摘 要：近年来我国会计电算化事业发展迅速。为加强会计电算化之后会计档案的管理工作，本文提供了一些有效的办法。
　　关键词：会计电算化 会计档案 管理
　　
　　近年来，我国会计电算化事业发展迅速，越来越多的单位会计工作已经电算化，配套的会计档案管理工作也发生了很大的变化。笔者根据企、事业单位会计电算化工作的实践，就如何加强会计电算化之后会计档案的管理工作，谈谈个人看法。
　　
　　一、会计电算化后会计档案的变化
　　
　　如今的电算化会计档案，包括存贮会计数据（各种凭证账簿、报表）和程序的软盘及其他存贮介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料，同时辅之以打印输出的各种纸质账簿、报表、凭证。与传统的会计档案相比，会计电算化后会计档案一般具有如下几个特点：
　　1.内涵更广泛。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外、主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。
　　2．存贮形式多，存放条件高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。后者受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。
　　3．磁性介质或光盘上的会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。
　　4．磁性介质或光盘上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用，即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
　　5．磁性介质或光盘上的会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的版本数越多。
　　
　　二、加强会计电算化后会计档案管理的措施
　　
　　由于会计电算化后会计档案发生上述变化，在会计电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应采取以下措施，加强会计电算化后会计档案管理：
　　1．加强对会计档案中软件文档的管理
　　软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，更重要的是保存完整的软件文档，在软件系统产生一些问题时，它对系统的维护是至关重要的。
　　2.加强对磁性介质质量和存放环境的管理
　　在选用保存会计档案的存贮介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的磁性介质，存贮介质的质量关系到会计档案能否被有效地使用。对存放在存贮介质上的会计档案应写好保护字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所。对存放往年会计档案的介质应定期复制，每次复制最好复制双份，存放在不同的地点。对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换。对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。
　　3．加强对磁性介质或光盘上的会计档案安全性的管理
　　对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。经常采用的安全保密措施包括用户识别控制，防止非法用户接触会计档案；操作日志管理应由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志，监督系统操作，留下审计线索；数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份，分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放，以防止某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据带来问题。
　　4．加强对会计电算化软件的管理
　　磁性介质或光盘会计档案和软会计电算化件版本要相匹配。在对电算化会计档案进行管理时应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时可在存贮介质的标签上注明软件的版本号，以利于使用。
　　为了搞好会计电算化后会计档案的管理工作，使其发挥更大的作用，除了采取以上措施外，还必须形成一套电算化会计档案的管理制度，包括存档手续、分类管理办法、使用审批手续、保存期限及销毁手续等内容，以便对电算化会计档案的管理形成制度化。
　　此外，电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。利用电算化会计档案处理方便、快捷、直观的特点对历史会计数据的比较与分析，可以看出本单位、本部门甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势，从而为企业或部门决策者提供可靠的决策依据。