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[摘要]本文对建筑工程完工档案管理工作存在的问题进行了分析，并在此基础上提出了相应的解决对策。
[关键词]建筑工程；完工档案；管理
建筑工程的建设周期长、投资大、涉及领域广，包含了多个施工过程，而在各个施工环节必然会形成大量的文件材料或记录，这些都是项目重要的档案资料来源[1]。工程档案的管理是整个项目工程管理工作的有机组成部分，做好档案管理工作对提高工程管理水平具有重要意义。
1.建筑工程档案的特性分析
⑴单一性。每个建筑工程都是一个独特的个体，有着各自的特征。任何一个建筑工程自招标、建设到竣工，都会有一套与之相匹配的档案资料，而这些档案都是对建筑工程完整、真实的记录，是构筑工程成长史的重要构件。
⑵真实性。工程档案资料是在各个时期形成的文件资料，是记录工程从无到有的过程，甚至还会成为城市发展的重要见证，故要求档案必须真实，不可随意弄虚作假或杜撰。
⑶实用性。工程建筑的档案记录了整个项目的建设过程，而它也是质量监管部门对工程质量进行检查、验收的有效依据。另外，在今后城市的发展与建设中，这些工程档案将会发挥重要的作用，并可能作为其他工程建设的参考与借鉴。
2.建筑工程完工档案管理的现状分析
2.1未能及时收集与整理档案
在建筑工程的建设中，档案的收集与整理是一项重要的工作。然而，在实际中，许多企业在施工期间往往忽略了对档案的及时收集与整理，使得档案未能形成完整的体系，无法发挥其作用。施工档案的收集与整理受多种因素影响，一些企业只顾追求经济效益的最大化，认为档案收集整理工作不重要，结果影响了档案收集与整理工作的及时开展。在建设后期，技术人员逐渐撤离施工现场，并将部分技术档案带走，造成施工档案的流失，影响了档案的系统性。
2.2无法保证档案资料的有效性
建筑工程档案的收集、整理及保存往往需要较长的周期。在工程的实际建设中，许多档案资料经常出现复印份数不够、保管欠妥等现象，很难保证档案资料的有效性。一些负责人很难24小时在施工现场，而有些现场资料则会出现代写、代签的情况，无法保证档案的真实性与有效性。另外，一些档案管理者未能及时将档案交给业主，或是转交档案后未能及时整理档案，错过了最佳整理时机，导致了不可估量的损失。
2.3施工档案数量增多
随着经济的发展及人们生活水平的提高，对建筑工程也提出了更高的要求，这也一定程度上增加了工程的施工难度，无形中增加了档案的数量。在这样的情形下，若档案管理者仍采用传统的档案收集与管理方式，不但会影响档案管理的工作效率，还可能降低档案的管理质量。随着档案数量的增多，档案管理难度加大，许多档案资料则无法得到有效整理，比如保存了没有价值的材料，一些重要的施工、竣工验收等重要资料却未能及时、有效归档。
2.4档案管理者综合素质不高
实际上，许多建筑工程的档案管理者并非专业人员，对档案知识及管理方法等欠缺了解，无法保证档案管理工作的质量。另外，在信息化时代，档案管理大多实现电子信息化，许多档案管理人员未能掌握相关的现代化管理知识，制约了档案管理工作的有效进行。
2.5缺乏完善的档案管理制度
在许多施工企业中，由于不重视对档案的管理，内部往往缺乏一套有效的档案管理制度，影响了许多档案管理工作的顺利开展。管理制度的不完善，使得大量档案的收集、整理工作规范性不强，很难保证档案的完整性、有效性及质量。
3.做好完工档案管理工作的对策
3.1加大宣传力度，提高人们的思想重视
在工程建设的各个阶段，都会产生大量的文件资料，这些都是工程完工档案的重要来源，如何保证档案资料的完整与准确，则成为企业管理者需要考慮的一个问题。所以，管理者应充分认识到这一问题的严峻性，并加大对档案管理重要性的宣传力度，让各部门及施工人员对档案有更多的认识，提升其思想重视程度，从而更认真去完成各个阶段的档案收集与整理工作，最大限度地保证档案的有效性。
3.2建立并健全相关的档案管理制度
完善的管理制度是企业顺利开展各种工作及取得成功的制度保障，故必须重视管理制度的建设。因此，施工企业应积极建立并健全自身的档案管理制度，然后将档案管理的责任明确落实到各个部门及各环节中，保证各个时期形成的资料与实际施工相符，提高档案的管理效率。另外，还应完善档案的保管与借阅制度。当档案遗失时，可方便查找借阅人，及时找回档案，以保证档案的安全与完整。
3.3明确档案的收集整理范围
现阶段，建筑工程的档案收集内容包括各个时期形成的文件，如施工前的准备资料、施工期间形成的文件材料、竣工后的文档资料等[2]。其中，施工前期的资料有设计图纸、开工审批表等；施工期间的文件有设计变更、工程定位测量、工程质量检测报告等；竣工验收时的竣工图、验收报告等[3]。因此，对施工档案的收集整理范围有明确的认识后，并以此为依据对档案进行收集与整理，才能进一步保证档案的有效性与可靠性。
3.4注重对管理者综合素质的提升
档案管理者的综合素质与档案管理工作的开展与质量有着密切联系。为此，施工企业应积极组织对档案管理者的档案知识教育及技能培训，不断提升管理人员的职业道德、档案业务知识水平及管理水平，使其树立正确的职业观与服务意识，以保证档案管理工作的质量。
3.5保证档案收集的及时性与真实性
工程档案收集是否及时、真实性是否达标，这些都会直接关系到档案整理的效果[4]。因此，档案管理者在收集档案的过程中，应严格根据施工进度进行收集，并要做好后期工程维护、售后服务等材料的跟踪收集，注意保证材料的连贯性。为了确保工程档案的收集兼具真实性与同步性，档案管理人员还应加强档案的电子数据库建设，实现对档案的信息化管理。
4.小结
在建筑工程的建设中，完工档案管理是一项复杂、繁琐的工作，档案管理者应充分认识到档案管理的重要性，在深入分析档案管理中存在的问题及其原因基础上，及时采取有效的管理措施，才能保证档案的完整性、有效性与真实性，才能进一步推动建筑事业的健康发展。
参考文献
[1]刘元元.强化建筑施工档案管理工作探析[J].东方企业文化，2015（07）：96，99.
[2]王赴京.探析建筑工程的档案管理中存在的问题及建议[J].门窗，2013（04）：375-376.
[3]赵丽，杨同军.强化建筑施工档案管理工作探析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2015（04）：31-32.
[4]孙秀霞.关于加强建筑档案管理工作的探讨[J].黑龙江史志，2014（11）：157.
[关键词]建筑工程；完工档案；管理
建筑工程的建设周期长、投资大、涉及领域广，包含了多个施工过程，而在各个施工环节必然会形成大量的文件材料或记录，这些都是项目重要的档案资料来源[1]。工程档案的管理是整个项目工程管理工作的有机组成部分，做好档案管理工作对提高工程管理水平具有重要意义。
1.建筑工程档案的特性分析
⑴单一性。每个建筑工程都是一个独特的个体，有着各自的特征。任何一个建筑工程自招标、建设到竣工，都会有一套与之相匹配的档案资料，而这些档案都是对建筑工程完整、真实的记录，是构筑工程成长史的重要构件。
⑵真实性。工程档案资料是在各个时期形成的文件资料，是记录工程从无到有的过程，甚至还会成为城市发展的重要见证，故要求档案必须真实，不可随意弄虚作假或杜撰。
⑶实用性。工程建筑的档案记录了整个项目的建设过程，而它也是质量监管部门对工程质量进行检查、验收的有效依据。另外，在今后城市的发展与建设中，这些工程档案将会发挥重要的作用，并可能作为其他工程建设的参考与借鉴。
2.建筑工程完工档案管理的现状分析
2.1未能及时收集与整理档案
在建筑工程的建设中，档案的收集与整理是一项重要的工作。然而，在实际中，许多企业在施工期间往往忽略了对档案的及时收集与整理，使得档案未能形成完整的体系，无法发挥其作用。施工档案的收集与整理受多种因素影响，一些企业只顾追求经济效益的最大化，认为档案收集整理工作不重要，结果影响了档案收集与整理工作的及时开展。在建设后期，技术人员逐渐撤离施工现场，并将部分技术档案带走，造成施工档案的流失，影响了档案的系统性。
2.2无法保证档案资料的有效性
建筑工程档案的收集、整理及保存往往需要较长的周期。在工程的实际建设中，许多档案资料经常出现复印份数不够、保管欠妥等现象，很难保证档案资料的有效性。一些负责人很难24小时在施工现场，而有些现场资料则会出现代写、代签的情况，无法保证档案的真实性与有效性。另外，一些档案管理者未能及时将档案交给业主，或是转交档案后未能及时整理档案，错过了最佳整理时机，导致了不可估量的损失。
2.3施工档案数量增多
随着经济的发展及人们生活水平的提高，对建筑工程也提出了更高的要求，这也一定程度上增加了工程的施工难度，无形中增加了档案的数量。在这样的情形下，若档案管理者仍采用传统的档案收集与管理方式，不但会影响档案管理的工作效率，还可能降低档案的管理质量。随着档案数量的增多，档案管理难度加大，许多档案资料则无法得到有效整理，比如保存了没有价值的材料，一些重要的施工、竣工验收等重要资料却未能及时、有效归档。
2.4档案管理者综合素质不高
实际上，许多建筑工程的档案管理者并非专业人员，对档案知识及管理方法等欠缺了解，无法保证档案管理工作的质量。另外，在信息化时代，档案管理大多实现电子信息化，许多档案管理人员未能掌握相关的现代化管理知识，制约了档案管理工作的有效进行。
2.5缺乏完善的档案管理制度
在许多施工企业中，由于不重视对档案的管理，内部往往缺乏一套有效的档案管理制度，影响了许多档案管理工作的顺利开展。管理制度的不完善，使得大量档案的收集、整理工作规范性不强，很难保证档案的完整性、有效性及质量。
3.做好完工档案管理工作的对策
3.1加大宣传力度，提高人们的思想重视
在工程建设的各个阶段，都会产生大量的文件资料，这些都是工程完工档案的重要来源，如何保证档案资料的完整与准确，则成为企业管理者需要考慮的一个问题。所以，管理者应充分认识到这一问题的严峻性，并加大对档案管理重要性的宣传力度，让各部门及施工人员对档案有更多的认识，提升其思想重视程度，从而更认真去完成各个阶段的档案收集与整理工作，最大限度地保证档案的有效性。
3.2建立并健全相关的档案管理制度
完善的管理制度是企业顺利开展各种工作及取得成功的制度保障，故必须重视管理制度的建设。因此，施工企业应积极建立并健全自身的档案管理制度，然后将档案管理的责任明确落实到各个部门及各环节中，保证各个时期形成的资料与实际施工相符，提高档案的管理效率。另外，还应完善档案的保管与借阅制度。当档案遗失时，可方便查找借阅人，及时找回档案，以保证档案的安全与完整。
3.3明确档案的收集整理范围
现阶段，建筑工程的档案收集内容包括各个时期形成的文件，如施工前的准备资料、施工期间形成的文件材料、竣工后的文档资料等[2]。其中，施工前期的资料有设计图纸、开工审批表等；施工期间的文件有设计变更、工程定位测量、工程质量检测报告等；竣工验收时的竣工图、验收报告等[3]。因此，对施工档案的收集整理范围有明确的认识后，并以此为依据对档案进行收集与整理，才能进一步保证档案的有效性与可靠性。
3.4注重对管理者综合素质的提升
档案管理者的综合素质与档案管理工作的开展与质量有着密切联系。为此，施工企业应积极组织对档案管理者的档案知识教育及技能培训，不断提升管理人员的职业道德、档案业务知识水平及管理水平，使其树立正确的职业观与服务意识，以保证档案管理工作的质量。
3.5保证档案收集的及时性与真实性
工程档案收集是否及时、真实性是否达标，这些都会直接关系到档案整理的效果[4]。因此，档案管理者在收集档案的过程中，应严格根据施工进度进行收集，并要做好后期工程维护、售后服务等材料的跟踪收集，注意保证材料的连贯性。为了确保工程档案的收集兼具真实性与同步性，档案管理人员还应加强档案的电子数据库建设，实现对档案的信息化管理。
4.小结
在建筑工程的建设中，完工档案管理是一项复杂、繁琐的工作，档案管理者应充分认识到档案管理的重要性，在深入分析档案管理中存在的问题及其原因基础上，及时采取有效的管理措施，才能保证档案的完整性、有效性与真实性，才能进一步推动建筑事业的健康发展。
参考文献
[1]刘元元.强化建筑施工档案管理工作探析[J].东方企业文化，2015（07）：96，99.
[2]王赴京.探析建筑工程的档案管理中存在的问题及建议[J].门窗，2013（04）：375-376.
[3]赵丽，杨同军.强化建筑施工档案管理工作探析[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2015（04）：31-32.
[4]孙秀霞.关于加强建筑档案管理工作的探讨[J].黑龙江史志，2014（11）：157.