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进入新世纪,国内外形势发生了深刻变化,中国高等教育面临着前所未有的机遇和挑战。在经历了“大改革、大发展、大提高”之后,中国进入了由高等教育大国向高等教育强国转变的关键时期。高校一方面要确立符合国情校情的发展思路,另一方面必须提高自身管理效能,增强应对复杂局面的能力。在这样的背景下,高校机关效能建设的重要性和紧迫性凸显,建立办事高效、运转协调、行为规范的管理体系成为高校机关的迫切需求。
认知层面
1.管理既是科学也是艺术
从现代管理科学的发展可以看出,管理是科学与艺术兼具的统一体。学校管理有其特殊性,但归根结底是一门科学,是一门确定工作目标、明确实现方法、建立运行规则、作出效果评价的科学。在学校管理中,科学性与艺术性相结合,将有助于学校又好又快发展。其中,科学性的成份越大,学校管理的技术性就越强;艺术性的表现越显著,学校管理的特色就越突出。将二者结合,经概括、归纳,最终将形成有益于实践的经验并具备推广和普及意义。
2.愿景是大学组织的关键要素
高校机关工作人员除了要认知管理工作和明确岗位职责,还要有对学校办学理念、办学目标的充分认识和深入理解,认知学校发展愿景。
愿景是大学发展的关键要素。大学作为社会的知识库、思想库和精神库,在发展过程中必须有一个高远的未来图景,吸引师生员工自觉向前迈进,这个高远的图景就是愿景。愿景是大学组织的关键要素,常说的软环境建设、文化建设就是以愿景为核心展开的。
共同的愿景集中体现在对大学组织使命的理解上。大学组织的使命是对“大学组织为什么而存在”和“大学组织是什么”的阐述。明确大学组织使命,就要回答:办什么样的大学?应该怎样办大学?我们的工作为社会贡献了什么?我们使命的独特性体现在哪些方面?对这些问题的回答能表明一个大学组织存在的意义,同时也告诉组织成员,大学对他们的期望是什么。
建立一个目标高远的共同愿景,能够激活成员的思维和行动。共同愿景是一个方向舵,能使成员在工作中遭遇困难、混乱及阻力时,以勇于负责、敢于承担的态度沿着正确的方向前进。
3.服务意识和质量意识
高校机关工作人员主要从事管理、协调和服务三方面的工作。要处理好学校日常工作、向全校师生员工提供优质服务,保证全校教育教学的通畅运行,就必须树立管理的服务意识和质量意识。管理的核心是人,要把人置于学校管理的中心。教育事业的最大特点,就是依靠人、培养人、服务人。教育要以学生为主体,办学要以培育人才为本,各项规章制度的制定和改革措施的施行,都要围绕有利于培养学生、有利于调动广大教职工积极性来进行,从而最终实现和维护师生员工的根本利益。
提升高校机关管理效能要以追求工作质量为目标。全面质量管理要求高校管理始终以学生的全面发展为出发点和落脚点。每个部门、每位工作人员的所有工作都应讲求管理质量。以机关每一项工作都能达到预定目标为基本质量评价标准,通过各项阶段性目标的达成保证学校管理工作总体质量目标实现。
制度层面
1.科学严谨的绩效考评制度
绩效考核是管理的关键环节,它直接影响管理过程的有效性。绩效考核是指考评主体对照工作目标或绩效标准,采用科学的方法,评定组织成员的工作任务完成情况、成员的工作职责履行程度和成员的发展情况,并且将评定结果反馈给组织成员的过程。绩效目标要遵循SMART原则(明智目标原则)制定,绩效考核制度主要服务于管理和发展两个方面,目的是增强组织运行效率,提高组织成员技能,推动组织良性发展,最终使组织及其成员共同受益。此外,绩效考核又与组织战略目标紧密相连,它的有效实施有利于把组织成员的行为统一到战略目标上来。整个绩效考核体系、考核制度的有效性还对组织整合人力资源、协调控制组织成员关系具有重要意义。
在高校机关管理中,应将实现学校发展目标的效能作为绩效评价的起点和终点,遵循绩效计划、绩效沟通、绩效考核、绩效反馈循环的绩效管理系统。在绩效评价的实践过程中,要努力实现成员个体与管理集体(学校领导班子和各二级单位领导)绩效评价目标一致。通过完善绩效评价指标体系,不断将学校发展战略目标转换成具体的阶段性战术目标,继而将这些阶段性战术目标转化成可操作的工作目标和考评指标。
高校机关效能建设要求针对绩效目标和岗位工作目标制定相应的考核细则和标准,建立行之有效、科学严谨的考核评价指标体系,逐步建立健全岗位责任制、服务承诺制、限时办结制、首问责任制、全程办事代理制、失职追究制等,这些均应纳入绩效考核要素范畴。对考核标准的选取,要考虑可控性和可操作性。考核标准制定得越精细,其标准硬度就越高,可操作性就越强。这样既有利于考核实施,又有助于被考核者明确预期目标。如果标准过软,则容易造成推诿扯皮和成员质疑现象,严重的甚至会引发冲突,降低效能。在制度实施中,要将考核评价标准落实到每一个岗位和岗位责任人,真正起到激励和约束作用。
2.公平合理的激励与分配制度
科学、合理的激励制度是要形成“激励→努力→绩效→奖励→满足,从满足回馈努力”这样的良性循环。科学的激励制度能吸引优秀人才到高校机关工作,也有助于开发机关工作人员的潜在能力并不断培养出优秀的管理人才,形成良性发展的氛围。
激励要与绩效考核相结合,以考核结果为标准,力求实现激励的公平、合理。激励制度的制定要遵循4个原则:一要与机关管理目标相结合,采用物质激励和精神激励结合的方式;二要具有引导性,要合理、明确;三要注意正激励和负激励的结合使用;四要注意激励的实效性和需求性,适时、适当、有针对性的激励措施将更为有效。
分配也要以绩效考核为基础。高校机关工作人员在组成上具有层次多样、特点鲜明、群体密集的特点,故其奖励分配不能继续沿用论资排辈、凭印象的办法,必须坚持“兼顾效率与公平”的原则,对机关工作人员的工作业绩实行量化考核,兼顾人员岗位、资历,注重绩效评价结果的运用,建立一套职责明确,以绩效考核结果为依据的奖励分配体系。
实践层面
在高校管理中,要保证各项工作目标和任务的实现,就必须建立一套协调、规范、高效的运行体制机制。
诺贝尔奖金获得者、科学决策组织理论的提出者西蒙认为,管理过程就是一个不断进行决策的过程,整个管理活动由“决策——执行——再决策——再执行”这样一些连续不断的活动组成。由此可见,“执行”是实现一切管理目的和发挥管理效能的最直接、最关键的出发点和归宿。
如何保证“执行”的力度和效率?首先,要结合学校和部门实际,制定各职能部门的职责分工,明确事权和职责划分,明确主管责任部门和具体责任人,杜绝“人人有权管、人人都不管”的情况。对于机关工作人员不履行或不正确履行工作职责的情况,要追究责任并严格执行奖惩制度。其次,各职能部门间要加强沟通、协调与合作。要实现学校运行畅通、办事高效,需要各职能部门间的沟通和职能部门与学校二级教学、科研单位间的通力合作、综合协调。特别是在与学校二级教学、科研单位沟通的过程中,机关不但要使学校的决策及规章制度顺利贯彻执行,而且还要主动了解教学、科研单位实际需求,做到及时、全面“上传”教学、科研单位和师生员工需求,明确共同点、找准结合点、抓住关键点,促进学校各项工作顺利开展。再次,对学校的阶段性工作任务,可实行目标管理或项目管理方式,弱化部门界限,根据不同任务,配置优质资源,组成工作团队,降低管理成本,提高综合效益。
建设一流的高校,必须要有一流的高校管理机关。一流管理机关的核心评价标准是效能。全面加强高校机关效能建设,将促进机关各职能部门、各项工作不断实现主动执行、创新执行和迅速执行,将促进每一项阶段性目标得以高质量地完成,最终促进学校的共同愿景——长远发展目标的实现。
注:本文系中国地质大学(北京)校内科学技术基金项目《高校机关效能建设研究》项目
(作者单位:中国地质大学(北京)党政办公室)
[责任编辑:蔡桂兰]
认知层面
1.管理既是科学也是艺术
从现代管理科学的发展可以看出,管理是科学与艺术兼具的统一体。学校管理有其特殊性,但归根结底是一门科学,是一门确定工作目标、明确实现方法、建立运行规则、作出效果评价的科学。在学校管理中,科学性与艺术性相结合,将有助于学校又好又快发展。其中,科学性的成份越大,学校管理的技术性就越强;艺术性的表现越显著,学校管理的特色就越突出。将二者结合,经概括、归纳,最终将形成有益于实践的经验并具备推广和普及意义。
2.愿景是大学组织的关键要素
高校机关工作人员除了要认知管理工作和明确岗位职责,还要有对学校办学理念、办学目标的充分认识和深入理解,认知学校发展愿景。
愿景是大学发展的关键要素。大学作为社会的知识库、思想库和精神库,在发展过程中必须有一个高远的未来图景,吸引师生员工自觉向前迈进,这个高远的图景就是愿景。愿景是大学组织的关键要素,常说的软环境建设、文化建设就是以愿景为核心展开的。
共同的愿景集中体现在对大学组织使命的理解上。大学组织的使命是对“大学组织为什么而存在”和“大学组织是什么”的阐述。明确大学组织使命,就要回答:办什么样的大学?应该怎样办大学?我们的工作为社会贡献了什么?我们使命的独特性体现在哪些方面?对这些问题的回答能表明一个大学组织存在的意义,同时也告诉组织成员,大学对他们的期望是什么。
建立一个目标高远的共同愿景,能够激活成员的思维和行动。共同愿景是一个方向舵,能使成员在工作中遭遇困难、混乱及阻力时,以勇于负责、敢于承担的态度沿着正确的方向前进。
3.服务意识和质量意识
高校机关工作人员主要从事管理、协调和服务三方面的工作。要处理好学校日常工作、向全校师生员工提供优质服务,保证全校教育教学的通畅运行,就必须树立管理的服务意识和质量意识。管理的核心是人,要把人置于学校管理的中心。教育事业的最大特点,就是依靠人、培养人、服务人。教育要以学生为主体,办学要以培育人才为本,各项规章制度的制定和改革措施的施行,都要围绕有利于培养学生、有利于调动广大教职工积极性来进行,从而最终实现和维护师生员工的根本利益。
提升高校机关管理效能要以追求工作质量为目标。全面质量管理要求高校管理始终以学生的全面发展为出发点和落脚点。每个部门、每位工作人员的所有工作都应讲求管理质量。以机关每一项工作都能达到预定目标为基本质量评价标准,通过各项阶段性目标的达成保证学校管理工作总体质量目标实现。
制度层面
1.科学严谨的绩效考评制度
绩效考核是管理的关键环节,它直接影响管理过程的有效性。绩效考核是指考评主体对照工作目标或绩效标准,采用科学的方法,评定组织成员的工作任务完成情况、成员的工作职责履行程度和成员的发展情况,并且将评定结果反馈给组织成员的过程。绩效目标要遵循SMART原则(明智目标原则)制定,绩效考核制度主要服务于管理和发展两个方面,目的是增强组织运行效率,提高组织成员技能,推动组织良性发展,最终使组织及其成员共同受益。此外,绩效考核又与组织战略目标紧密相连,它的有效实施有利于把组织成员的行为统一到战略目标上来。整个绩效考核体系、考核制度的有效性还对组织整合人力资源、协调控制组织成员关系具有重要意义。
在高校机关管理中,应将实现学校发展目标的效能作为绩效评价的起点和终点,遵循绩效计划、绩效沟通、绩效考核、绩效反馈循环的绩效管理系统。在绩效评价的实践过程中,要努力实现成员个体与管理集体(学校领导班子和各二级单位领导)绩效评价目标一致。通过完善绩效评价指标体系,不断将学校发展战略目标转换成具体的阶段性战术目标,继而将这些阶段性战术目标转化成可操作的工作目标和考评指标。
高校机关效能建设要求针对绩效目标和岗位工作目标制定相应的考核细则和标准,建立行之有效、科学严谨的考核评价指标体系,逐步建立健全岗位责任制、服务承诺制、限时办结制、首问责任制、全程办事代理制、失职追究制等,这些均应纳入绩效考核要素范畴。对考核标准的选取,要考虑可控性和可操作性。考核标准制定得越精细,其标准硬度就越高,可操作性就越强。这样既有利于考核实施,又有助于被考核者明确预期目标。如果标准过软,则容易造成推诿扯皮和成员质疑现象,严重的甚至会引发冲突,降低效能。在制度实施中,要将考核评价标准落实到每一个岗位和岗位责任人,真正起到激励和约束作用。
2.公平合理的激励与分配制度
科学、合理的激励制度是要形成“激励→努力→绩效→奖励→满足,从满足回馈努力”这样的良性循环。科学的激励制度能吸引优秀人才到高校机关工作,也有助于开发机关工作人员的潜在能力并不断培养出优秀的管理人才,形成良性发展的氛围。
激励要与绩效考核相结合,以考核结果为标准,力求实现激励的公平、合理。激励制度的制定要遵循4个原则:一要与机关管理目标相结合,采用物质激励和精神激励结合的方式;二要具有引导性,要合理、明确;三要注意正激励和负激励的结合使用;四要注意激励的实效性和需求性,适时、适当、有针对性的激励措施将更为有效。
分配也要以绩效考核为基础。高校机关工作人员在组成上具有层次多样、特点鲜明、群体密集的特点,故其奖励分配不能继续沿用论资排辈、凭印象的办法,必须坚持“兼顾效率与公平”的原则,对机关工作人员的工作业绩实行量化考核,兼顾人员岗位、资历,注重绩效评价结果的运用,建立一套职责明确,以绩效考核结果为依据的奖励分配体系。
实践层面
在高校管理中,要保证各项工作目标和任务的实现,就必须建立一套协调、规范、高效的运行体制机制。
诺贝尔奖金获得者、科学决策组织理论的提出者西蒙认为,管理过程就是一个不断进行决策的过程,整个管理活动由“决策——执行——再决策——再执行”这样一些连续不断的活动组成。由此可见,“执行”是实现一切管理目的和发挥管理效能的最直接、最关键的出发点和归宿。
如何保证“执行”的力度和效率?首先,要结合学校和部门实际,制定各职能部门的职责分工,明确事权和职责划分,明确主管责任部门和具体责任人,杜绝“人人有权管、人人都不管”的情况。对于机关工作人员不履行或不正确履行工作职责的情况,要追究责任并严格执行奖惩制度。其次,各职能部门间要加强沟通、协调与合作。要实现学校运行畅通、办事高效,需要各职能部门间的沟通和职能部门与学校二级教学、科研单位间的通力合作、综合协调。特别是在与学校二级教学、科研单位沟通的过程中,机关不但要使学校的决策及规章制度顺利贯彻执行,而且还要主动了解教学、科研单位实际需求,做到及时、全面“上传”教学、科研单位和师生员工需求,明确共同点、找准结合点、抓住关键点,促进学校各项工作顺利开展。再次,对学校的阶段性工作任务,可实行目标管理或项目管理方式,弱化部门界限,根据不同任务,配置优质资源,组成工作团队,降低管理成本,提高综合效益。
建设一流的高校,必须要有一流的高校管理机关。一流管理机关的核心评价标准是效能。全面加强高校机关效能建设,将促进机关各职能部门、各项工作不断实现主动执行、创新执行和迅速执行,将促进每一项阶段性目标得以高质量地完成,最终促进学校的共同愿景——长远发展目标的实现。
注:本文系中国地质大学(北京)校内科学技术基金项目《高校机关效能建设研究》项目
(作者单位:中国地质大学(北京)党政办公室)
[责任编辑:蔡桂兰]