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摘 要：高校综合办公室的工作具有琐碎、综合、突发事件多等特点，需要从业人员具有良好的沟通能力、应急能力及足够的耐心。随着高校改革的深入，院校开始重视起办公室人员的服务态度与水平，对其人员处理事物的效率也提出更为严格的要求。本文通过分析综合办公室存在的意义，探索影响其工作效率的因素，以此为立脚点，从人员、工作本身、环境的营造等多方面提出相应措施，以供参考。
关键词：高校;综合办公室;工作效率
高校综合办公室不仅承担着处理学校日常事务，如监督管理等工作，还承担着收集信息整合数据为领导的决策提供有效依据的责任[1]。随着在校生师生人数逐年递增，该部门的工作效率在此背景下需要得到进一步提升。因此，如何切实提高高校综合办公室人员处理事务的工作效率，如何给校园内的教师、学生提供更好的服务，是高校综合办公室未来发展主要着重优化之处。
一、综合办公室存在的意义
（一）综合办公室是信息中心
高校综合办公室是院内信息交汇和集散的中心，也即承上启下之用[2]。具体内容包括，向下有接收和宣传国家教育部新推出的政策方针、院校需要传达下去的各项决定、打印和发布学校会议的文件、课程的总体规划等工作;向上需要对学校决策的实施情况、师生间存在的问题等进行总结和汇报。
（二）综合办公室具有润滑的作用
综合办公室在校园中具有中枢的作用，其内容具有包容性，如上需与领导联系，下需与师生沟通，外需对社会进行宣城和推广等。导致从业的工作人员需要事无巨细，处理各项繁琐的事务。虽小却关系到整个学校运转的顺利，在院校的科研、教学等工作中起到润滑的作用。
（三）综合办公室的“窗口”作用
当校内的业务涉及到校外时，综合办公室就起到了学校“窗口”的作用。当校外的个人或企业与学校进行联系时，由于其对校内各部门的职能或联系方式不清楚，所以最先会与学校的综合办公室产生联系，其次才会根据需要与专业部门进行二次沟通。因此，综合办公室从业人员的能力及态度，不仅代表了个人还代表了学院的形象。
二、影响办公效率的因素
（一）人员建设存在不足
学院人员建设存在不足的问题可细分为如下情况：①人手不足，因为工作需要涉及的部门较多，对内对外皆有，因此在招生、毕业等时节时，工作量大，人手就显得有些不足;②人员素质存在差异，综合办公室较为考验从业人员的应急能力、抗压能力和沟通能力，一些人员在这些方面存在着或大或小的能力差异，在工作中会出现信息传递不到位、给人造成误解等情况，会影响学院的整体形象。
（二）工作繁重缺乏有效的考核标准
由于综合办公室工作的特殊性，时常会出現办理周期较长，问题常年累月堆积的情况[3]。一些方面是综合办公室人员办事效率低下，一方面就是对接的部门存在工作拖沓的情况。归根结底就是缺乏将考核标准量化的意识。本身行政类的工作就具有琐碎重要但却不出成绩的特点[4]，工作人员虽然付出很多，但在最终结算和考核时，往往无法得到体现。这不仅会影响办公室工作人员的积极性，还会使其他部门对该部门存在一定的偏见，更不利于工作的开展。
三、提高工作效率的途径
（一）提高对综合办公室的重视程度
由于综合办公室对其他部门的工作主要起辅助作用，因此许多部门对该部门存在较多的偏见与误解。导致工作在交接时，时常出现拖沓、敷衍了事的情况。改变这种情况的有效途径，首先就要提高学院对综合办公室的重视程度，强化部门之间的团结和协调意识。加强对其软硬件的配备，规划其主要的职能范围。除此之外，该部门的人员也需要对本职工作重视起来，不要妄自菲薄，对于工作对接中出现的问题在自己沟通无果的情况下，及时向上级反馈。
（二）完善规章制度和工作流程
由于综合办公室承接的工作较多，因此制定规范有序的工作流程，有助于从业人员在处理事务时有理有据可依，不在细节处出错，使整个办事效率得到提高。完善学院规章制度，不仅是对综合办公部门，对于学院的其他部门也需要完善制度和增强制度的执行力。综合办公室人员需要提前向校内的人员进行宣传和示范，明确要求师生按照工作流程和制度来办理业务，如遇到工作交接中出现的拖沓现象，给予一定的处罚和警告，以提高学院整体的工作效率。
（三）加强人员队伍建设
行政管理已成为一门专业的学科，专业技能和必备素养也得到了进一步的明确和规范[5]。因此，高校招聘从事综合办公室的人员时要按照该学科的标准和岗位需求，以确保其能胜任该工作。针对该部门的部门汇报和学院师生及其他部门的意见，定期对综合办公室的从业人员实施培训，以提高其业务能力和服务意识。提高该岗位的薪资待遇，也有助于学院招到更优秀的管理人员才处理校内外的各种突发事件和日常工作。
（四）营造和谐工作氛围
对于综合办公室内部，需要引导其人员营造和谐的工作氛围。从环境上，由于综合办公室的“窗口作用”，因此对其工作环境的美化和装修需要额外注意，可以通过组织员工进行定期的打扫和小物品的装饰等来实现;从氛围上，管理人员要增加同事之间互相交流的机会，培养彼此的默契程度，量化考核标准和将责任落实到人，以此来避免办公室内恶性竞争等情况的出现。
（五）利用信息化手段整合资源
工作效率的提高除了有赖于人员意识和责任感的提高，还有赖于办公设备的高效处理能力。当智能化技术迈入高校教育的背景下，作为“窗口”的综合办公室也需要利用现代化信息手段，提高处理和分析数据的效率，如利用简约清晰的办公软件实现数据快速转化为信息的效率，利用迅捷的通信软件提高信息传播的效率等。除此之外，信息化手段还方便了员工整合资源，通过学习其他先进的管理模式，提高自己的能力，从而达到提高工作效率的目的。
四、结语：
高校综合办公室具有协调与润滑的作用，虽看似不起眼，但对整个学校形象的建设和工作的运营起到非常关键的作用。无论是对上级领导的汇报工作，还是向下师生的宣传与信息传递工作，亦或是涉外工作，都包含在其部门的日常工作中，较为繁重。因此，需要从人员自身和外部环境两个方面来提高高校综合办公室的工作效率[6]。从人员自身即是提高其对工作的重视程度，培养其责任意识和业务能力;从外部环境来看，通过完善制度的建设，来促进部门之间的团结。
参考文献：
[1]陈洁.大数据时代提高高校办公室管理服务水平的思考[J].科技创新导报，2020，17（03）：161+163.
[2]张博.“三个服务”与“四化建设”：新时代高校办公室职能优化的新路向[J].当代教育实践与教学研究，2019（24）：88-89.
[3]何倩.高校办公室人员工作效率提升策略探索[J].产业与科技论坛，2019，18（18）：233-234.
[4]吕红彦.新时期高校办公室行政管理工作存在的问题与对策[J].智库时代，2019（22）：92+98.
[5]葛若梅，陈晓艳，蒋辉.浅谈如何提高高等院校办公室人员工作效率[J].办公室业务，2019（06）：172.
[6]胡敏.教育综合改革背景下提升高校办公室工作效率的思考[J].课程教育研究，2018（50）：15-16.
关键词：高校;综合办公室;工作效率
高校综合办公室不仅承担着处理学校日常事务，如监督管理等工作，还承担着收集信息整合数据为领导的决策提供有效依据的责任[1]。随着在校生师生人数逐年递增，该部门的工作效率在此背景下需要得到进一步提升。因此，如何切实提高高校综合办公室人员处理事务的工作效率，如何给校园内的教师、学生提供更好的服务，是高校综合办公室未来发展主要着重优化之处。
一、综合办公室存在的意义
（一）综合办公室是信息中心
高校综合办公室是院内信息交汇和集散的中心，也即承上启下之用[2]。具体内容包括，向下有接收和宣传国家教育部新推出的政策方针、院校需要传达下去的各项决定、打印和发布学校会议的文件、课程的总体规划等工作;向上需要对学校决策的实施情况、师生间存在的问题等进行总结和汇报。
（二）综合办公室具有润滑的作用
综合办公室在校园中具有中枢的作用，其内容具有包容性，如上需与领导联系，下需与师生沟通，外需对社会进行宣城和推广等。导致从业的工作人员需要事无巨细，处理各项繁琐的事务。虽小却关系到整个学校运转的顺利，在院校的科研、教学等工作中起到润滑的作用。
（三）综合办公室的“窗口”作用
当校内的业务涉及到校外时，综合办公室就起到了学校“窗口”的作用。当校外的个人或企业与学校进行联系时，由于其对校内各部门的职能或联系方式不清楚，所以最先会与学校的综合办公室产生联系，其次才会根据需要与专业部门进行二次沟通。因此，综合办公室从业人员的能力及态度，不仅代表了个人还代表了学院的形象。
二、影响办公效率的因素
（一）人员建设存在不足
学院人员建设存在不足的问题可细分为如下情况：①人手不足，因为工作需要涉及的部门较多，对内对外皆有，因此在招生、毕业等时节时，工作量大，人手就显得有些不足;②人员素质存在差异，综合办公室较为考验从业人员的应急能力、抗压能力和沟通能力，一些人员在这些方面存在着或大或小的能力差异，在工作中会出现信息传递不到位、给人造成误解等情况，会影响学院的整体形象。
（二）工作繁重缺乏有效的考核标准
由于综合办公室工作的特殊性，时常会出現办理周期较长，问题常年累月堆积的情况[3]。一些方面是综合办公室人员办事效率低下，一方面就是对接的部门存在工作拖沓的情况。归根结底就是缺乏将考核标准量化的意识。本身行政类的工作就具有琐碎重要但却不出成绩的特点[4]，工作人员虽然付出很多，但在最终结算和考核时，往往无法得到体现。这不仅会影响办公室工作人员的积极性，还会使其他部门对该部门存在一定的偏见，更不利于工作的开展。
三、提高工作效率的途径
（一）提高对综合办公室的重视程度
由于综合办公室对其他部门的工作主要起辅助作用，因此许多部门对该部门存在较多的偏见与误解。导致工作在交接时，时常出现拖沓、敷衍了事的情况。改变这种情况的有效途径，首先就要提高学院对综合办公室的重视程度，强化部门之间的团结和协调意识。加强对其软硬件的配备，规划其主要的职能范围。除此之外，该部门的人员也需要对本职工作重视起来，不要妄自菲薄，对于工作对接中出现的问题在自己沟通无果的情况下，及时向上级反馈。
（二）完善规章制度和工作流程
由于综合办公室承接的工作较多，因此制定规范有序的工作流程，有助于从业人员在处理事务时有理有据可依，不在细节处出错，使整个办事效率得到提高。完善学院规章制度，不仅是对综合办公部门，对于学院的其他部门也需要完善制度和增强制度的执行力。综合办公室人员需要提前向校内的人员进行宣传和示范，明确要求师生按照工作流程和制度来办理业务，如遇到工作交接中出现的拖沓现象，给予一定的处罚和警告，以提高学院整体的工作效率。
（三）加强人员队伍建设
行政管理已成为一门专业的学科，专业技能和必备素养也得到了进一步的明确和规范[5]。因此，高校招聘从事综合办公室的人员时要按照该学科的标准和岗位需求，以确保其能胜任该工作。针对该部门的部门汇报和学院师生及其他部门的意见，定期对综合办公室的从业人员实施培训，以提高其业务能力和服务意识。提高该岗位的薪资待遇，也有助于学院招到更优秀的管理人员才处理校内外的各种突发事件和日常工作。
（四）营造和谐工作氛围
对于综合办公室内部，需要引导其人员营造和谐的工作氛围。从环境上，由于综合办公室的“窗口作用”，因此对其工作环境的美化和装修需要额外注意，可以通过组织员工进行定期的打扫和小物品的装饰等来实现;从氛围上，管理人员要增加同事之间互相交流的机会，培养彼此的默契程度，量化考核标准和将责任落实到人，以此来避免办公室内恶性竞争等情况的出现。
（五）利用信息化手段整合资源
工作效率的提高除了有赖于人员意识和责任感的提高，还有赖于办公设备的高效处理能力。当智能化技术迈入高校教育的背景下，作为“窗口”的综合办公室也需要利用现代化信息手段，提高处理和分析数据的效率，如利用简约清晰的办公软件实现数据快速转化为信息的效率，利用迅捷的通信软件提高信息传播的效率等。除此之外，信息化手段还方便了员工整合资源，通过学习其他先进的管理模式，提高自己的能力，从而达到提高工作效率的目的。
四、结语：
高校综合办公室具有协调与润滑的作用，虽看似不起眼，但对整个学校形象的建设和工作的运营起到非常关键的作用。无论是对上级领导的汇报工作，还是向下师生的宣传与信息传递工作，亦或是涉外工作，都包含在其部门的日常工作中，较为繁重。因此，需要从人员自身和外部环境两个方面来提高高校综合办公室的工作效率[6]。从人员自身即是提高其对工作的重视程度，培养其责任意识和业务能力;从外部环境来看，通过完善制度的建设，来促进部门之间的团结。
参考文献：
[1]陈洁.大数据时代提高高校办公室管理服务水平的思考[J].科技创新导报，2020，17（03）：161+163.
[2]张博.“三个服务”与“四化建设”：新时代高校办公室职能优化的新路向[J].当代教育实践与教学研究，2019（24）：88-89.
[3]何倩.高校办公室人员工作效率提升策略探索[J].产业与科技论坛，2019，18（18）：233-234.
[4]吕红彦.新时期高校办公室行政管理工作存在的问题与对策[J].智库时代，2019（22）：92+98.
[5]葛若梅，陈晓艳，蒋辉.浅谈如何提高高等院校办公室人员工作效率[J].办公室业务，2019（06）：172.
[6]胡敏.教育综合改革背景下提升高校办公室工作效率的思考[J].课程教育研究，2018（50）：15-16.