基于集成框架的企业数据管理策略研究

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  [摘要] 剖析企业数据管理模式,探讨其数据共享方式和存在的主要问题,分析研究ERP(Enterprise Resource Planning)系统中的数据共享机制,提出基于集成框架的企业数据管理(简称IEDM)策略,解决部门间数据不一致问题,实现数据的真正共享,建立集成化的数据管理模式,支持企业信息化科学有效地持续发展。
  [关键词] 数据共享 数据分析 数据管理模式 企业资源管理
  
  一、引言
  “用数据管理企业”,一语道破数据之于企业是何等重要。通过数据,可以了解企业经营的好坏,赔了?赚了?通过数据,可以发现企业运营过程中存在的问题,拖期了?缺货了?成本太高了?通过数据,企业可以分析销售历史,预测未来市场,决策新产品投产。可以说企业的一举一动都是通过数据反映到各个层面上,准确的、集成化的数据管理是企业信息化建设重要任务之一,推行信息化建设而没有有效管理好数据,其结果必败无疑。
  企业数据管理策略研究对企业的信息化建设至关重要,我们要对企业数据进行深入分析,研究企业生产经营过程中产生的各种数据,对这些数据进行分类,甄别出原始数据、中间过程数据和结果数据,企业只要建立和维护最原始数据,就可以派生出企业经营过程所需要的全部数据,因此,企业原始数据是研究企业整体数据管理的基础,也是支持企业运营的关键。
  企业现行的数据管理模式并不区分原始或非原始数据,对企业而言,在未进行整体数据规划之前,企业的所有数据由各职能部门分别管理,本部门产生的数据也好,本部门使用的数据也好,都必须至少保留一份,以支持日常工作。
  没有应用IT技术的传统企业,由于数据的记载、传递和使用只能通过纸面文件实现,因此其数据共享方式只能是纸面文件复印,一式多份,分发给各使用部门。数据产生部门自留一份原始文件,将原始文件复印多份分发给不同部门使用和管理,期间的文件更改通过发放更改单进行。即同一数据的多份拷贝在不同部门内使用和维护,由于数据的维护分别进行,在原始数据发生改变时,同种数据在不同的使用部门发生不一致的情况也就在所难免。
  初期应用IT技术的企业,一些部门已开始使用计算机来录入和管理数据,但只限于简单的本部门业务的数据管理,即处于单方面业务应用阶段,部门之间没有形成网络,数据共享方式较纸面文件有些变化,把纸面文件复印改为电子文件拷贝。多使用软盘进行数据复制,由于软盘拷贝数据不像纸面文件有签字和晒兰,授权认可成为一大障碍。所以在这种情况下,多数企业虽然为了加快数据传递速度,允许使用软盘拷贝数据,但仍以纸面文件作为有效文件,数据共享方式没有实质变化。
  随着IT技术应用的不断深入,许多企业开始建立本企业局域网,将各职能部门、生产单位所使用的计算机通过网络联结起来,企业内部的网站建设开始迅速漫延,工艺管理、生产管理、人力资源管理、采购管理、销售管理、质量管理网站等等,以各部门为单位的主要业务和公共数据开始在网上发布。在此种情况下,软盘拷贝的数据共享方式逐渐被网上数据传递所取代。信息发布及下载成为主要的信息共享方式。
  网上信息发布可以使其他部门及时得到通知,下载数据文件实质是网络环境下的数据拷贝,数据传递的载体变了,从纸面、软盘变为网络,但下载后的数据文件仍然需要各部门自己维护。也就是说数据的传递环节有所改变,但数据的管理模式并没有发生根本改变,对同一数据的管理依然是多部门使用,多部门分别维护,数据矛盾、相互之间数据不一致问题仍未得到解决。
  举一个最具代表性的例子,作为企业生产最主要依据的工艺计划文件除工艺部门外,将被采购、生产、计划、销售等各部门使用。工艺计划是由综合工艺部门依据设计文件编制的,规定了制造产品所需要的所有零部件、以及这些零部件由哪个生产单位制造、配套数量是多少、生产周期有多长等等。生产计划部门根据这份文件编制生产计划,采购供应部门据此安排采购计划,库房也要根据这份文件进行配套发放,经营管理部门要据此制定相应工时定额,现场工艺要确定材料定额、编写工艺规程等等。
  在传统手工管理方式下,由于工艺计划文件是各部门开展工作的主要依据,则制定该文件的综合工艺部门除了自己保存一套之外,还必须复印多套,分发给生产计划部门、制造单位内部的调度、经管、库房等部门,以及工时定额、材料定额、采购供应部门、成本核算部门等等。总之,只要与生产该产品相关的配合部门都要有一套,作为本部门展开工作的依据。
  由于设计更改不断发生,工艺计划也要进行相应更改,随着工艺计划更改文件的不断发放,每个使用部门根据更改要求跟踪更改自己使用的那套工艺计划文件,经过一段时间使用后,同一产品的工艺计划数据在不同部门之间就已经大不一样了。笔者在组织车间输入当前使用的现场工艺计划数据时,发现分散在生产、工艺、财务各部门使用的工艺计划表数据差异相当大,数据不一致、数据冗余情况笔笔皆是。也就是说组织采购的、组织生产的、进行成本核算的、进行库房配套的各有一套本部门使用的数据,那么采购项目出错、成本核算出错、配套出错、生产项目出错也就不以为怪了。
  这是手工方式管理下以拷贝方式使用同一数据所无法避免的问题,共享数据不一致最终反映到生产过程中,交付项目与需求项目不能完全吻合,缺项、废料和赶工在所难免,直接影响企业的生产效率和经济效益。为了减少生产过程的失误,一般生产单位最常采取的措施就是定期或不定期对账。各部门约个时间,确定供需双方的项目是否一致,频繁对账耗费了生产管理人员大量工作时间,这种事后检查控制的结果只能暂时缓解数据不一致问题,不能从根本上解决数据共享的同时保证数据准确的问题。
  基于上述数据管理理念,无论是纸面文件拷贝、软盘拷贝,还是网络环境的文件下载,都没有从根本上脱离数据拷贝的共享方式,多部门拥有和维护同一数据,数据重复、不准确、相互之间不一致等问题没有得到彻底解决。
  二、集成框架下的ERP系统数据共享机制
  企业中的各类数据都离不开一个重要对象——物料项目,设计是以产品为设计对象,工艺计划主要以零件、组合件为管理对象,生产计划以交付项目为控制对象,销售以产品为管理对象,采购以成品和原材料为管理对象,等等。也就是说这些职能部门的最主要工作是以企业中的材料、零件、组合件、部件、产品等物料项目为核心展开工作。
  根据上述分析,我们可以在共享数据库系统中建立统一的组成产品的物料项目数据,对每一物料项目确定一个唯一标识,并将各业务部门与产品相关的数据也以物料属性的方式建立到物料项目上,如物料的设计属性数据、工艺属性数据、生产制造用数据、计划用数据、财务成本用数据、采购相关数据、销售相关数据、库存相关数据等等。这些数据决定了每一个物料项目在产品生产经营过程中的管理方法和约束条件。
  一个物料项目在系统中只能建立一次,原始数据建立的最基本约束就是同一数据无法重复输入。企业中的工艺计划数据、材料定额数据以物料项目之间的装配关系——即产品结构数据来体现。它将企业的工程、工艺、计划、采购、生产、财务、质量等方面数据以物料属性的方式集中在物料项目上,并通过产品结构数据的建立形成不同的产品系列,通过对物料项目数据的建立、维护与跟踪,实现生产过程数据的动态记录和相关财务数据的核算。
  在数据库系统中原始数据的建立和修改只允许由原始数据产生部门的授权用户进行,同一数据不能由其他任何部门重复存储,数据的维护由相对固定的授权用户完成。不为其他任何部门提供复制、下载功能,这就从数据管理机制上彻底解决了同一数据多部门使用和维护的问题。
  其他部门对共享数据的使用不能以下载方式进行,任何部门对数据的使用都必须借助计算机程序,通过程序读取最新适时状态的原始数据,并利用原始数据生成本部门需要的新数据,程序的编制与实现完全依赖各部门自身业务的处理逻辑。杜绝将原始数据下载然后使用的数据共享方式,彻底解决数据不一致问题。
  例如库房需要根据工艺计划数据进行物料的配套发放,在集成框架下的数据共享机制需要编制配套数据生成程序,首先读取最新的生产计划数据,然后将工艺计划中相应组件的配套数据和生产周期数据读取出来,根据生产计划所需要的数量和时间,计算推导出库配套的物料数量与时间,它通过程序直接调用工艺计划数据而不保留该数据,它所保存的是基于工艺计划数据而新生成的出库配套数据。
  无论是生产计划编制、库房发放、材料采购、成本核算等等,只要是使用工艺计划数据,一律通过算法逻辑借助计算机编程调用原始数据,保存新生成数据,实现对原始数据的共享使用。这种基于集成框架的数据共享机制保证了各部门使用数据的来源是唯一的,数据的维护也是惟一的,自然也就从根本上解决了数据共享中数据不一致问题。
  三、基于集成框架的企业数据管理策略(简称IEDM策略)
  要建立基于集成框架的企业数据管理机制必须要经历下述几个步骤:
  1.对企业的现有数据管理模式进行深入细致分析,以部门为单位划分数据类别,明确哪些是原始数据,哪些是中间过程数据,哪些是引用其他部门数据。在数据分类过程中,可以以本部门的报表、账册、单据等纸面文件为依据进行数据分类。
  2.对各部门中的原始数据进行分类汇总,以物料项目为基本单元,逐步建立企业统一的完整的来自各部门的物料项目数据,并以物料项目之间的装配关系将各项目关联起来,形成企业独特的产品系列。
  3.对已形成的完整的物料项目数据进行规范化整理,对各部分数据管理权限进行重新划分,并进一步明确数据管理责任,建立完善的数据产生与维护管理制度,形成标准的工作程序。
  4.在网络环境下,建立企业中央数据库,将规范、完整、权限分明的物料项目数据全部纳入中央数据库中进行统一管理,并对每部分数据实施网络权限分割。与此同时,必须建立数据维护监督管理机制,保证中央数据库的实时更新,不能保证实时更新的数据库系统尤如一堆垃圾,除了浪费资源,不会给企业带来任何效益。
  5.根据各职能部门需要,建立各类数据调用程序,以保证中央数据库对各项业务职能的支持。
  四、IEDM策略在企业中的应用分析
  企业信息化建设基础不同,可能所采取的数据管理策略也稍有差异。对于信息技术一穷二白的企业来说,信息化基础比较薄弱,信息技术人才严重缺乏,自行组织数据分析、分类和中央数据库的建立难度很大,建议这类企业采取外包方式或合作开发方式实现本企业的数据共享管理。当然,如果管理基础很好,资金又很充裕的情况下,引入适合本企业的ERP系统不失为企业快速建立集成化数据管理框架之上策。
  对于信息化建设已有一定基础的企业,已经能够以网络方式传递数据、实现数据共享的企业,采用上述方法是最合适的。它的数据管理比较规范,信息化管理有一定基础,信息技术人才队伍已经建立,有足够的人力、物力、财力和技术对自己的数据管理需求进行深入细致分析,并根据企业自身需要建立统一的中央数据库,形成集成框架下的数据管理模式。
  对于已经采取ERP系统进行管理的企业来说,已没有必要再重新建立中央数据库。但是,在应用ERP系统之初还是要采用IDEM方法加以分析和管理,以保证ERP系统的应用能够真正满足本企业数据管理的需要。当然,如果在应用ERP系统过程中,数据管理方面存在不如人意的地方时,可以采用IEDM方法进行分析,确定数据问题所在,借助ERP系统所提供的开发工具进行完善。
  五、企业数据管理未来走势
  企业建立集成框架下的数据管理模式是企业信息资源开发利用的第一步,这一步建立了企业最原始数据,使其他各职能部门能够共享,并充分利用这些数据实现本部门的各项业务处理。然而,伴随业务数据处理范围的不断扩大,企业内各种数据日益积累,当达到海量数据时,会出现无法驾驭、难以有效利用的情况,这个时候要求企业能够对数据进行多维度管理,对数据的利用也需要借助数据挖掘工具加以深化和提炼,从信息的载体形式管理向内容的知识管理深化,要注重对数据的进一步加工和内容分析,对此,企业在建立集成框架下的数据管理模式基础上,需要综合运用数据仓库、数据挖掘和知识发现等技术,从大量数据中抽取出具有一定规律的知识,实现数据的深层次开发,提高企业信息资源的使用价值,充分利用信息资源,全方位地支持企业基层业务、中层管理和高层决策,为企业全面实现现代化管理打下坚实的数据基础。
  
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