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摘 要：信息化时代背景下，我国高校教育在不断进行革新，为了跟随教育改革的步伐，提高高校综合教育实力，高校院系办公室管理需要进行改革，提高管理工作的科学性与实效性，才能促进高校的未来发展。基于此，本文介绍了高校院系办公室管理的职能，论述了高校院系办公室管理效率不高的成因，并且针对成因提出提高高校院系办公室管理效率的有效策略，进而为促进高校发展奠定基础。
关键词：管理效率 高校 院系办公室
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）09（a）-0212-02
高校二级学院办公室管理是学院各个部门职能有效落实的保障，唯有提高办公室管理效率，才能确保院系教研工作与行政工作的顺利开展。近年来，国家对于高校教育提出了新的要求，高校院系办公室管理工作的开展，需要结合国家相关政策需求，更新完善管理体制，采用先进的管理设备，确保院系办公室管理的信息化、自动化、科学化。新时期背景下，高校院系办公室管理的内容增加、范围扩大，唯有提高管理效率，才能跟上教育改革的步伐，推动高校的发展。
1 高校二级学院办公室管理的职能
高校院系办公室管理的职能，主要有以下几方面：（1）办公室服务职能。院系办公室管理工作开展，需要为学院与其他部门开展工作沟通。为教师与学生提供服务，从教师与学生的角度考虑问题，帮助教师与学生解决问题，满足教师与学生的需求，从而协调学生、教师、院系三者之间的关系。（2）办公室管理职能。院系管理工作的范围较广，涉及到行政管理、财务管理、师资管理等，院办公室管理职能渗透到学院日常运行的方方面面[1]。（3）参谋辅助职能。院办公室管理具有参谋辅助职能，除了落实国家与学校政策之外，其可以针对学院实际情况，提出科学合理的管理办法，作为高校发展的重要参考，充分发挥了高校助手的作用。
2 高校院系办公室管理效率不高的成因分析
2.1 办公室管理队伍建设问题
根据调查可知，诸多高校院系办公室管理效率不高，主要是由于办公室管理队伍建设问题，具体包括以下几方面：（1）人员配置不合理。在人员配置上，办公室管理人员主要是以老员工为主，年龄超过40岁以上的员工占整体退伍的70%以上，并且都是毕业留校的本科生，年轻的高学历的人员相对较少。老员工的管理思想相对老旧，对于新的教育政策认识不足，导致办公室管理效率不高，管理模式相对老旧[2]。（2）管理能力不足。管理能力不足是导致高校院系办公室管理效率低下的主要原因之一，办公室管理队伍人员职称偏低，专业知识不足，导致工作能力较弱，管理能力较差。
2.2 办公室管理体制老旧
高校院系办公室管理体制老旧，是办公室管理效率不高的主要原因之一。诸多高校仍然采用传统的管理体制，而传统的管理体制主要是以科学教研为主，缺乏相对的管理制度，行政管理、思想品德管理等机制缺失，无法满足新时期高校发展需求。老旧的办公室管理体制，缺乏对应的考核机制与竞争机制，无法促进工作人员自我提升，没有给员工提供交流培训的机会[3]。此外，高校院系办公室管理体制老旧，会使得工作人员分工不明确，责任主体失衡，若是出现问题容易出现推卸责任现象，降低了工作实效性。
2.3 办公室管理软硬件设施科学性不高
办公室软硬件设施是管理工作开展的基础保障，唯有提高办公室管理设备的科学性，才能提升办公室管理效率。但是在实际当中，诸多高校办公室管理软硬件设备缺乏，导致管理工作开展自动化、信息化程度不高。现阶段，高校院系办公室管理范围较广，需要通过自动化办公软件支持，若是学校办公室管理软硬件设施科学性不高，会大大降低管理效率。根据调查可知，诸多高校没有普及OA自动化办公系统，电脑、打印机、扫描仪等设备虽然已经配备，但是数量有限，无法满足整体办公需求。整体来看，高校办公室管理软硬件设施科学性不高，未来有待提升。
3 提高高校院系办公室管理效率的有效策略
3.1 强化与完善办公室管理队伍建设
唯有提高办公室管理效率，才能将国家政策与学校制度有效的落实，促进行政工作、教研工作的顺利开展。为此，高校需要强化、完善办公室管理队伍建设，打造综合实力强大的管理团队，提高办公室管理的科学性与实效性。强化与完善办公室管理队伍建设，具体包括以下几方面：（1）引进专业化人才。高校需要结合实际情况，优化管理团队配置，积极引进高素质的专业化管理人才，弥补管理团队的不足，提高团队整体服务意识。（2）积极开展培训。高校需要定期给办公室管理人员提供培训，将国家新的政策、学校新的制度等传达给工作人员，培训专业化的管理知识，促进工作人员不断提升，从而实现管理人才的培养，促使管理团队不断强大。例如，高校可以聘请著名的专家、教授开展讲座，有规划的组织工作人员学习交流，从而不断强化管理队伍建设，提高院系办公室管理效率。
3.2 制定科学的办公室管理体制
高校院系办公室管理是学院各个部门职能有效落实的保障，唯有提高办公室管理效率，才能确保院系教研工作与行政工作的顺利开展。管理体制是管理工作开展的基础模式，确保管理体制的科学性与先进性，是提高管理效率的基本保障。高校需要制定科学的办公室管理体制，结合高校发展实际情况，以国家政策为依据，在已有的管理体制上进行更新，保留传统管理体制的优势，弥补传统管理体制的不足，从而制定符合高校运行发展的管理制度。科学的院系办公室管理体制，需要明确各个岗位分工，强化各个部门之间的联系，促使各个岗位协同开展工作，从而提高工作效率。科学的院系办公室管理体制，需要做到高度统一，制定出完善的管理制度，使得各个部门工作开展有制度可寻，从而确保管理工作开展的规范性与实效性。管理体制是管理工作开展的框架，唯有制定完善的框架，才能将管理措施有效的落實，进而提升管理效率，促进院系办公室管理工作顺利开展。
3.3 提高办公室管理软硬件设施的科学性
办公室软硬件设备是管理工作开展的基础保障，尤其是信息化时代，随着高校院系办公室管理内容的增多，需要通过信息技术、计算机技术等开展管理工作，才能提高工作效率、缩短工作时间，解决高校日常运行的大量问题。为此，高校需要认识到软硬件设备的重要性，积极引进高科技的管理设备，普及OA自动化管理系统，从而提高院系办公室管理的科学性与智能性。学校需要定期对管理系统进行升级，不断扩大管理职能范围，将院系教研、后勤、行政等纳入到管理系统，形成统一的管理数据，进而统一进行管理。提高院系办公室管理软硬件设备的科学性，可以帮助工作人员解决问题，提高了工作速率，整体提高了高校的管理水平，有助于高校的未来发展。
4 结语
高校院系办公室管理是学院运行发展的核心，唯有做好管理工作，才能将学校的指令贯彻落实，同时将教育改革方针融入到工作开展的方方面面，满足国家、学校对于院系的标准要求。本文从提高办公室管理软硬件设施的科学性、制定科学的办公室管理体制、强化与完善办公室管理队伍建设三方面，论述了提高高校院系办公室管理效率的有效策略，进而为高校管理工作开展提供参考依据。
参考文献
[1] 庞宝鑫.管理学视野下高校院系办公室提升行政工作效能初探[J].内蒙古师范大学学报：教育科学版，2017（1）：49-52.
[2] 姚丁丁.提高高校学院办公室人员的工作效率策略分析[J].文化创新比较研究，2018，2（24）：143-144.
[3] 王炎.高校院系办公室行政管理工作的创新路径[J].智库时代，2018，141（25）：62，64.
关键词：管理效率 高校 院系办公室
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2019）09（a）-0212-02
高校二级学院办公室管理是学院各个部门职能有效落实的保障，唯有提高办公室管理效率，才能确保院系教研工作与行政工作的顺利开展。近年来，国家对于高校教育提出了新的要求，高校院系办公室管理工作的开展，需要结合国家相关政策需求，更新完善管理体制，采用先进的管理设备，确保院系办公室管理的信息化、自动化、科学化。新时期背景下，高校院系办公室管理的内容增加、范围扩大，唯有提高管理效率，才能跟上教育改革的步伐，推动高校的发展。
1 高校二级学院办公室管理的职能
高校院系办公室管理的职能，主要有以下几方面：（1）办公室服务职能。院系办公室管理工作开展，需要为学院与其他部门开展工作沟通。为教师与学生提供服务，从教师与学生的角度考虑问题，帮助教师与学生解决问题，满足教师与学生的需求，从而协调学生、教师、院系三者之间的关系。（2）办公室管理职能。院系管理工作的范围较广，涉及到行政管理、财务管理、师资管理等，院办公室管理职能渗透到学院日常运行的方方面面[1]。（3）参谋辅助职能。院办公室管理具有参谋辅助职能，除了落实国家与学校政策之外，其可以针对学院实际情况，提出科学合理的管理办法，作为高校发展的重要参考，充分发挥了高校助手的作用。
2 高校院系办公室管理效率不高的成因分析
2.1 办公室管理队伍建设问题
根据调查可知，诸多高校院系办公室管理效率不高，主要是由于办公室管理队伍建设问题，具体包括以下几方面：（1）人员配置不合理。在人员配置上，办公室管理人员主要是以老员工为主，年龄超过40岁以上的员工占整体退伍的70%以上，并且都是毕业留校的本科生，年轻的高学历的人员相对较少。老员工的管理思想相对老旧，对于新的教育政策认识不足，导致办公室管理效率不高，管理模式相对老旧[2]。（2）管理能力不足。管理能力不足是导致高校院系办公室管理效率低下的主要原因之一，办公室管理队伍人员职称偏低，专业知识不足，导致工作能力较弱，管理能力较差。
2.2 办公室管理体制老旧
高校院系办公室管理体制老旧，是办公室管理效率不高的主要原因之一。诸多高校仍然采用传统的管理体制，而传统的管理体制主要是以科学教研为主，缺乏相对的管理制度，行政管理、思想品德管理等机制缺失，无法满足新时期高校发展需求。老旧的办公室管理体制，缺乏对应的考核机制与竞争机制，无法促进工作人员自我提升，没有给员工提供交流培训的机会[3]。此外，高校院系办公室管理体制老旧，会使得工作人员分工不明确，责任主体失衡，若是出现问题容易出现推卸责任现象，降低了工作实效性。
2.3 办公室管理软硬件设施科学性不高
办公室软硬件设施是管理工作开展的基础保障，唯有提高办公室管理设备的科学性，才能提升办公室管理效率。但是在实际当中，诸多高校办公室管理软硬件设备缺乏，导致管理工作开展自动化、信息化程度不高。现阶段，高校院系办公室管理范围较广，需要通过自动化办公软件支持，若是学校办公室管理软硬件设施科学性不高，会大大降低管理效率。根据调查可知，诸多高校没有普及OA自动化办公系统，电脑、打印机、扫描仪等设备虽然已经配备，但是数量有限，无法满足整体办公需求。整体来看，高校办公室管理软硬件设施科学性不高，未来有待提升。
3 提高高校院系办公室管理效率的有效策略
3.1 强化与完善办公室管理队伍建设
唯有提高办公室管理效率，才能将国家政策与学校制度有效的落实，促进行政工作、教研工作的顺利开展。为此，高校需要强化、完善办公室管理队伍建设，打造综合实力强大的管理团队，提高办公室管理的科学性与实效性。强化与完善办公室管理队伍建设，具体包括以下几方面：（1）引进专业化人才。高校需要结合实际情况，优化管理团队配置，积极引进高素质的专业化管理人才，弥补管理团队的不足，提高团队整体服务意识。（2）积极开展培训。高校需要定期给办公室管理人员提供培训，将国家新的政策、学校新的制度等传达给工作人员，培训专业化的管理知识，促进工作人员不断提升，从而实现管理人才的培养，促使管理团队不断强大。例如，高校可以聘请著名的专家、教授开展讲座，有规划的组织工作人员学习交流，从而不断强化管理队伍建设，提高院系办公室管理效率。
3.2 制定科学的办公室管理体制
高校院系办公室管理是学院各个部门职能有效落实的保障，唯有提高办公室管理效率，才能确保院系教研工作与行政工作的顺利开展。管理体制是管理工作开展的基础模式，确保管理体制的科学性与先进性，是提高管理效率的基本保障。高校需要制定科学的办公室管理体制，结合高校发展实际情况，以国家政策为依据，在已有的管理体制上进行更新，保留传统管理体制的优势，弥补传统管理体制的不足，从而制定符合高校运行发展的管理制度。科学的院系办公室管理体制，需要明确各个岗位分工，强化各个部门之间的联系，促使各个岗位协同开展工作，从而提高工作效率。科学的院系办公室管理体制，需要做到高度统一，制定出完善的管理制度，使得各个部门工作开展有制度可寻，从而确保管理工作开展的规范性与实效性。管理体制是管理工作开展的框架，唯有制定完善的框架，才能将管理措施有效的落實，进而提升管理效率，促进院系办公室管理工作顺利开展。
3.3 提高办公室管理软硬件设施的科学性
办公室软硬件设备是管理工作开展的基础保障，尤其是信息化时代，随着高校院系办公室管理内容的增多，需要通过信息技术、计算机技术等开展管理工作，才能提高工作效率、缩短工作时间，解决高校日常运行的大量问题。为此，高校需要认识到软硬件设备的重要性，积极引进高科技的管理设备，普及OA自动化管理系统，从而提高院系办公室管理的科学性与智能性。学校需要定期对管理系统进行升级，不断扩大管理职能范围，将院系教研、后勤、行政等纳入到管理系统，形成统一的管理数据，进而统一进行管理。提高院系办公室管理软硬件设备的科学性，可以帮助工作人员解决问题，提高了工作速率，整体提高了高校的管理水平，有助于高校的未来发展。
4 结语
高校院系办公室管理是学院运行发展的核心，唯有做好管理工作，才能将学校的指令贯彻落实，同时将教育改革方针融入到工作开展的方方面面，满足国家、学校对于院系的标准要求。本文从提高办公室管理软硬件设施的科学性、制定科学的办公室管理体制、强化与完善办公室管理队伍建设三方面，论述了提高高校院系办公室管理效率的有效策略，进而为高校管理工作开展提供参考依据。
参考文献
[1] 庞宝鑫.管理学视野下高校院系办公室提升行政工作效能初探[J].内蒙古师范大学学报：教育科学版，2017（1）：49-52.
[2] 姚丁丁.提高高校学院办公室人员的工作效率策略分析[J].文化创新比较研究，2018，2（24）：143-144.
[3] 王炎.高校院系办公室行政管理工作的创新路径[J].智库时代，2018，141（25）：62，64.