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[摘 要]高校后勤档案是高校档案的霞要组成部分.它直接来源于后勤管理、服务、经营等活动，涉及广泛的内容，记载着丰富的信息，不仅是后勤工作重要的信息资源，也是后勤档案建设发展的基础，能为决策者起到参谋和助手的作用，是顺利开展后勤工作的基础，所以它是一项重要的基础性工作。高校后勤档案建设水平的提高对教学、科研及师生生活乃至学校教育事业的发展都有着重要的促进作用，因此要重视并做好这项重要的基础工作.发现问题并有效解决问题，发挥它的重要作用。
[关键词]高校后勤档案 问题 对策
中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1009-914X（2013）17-0213-01
高校后勤部门在日常管理活动中形成了大量的、门类众多、多载体的档案，特别是基建、设备档案，对保障学校正常运转有着重要的意义。那么，如何使后勤部门形成的档案不流失，做到齐全完整归档，更好地为教学、科研服务，这是高校后勤档案工作面临的新形势和挑战。后勤档案是后勤管理和决策的基石。它反映出整个后勤工作的历史面貌，不仅有利于保证各项工作的顺利完成，而且有利于提高后勤管理水平，起到领导的助手和参谋作用。后勤档案是规划建设和维修的指南。随着教育事业的发展，高校的各种设施、设备、楼房建筑不断增多，电力电缆、给排水、水暖、通讯工程等的布线也愈加复杂，必须要以档案为依据，才能正确规划、建设，避免不必要的浪费和损失。后勤档案是管理者实行奖惩的重要依据。市场经济条件下的后勤管理者在具备知人、用人艺术的同时，还可运用档案建立相应的激励机制和竞争机制。后勤档案是对职工和学生进行素质教育的好教材。这些充分说明了后勤档案管理在高校管理中具有重要的作用和意义。
如此重要的高校后勤档案管理工作，在日常工作中，还存在着诸多亟待解决的问题。其主要表现在：
1、档案意识薄弱
后勤各实体中心成立后，没有安排专人负责档案工作；工作人员对档案这一概念模糊不清，对哪些文件材料应该归档一概不知；许多人对档案工作重要性认识不够，加之档案工作是一项服务性工作，不能直接创造效益，因此，在中心各项工作中排不上重要日程。如此薄弱的档案意识，影响了档案工作的开展。
2、档案管理分散
工作人员档案意识差，认为档案在自己部门存放，方便利用，不愿移交学院档案馆保存，各门类档案分散在各部门。如：文书档案在办公室；设备档案散落在使用者的手中；小型维修工程档案由校产科归档，而由中心承担的小型建筑、维修、水、暖、電工程图纸则散落形成部门。这种状况，不但违反档案工作原则，也不利于档案的收集整理保存。
3、档案室硬件环境设施不齐全
对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
4、档案管理机制不健全
后勤集团由于没有设专职档案人员，档案工作责任不明确，缺乏严格的档案管理制度，使档案工作无章可循；并且，学校档案馆对后勤集团、经济实体运行情况无法及时了解情况，及时指导归档，使后勤档案工作处于一种无人监管的状态。
5、档案管理人员素质不高
档案管理人员素质较低，影响了档案管理质量。合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网建设和信息高速公路和飞速发展，高校档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校档案管理人员的素质能达到上述要求的为数不多，另外，专业人才还在不断地流失，导致档案人员素质进一步下降。
为切实做好高校后勤档案管理工作，必须要从以下几方面做好高校后勤档案管理。
1、领导重视亲自抓
领导对档案管理工作的重视，是搞好档案工作的保证，后勤档案是学校档案工作的一个重要组成部分，学校领导一定要提高对后勤社会化档案工作重要性的认识，把后勤档案规范化管理的问题提上议事日程。
2、提高档案管理人员的素质
档案工作是一门管理科学，要实行档案的科学化、标准化、规范化管理，档案人员除了具备良好的政治、道德素养外，还应有很强的业务素质和能力素质，档案人员必须经过专业培训并具有扎实的业务功底，要有较强的管理能力，能够适应新的发展形势的需要。
3、改进档案资料的收集、整理模式
档案材料收集的质量直接关系到档案编研、检索等开发利用的质量，因此档案的收集整理要注重时效性，在整理档案信息过程中强调同步生成档案目录和检索，以便于后续的档案信息资源开发工作。此外，后勤档案门类繁多、收集范围广，随着高校后勤社会化改革的推进，后勤档案材料的形成过程、内容、种类和形式都已发生相应的变化，在收集和整理档案时要避免出现遗漏、散失、缺档的现象，同时要结合后勤工作的现状和以后发展的需要及时调整和补充后勤档案材料收集的范围和内容，确保文件资料收集的完整性。
4、加强档案管理工作的宣传力度
高校后勤工作人员肩负着学校行政、教学、科研工作和师生生活的保障任务，服务范围宽泛，大事、小事无不涉足。后勤服务人员往往干的多、说的少、做的多、对外宣传的少，所以有些服务项目干了还不为师生员工理解，甚至产生一些误会，达不到预期效果，直接影响后勤服务人员的形象。这就是后勤服务人员没有充分利用自己的档案资料优势来展示己、宣传自己。如果能够通过已存档案材料通过上网制作VCD和宣传网页、版面，把后勤服务工作以动态的形式展现给学校、社会，介绍、宣传后勤服务工作的全过程，其效果会更形象、更直观，更易于师生员工理解和接受。因此，高校后勤管理人员在进行各项工作时，要善于捕捉后勤服务工作中的新亮点、新特点，使后勤服务由“死”变“活”，具有个性化，达到预期目的。
高校后勤档案管理是后勤工作中的一个很重要的部分，所以要改进后勤档案资料的收集和整理模式，提升档案信息化水平，加强档案信息资源的开发利用，对提高后勤档案管理水平及推动高校后勤的科学发展无疑能起到积极的促进作用。
[关键词]高校后勤档案 问题 对策
中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1009-914X（2013）17-0213-01
高校后勤部门在日常管理活动中形成了大量的、门类众多、多载体的档案，特别是基建、设备档案，对保障学校正常运转有着重要的意义。那么，如何使后勤部门形成的档案不流失，做到齐全完整归档，更好地为教学、科研服务，这是高校后勤档案工作面临的新形势和挑战。后勤档案是后勤管理和决策的基石。它反映出整个后勤工作的历史面貌，不仅有利于保证各项工作的顺利完成，而且有利于提高后勤管理水平，起到领导的助手和参谋作用。后勤档案是规划建设和维修的指南。随着教育事业的发展，高校的各种设施、设备、楼房建筑不断增多，电力电缆、给排水、水暖、通讯工程等的布线也愈加复杂，必须要以档案为依据，才能正确规划、建设，避免不必要的浪费和损失。后勤档案是管理者实行奖惩的重要依据。市场经济条件下的后勤管理者在具备知人、用人艺术的同时，还可运用档案建立相应的激励机制和竞争机制。后勤档案是对职工和学生进行素质教育的好教材。这些充分说明了后勤档案管理在高校管理中具有重要的作用和意义。
如此重要的高校后勤档案管理工作，在日常工作中，还存在着诸多亟待解决的问题。其主要表现在：
1、档案意识薄弱
后勤各实体中心成立后，没有安排专人负责档案工作；工作人员对档案这一概念模糊不清，对哪些文件材料应该归档一概不知；许多人对档案工作重要性认识不够，加之档案工作是一项服务性工作，不能直接创造效益，因此，在中心各项工作中排不上重要日程。如此薄弱的档案意识，影响了档案工作的开展。
2、档案管理分散
工作人员档案意识差，认为档案在自己部门存放，方便利用，不愿移交学院档案馆保存，各门类档案分散在各部门。如：文书档案在办公室；设备档案散落在使用者的手中；小型维修工程档案由校产科归档，而由中心承担的小型建筑、维修、水、暖、電工程图纸则散落形成部门。这种状况，不但违反档案工作原则，也不利于档案的收集整理保存。
3、档案室硬件环境设施不齐全
对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
4、档案管理机制不健全
后勤集团由于没有设专职档案人员，档案工作责任不明确，缺乏严格的档案管理制度，使档案工作无章可循；并且，学校档案馆对后勤集团、经济实体运行情况无法及时了解情况，及时指导归档，使后勤档案工作处于一种无人监管的状态。
5、档案管理人员素质不高
档案管理人员素质较低，影响了档案管理质量。合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网建设和信息高速公路和飞速发展，高校档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才。但目前高校档案管理人员的素质能达到上述要求的为数不多，另外，专业人才还在不断地流失，导致档案人员素质进一步下降。
为切实做好高校后勤档案管理工作，必须要从以下几方面做好高校后勤档案管理。
1、领导重视亲自抓
领导对档案管理工作的重视，是搞好档案工作的保证，后勤档案是学校档案工作的一个重要组成部分，学校领导一定要提高对后勤社会化档案工作重要性的认识，把后勤档案规范化管理的问题提上议事日程。
2、提高档案管理人员的素质
档案工作是一门管理科学，要实行档案的科学化、标准化、规范化管理，档案人员除了具备良好的政治、道德素养外，还应有很强的业务素质和能力素质，档案人员必须经过专业培训并具有扎实的业务功底，要有较强的管理能力，能够适应新的发展形势的需要。
3、改进档案资料的收集、整理模式
档案材料收集的质量直接关系到档案编研、检索等开发利用的质量，因此档案的收集整理要注重时效性，在整理档案信息过程中强调同步生成档案目录和检索，以便于后续的档案信息资源开发工作。此外，后勤档案门类繁多、收集范围广，随着高校后勤社会化改革的推进，后勤档案材料的形成过程、内容、种类和形式都已发生相应的变化，在收集和整理档案时要避免出现遗漏、散失、缺档的现象，同时要结合后勤工作的现状和以后发展的需要及时调整和补充后勤档案材料收集的范围和内容，确保文件资料收集的完整性。
4、加强档案管理工作的宣传力度
高校后勤工作人员肩负着学校行政、教学、科研工作和师生生活的保障任务，服务范围宽泛，大事、小事无不涉足。后勤服务人员往往干的多、说的少、做的多、对外宣传的少，所以有些服务项目干了还不为师生员工理解，甚至产生一些误会，达不到预期效果，直接影响后勤服务人员的形象。这就是后勤服务人员没有充分利用自己的档案资料优势来展示己、宣传自己。如果能够通过已存档案材料通过上网制作VCD和宣传网页、版面，把后勤服务工作以动态的形式展现给学校、社会，介绍、宣传后勤服务工作的全过程，其效果会更形象、更直观，更易于师生员工理解和接受。因此，高校后勤管理人员在进行各项工作时，要善于捕捉后勤服务工作中的新亮点、新特点，使后勤服务由“死”变“活”，具有个性化，达到预期目的。
高校后勤档案管理是后勤工作中的一个很重要的部分，所以要改进后勤档案资料的收集和整理模式，提升档案信息化水平，加强档案信息资源的开发利用，对提高后勤档案管理水平及推动高校后勤的科学发展无疑能起到积极的促进作用。