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档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源, 不断创新档案服务机制, 积极主动地为经济建设服务, 为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务, 并加强各项事务管理, 促使档案管理现代化。
一、创新服务手段
1.建立档案馆( 室) 网页, 开展网上利用服务。随着档案馆( 室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。
目前, 国内许多单位档案馆( 室) 利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。如: 输入目录管理数据库, 在网上公开部分档案目录, 方便查询检索; 档案馆( 室) 与宣传部门密切配合, 可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档, 建立数字化视频档案数据库存,以便于宣传和利用。
2.建立“电子文件( 档案) 数据管理中心”。档案馆( 室) 与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件( 档案) 数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆( 室) , 是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件( 档案) 数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广, 内容丰富, 利用率高。
3. 电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆( 室) 的服务器上归档。为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文, 档案馆( 室) 自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机, 足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档, 而不需跑到档案馆( 室) , 也不必交任何光盘或软盘。
4.开展在线服务。传统的档案利用方式, 如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件, 特别是到档案部门利用档案原件的方式, 在信息化时代里必然要发生变化, 至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境, 使人们更注重信息的时效性, 希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此, 被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让利用者与档案馆( 室) 利用电子邮件在网上进行快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询和资信服务。
5.开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入, 到档案馆( 室) 查阅党政机关及有关部门文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后, 公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要, 希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求, 进一步转变工作职能, 提高工作效率, 密切党和政府与人民群众的联系, 维护广大人民群众的根本利益, 各级档案馆( 室) 做好现行文件资料的接收工作, 搞好现行文件资料的阅览服务是当务之急。
二、拓展服务领域
1.信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务, 已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人, 又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中, 人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展, 人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂, 越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
2.兴办服务实体, 发展档案产业。处于信息化社会的今天, 从信息资源开发的角度看, 档案人员不再单纯是档案的保管员, 还应是档案信息财富的拥有者和提供者; 档案馆( 室) 也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆( 室) 的改革创新方向就是走信息化道路, 在为社会提供档案信息服务的基础上, 创建档案信息服务产业, 建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。
对于档案信息的开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识, 面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面: 开发科技信息, 帮助企业引进开发先进技术产品; 开发经济信息, 为企业结构调整服务; 开发市场信息, 为企业提供营销机会; 开发法律信息, 为企业维护合法权益服务; 开发房地产信息, 为城市改造和建设服务等。
3.加强横向联合, 实现信息资源共享。随着信息时代的发展, 人类的知识和信息总量在急剧增长, 面对浩瀚繁杂的文献情报, 任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此, 必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面, 建立一个完整的社会信息系统, 实行一体化管理, 充分发挥整体优势。而建立联合目录, 实行资源共享, 正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
联合目录是用统一的著录格式和编排, 联合建立两个或两个以上档案馆、图书馆( 室) 馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源, 使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录, 形成网络, 实现资源共享, 使各文献部门充分挖掘资源潜力, 实现文献资源互补, 提高馆( 室)藏资源利用率, 避免不必要的重复和浪费, 因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾,并有利于各级各类档案馆、图书馆( 室) 馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展, 更好地满足社会多方面的需要。
4.注重“反馈”, 深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果, 进行分析研究, 可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如, 产品经过用户使用之后,能否适应需要、哪些需要改进等, 这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键, 也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究,在此基础上, 企业进行自我调节, 评判自身, 检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。
一、创新服务手段
1.建立档案馆( 室) 网页, 开展网上利用服务。随着档案馆( 室) 内部局域网的建立, 档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页, 积极组织上网数据和信息, 使档案管理服务系统联上企事业单位网站, 实现档案信息的网上检索, 为用户提供更好的服务。
目前, 国内许多单位档案馆( 室) 利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础, 进一步加快档案信息资源数据库建设, 尤其是电子文件全文数据库建设, 在网站上实现电子文件的实时管理与利用, 实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化, 档案管理工作自动化, 档案信息管理法制化。如: 输入目录管理数据库, 在网上公开部分档案目录, 方便查询检索; 档案馆( 室) 与宣传部门密切配合, 可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档, 建立数字化视频档案数据库存,以便于宣传和利用。
2.建立“电子文件( 档案) 数据管理中心”。档案馆( 室) 与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件( 档案) 数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆( 室) , 是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件( 档案) 数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件, 并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务, 实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广, 内容丰富, 利用率高。
3. 电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作, 已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是, 许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了, 因此, 档案部门可以改变传统工作模式, 在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口, 在第一时间将其收集到, 并在档案馆( 室) 的服务器上归档。为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文, 档案馆( 室) 自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机, 足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档, 而不需跑到档案馆( 室) , 也不必交任何光盘或软盘。
4.开展在线服务。传统的档案利用方式, 如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件, 特别是到档案部门利用档案原件的方式, 在信息化时代里必然要发生变化, 至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境, 使人们更注重信息的时效性, 希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此, 被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式, 让利用者与档案馆( 室) 利用电子邮件在网上进行快速通讯, 进行信息交流, 回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询, 提供查询和资信服务。
5.开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入, 到档案馆( 室) 查阅党政机关及有关部门文件的人员逐年增多。尤其是我国加入WTO后, 公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要, 希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求, 进一步转变工作职能, 提高工作效率, 密切党和政府与人民群众的联系, 维护广大人民群众的根本利益, 各级档案馆( 室) 做好现行文件资料的接收工作, 搞好现行文件资料的阅览服务是当务之急。
二、拓展服务领域
1.信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务, 已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人, 又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中, 人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展, 人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂, 越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
2.兴办服务实体, 发展档案产业。处于信息化社会的今天, 从信息资源开发的角度看, 档案人员不再单纯是档案的保管员, 还应是档案信息财富的拥有者和提供者; 档案馆( 室) 也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆( 室) 的改革创新方向就是走信息化道路, 在为社会提供档案信息服务的基础上, 创建档案信息服务产业, 建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。
对于档案信息的开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识, 面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面: 开发科技信息, 帮助企业引进开发先进技术产品; 开发经济信息, 为企业结构调整服务; 开发市场信息, 为企业提供营销机会; 开发法律信息, 为企业维护合法权益服务; 开发房地产信息, 为城市改造和建设服务等。
3.加强横向联合, 实现信息资源共享。随着信息时代的发展, 人类的知识和信息总量在急剧增长, 面对浩瀚繁杂的文献情报, 任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此, 必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面, 建立一个完整的社会信息系统, 实行一体化管理, 充分发挥整体优势。而建立联合目录, 实行资源共享, 正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。
联合目录是用统一的著录格式和编排, 联合建立两个或两个以上档案馆、图书馆( 室) 馆藏的档案目录。实现资源共享能使档案、图书、情报等文献部门相互分享各自的资源, 使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。通过建立联合目录, 形成网络, 实现资源共享, 使各文献部门充分挖掘资源潜力, 实现文献资源互补, 提高馆( 室)藏资源利用率, 避免不必要的重复和浪费, 因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾,并有利于各级各类档案馆、图书馆( 室) 馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展, 更好地满足社会多方面的需要。
4.注重“反馈”, 深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果, 进行分析研究, 可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。例如, 产品经过用户使用之后,能否适应需要、哪些需要改进等, 这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键, 也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究,在此基础上, 企业进行自我调节, 评判自身, 检查企业产品改进的目标是否已达到、已经做了些什么、还应做些什么等。