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流动人员人事档案管理工作的现状及改进措施
孙晓晟 河北路桥集团有限公司
摘要：随着市场经济的发展，劳动者就业的观念和形式发生了很大的变化，人员流动的形式也呈现多样化。如何管理好各类流动人员的人事档案，促进人才合理流动，成为人力资源管理部门为社会主义市场经济服务的一项重要课题。本文结合工作实践，对流动人员人事档案管理工作存在的问题和改进措施进行粗浅地探讨。
关键词：流动人员；档案管理；现状及改进措施
中图分类号：R7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）06-00-01
人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，也是历史地了解个人的重要依据，在社会发展的不同阶段，人事档案都发挥了无可替代的作用。为适应市场经济发展的需要，传统的人事档案管理工作必须进行改革和完善。
一、人事档案管理存在的主要问题
1.部分单位人事档案管理混乱，管理方法和手段滞后
近年来，受经济利益驱动，一些中介机构、个体私营企业等不具备管理档案资格的单位擅自接收和管理人事档案，造成档案管理秩序的混乱。有的档案管理部门工作手段落后，没有相应的硬件设备，档案的库房设施配备达不到标准，防护设施不齐全，一些单位还停留在手工操作的阶段，仍沿用过去的老方法，满足于装好袋子、锁好柜子的低水平。
2.档案转递不规范，移交不及时或不移交
部分员工在与单位终止劳动关系以后，没有按规定将人事档案转交人才服务机构管理；有的单位以聘用制、合同制或其他形式自行招聘人员，对其中的专业技术人员或管理人员，没有按规定到人才服务机构办理鉴证及人事劳动代理手续；有的单位违反政策规定将档案直接交给员工本人保管、转递，或不通过正常的机要转递，在邮寄转递过程中丢失、损坏；有的流动人员特别是大中专毕业生在求职过程中，私自携带档案，有的认为档案无用甚至将档案遗弃，造成档案违规拆封、失真、丢失等等现象。
3.档案材料残缺不全，内容不完整、不真实
新招聘人员人事档案中大多只有姓名、性别、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、本人经历等简单材料，而反映本人动态业绩的材料不够，如缺乏经常性工作实绩以及专业技术等方面的考察和记载，在评价政治态度和思想品质时，大多是千篇一律的政治术语或套话，千人一面，几年一贯制，不能客观全面地反映本人的情况，档案利用价值低。
4.档案材料难以收集、补充和续写
用人单位大多重视流动人员的使用价值，一味强调员工要为单位创造更多的经济效益，而忽视了他们在生产、科研等方面的动态管理，没有将形成的材料收集、归档；流动人员档案材料的收集、补充和续写困难较大，造成上级人事部门考核任免干部时缺乏事实依据。
二、流动人员档案管理的改进措施
面对流动人员人事档案管理中存在的问题，我们必须采取有效措施，切实加强流动人员人事档案的管理：
1.强化制度建设，加强对流动人员档案的规范化管理
首先，要明确档案管理的职责。按照流动人员人事档案管理“集中统一，归口管理”的原则，县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构为流动人员人事档案管理机构，其它任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。对不具备档案管理资格的单位要采取行政命令与经济手段相结合的方法进行清理，有效地解决流动人员人事档案管理存在的有令不行、有禁不止的现象；认真贯彻执行中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等政策法规，采取得力措施，加强对流动人员人事档案的监督和控制，制定相应的制度，理顺关系，依法管理；对不具备档案管理资格的中介机构、民营集体、个体私营企业等单位进行清理，彻底解决流动人员人事档案管理秩序混乱的现象。其次，人才服务机构要建立健全各项规章制度。一是严格归档制度。收集的材料必须经过认真的鉴别，要突出“准”字，严格审查把关。二是严格保管保护制度。根据安全保密、便于查找的原则要求，对档案进行严密、科学的保管，采取“六防”措施，不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，确保档案安全无损，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。三是严格查阅、借阅制度。严格履行审批登记手续，防止档案材料丢失和泄密。四是严格档案转递制度。建立档案机要转递制度，严禁流动人员“自带档案”，对不按规定程序转递的人事档案，拒绝接收。
2.强化宣传力度，增强流动人员档案意识
组织人事部门及人事档案管理工作者，应在提高自身业务素质的基础上，利用多种形式和多条渠道，积极宣传《档案法》、《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》及有关配套政策法规，尤其是加强对流动人员的宣传教育，提高贯彻执行党和国家人事政策和档案法规的自觉性。定期举办业务培训班或召开人事档案管理工作专题会议，加强流动人员人事档案管理的业务培训，还要进行监督检查，发现问题及时处理，使流动人员人事档案工作步入制度化、规范化、法制化的轨道。
3.强化硬件和人才市场建设，加强人事代理工作力度
随着人事人才工作量也越来越大。为切实提高档案管理水平和利用效能，应抓好三个环节的工作。一是要不断加大投入，加强硬件建设，完善基础设施；二是人才市场要建立专门的干部和专业技术人员人事档案库，实现档案的现代化管理，使流动人员档案管理工作更趋科学化、信息化、法制化。三是要大力推行人事代理，为人才合理流动服务，及时解除单位和个人的后顾之忧。人才市场要严格执行《流动人员人事档案管理暂行规定》，及时检查和清理企业和个人以及非档案管理部门管理干部人事档案的违纪违法行为，确保人事档案安全。
4.强化队伍自身建设，提高档案管理人员素质
加强档案队伍管理。要从政治上、理论上、专业上、现代办公手段上加强对档案管理人员的培训，不断提高档案管理人员综合素质和工作水平。
5.自2011年7月1日起，随着《中华人民共和国社会保险法》的颁布和实施，劳动者参加各项社会保险的记录已经成为当前人事档案的重要内容
用人单位的人力资源管理部门要建立员工社会保险缴纳情况统计台账、打印缴费明细，完整、准确地记录职工参加社会保险的数据，以此作为员工重要的档案资料予以保存。在员工达到终止劳动合同的条件或者员工与工作单位终止劳动关系时，为其社会保险关系的转移或接续提供支持和帮助。
孙晓晟 河北路桥集团有限公司
摘要：随着市场经济的发展，劳动者就业的观念和形式发生了很大的变化，人员流动的形式也呈现多样化。如何管理好各类流动人员的人事档案，促进人才合理流动，成为人力资源管理部门为社会主义市场经济服务的一项重要课题。本文结合工作实践，对流动人员人事档案管理工作存在的问题和改进措施进行粗浅地探讨。
关键词：流动人员；档案管理；现状及改进措施
中图分类号：R7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）06-00-01
人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，也是历史地了解个人的重要依据，在社会发展的不同阶段，人事档案都发挥了无可替代的作用。为适应市场经济发展的需要，传统的人事档案管理工作必须进行改革和完善。
一、人事档案管理存在的主要问题
1.部分单位人事档案管理混乱，管理方法和手段滞后
近年来，受经济利益驱动，一些中介机构、个体私营企业等不具备管理档案资格的单位擅自接收和管理人事档案，造成档案管理秩序的混乱。有的档案管理部门工作手段落后，没有相应的硬件设备，档案的库房设施配备达不到标准，防护设施不齐全，一些单位还停留在手工操作的阶段，仍沿用过去的老方法，满足于装好袋子、锁好柜子的低水平。
2.档案转递不规范，移交不及时或不移交
部分员工在与单位终止劳动关系以后，没有按规定将人事档案转交人才服务机构管理；有的单位以聘用制、合同制或其他形式自行招聘人员，对其中的专业技术人员或管理人员，没有按规定到人才服务机构办理鉴证及人事劳动代理手续；有的单位违反政策规定将档案直接交给员工本人保管、转递，或不通过正常的机要转递，在邮寄转递过程中丢失、损坏；有的流动人员特别是大中专毕业生在求职过程中，私自携带档案，有的认为档案无用甚至将档案遗弃，造成档案违规拆封、失真、丢失等等现象。
3.档案材料残缺不全，内容不完整、不真实
新招聘人员人事档案中大多只有姓名、性别、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、本人经历等简单材料，而反映本人动态业绩的材料不够，如缺乏经常性工作实绩以及专业技术等方面的考察和记载，在评价政治态度和思想品质时，大多是千篇一律的政治术语或套话，千人一面，几年一贯制，不能客观全面地反映本人的情况，档案利用价值低。
4.档案材料难以收集、补充和续写
用人单位大多重视流动人员的使用价值，一味强调员工要为单位创造更多的经济效益，而忽视了他们在生产、科研等方面的动态管理，没有将形成的材料收集、归档；流动人员档案材料的收集、补充和续写困难较大，造成上级人事部门考核任免干部时缺乏事实依据。
二、流动人员档案管理的改进措施
面对流动人员人事档案管理中存在的问题，我们必须采取有效措施，切实加强流动人员人事档案的管理：
1.强化制度建设，加强对流动人员档案的规范化管理
首先，要明确档案管理的职责。按照流动人员人事档案管理“集中统一，归口管理”的原则，县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构为流动人员人事档案管理机构，其它任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。对不具备档案管理资格的单位要采取行政命令与经济手段相结合的方法进行清理，有效地解决流动人员人事档案管理存在的有令不行、有禁不止的现象；认真贯彻执行中组部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等政策法规，采取得力措施，加强对流动人员人事档案的监督和控制，制定相应的制度，理顺关系，依法管理；对不具备档案管理资格的中介机构、民营集体、个体私营企业等单位进行清理，彻底解决流动人员人事档案管理秩序混乱的现象。其次，人才服务机构要建立健全各项规章制度。一是严格归档制度。收集的材料必须经过认真的鉴别，要突出“准”字，严格审查把关。二是严格保管保护制度。根据安全保密、便于查找的原则要求，对档案进行严密、科学的保管，采取“六防”措施，不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，确保档案安全无损，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。三是严格查阅、借阅制度。严格履行审批登记手续，防止档案材料丢失和泄密。四是严格档案转递制度。建立档案机要转递制度，严禁流动人员“自带档案”，对不按规定程序转递的人事档案，拒绝接收。
2.强化宣传力度，增强流动人员档案意识
组织人事部门及人事档案管理工作者，应在提高自身业务素质的基础上，利用多种形式和多条渠道，积极宣传《档案法》、《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》及有关配套政策法规，尤其是加强对流动人员的宣传教育，提高贯彻执行党和国家人事政策和档案法规的自觉性。定期举办业务培训班或召开人事档案管理工作专题会议，加强流动人员人事档案管理的业务培训，还要进行监督检查，发现问题及时处理，使流动人员人事档案工作步入制度化、规范化、法制化的轨道。
3.强化硬件和人才市场建设，加强人事代理工作力度
随着人事人才工作量也越来越大。为切实提高档案管理水平和利用效能，应抓好三个环节的工作。一是要不断加大投入，加强硬件建设，完善基础设施；二是人才市场要建立专门的干部和专业技术人员人事档案库，实现档案的现代化管理，使流动人员档案管理工作更趋科学化、信息化、法制化。三是要大力推行人事代理，为人才合理流动服务，及时解除单位和个人的后顾之忧。人才市场要严格执行《流动人员人事档案管理暂行规定》，及时检查和清理企业和个人以及非档案管理部门管理干部人事档案的违纪违法行为，确保人事档案安全。
4.强化队伍自身建设，提高档案管理人员素质
加强档案队伍管理。要从政治上、理论上、专业上、现代办公手段上加强对档案管理人员的培训，不断提高档案管理人员综合素质和工作水平。
5.自2011年7月1日起，随着《中华人民共和国社会保险法》的颁布和实施，劳动者参加各项社会保险的记录已经成为当前人事档案的重要内容
用人单位的人力资源管理部门要建立员工社会保险缴纳情况统计台账、打印缴费明细，完整、准确地记录职工参加社会保险的数据，以此作为员工重要的档案资料予以保存。在员工达到终止劳动合同的条件或者员工与工作单位终止劳动关系时，为其社会保险关系的转移或接续提供支持和帮助。