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【摘要】本文介绍了word在长文档编辑中的几个特殊的技巧，如非连续页码、纸张纵横向交错、交叉引用等。
【关键词】word；长文档；非连续页码；纸张纵横；交叉引用
文字处理是各种办公活动中最基础最大量的工作，伴随着计算机的普及，word已成为人们所熟知的文字处理软件，使用word可以进行文字编辑、制作各种表格、插入图片等，很容易得到图文并茂的文档。也伴随着对word的熟悉和喜爱，人们逐渐拓展了word的使用范围，从最初的简单的文章、表格、通知到现在的教材、杂志、标书、软件文档等综合性文档，word的使用越来越专业，越来越复杂。
教材、杂志、标书、软件文档等综合性文档的长度通常都在在几十页到几百页，被称之为长文档。编辑长文档时，由于文档篇幅较长，容易顾此失彼，与其它普通文档不同，应对编辑的长文档有一个提纲性的规划，在word处理时，可以使用大纲视图编辑文档的各级标题，并采用样式对各级标题进行格式设定或编号设定，然后编辑相关内容，最后按照大纲级别自动生成长文档目录，这样就完成了长文档编辑的基本工作。在此过程中，我们仍然会遇到一些新的问题。
问题一：在word编辑文档时，我们经常会在页眉或页脚上给文档加上页码；在长文档中，通常包含了封面、目录，有时还有前言、序等内容，该怎么编辑页码呢？如果让页码从封面开始计算，显然是不合时宜的。
在普通文档的页码设置中，我们只需单击“插入”菜单下的“页码”命令，根据对话框选择“插入位置”、“对齐方式”，单击“格式”，设置“页码格式”即可。或者在“视图”菜单下，选取“页眉和页脚”命令，在“插入自动图文集”中选取“第X页 共Y页”。这样word就会为整篇文档加上连续的页码。
在长文档中，我们首先进行普通文档的操作，然后在封面、目录等文档位置前后加上分节符，最后对页码进行修改设置，就可以完成封面、目录等各自不同的页码标记。“节”是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的格式设置。但这里的节不同于文章、书籍里的“章节”，在word中，默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对文档设置不同的页码，必须对文档进行分节操作。
操作步骤：（1）将插入点移动到文档中一个内容开始的地方，点击“插入”菜单的“分隔符”命令，弹出对话框，选择“分节符类型”中的“下一页”，单击确定。把这样的分节符添加到封面和目录、目录和内容的分界段前。（2）双击页码设定区，弹出“页眉和页脚”对话框，删除“共Y页”中的“Y”，并把光标定位在该位置上。（3）单击“插入”菜单的“域”命令，选择“域名”中的“Section Pages”，单击“确定”。（4）双击页码设定区，弹出“页眉和页脚”对话框，删除“第X页”中的“X”，并把光标定位在该位置上。（5）设定“页码格式”中的“页码编排”，选择“起始页码”从1开始，再单击“插入页码”。这样就可以看到封面、目录等不同的页码起始了。与页码编排相似，如果你想在长文档的各章各节插入不同的页眉页脚，也需要在每章每节的分界处插入分节符。
问题二：在长文档中通常会有一些表格或者图片，当这些表格或者图片呈现出横向排版，在纵向排版的文档中摆放不下或者影响排版美观时，我们该怎么办？
操作步骤：（1）在该张表格页或图片页与前后文档分页处插入分节符，只有在不同的“节”中才能有不同的纸张页面设置。（2）单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，对该独立节进行纸张设置。（3）为不影响到页码的表示，在此处的页码格式需重新设置为“续前节”。
问题三：Word的“题注”功能可以实现对插入图片的自动编号，实现图片增删后编号的自动更新。在长文档中经常会使用到一些插图，应该对这些插图顺序编号，有时还需要引用这些编号。手工编号是能够解决问题的相当麻烦的方法，特别是当遇到图片由删减或者增加的时候，修改就特别繁琐，而且易出错。怎样来解决这个问题呢？
操作步骤：（1）选中图片，单击“插入”菜单下的“引用”，选择“题注”命令，单击“新建标签”按钮，建立标签“图1-”，确定。（2）在第二幅图片出现时，单击“插入”菜单下的“引用”，选择“交叉引用”，引用类型为刚才编辑的标签图，引用内容为“整项题注”，此时会具体生成题注，单击“插入”即可。
一般在长文档编辑中设定“自动更新”，一旦当图片有所增删，图片的编号会自动改变，这样就大大方便了操作，也不易出错。在长文档编辑中，“交叉引用”功能也可以对脚注和尾注的重新编号。熟练地掌握word编辑技巧，在文档编辑排版时，特别是在处理长文档时，就能够轻松快捷制作出专业文档，而且效率高，不易出错。
【参考文献】
［１］办公自动化，郭春燕主编，高等教育出版社，2005年12月
［２］办公软件应用，全国计算机信息高新技术考试编写，科学出版社，2005年6月
［３］word 2003联机帮助http://office.microsoft.com/zh-cn/word
作者简介：孙剑（1977.5 －－），女，江苏泰州人，高校讲师，研究方向：计算机应用
【关键词】word；长文档；非连续页码；纸张纵横；交叉引用
文字处理是各种办公活动中最基础最大量的工作，伴随着计算机的普及，word已成为人们所熟知的文字处理软件，使用word可以进行文字编辑、制作各种表格、插入图片等，很容易得到图文并茂的文档。也伴随着对word的熟悉和喜爱，人们逐渐拓展了word的使用范围，从最初的简单的文章、表格、通知到现在的教材、杂志、标书、软件文档等综合性文档，word的使用越来越专业，越来越复杂。
教材、杂志、标书、软件文档等综合性文档的长度通常都在在几十页到几百页，被称之为长文档。编辑长文档时，由于文档篇幅较长，容易顾此失彼，与其它普通文档不同，应对编辑的长文档有一个提纲性的规划，在word处理时，可以使用大纲视图编辑文档的各级标题，并采用样式对各级标题进行格式设定或编号设定，然后编辑相关内容，最后按照大纲级别自动生成长文档目录，这样就完成了长文档编辑的基本工作。在此过程中，我们仍然会遇到一些新的问题。
问题一：在word编辑文档时，我们经常会在页眉或页脚上给文档加上页码；在长文档中，通常包含了封面、目录，有时还有前言、序等内容，该怎么编辑页码呢？如果让页码从封面开始计算，显然是不合时宜的。
在普通文档的页码设置中，我们只需单击“插入”菜单下的“页码”命令，根据对话框选择“插入位置”、“对齐方式”，单击“格式”，设置“页码格式”即可。或者在“视图”菜单下，选取“页眉和页脚”命令，在“插入自动图文集”中选取“第X页 共Y页”。这样word就会为整篇文档加上连续的页码。
在长文档中，我们首先进行普通文档的操作，然后在封面、目录等文档位置前后加上分节符，最后对页码进行修改设置，就可以完成封面、目录等各自不同的页码标记。“节”是一段连续的文档块，同节的页面拥有同样的格式设置。但这里的节不同于文章、书籍里的“章节”，在word中，默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对文档设置不同的页码，必须对文档进行分节操作。
操作步骤：（1）将插入点移动到文档中一个内容开始的地方，点击“插入”菜单的“分隔符”命令，弹出对话框，选择“分节符类型”中的“下一页”，单击确定。把这样的分节符添加到封面和目录、目录和内容的分界段前。（2）双击页码设定区，弹出“页眉和页脚”对话框，删除“共Y页”中的“Y”，并把光标定位在该位置上。（3）单击“插入”菜单的“域”命令，选择“域名”中的“Section Pages”，单击“确定”。（4）双击页码设定区，弹出“页眉和页脚”对话框，删除“第X页”中的“X”，并把光标定位在该位置上。（5）设定“页码格式”中的“页码编排”，选择“起始页码”从1开始，再单击“插入页码”。这样就可以看到封面、目录等不同的页码起始了。与页码编排相似，如果你想在长文档的各章各节插入不同的页眉页脚，也需要在每章每节的分界处插入分节符。
问题二：在长文档中通常会有一些表格或者图片，当这些表格或者图片呈现出横向排版，在纵向排版的文档中摆放不下或者影响排版美观时，我们该怎么办？
操作步骤：（1）在该张表格页或图片页与前后文档分页处插入分节符，只有在不同的“节”中才能有不同的纸张页面设置。（2）单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，对该独立节进行纸张设置。（3）为不影响到页码的表示，在此处的页码格式需重新设置为“续前节”。
问题三：Word的“题注”功能可以实现对插入图片的自动编号，实现图片增删后编号的自动更新。在长文档中经常会使用到一些插图，应该对这些插图顺序编号，有时还需要引用这些编号。手工编号是能够解决问题的相当麻烦的方法，特别是当遇到图片由删减或者增加的时候，修改就特别繁琐，而且易出错。怎样来解决这个问题呢？
操作步骤：（1）选中图片，单击“插入”菜单下的“引用”，选择“题注”命令，单击“新建标签”按钮，建立标签“图1-”，确定。（2）在第二幅图片出现时，单击“插入”菜单下的“引用”，选择“交叉引用”，引用类型为刚才编辑的标签图，引用内容为“整项题注”，此时会具体生成题注，单击“插入”即可。
一般在长文档编辑中设定“自动更新”，一旦当图片有所增删，图片的编号会自动改变，这样就大大方便了操作，也不易出错。在长文档编辑中，“交叉引用”功能也可以对脚注和尾注的重新编号。熟练地掌握word编辑技巧，在文档编辑排版时，特别是在处理长文档时，就能够轻松快捷制作出专业文档，而且效率高，不易出错。
【参考文献】
［１］办公自动化，郭春燕主编，高等教育出版社，2005年12月
［２］办公软件应用，全国计算机信息高新技术考试编写，科学出版社，2005年6月
［３］word 2003联机帮助http://office.microsoft.com/zh-cn/word
作者简介：孙剑（1977.5 －－），女，江苏泰州人，高校讲师，研究方向：计算机应用