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21世纪是信息科技急速发展的世纪，OA系统，互联网，物联网，云计算等新技术层出不穷，本文将讨论如何将最新的信息技术运用到公文管理中，以实现公文管理中公文信息的清晰浏览，公文信息的安全存储，以及公文信息的高效反馈。
一、大学公文管理及OA系统的历史与现状
早期大学公文的管理都是全手工化的，送文、取文、审核文件，到最后反馈，都通过电话沟通，签名确认，一层又一层，一级又一级，整个流程既复杂又耗时长，特别是遇领导在外或者其他特殊情况，公文便往往卡在流程的某个环节，一方面领导无法阅知、批示公文，另一方面文件报送单位也长期得不到反馈。
九十年代中后期随着信息技术的发展，出现了一些最原始的OA系统。最早的OA系统是Client/Service模式，这种模式需要在使用者的电脑上安装客户端，客户端再连接数据库，因此对客户端的依赖很大，如遇操作系统升级或者缺少兼容的软件环境等情况，就需要在新环境上重新安装客户端，给异地办公也带来了麻烦。此后，在互联网的萌芽时期，发展出了Browser/Client系统，这样的系统用Java语言编写，用Tomcat作为服务器，只要有浏览器，就可以浏览信息办公，但却存在以下几方面问题：第一，系统并发量不大。经测试，Tomcat服务器最多只能支持200多个客户同时访问，而大学里的OA用户远远大于此数量；第二，页面简单，美观性不强。早期的HTML页面缺乏css，javascript等美化支持；第三，数据安全性问题。sql注入攻击的问题很严重，JSP页面展示也会经常出错。鉴于以上问题，很多大学在使用OA系统时，只是将OA系统作为人工系统的一种辅助，没有完全发挥该优势，而OA系统很多时候也没有展示出令人信赖的能力。
二、大学公文管理中OA系统存在的问题
目前大多数大学实行的纸电双套制，即文件从拟稿到签发均使用纸电两套系统，归档以纸质文件为主，电子文件内容归档为辅。采用此模式进行公文办理，已基本实现系统查询和电子文本保存；纸电文本互相印证，确保有效；同时为实现电子文件归档提供了基础数据储备。
但在使用过程中，纸电双套制逐渐暴露出以下两方面突出问题：第一，OA系统办公的纸本化程度过高，OA系统仅起到备查功能，“凭证作用”的核心功能未完全发挥；第二，纸电两套系统办理环节完全重复，极大增加了工作量，且所增工作均属最基础的工作，耗费大量人力，削弱了其“减负增效”的效果。
在我国一所大学的OA系统实际应用中，纸电双套制的问题突出体现在以下几个方面。
第一， OA系统本身设计问题。
（1）系统数据库设计不合理，反应速度缓慢，影响公文处理效率。突出体现于校内文件的查询和跳转缓慢。时常出现的情况是，一份校内文件的查询约需1分钟时间，页面间跳转至少需5秒，而仅仅处理校内文件的第一步登记拟办意见，就要经过12个跳转页面。因此，在不计录入时间的情况下，仅处理第一步就需在系统上耗费约一分半的时间。在文件多且复杂的情况下，公文处理速度如此缓慢，时间压力不可谓不大。导致查询缓慢的原因主要是校内文件数据库在设计时数据表冗余信息过多，并且没有建立和维护良好的索引数据，因而每次查询需将日益庞大的整个数据库从头至尾逐项检索，十分耗时。
（2）系统业务流程设计繁琐累赘，部分功能已脱离实际需求。系统业务流程繁琐问题主要体现在页面登记项目的流程不合理，以及系统无意义跳转页面过多两方面。其中页面跳转过多尤其影响公文办理效率，主要体现于每一处理步骤之后几乎都需要点击“返回”按钮回到查询界面，这种往复操作非常耗时。此外过于区分“办理”和“代办理”概念，导致操作中时常需要选择在两种界面间转换。事实上，由于每位公文处理人员都需用自己的职工号登录，系统已能自动显示代办理人姓名，因此这种过于强调概念的跳转实可省略。
（3）功能过于单一，远远滞后实际需求。目前，该OA系统仅能主要实现查询这一功能，无法为公文处理提供更高层次服务。从近年的使用需求来看，系统至少应当满足实现关键字组合查询、盯办提醒、办结时间提醒、取文提醒、按收文时间先后排序等功能，如此才能真正利用系统，达到提高工作效率和效果，更好服务领导决策的目的。此外，即使是查询功能，目前的系统亦不尽如人意。查询输入的关键词必须完全精确、连续、唯一，否则系统便无法识别。这些苛刻的条件，十分不利于系统的使用。
第二，OA系统的应用问题。
公文报送部门对OA系统使用不到位，大大增加文书处理工作量。比如各部门公文管理员更换时未能就OA系统使用进行及时交接，导致各部门、院系常常出现不及时上传所报文件、无主动利用系统查询文件处理进度的意识等问题，这一现象使得工作重复、工作量大大增加、效率低下，极不利于及时有效地发挥公文以文辅政的作用。
第三，OA系统的维护问题。
OA系统时常全面瘫痪，导致公文无法正常流转。并且，系统瘫痪时还需另行手工登记公文进度，并于系统恢复后重新补登，使公文处理工作量翻倍。导致系统瘫痪的常见原因：一是OA系统管理部门每次对系统进行升级或在对系统其他模块进行调整后，会在很大程度、较长时间内影响OA系统的稳定，严重影响到相关模块的操作。二是每次学生系统选课期间，OA公文处理系统亦会因负荷较重而几近“瘫痪”，无法处理公文。除此之外，系统每天在固定时段掉线，持续时间10分钟到1小时不等。
三、OA系统的发展和展望
根据以上问题分析，我们从流程和技术上提出以下几点解决的方向和展望：
首先，OA系统的功能性。
OA系统是服务于在校的行政工作人员，再好的系统，如果不易用，界面不美观，用户体验不好，都是不行的。因此OA系统的开发，需要严格遵守软件工程的思想，把需求分析做到实处，和具体的行政人员沟通，采集汇总他们的需求，并且分析哪些需求是可靠的、可行的，再根据需求建模和开发系统。在开发的时候，应采取迭代的思想，小步快跑，边开发，边邀请行政工作人员参与测试，及时得到他们的反馈意见，并减少公文系统的流程。此外，开发系统时还可采取新的技术，例如采用数字签名、短信签名，使OA系统和短信平台、指纹平台相结合，如此，OA系统的每位参与人员便可及时得到信息，信息技术的意义才能在此得以体现。
其次，OA系统的性能。
为了提升OA系统的性能，应该采取新的技术：
（1）编程语言要采取主流的php语言。这样OA系统的前端开发和后端开发就能够得到统一，而且php语言支持和C语言等高性能语言的通信，使性能能够得到保障。最重要的是，php语言是一种解释型语言，更改以后覆盖原来的文件，就能够达到对OA系统的修改，而不用把整个服务器都停掉，影响学校办公。而且和php语言对应的服务器软件apache和nginx，有很高的并发性，能够达到成千上万的用户同时访问。
（2）国产数据库的采用。目前我国所用的美国数据库例如Oracle，DB2，安全级别只能达到C1级别，这样级别的数据库容易造成数据信息的泄露。若采用安全级别达到公安部认证的人大金仓B1级别安全数据库，可以极大减少OA系统数据的泄露，从而提升学校资料、文件的安全性。
（3）云计算技术的采用。OA系统会产生海量的日志，将云计算系统应用于日志分析，在分布式环境下，可以10分钟甚至更少的时间，分析出1个月甚至更久的用户点击、用户行为日志，挖掘用户的需求，找出系统的瓶颈，解决后可以极大地提升用户体验。
综上所述，OA系统的发展和实施，有着很大的空间和前景。
（作者单位：中国人民大学学校办公室）
文化广角
一些突发事件确存欺上瞒下、信息不公开的问题
国家行政学院有关专家表示，有些突发事件确实存在欺上瞒下、信息不公开的问题，而解决之道在于制度设计和文化建设。
专家认为突发事件有两种情况，一种涉及到官员问责，一种是不涉及官员问责的。涉及到官员问责的，就是通常说的“人祸”，不涉及到官员问责的就是“天灾”，比如说自然灾害。
一般情况下，“天灾”地方政府不仅不欺上瞒下，而是第一时间向中央政府汇报，而且一般是大报、快报，因为这样可以获得更多的中央财政拨款。但是涉及到“人祸”，确实存在网友所说的欺上瞒下、不公开信息的问题。
专家表示，对此有两条措施：一是制度设计，二是文化建设。在制度设计上，要建立鼓励地方政府决策，鼓励地方政府敢于负责任的激励制度。在文化建设上，要强调大力加强公共安全文化建设，贯彻预防为主，预防与应急相结合的应急理念，并培育相应的公共安全文化。
一、大学公文管理及OA系统的历史与现状
早期大学公文的管理都是全手工化的，送文、取文、审核文件，到最后反馈，都通过电话沟通，签名确认，一层又一层，一级又一级，整个流程既复杂又耗时长，特别是遇领导在外或者其他特殊情况，公文便往往卡在流程的某个环节，一方面领导无法阅知、批示公文，另一方面文件报送单位也长期得不到反馈。
九十年代中后期随着信息技术的发展，出现了一些最原始的OA系统。最早的OA系统是Client/Service模式，这种模式需要在使用者的电脑上安装客户端，客户端再连接数据库，因此对客户端的依赖很大，如遇操作系统升级或者缺少兼容的软件环境等情况，就需要在新环境上重新安装客户端，给异地办公也带来了麻烦。此后，在互联网的萌芽时期，发展出了Browser/Client系统，这样的系统用Java语言编写，用Tomcat作为服务器，只要有浏览器，就可以浏览信息办公，但却存在以下几方面问题：第一，系统并发量不大。经测试，Tomcat服务器最多只能支持200多个客户同时访问，而大学里的OA用户远远大于此数量；第二，页面简单，美观性不强。早期的HTML页面缺乏css，javascript等美化支持；第三，数据安全性问题。sql注入攻击的问题很严重，JSP页面展示也会经常出错。鉴于以上问题，很多大学在使用OA系统时，只是将OA系统作为人工系统的一种辅助，没有完全发挥该优势，而OA系统很多时候也没有展示出令人信赖的能力。
二、大学公文管理中OA系统存在的问题
目前大多数大学实行的纸电双套制，即文件从拟稿到签发均使用纸电两套系统，归档以纸质文件为主，电子文件内容归档为辅。采用此模式进行公文办理，已基本实现系统查询和电子文本保存；纸电文本互相印证，确保有效；同时为实现电子文件归档提供了基础数据储备。
但在使用过程中，纸电双套制逐渐暴露出以下两方面突出问题：第一，OA系统办公的纸本化程度过高，OA系统仅起到备查功能，“凭证作用”的核心功能未完全发挥；第二，纸电两套系统办理环节完全重复，极大增加了工作量，且所增工作均属最基础的工作，耗费大量人力，削弱了其“减负增效”的效果。
在我国一所大学的OA系统实际应用中，纸电双套制的问题突出体现在以下几个方面。
第一， OA系统本身设计问题。
（1）系统数据库设计不合理，反应速度缓慢，影响公文处理效率。突出体现于校内文件的查询和跳转缓慢。时常出现的情况是，一份校内文件的查询约需1分钟时间，页面间跳转至少需5秒，而仅仅处理校内文件的第一步登记拟办意见，就要经过12个跳转页面。因此，在不计录入时间的情况下，仅处理第一步就需在系统上耗费约一分半的时间。在文件多且复杂的情况下，公文处理速度如此缓慢，时间压力不可谓不大。导致查询缓慢的原因主要是校内文件数据库在设计时数据表冗余信息过多，并且没有建立和维护良好的索引数据，因而每次查询需将日益庞大的整个数据库从头至尾逐项检索，十分耗时。
（2）系统业务流程设计繁琐累赘，部分功能已脱离实际需求。系统业务流程繁琐问题主要体现在页面登记项目的流程不合理，以及系统无意义跳转页面过多两方面。其中页面跳转过多尤其影响公文办理效率，主要体现于每一处理步骤之后几乎都需要点击“返回”按钮回到查询界面，这种往复操作非常耗时。此外过于区分“办理”和“代办理”概念，导致操作中时常需要选择在两种界面间转换。事实上，由于每位公文处理人员都需用自己的职工号登录，系统已能自动显示代办理人姓名，因此这种过于强调概念的跳转实可省略。
（3）功能过于单一，远远滞后实际需求。目前，该OA系统仅能主要实现查询这一功能，无法为公文处理提供更高层次服务。从近年的使用需求来看，系统至少应当满足实现关键字组合查询、盯办提醒、办结时间提醒、取文提醒、按收文时间先后排序等功能，如此才能真正利用系统，达到提高工作效率和效果，更好服务领导决策的目的。此外，即使是查询功能，目前的系统亦不尽如人意。查询输入的关键词必须完全精确、连续、唯一，否则系统便无法识别。这些苛刻的条件，十分不利于系统的使用。
第二，OA系统的应用问题。
公文报送部门对OA系统使用不到位，大大增加文书处理工作量。比如各部门公文管理员更换时未能就OA系统使用进行及时交接，导致各部门、院系常常出现不及时上传所报文件、无主动利用系统查询文件处理进度的意识等问题，这一现象使得工作重复、工作量大大增加、效率低下，极不利于及时有效地发挥公文以文辅政的作用。
第三，OA系统的维护问题。
OA系统时常全面瘫痪，导致公文无法正常流转。并且，系统瘫痪时还需另行手工登记公文进度，并于系统恢复后重新补登，使公文处理工作量翻倍。导致系统瘫痪的常见原因：一是OA系统管理部门每次对系统进行升级或在对系统其他模块进行调整后，会在很大程度、较长时间内影响OA系统的稳定，严重影响到相关模块的操作。二是每次学生系统选课期间，OA公文处理系统亦会因负荷较重而几近“瘫痪”，无法处理公文。除此之外，系统每天在固定时段掉线，持续时间10分钟到1小时不等。
三、OA系统的发展和展望
根据以上问题分析，我们从流程和技术上提出以下几点解决的方向和展望：
首先，OA系统的功能性。
OA系统是服务于在校的行政工作人员，再好的系统，如果不易用，界面不美观，用户体验不好，都是不行的。因此OA系统的开发，需要严格遵守软件工程的思想，把需求分析做到实处，和具体的行政人员沟通，采集汇总他们的需求，并且分析哪些需求是可靠的、可行的，再根据需求建模和开发系统。在开发的时候，应采取迭代的思想，小步快跑，边开发，边邀请行政工作人员参与测试，及时得到他们的反馈意见，并减少公文系统的流程。此外，开发系统时还可采取新的技术，例如采用数字签名、短信签名，使OA系统和短信平台、指纹平台相结合，如此，OA系统的每位参与人员便可及时得到信息，信息技术的意义才能在此得以体现。
其次，OA系统的性能。
为了提升OA系统的性能，应该采取新的技术：
（1）编程语言要采取主流的php语言。这样OA系统的前端开发和后端开发就能够得到统一，而且php语言支持和C语言等高性能语言的通信，使性能能够得到保障。最重要的是，php语言是一种解释型语言，更改以后覆盖原来的文件，就能够达到对OA系统的修改，而不用把整个服务器都停掉，影响学校办公。而且和php语言对应的服务器软件apache和nginx，有很高的并发性，能够达到成千上万的用户同时访问。
（2）国产数据库的采用。目前我国所用的美国数据库例如Oracle，DB2，安全级别只能达到C1级别，这样级别的数据库容易造成数据信息的泄露。若采用安全级别达到公安部认证的人大金仓B1级别安全数据库，可以极大减少OA系统数据的泄露，从而提升学校资料、文件的安全性。
（3）云计算技术的采用。OA系统会产生海量的日志，将云计算系统应用于日志分析，在分布式环境下，可以10分钟甚至更少的时间，分析出1个月甚至更久的用户点击、用户行为日志，挖掘用户的需求，找出系统的瓶颈，解决后可以极大地提升用户体验。
综上所述，OA系统的发展和实施，有着很大的空间和前景。
（作者单位：中国人民大学学校办公室）
文化广角
一些突发事件确存欺上瞒下、信息不公开的问题
国家行政学院有关专家表示，有些突发事件确实存在欺上瞒下、信息不公开的问题，而解决之道在于制度设计和文化建设。
专家认为突发事件有两种情况，一种涉及到官员问责，一种是不涉及官员问责的。涉及到官员问责的，就是通常说的“人祸”，不涉及到官员问责的就是“天灾”，比如说自然灾害。
一般情况下，“天灾”地方政府不仅不欺上瞒下，而是第一时间向中央政府汇报，而且一般是大报、快报，因为这样可以获得更多的中央财政拨款。但是涉及到“人祸”，确实存在网友所说的欺上瞒下、不公开信息的问题。
专家表示，对此有两条措施：一是制度设计，二是文化建设。在制度设计上，要建立鼓励地方政府决策，鼓励地方政府敢于负责任的激励制度。在文化建设上，要强调大力加强公共安全文化建设，贯彻预防为主，预防与应急相结合的应急理念，并培育相应的公共安全文化。