关于做好档案收集工作的几点思考

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  【摘要】众所周知档案收集的重要性,在对档案管理的时候,档案收集是第一个步骤,而且这个步骤与档案管理的有效性有直接的关系。因此为了能够做好档案管理的工作要重视对档案的收集。通过对档案的收集,可以知道哪些档案属于重要档案需要小心保存,而哪些档案需要处于次要或者是废弃档案,可以直接销毁。下面我们来分析下档案的收集工作。
  【关键词】档案收集;管理;重要性;思考
  一、规范文件处理
  档案就是完成了书面工作处理程序,将接收的信息和所记叙的内容进行备案的历史工作文件。因此书面方式的文件的准备工作是档案工作的第一步,要规范的处理文件,细致的审查文件,文件形成的过程要严格把关,这是把档案管理工作做好所需的基础。文件的草案拟制是文件形成所需的一个重要环节,有了大致的计划方向才能更好的进行下一步,不同单位的草案拟制部门各不相同,有些单位的文件草案拟制是由相关办公室统一拟制,有些则是由相关的部门先立草案然后递交给办公室负责印制。但各个部门文件起草人员的水平和质量有一定差异,可能会导致拟制的文件质量上不尽人意。主要存在着以下几个问题:1、体裁使用不正确,比如请示文件和报告文件没有明确区分;一份文件却请示多个事件;没有按照规则运动文种。2、一些文件的附件标识不明确,一些文件有附件,没有在规定的地方做出任何标识,也没有在文件附件的名称前标注出详细的序号,整个文件的行文程序混乱。3、文件主题标注不明确,不便查阅。4、文件中没用规范的使用数字。以上情况,对于文件转变成档案的立卷和归档有着较大影响。因此,负责文件起草拟制的工作人员,有责任和义务对各个部门的文件进行查看,仔细审核,尤其是一些关键的字、句、词要严格把关,在有问题的情况下,要尽快通知提供文件初稿的单位,告知对方具体情况,将出现错误的地方及时协商解决。
  二、做好档案收集工作
  我们先将档案收集,然后在慢慢的整理中保存档案,如果一些档案与重大的决策有关,在收集的时候,就要特别的标注。在收集档案的时候,要做到一下几点:
  (一)要想做好档案的收集工作首先要有一个正确的认知,知道如何才能将档案的收集工作做到最好。首先要知道档案收集的管理规范。其次是在收集某一部门的档案的时候,要提前了解这个部门的情况,然后简单的翻查这个部门有关档案,通过翻查可以简单的了解这个部门的收集信息,从而保证收集到的档案都是高质量的。在收集档案的时候,要避免档案的重复,进而才能使档案的收集便捷。
  (二)档案的收集工作较为沉闷,但是每一个工作人员都要有责任感,通过对档案的收集知道档案的重要性。而且在收集的时候也有学习意识,将收集到的档案牢记在心里,同时能够客观的评价每一个档案。使其实现正常化。
  (三)档案的收集还是具有专业性的,因此需要掌握基本的收集技术。而在掌握收集技术的是,就要将自己的职业素养提高。可以在日常收集档案的时候,查看与档案收集有关的数书籍。而且在收集的工程中也要不断的积累经验,逐渐的提高自己的工作效率。
  三、完善材料
  档案收集部门在分类入档的时候,需要先检查形成文件的前期材料,在过程中,需要翻阅其他附属资料,如果发现文件前期资料中有没入档的附件要向相关部门或单位催要,过程中发现同一文件中有个别文件没有按照规定时间交还的,要跟踪回收,坚决不能让文件档案长时间的停留在他人的手中,这不但可能会对档案造型损坏、遗失,也会因为时间过长而遗忘档案的收归,对档案收集工作带来重大的失误。
  (一)档案的收集工作要要在日常的时候做起,不能为了完成档案的收集任务而临时的收集一些档案,尤其是在企事业单位,每一天都会有很多的档案出现,如果不能及时的收集整理,会造成档案的挤压。如果是上级发出的文件,首先要做好登记,然后判断这份文件是否具有收集的价值。如果一些文件已经完成,那么就没有收集保存的意义,因此这些档案可以淘汰。但是也有一些文件即使不属于现在的领域,但是还是具有收集价值,因为后人可以将这些档案重新的利用。因此收集环节需要收集人员对文件有正确的认知,从而做出合理的判断。
  (二)在收集当档案时要注意细节,在领导发完文件之后,就要立即将文件收集整理。然后按照文件的内容装订文件,那些文件是正式的文件,哪些文件属于初稿,哪些文件属于定稿等,装订文件的过程就是将零散的文件汇总的过程。然后将文件整理到一个收藏盒中。这些步骤是档案入库前的基本工作,在这一过程中不能有遗漏,不然文件会不完整,也影响后期的查阅。如果能够在档案的收集工作做到万无一失,那么就会方便基层单位的查阅,而且还能成为调整档案的重要依据,同时也向社会上证明了本单位的优越性。做好档案的收集工作也是保证档案管理顺利的重要前提。档案的收集方式也要不断的创新,这样才能保证收集的有效性。
  四、善于交流,接受新信息
  要想做好档案的收集工作首先是有丰富的经验,而经验需要积累。在收集的过程中,也会遇到难题,如果遇到难题就退缩,档案的收集工作不会做好。因此在遇到问题的时候,应该积极请教,将自己的观点以及看法告诉其他的工作人员,决不能按照自己的想法收集。而且在收集的时候,还要结合档案的具体内容,在整理档案的时候,要有创造性。有着高尚的职业道德以及职业精神可以使档案收集工作事半功倍。因此收集人员要加强自己的职业道德建设。
  五、结束语
  档案收集工作是我国政府、企业良好长远发展的重要一环,是为了让我国现在的档案收集工作更加的完善,提高档案收集工作人员的工作水平及素质,加强档案收集人员对于档案收集工作的热情和责任感,全心身的投入到档案收集的工作之中。使得档案收集更加科学规范化,更好的完成与各部门的工作配合,提高整个工作流程效率,减少繁琐的环节,为政府、企业发展形成良性循环。
  参考文献
  [1]安爱君.如何管理“纸质档案”和“电子档案”.河北科技图苑,2008.
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