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摘要：办公室是一个综合性比较强的部门，在进行办公室档案资料收集和整理的时候，工作人员的工作比较繁琐，为了更好地提高工作人员的档案收集整理效率，本文就对如何提高辦公室档案的收集整理效率进行了以下的分析和探讨。
关键词：办公室档案、收集整理、内容、措施、信息化
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00
为了更加全面地对办公室档案收集和整理进行分别，因此本文分别对学校办公室档案收集和整理的内容、特点、改进措施以及实现信息化管理的必要性、策略进行了详细的分析。特别是随着科学技术的发展，办公室档案收集和管理是朝着信息化方向发展的，因此学校应该加强对办公室档案信息化的研究。
一、 办公室档案收集整理的内容以及特点
1、 办公室档案收集整理的内容
办公室档案的收集和管理主要包括四个工作内容，分别是对档案资料的搜集、对档案资料的整理、对档案资料的审核以及对档案资料的保存。这四个内容也是办公室档案收集管理的步骤，都需要按照一定的顺序进行，如果漏掉其中一个工作内容，将无法开展档案的收集和整理。比如，在开展办公室档案收集和整理的第一个步骤就是对档案资料的搜集，如果漏掉这个步骤，那么之后的工作也就无法开展。对档案的搜集，顾名思义就是搜集档案内的各种资料，然后将搜集到的档案存放在档案盒中。对档案资料进行整理，搜集完档案后，工作人员就要对档案盒内的档案资料进行整理，按照相关的目录进行整理，从而保证档案资料的整齐性。对档案资料进行审核，档案必须要求真实性，因此要用来存档的档案就一定要保证真实性，要不将会影响到之后的工作，因此工作人员需要对档案进行审核。最后，档案资料的保存就是对审核通过的档案资料进行分类归档，方便之后的查询。
2、 办公室档案收集整理的特点
办公室档案的收集和整理主要具备有三个特点，分别是综合性、逻辑性以及创新性。首先，办公室是与学校各个部门沟通的部门，因此办公室所收集到的档案资料应该具备一定的综合性，这样才方便各个部门对于档案的查询。其次，档案资料在收集和整理的过程中是严格按照学校相关的规章制度来进行收集的，因此是具备一定的逻辑性的。最后，“档案是死的，人是活的”，为了更好地发挥出档案的作用，在进行档案整理的过程中，应该结合学校的发展而调整收集管理的方法。
二、 提高办公室档案收集整理效率的措施
1、 加强对档案分类大纲的编制
由于办公室是学校与其他部门沟通最多的部门，因此办公室档案资料的来源众多，而且数量也多，因此办公室档案在收集和管理上是存在一定的复杂性的。因此，在进行档案资料的收集和存放的时候，就应该对档案进行分类，因此首先要对档案的分类大纲进行编制，这样才能方便之后的档案分类管理和存放。一般情况下，档案的分类大纲有以下几种：第一，是上级下达的公文，第二是办公室材料文件；第三是各种参考资料。首先，上级下达的公文，可以根据不同的上级进行分类，如省下达的公文、市下达的公文。其次，办公室材料文件包括的内容比较多，比如一些平级单位送过来的相关文件，还有其他部门所送来的各种请示以及报告等等。最后，各种参考资料，比如学校内部的宣传资料等等。
2、 加强对档案的分类存放和处理
编制好办公室档案的分类大纲后，档案管理人员就结合档案分类大纲来对档案进行分类存放，从而方便之后的档案查阅。首先，工作人员需要对档案盒进行说明，比如该档案盒是存放市上级下达的公文，就要在档案盒侧面表明“市上级下达公文”。其次，工作人员应该对每一份档案都进行编号，从而更好地方便之后的查阅，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上级所下达的公文。在进行档案的存放的时候，工作人员应该严格按照编号来进行存放，并且做好相应的登记，这样在查询档案的时候才能更好根据登记内容来查找档案，提高档案查找的效率。随着档案的增多，工作人员需要定期对档案资料进行转移，从而更好地保证办公室档案的条理性。
3、 加强与其他部门之间的关系处理
由于办公室是与其他部门沟通最多的部门，因此要提高办公室档案资料的收集和整理效率，办公室部门就要加强与其他部门之间的关系处理，特别是职责关系。处理好与其他各部门的职责关系，才能更好地避免各种冲突矛盾的出现，才有利于员工之间的相互合作和沟通，提高档案资料的收集效率。
4、 完善档案收集的方法和途径
为了更好地提高办公室档案的收集和整理效率，工作人员就应该积极地完善档案收集的方法和途径。传统的办公室档案资料收集是直接到各个部门进行纸质版的档案收集，随着社会科技的进步，工作人员可以通过网上来收集信息，比如关于上级下达的文件，工作人员可以先接收电子文件，然后再打印出来进行归档。除此之外，学校也应该完善对档案的查询途径，比如学校员工可以通过网上来对档案进行查阅，从而大大地节约了员工查询档案的时间，也就大大地提高了办公室档案的收集和整理效率。
三、 实现办公室档案信息化的必要性及策略
1、 实现办公室档案信息化的必要性
实现办公室档案信息化，首先是可以提高档案收集整理的效率，通过实现办公室档案信息化可以大大地压缩了档案的收集时间，从而提高档案收集和整理的效率。其次实现办公室档案信息化是有利于档案信息的交流和分享。通过实现信息化，档案可以实现网上分享，员工可以根据自己需求来查询自己所需的档案资料，从而更好地实现档案的交流和分享。最后，实现办公室档案信息化可以大大地提高档案保存的安全性，如果是使用传统的纸质档案进行保存，如果一旦出现火灾，档案就很容易全部被烧毁，而且在潮湿的天气下，纸张也容易出现发霉的情况，从而大大地影响到档案资料的完整性。而实现办公室档案信息化，可以将档案资料上传到云端或者是存放在移动硬盘中，而网上云端以及移动硬盘的安全性远远要高于纸张的存放。
2、 实现办公室档案信息化的策略
实现办公室档案信息化的策略主要有以下三个，分别是加强对档案管理人员的素质培训、加强对档案信息的保护以及完善档案信息系统的建设。首先，要保证办公室档案信息化的水平，就要提高档案管理人员的信息化水平，因此学校应该定期对档案管理人员进行信息化培训，确保档案管理人员的信息化水平，从而更好地提高档案管理人员对于计算机系统的运用、文件分类和查找的运用，从而更好地实现办公室档案信息化。其次，在实现办公室档案信息化的过程中，必须要加强对档案信息的保护，由于大部分的档案资料都是仅供内部查阅，因此一旦档案管理的计算机被病毒入侵，就很容易导致学校的档案资料外漏，对学校以及员工都会造成很大的影响，因此学校要加强对防火墙技术的开发，提高档案管理计算机的安全性。最后，办公室档案信息管理系统的建设对于实现档案信息化有着非常重要的作用。档案信息化管理系统主要是对档案资料进行分类加工以及进行查阅检索，因此档案信息化管理对于档案管理人员的专业性要求也是比较高的。
综上所述，我们可以发现办公室档案收集和管理比我们想象中要复杂许多，因此办公室档案收集管理人员应该时刻都保持着学习的心态，不断地提高自身的专业技能，从而更好地提高办公室档案资料收集和管理的效率。
参考文献：
[1]张岩. 浅析办公室档案管理的改进与人员素养提高[J]. 兰台世界，2013，S2：159.
[2]杜慧玲. 探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务，2014，05：171-172.
[3]刘子晗. 探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 黑龙江科技信息，2016，25：196.
[4]涂娇丽. 提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务，2012，15：149-150.
[5]王建伟，高祥国. 办公室文书档案管理信息化[J]. 东方企业文化，2015，13：60.
关键词：办公室档案、收集整理、内容、措施、信息化
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017） 01（a）-0000-00
为了更加全面地对办公室档案收集和整理进行分别，因此本文分别对学校办公室档案收集和整理的内容、特点、改进措施以及实现信息化管理的必要性、策略进行了详细的分析。特别是随着科学技术的发展，办公室档案收集和管理是朝着信息化方向发展的，因此学校应该加强对办公室档案信息化的研究。
一、 办公室档案收集整理的内容以及特点
1、 办公室档案收集整理的内容
办公室档案的收集和管理主要包括四个工作内容，分别是对档案资料的搜集、对档案资料的整理、对档案资料的审核以及对档案资料的保存。这四个内容也是办公室档案收集管理的步骤，都需要按照一定的顺序进行，如果漏掉其中一个工作内容，将无法开展档案的收集和整理。比如，在开展办公室档案收集和整理的第一个步骤就是对档案资料的搜集，如果漏掉这个步骤，那么之后的工作也就无法开展。对档案的搜集，顾名思义就是搜集档案内的各种资料，然后将搜集到的档案存放在档案盒中。对档案资料进行整理，搜集完档案后，工作人员就要对档案盒内的档案资料进行整理，按照相关的目录进行整理，从而保证档案资料的整齐性。对档案资料进行审核，档案必须要求真实性，因此要用来存档的档案就一定要保证真实性，要不将会影响到之后的工作，因此工作人员需要对档案进行审核。最后，档案资料的保存就是对审核通过的档案资料进行分类归档，方便之后的查询。
2、 办公室档案收集整理的特点
办公室档案的收集和整理主要具备有三个特点，分别是综合性、逻辑性以及创新性。首先，办公室是与学校各个部门沟通的部门，因此办公室所收集到的档案资料应该具备一定的综合性，这样才方便各个部门对于档案的查询。其次，档案资料在收集和整理的过程中是严格按照学校相关的规章制度来进行收集的，因此是具备一定的逻辑性的。最后，“档案是死的，人是活的”，为了更好地发挥出档案的作用，在进行档案整理的过程中，应该结合学校的发展而调整收集管理的方法。
二、 提高办公室档案收集整理效率的措施
1、 加强对档案分类大纲的编制
由于办公室是学校与其他部门沟通最多的部门，因此办公室档案资料的来源众多，而且数量也多，因此办公室档案在收集和管理上是存在一定的复杂性的。因此，在进行档案资料的收集和存放的时候，就应该对档案进行分类，因此首先要对档案的分类大纲进行编制，这样才能方便之后的档案分类管理和存放。一般情况下，档案的分类大纲有以下几种：第一，是上级下达的公文，第二是办公室材料文件；第三是各种参考资料。首先，上级下达的公文，可以根据不同的上级进行分类，如省下达的公文、市下达的公文。其次，办公室材料文件包括的内容比较多，比如一些平级单位送过来的相关文件，还有其他部门所送来的各种请示以及报告等等。最后，各种参考资料，比如学校内部的宣传资料等等。
2、 加强对档案的分类存放和处理
编制好办公室档案的分类大纲后，档案管理人员就结合档案分类大纲来对档案进行分类存放，从而方便之后的档案查阅。首先，工作人员需要对档案盒进行说明，比如该档案盒是存放市上级下达的公文，就要在档案盒侧面表明“市上级下达公文”。其次，工作人员应该对每一份档案都进行编号，从而更好地方便之后的查阅，比如“市文001”、“市文002”就是保存市上级所下达的公文。在进行档案的存放的时候，工作人员应该严格按照编号来进行存放，并且做好相应的登记，这样在查询档案的时候才能更好根据登记内容来查找档案，提高档案查找的效率。随着档案的增多，工作人员需要定期对档案资料进行转移，从而更好地保证办公室档案的条理性。
3、 加强与其他部门之间的关系处理
由于办公室是与其他部门沟通最多的部门，因此要提高办公室档案资料的收集和整理效率，办公室部门就要加强与其他部门之间的关系处理，特别是职责关系。处理好与其他各部门的职责关系，才能更好地避免各种冲突矛盾的出现，才有利于员工之间的相互合作和沟通，提高档案资料的收集效率。
4、 完善档案收集的方法和途径
为了更好地提高办公室档案的收集和整理效率，工作人员就应该积极地完善档案收集的方法和途径。传统的办公室档案资料收集是直接到各个部门进行纸质版的档案收集，随着社会科技的进步，工作人员可以通过网上来收集信息，比如关于上级下达的文件，工作人员可以先接收电子文件，然后再打印出来进行归档。除此之外，学校也应该完善对档案的查询途径，比如学校员工可以通过网上来对档案进行查阅，从而大大地节约了员工查询档案的时间，也就大大地提高了办公室档案的收集和整理效率。
三、 实现办公室档案信息化的必要性及策略
1、 实现办公室档案信息化的必要性
实现办公室档案信息化，首先是可以提高档案收集整理的效率，通过实现办公室档案信息化可以大大地压缩了档案的收集时间，从而提高档案收集和整理的效率。其次实现办公室档案信息化是有利于档案信息的交流和分享。通过实现信息化，档案可以实现网上分享，员工可以根据自己需求来查询自己所需的档案资料，从而更好地实现档案的交流和分享。最后，实现办公室档案信息化可以大大地提高档案保存的安全性，如果是使用传统的纸质档案进行保存，如果一旦出现火灾，档案就很容易全部被烧毁，而且在潮湿的天气下，纸张也容易出现发霉的情况，从而大大地影响到档案资料的完整性。而实现办公室档案信息化，可以将档案资料上传到云端或者是存放在移动硬盘中，而网上云端以及移动硬盘的安全性远远要高于纸张的存放。
2、 实现办公室档案信息化的策略
实现办公室档案信息化的策略主要有以下三个，分别是加强对档案管理人员的素质培训、加强对档案信息的保护以及完善档案信息系统的建设。首先，要保证办公室档案信息化的水平，就要提高档案管理人员的信息化水平，因此学校应该定期对档案管理人员进行信息化培训，确保档案管理人员的信息化水平，从而更好地提高档案管理人员对于计算机系统的运用、文件分类和查找的运用，从而更好地实现办公室档案信息化。其次，在实现办公室档案信息化的过程中，必须要加强对档案信息的保护，由于大部分的档案资料都是仅供内部查阅，因此一旦档案管理的计算机被病毒入侵，就很容易导致学校的档案资料外漏，对学校以及员工都会造成很大的影响，因此学校要加强对防火墙技术的开发，提高档案管理计算机的安全性。最后，办公室档案信息管理系统的建设对于实现档案信息化有着非常重要的作用。档案信息化管理系统主要是对档案资料进行分类加工以及进行查阅检索，因此档案信息化管理对于档案管理人员的专业性要求也是比较高的。
综上所述，我们可以发现办公室档案收集和管理比我们想象中要复杂许多，因此办公室档案收集管理人员应该时刻都保持着学习的心态，不断地提高自身的专业技能，从而更好地提高办公室档案资料收集和管理的效率。
参考文献：
[1]张岩. 浅析办公室档案管理的改进与人员素养提高[J]. 兰台世界，2013，S2：159.
[2]杜慧玲. 探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务，2014，05：171-172.
[3]刘子晗. 探索办公室文书档案收集与归档工作管理[J]. 黑龙江科技信息，2016，25：196.
[4]涂娇丽. 提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 办公室业务，2012，15：149-150.
[5]王建伟，高祥国. 办公室文书档案管理信息化[J]. 东方企业文化，2015，13：60.