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[摘要]办公自动化系统在机关事业单位应用非常广泛，公文处理留痕是一个较为关键的技术问题，对基于Lotus Domino的办公自动化系统的公文留痕处理的各种方法进行比较分析，并提出了自己的解决方法。
[关键词]办公自动化 公文留痕 Lotus Domino 控件
中图分类号：TP3文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2008）1110049－02
一、引言
办公自动化系统（OA）是机关企事业单位为了实现办公室内事务性业务的自动化而建立起来的计算机软件。目前开发OA的技术主要有三类：基于C/S结构的应用程序开发，基于B/S结构的动态网页技和结合C/S结构和Web技术的复合应用程序开发。而基于C/S结构的应用程序开发，利用 Lotus Domino群件作为平台是一个不错的选择。很多单位，也包括一些专家认为C/S结构落后了，因此基于Lotus Domino的办公自动化系统就过时了，因此有些单位把利用Lotus Domino开发的OA换成了目前最流行的基于J2EE的系统。但笔者认为，投资要讲求收益，技术要讲求适用，政策要讲求连续，作为一个单位窗口，OA没有必要，也不应该频繁更换。每种技术都有它的优缺点，基于Lotus Domino的办公自动化系统的安全性是其他技术所不能比拟的，Lotus Domino也有它的缺点，在处理公文留痕处理等复杂问题方面就显得比较困难了。
二、公文处理流程
办公自动化系统的核心是公文处理，公文处理包括收文和发文处理，其中发文处理最为复杂。
在手工公文的流转过程中，拟稿人将自己的文稿交给领导及签阅部门，他们都可能根据自己的意见对公文做出一定的修改，文件修改后，拟稿人可以根据修改人的笔迹判定是何部门的哪位领导进行的修改，只要保留原稿就能方便日后查阅。
在实现办公自动化后，特别是公文的起草过程变为网络上实现，传送的都是电子文档，各位领导修改的都是电子文档，如何来判断哪位领导修改了些什么，是摆在经办人员面前的一个难事。因此在开发办公自动化系统进行需求分析的时候，许多机关单位都提出了在公文起草的流转过程中保留修改痕迹的问题。
三、办公系统留痕原因分析
Lotus Domino是一个群件系统，首先它是一个文档型数据库，因此在以处理文档为核心的办公自动化系统中具有独特的优势，由于Lotus Domino具有邮件系统的功能，在办公系统中可以通过邮件来达到公文流转的功能。
笔者作为负责人之一，参与开发重庆市发改委办公自动化系统，就是选择的以Lotus Domino为平台，从1999年投入使用以来，一直运行平稳，其良好的性能得到了委内工作人员及委领导的首肯。
在系统进行分析阶段，用户开始并没有提出有关留痕问题。系统运行初期，公文处理是以传统的纸介质和系统的电子介质同时进行，整个系统只起到文件存储和查询的功能。随着系统应用的不断深入，公文处理将完全通过网上流转处理，公文起草的留痕就是一个必须解决的问题。
由于在原来的发文处理模块中，公文的正文是经办人处理完毕后，用Word存储为RTF格式保存在发文拟稿表单中数据类型为RTF文本的Body域中。只要是文档的读者用户都可以看到文件的正文，是文档的作者用户就可以修改文件的内容。公文在流转过程中，相关部门的领导要修改文件的内容，由于RTF文本不能计算，系统无法自动知晓修改的内容。虽然可以通过各种方式规定在流程的那个环节用何种颜色来修改，以达到留痕的目的，但系统无法控制用户，如果每次流转后都要经办人去比对，反而增加了工作量。
四、留痕处理方法分析
通过参考各种资料及技术交流，对于基于LOTUS DOMINO的办公自动化系统，对公文流转过程中的留痕处理有如下几种方法：
（一）通过表单的一个多值计算域实现
在发文拟稿表单中设置一个数据类型为文本的域，计算允许多值。设计一个子表单，子表单中设置一个文本域，用来编辑意见。在发文拟稿表单设计有填写意见操作，该操作调用子表单为对话框，当文档流转到某个部门或领导时，可以在对话框中填写意见，并通过公式计算填入文档的会签意见域，意见的文字颜色根据流转的步骤各不相同。这样就达到了签发意见并留痕的目的。
但是这种方法只能签发意见留痕的作用，并不能对文件正文的修改留痕，达不到实际的效果，因此不能满足用户对办公自动化系统的功能要求。
（二）通过对word文件对象编程实现
在发文拟稿表单中设置一个数据类型为RTF文本的域，用来容纳文件的正文。拟稿人利用WORD将已经拟好的文稿处理完毕，再在发文管理创建文档，并利用创建对象功能，将已经处理好的WORD文件创建到Notes文档中，各用户通过浏览Notes文档就可可以浏览到正文的内容。
因为Notes 文档中的正文是WORD文件对象，利用LOTUS SCRIPT的强大功能对Notes 文档中的WORD文件对象编程，使用户在修改该文档时显示出指定的颜色，要删除某些内容时则不能彻底删除，只添加上删除线，从而达到留痕的效果。
这种方法的确可以达到公文流转留痕的目的。但是，通过进一步分析，发现一个问题：当文档流转到某个环节时，在该环节有处理权限的责任人就对该文档有修改和删除的权限，虽然我们在Lotus 系统中进行了编程处理，但用户完全可以绕过这个环节。如用户可以将正文内容复制到word中进行处理，处理完毕后在通过创建对象的方式将正文创建到Notes文档中。当然可以通过加强规章制度的建设，禁止用户的这种行为，但毕竟这种方法本身存在漏洞。
（三）利用word模板的方法
由技术人员设计一个word模板，该模板利用宏对word的一些功能进行了限制。如删除只能删除自己的内容，对其他内容只能添加删除线，添加的内容用不同的颜色区别，从而达到了留痕的功能。
公文拟稿人首先利用该模板编辑文件，以附件的方式附加到发文管理的拟稿单内。当流转到某个步骤时，用户将福建拆离至本地，利用Lotus Script编辑的操作打开该文件。文件编辑完毕后再附加到发文单中。
该方法基本达到公文流转留痕的目的，但和前中方法一样，用户完全可以饶过某些环节，因此存在一定的漏洞。
五、开发控件实现留痕处理
由于已有的方法不能达到理想的效果，我们只好另想办法。Word的功能非常强大，但是我们在公文处理时只能用到它的极少部分功能，借助于word的留痕处理方法就是要屏蔽很多功能，如删除只能添加删除线等。因此，可以利用VB或delphi等集成开发环境开发控件，该控件可以实现word的基本文字编辑功能，另外再具备独特的文字留痕处理功能，以达到公文处理留痕的目的。
根据公文流转中各个经办人的特点，每个步骤该控件除具有文字处理功能外，还具有留下不同的处理痕迹，并可紧密的和Lotus 系统相衔接。
首先，文件起草人利用word编辑好文稿并存储为RTF格式文件。在系统的发文管理中填写好发文拟稿单，点击文件上载操作启动控件，该控件只能阅读文件内容，并将文件上载到文件服务器中。
当公文流转到部门领导核稿、会签部门会签、办公室审核、领导签发等步骤时，各经办人均可对文件进行部分修改，为了保持修改的痕迹，根据不同步骤，添加的内容以不同颜色区分，而删除原来的内容则只能添加删除线，不能真正删除。这些功能主要是对控件中的Richedit控件进行程序控制，如对DEL、Backspace、空格以及对CTRL+C等的控制实现的。并且对所有操作均写入一个日志文件。当编辑完毕后，文件自动保存在本地并立即上传到文件服务器中，并同时删除本地临时文件。当各经办人在发文管理处理完毕后退出该文档时，启动一个close事件，该时间将本地的日志文件内容写入发文管理的日志记录中，并删除日志文件。
当文件签发后，拟稿人可以通过该控件滤出所有删除内容，把颜色统一转为黑色，形成一个整洁的文件并存为RTF格式，以便引入发文单的BODY域中。
该方法由于是自主开发的控件，因此完全做到了各个步骤的紧密衔接。文件的下载、阅读、编辑和上载都是由控件完成，对用户是透明的，基本做到了和Notes系统的无缝衔接。
六、总结
在基于Lotus Domino的办公自动化系统中，由于Lotus中RTF域不能计算的限制，很难通过ETF的内容进行公文留痕。利用word控件的方法的确可以达到公文留痕的目的，但是用户可以通过改变操作方法达到改变留痕。为了达到无缝连接的目的，自主开发控件是一种非常有效的方法。通过近五年的应用实践，该方法取得了非常好的效果。
参考文献：
[1]陈山等，Lotus Domino 系统管理(上、下)[M].北京：中国水利水电出版社，2004.
[2]张曜，Delphi函数实用手册[M].北京：冶金工业出版社，2005.
[3]明日科技，Delphi函数参考大全[M].北京：人民邮电出版社，2005.
[4]邢增平，Delphi6.0最佳专辑[M].北京：人民邮电出版社，2006.
[关键词]办公自动化 公文留痕 Lotus Domino 控件
中图分类号：TP3文献标识码：A 文章编号：1671－7597（2008）1110049－02
一、引言
办公自动化系统（OA）是机关企事业单位为了实现办公室内事务性业务的自动化而建立起来的计算机软件。目前开发OA的技术主要有三类：基于C/S结构的应用程序开发，基于B/S结构的动态网页技和结合C/S结构和Web技术的复合应用程序开发。而基于C/S结构的应用程序开发，利用 Lotus Domino群件作为平台是一个不错的选择。很多单位，也包括一些专家认为C/S结构落后了，因此基于Lotus Domino的办公自动化系统就过时了，因此有些单位把利用Lotus Domino开发的OA换成了目前最流行的基于J2EE的系统。但笔者认为，投资要讲求收益，技术要讲求适用，政策要讲求连续，作为一个单位窗口，OA没有必要，也不应该频繁更换。每种技术都有它的优缺点，基于Lotus Domino的办公自动化系统的安全性是其他技术所不能比拟的，Lotus Domino也有它的缺点，在处理公文留痕处理等复杂问题方面就显得比较困难了。
二、公文处理流程
办公自动化系统的核心是公文处理，公文处理包括收文和发文处理，其中发文处理最为复杂。
在手工公文的流转过程中，拟稿人将自己的文稿交给领导及签阅部门，他们都可能根据自己的意见对公文做出一定的修改，文件修改后，拟稿人可以根据修改人的笔迹判定是何部门的哪位领导进行的修改，只要保留原稿就能方便日后查阅。
在实现办公自动化后，特别是公文的起草过程变为网络上实现，传送的都是电子文档，各位领导修改的都是电子文档，如何来判断哪位领导修改了些什么，是摆在经办人员面前的一个难事。因此在开发办公自动化系统进行需求分析的时候，许多机关单位都提出了在公文起草的流转过程中保留修改痕迹的问题。
三、办公系统留痕原因分析
Lotus Domino是一个群件系统，首先它是一个文档型数据库，因此在以处理文档为核心的办公自动化系统中具有独特的优势，由于Lotus Domino具有邮件系统的功能，在办公系统中可以通过邮件来达到公文流转的功能。
笔者作为负责人之一，参与开发重庆市发改委办公自动化系统，就是选择的以Lotus Domino为平台，从1999年投入使用以来，一直运行平稳，其良好的性能得到了委内工作人员及委领导的首肯。
在系统进行分析阶段，用户开始并没有提出有关留痕问题。系统运行初期，公文处理是以传统的纸介质和系统的电子介质同时进行，整个系统只起到文件存储和查询的功能。随着系统应用的不断深入，公文处理将完全通过网上流转处理，公文起草的留痕就是一个必须解决的问题。
由于在原来的发文处理模块中，公文的正文是经办人处理完毕后，用Word存储为RTF格式保存在发文拟稿表单中数据类型为RTF文本的Body域中。只要是文档的读者用户都可以看到文件的正文，是文档的作者用户就可以修改文件的内容。公文在流转过程中，相关部门的领导要修改文件的内容，由于RTF文本不能计算，系统无法自动知晓修改的内容。虽然可以通过各种方式规定在流程的那个环节用何种颜色来修改，以达到留痕的目的，但系统无法控制用户，如果每次流转后都要经办人去比对，反而增加了工作量。
四、留痕处理方法分析
通过参考各种资料及技术交流，对于基于LOTUS DOMINO的办公自动化系统，对公文流转过程中的留痕处理有如下几种方法：
（一）通过表单的一个多值计算域实现
在发文拟稿表单中设置一个数据类型为文本的域，计算允许多值。设计一个子表单，子表单中设置一个文本域，用来编辑意见。在发文拟稿表单设计有填写意见操作，该操作调用子表单为对话框，当文档流转到某个部门或领导时，可以在对话框中填写意见，并通过公式计算填入文档的会签意见域，意见的文字颜色根据流转的步骤各不相同。这样就达到了签发意见并留痕的目的。
但是这种方法只能签发意见留痕的作用，并不能对文件正文的修改留痕，达不到实际的效果，因此不能满足用户对办公自动化系统的功能要求。
（二）通过对word文件对象编程实现
在发文拟稿表单中设置一个数据类型为RTF文本的域，用来容纳文件的正文。拟稿人利用WORD将已经拟好的文稿处理完毕，再在发文管理创建文档，并利用创建对象功能，将已经处理好的WORD文件创建到Notes文档中，各用户通过浏览Notes文档就可可以浏览到正文的内容。
因为Notes 文档中的正文是WORD文件对象，利用LOTUS SCRIPT的强大功能对Notes 文档中的WORD文件对象编程，使用户在修改该文档时显示出指定的颜色，要删除某些内容时则不能彻底删除，只添加上删除线，从而达到留痕的效果。
这种方法的确可以达到公文流转留痕的目的。但是，通过进一步分析，发现一个问题：当文档流转到某个环节时，在该环节有处理权限的责任人就对该文档有修改和删除的权限，虽然我们在Lotus 系统中进行了编程处理，但用户完全可以绕过这个环节。如用户可以将正文内容复制到word中进行处理，处理完毕后在通过创建对象的方式将正文创建到Notes文档中。当然可以通过加强规章制度的建设，禁止用户的这种行为，但毕竟这种方法本身存在漏洞。
（三）利用word模板的方法
由技术人员设计一个word模板，该模板利用宏对word的一些功能进行了限制。如删除只能删除自己的内容，对其他内容只能添加删除线，添加的内容用不同的颜色区别，从而达到了留痕的功能。
公文拟稿人首先利用该模板编辑文件，以附件的方式附加到发文管理的拟稿单内。当流转到某个步骤时，用户将福建拆离至本地，利用Lotus Script编辑的操作打开该文件。文件编辑完毕后再附加到发文单中。
该方法基本达到公文流转留痕的目的，但和前中方法一样，用户完全可以饶过某些环节，因此存在一定的漏洞。
五、开发控件实现留痕处理
由于已有的方法不能达到理想的效果，我们只好另想办法。Word的功能非常强大，但是我们在公文处理时只能用到它的极少部分功能，借助于word的留痕处理方法就是要屏蔽很多功能，如删除只能添加删除线等。因此，可以利用VB或delphi等集成开发环境开发控件，该控件可以实现word的基本文字编辑功能，另外再具备独特的文字留痕处理功能，以达到公文处理留痕的目的。
根据公文流转中各个经办人的特点，每个步骤该控件除具有文字处理功能外，还具有留下不同的处理痕迹，并可紧密的和Lotus 系统相衔接。
首先，文件起草人利用word编辑好文稿并存储为RTF格式文件。在系统的发文管理中填写好发文拟稿单，点击文件上载操作启动控件，该控件只能阅读文件内容，并将文件上载到文件服务器中。
当公文流转到部门领导核稿、会签部门会签、办公室审核、领导签发等步骤时，各经办人均可对文件进行部分修改，为了保持修改的痕迹，根据不同步骤，添加的内容以不同颜色区分，而删除原来的内容则只能添加删除线，不能真正删除。这些功能主要是对控件中的Richedit控件进行程序控制，如对DEL、Backspace、空格以及对CTRL+C等的控制实现的。并且对所有操作均写入一个日志文件。当编辑完毕后，文件自动保存在本地并立即上传到文件服务器中，并同时删除本地临时文件。当各经办人在发文管理处理完毕后退出该文档时，启动一个close事件，该时间将本地的日志文件内容写入发文管理的日志记录中，并删除日志文件。
当文件签发后，拟稿人可以通过该控件滤出所有删除内容，把颜色统一转为黑色，形成一个整洁的文件并存为RTF格式，以便引入发文单的BODY域中。
该方法由于是自主开发的控件，因此完全做到了各个步骤的紧密衔接。文件的下载、阅读、编辑和上载都是由控件完成，对用户是透明的，基本做到了和Notes系统的无缝衔接。
六、总结
在基于Lotus Domino的办公自动化系统中，由于Lotus中RTF域不能计算的限制，很难通过ETF的内容进行公文留痕。利用word控件的方法的确可以达到公文留痕的目的，但是用户可以通过改变操作方法达到改变留痕。为了达到无缝连接的目的，自主开发控件是一种非常有效的方法。通过近五年的应用实践，该方法取得了非常好的效果。
参考文献：
[1]陈山等，Lotus Domino 系统管理(上、下)[M].北京：中国水利水电出版社，2004.
[2]张曜，Delphi函数实用手册[M].北京：冶金工业出版社，2005.
[3]明日科技，Delphi函数参考大全[M].北京：人民邮电出版社，2005.
[4]邢增平，Delphi6.0最佳专辑[M].北京：人民邮电出版社，2006.