近年来，提升应对突发事件的能力已成为档案部门的当务之急。须从两个方面着手：一是提高预防与防御能力，二是提高应急处理和恢复能力。
　　1 提高档案部门应对突发事件的预防与防御能力
　　1.1 提高危机意识，加强日常安全管理。工作部门必须切实增强危机意识，牢牢绷紧这根“弦”，在日常工作中贯彻“以防为主、防治结合”的基本原则，建立健全档案安全保管的各项制度，将安全观念和制度落实到具体工作细节中，将灾难消灭在“萌芽”中。
　　1.2 建立健全应急预案体系。为了应对突发事件，各级档案部门必须预先制订出一套实用完备的应急方案，健全应急系统，完善应急措施，并保持常备不懈、经常演练。在突发事件出现时能够迅速完成信息采集、危机判定、决策分析、命令部署、联动指挥、排险救援、安全转送、后勤支持等各项应急任务，确保及时、迅速、高效、有序地应对各类突发性公共事件，将突发事件的危害降低到最小程度。
　　1.3 成立专门机构，强化人员培训。为确保在突发事件出现时，能够实现集中领导、统一指挥，提高应急处置能力和效率，档案部门应成立负责此项工作的专门机构。建立“人人有责、层层负责”的档案安全管理体系，并根据实际情况明确各自的安全管理目标和职责。对需要应对突发事件的所有相关人员，从领导、技术骨干到普通员工均需进行不同层次和程度的培训，使不同人员把握好自己的角色和职责。
　　1.4 加强异地备份系统建设，做好应急物资准备。完善的档案异地备份系统，能够分散档案保管的风险，降低突发事件带来的损失。近几年，在我国发生的灾害事件中，由于异地备份系统的缺乏带来的巨大损失凸显了异地备份的重要性，异地备份系统的建设逐步纳入议事日程。数据备份和异地备份要有针对性地进行，不同的档案资料采用相应的技术手段。对于价值高的珍贵纸质档案，必须对缩微件或数字化文本实行异地备份；在两个距离较远、处于不同灾害地带的档案馆之间建立档案文件备份中心；加强区域之间的档案部门的资源共享和文件备份。应急物资准备是及时应对突发事件的前提，为在突发事件出现后对档案进行及时处理提供物质保障。应急物资准备应遵循“梯队层次性”原则，建立档案部门之间的“联合储备体系”，对应急物资进行定期检查、维护、更换与修订，并注意做好安全保卫和保密工作。
　　2 提升档案部门突发事件应急处理与恢复能力
　　2.1 建立信息共享机制，完善信息检测与预警机制。建立完善的检测和预警机制是应急管理至为重要的一环，档案部门应急管理应结合自身实际，在区分突发事件种类和特点前提下，建立健全基础信息数据库，完善检测网络，完善定时报告制度，做到及时、准确。档案部门还需加强单位各部门及与当地政府应急管理指导部门、军队及社会团体之间的沟通与协调，将档案部门信息系统融入地方政府应急管理信息系统，实现与应急管理相关的有关部门、专业部门和检测网点间信息系统的融合，加强跨部门、跨层级、跨地区信息共享与合作。
　　2.2 建立科学高效的应急指挥系统。当档案部门预测到突发事件时，应迅速成立以当地党委和政府分管领导为首，由档案部门行政“一把手”和档案技术保护专家等组成的应对突发事件领导小组，形成统一指挥、反应迅速、权责清晰、协调有序、运转高效的指挥系统，负责指挥重大突发事件处理工作，协调相关部门调动人、财、物，确保重要档案和受灾严重地区档案的安全，制订灾后损失评估报告和详细的修复方案。
　　2.3 评估突发事件破坏程度，制订灾害恢复计划。突发事件应急处理后，档案部门工作重点转向灾害恢复。对突发事件的破坏程度进行正确评估是灾害恢复工作前提，必须建立科学的灾害评估方法和合理的灾害评估指标体系。比如，判断突发事件的原因以及造成次生性破坏的可能、确定受损档案的信息、确定硬件设施的破坏程度以及人员的损伤情况等。
　　2.4 收集突发事件档案资料，总结经验教训。突发事件应对的后期，档案部门应做好突发事件相关资料（包括灾害状态描述资料、灾害造成损失资料、灾害应急行动资料，以及各种灾害应对技术资料、灾害应对政策资料、灾害应对外援资料等）的收集工作，坚持“一灾一档，集中保存”的原则建立灾害专题档案，采用分级管理和灾地管理相结合的管理方法，综合反映突发事件应急管理的全过程，为以后应对突发事件提供依据，从而提高档案部门应对突发事件的能力。
　　（作者单位：中央民族大学管理学院 来稿日期：2013-02-20）