵塞和制约了管理制度上的漏洞，最终使管理简单化，一切用数字说话。
6、建立智能报警子系统，有效构建预警机制。后勤是保障政府机关工作人员正常工作生活的重要部门，包括了吃穿住行、物业管理、各类消费、工程保障等各种服务，任何一项服务出了问题都会造成不同程度的影响。提供这么多服务，管理这么多设备，难以避免地会出现问题。如何迅速有效的处理问题，避免事态的进一步恶化，管理系统能提供这样的预警功能，对突发事件进行预防和快速响应，在第一时间了解掌握事态的发展，作出处理意见记录并反馈到现场，跟踪处理结果和效果。这项功能应该在各个职能部门的子系统中都有体现，相关信息汇总到总的管理系统上来，具备声光报警功能，在扬声系统中发出警报声，在屏幕上不断闪烁，直到有人为干预后才停止报警。
参考文献
[1]孙宗虎、王瑞永，人力资源与行政后勤工作执行流程，人民邮电出版社，2010.05
[2]杨烨、尹聪春，管理信息系统，清华大学出版社，2010.01
[3]阮家栋，web数据库技术(第三版)，科学出版社，2010.01