人事档案信息准确、完整地记载了一个人的经历，是人才信息的重要载体，是全面、历史地考察和了解一个人的依据，是组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。信息技术的发展与广泛应用给人事档案信息数字化保存工作带来了新的契机的同时，也给人事档案信息数字化保存的技术要求和能力提出诸多挑战。
　　
　　1　人事档案信息数字化保存面临的主要问题
　　
　　1.1　人事档案信息数字化载体的使用寿命
　　人事档案信息的数字化以0和1的二进制方式存储在特定的载体(如U盘、光盘等)上，人事档案信息数字化的使用寿命取决于载体的寿命。随着信息技术的飞速发展，载体的更新换代加快，其使用和保存的不稳定性加大。作为信息载体的磁性物质或光盘与传统纸张相比，它的保存条件更为苛刻，受温湿度、灰尘、外来磁场、机械振动、光线、有害气体等诸因素的影响，易造成磁盘或光盘的信息丢失。
　　
　　1.2　数字化档案所依赖的计算机软件技术的更新
　　与载体问题相比较而言，数字化信息的读出、检索等技术问题更为重要。因为我们必须依赖相配套的设备、操作系统和应用软件对数字化信息进行转换，转换成为常用的信息。随着技术革新，计算机升级换代，储存在磁性物质或光盘上的信息就可能无法读出，新旧软件也面临无法转换，人事档案信息数字化保存面临着严峻的挑战。
　　
　　1.3　数字化档案真实性的维护
　　人事档案信息数字化具有易更改性，容易被修改、拷贝、移动、粘贴和重新编辑等，且不留痕迹，造成数字化档案的真实性难以确认。同时，数字化档案在存储、传递等过程中容易造成数据的丢失。这些都对维护数字化档案的真实性造成了很大的困难。
　　
　　1.4　数字化档案存取的安全性
　　由于计算机网络系统受外界和网络本身影响较大，容易被恶意攻击和感染病毒。同时，保存载体也易受到病毒感染。人事档案信息数字化保存的安全问题面临前所未有的挑战。
　　
　　2　人事档案信息数字化保存面临问题的对策
　　
　　2.1　合理选择人事档案信息数字化载体，且与传统的人事档案管理相结合。人事档案管理部门在管理过程中，在选择数字化载体时首先要考虑的是其数据的不可更改性、安全性和技术寿命问题，而不是速度与便捷。注意信息载体的安全保存，并不断利用新技术使载体适应计算机技术的升级换代。
　　同时，人事档案的保存要实行数字化保存与传统保存方式相结合的办法，即档案中非保密信息实行数字化保存，保密信息则用传统方式进行保存。这样既能提高档案利用率，又能保证信息的安全。
　　
　　2.2　高标准选择人事档案信息数字化的保存载体技术要过硬。就技术而言，应具备以下要求：
　　2.2.1　转移的安全性。当人事档案信息数字化后被从一个技术环境转移到一种新环境，从一种存储介质转移到另外一种介质时，要保证其原始信息的真实、完整性，避免因软硬件磨损而造成的安全隐患。
　　2.2.2　更新的安全性。当技术要求更新换代时，能保证数字化后的信息安全地从原来的存储介质转移到新的存储介质上，避免因存储介质的变化而造成信息丢失或变异。
　　2.2.3　仿真的安全性。在人事档案信息数字化保存或拷贝时，要有过硬的软、硬件，不能被模仿，做到仿真安全。
　　2.2.4　输入板的技术安全性。输入板技术是为了克服转移技术存在的转移时机不易把握、无法保存复杂数字化信息的不足而开发的新技术。其克服了转移过程中的不足，但并不是转移的替代，适用于文献和数据库的长期保存。
　　2.2.5　转换技术的安全性。转换不仅指格式的转换，还包括程序、字符、操作系统的转换，等等。其目的是在纸张、胶片和磁性材料等介质的混合环境中，实现不同介质之间信息的安全性保存。但该技术也有不足之处，如成本高，转换时有可能使数字化信息在结构、内容等方面出现丢失，导致用户对数字化信息的真实性产生质疑。
　　2.2.6　典藏技术的安全性。典藏指对过时的计算机软硬件和相关设备的收集，利用它来读取已经过时的技术设备存储的信息。其弱点是成本高，需要耗费的经济资源较多。