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如今，学校各部门立卷归档工作正在进行，加之计算机在各机关办公室的普及，以及归档文件整理业务工作由从繁忙到简化的转变，案卷整理中新的问题必将逐步呈现出来。我们从近年来归档文件情况可见：有些文件材料按“年度”、“问题”分类，出现掌握不准或混乱不清的现象，值得我们档案人员深思和改进。
一、文件材料年度归属问题
我们在文件材料立卷归档时，第一步工作就是收集。要收集就要明确其范围，这除了文件内容，首先就是文件所针对的时间，即文件形成时间或其内容所针对的时间。因一个立档单位内每一年度的文件互有密切联系，它可以反映一个立档单位每年工作特点和逐年发展变化情况。立卷单位运用年度归属，要求根据文件准确日期归入相应年度类别，这是保证分类质量的关键。不然就会产生一些本该去年归的材料却放在今年才归，一些需要明年归的却归到今年档案里，从而造成归档材料混乱。长此以往，必将给经后查找带来不便，造成一些“死档”。怎么判断文件材料年度归属呢？现提出：
1. 如果一份文件上有两个以上日期，即写成日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等，就要根据不同文件特点，确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。如指示、命令等指令性文件，以签署日期为依据；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容所针对的时限为依据。如2005年12月上报2006年度工作计划，应归入2006年度档案里；如2006年初上报2005年度工作总结，应归入2005年度档案里。像这种跨年度的文件就要根据其主要内容所针对的时间归入相应年度档案里，以便于查找利用。另外，有些单位同一份文件出现本年度总结后又有下一年度计划，像这一类文件我们应根据总结比计划更重要的原理，归入总结所针对的年度。跨年度处理的专门案件、一项重要活动、科研项目以及来往文书等可放入关系最密切年度或最后结案、完成的年度。如2004年11月国家教委对我院进行教学评估检查验收工作中，从中产生的一系列文件材料都有不同的年度和时间，我们在归类时，不管这些文件材料是什么时候产生的，都要一并归入最后一个年度，即经过国家教委检查验收后，2005年最后发文通过的年度里。这样归类，便于我们今后在利用档案工作中快速检索。为此，针对以上文件材料，我们对时间不要强调太死，应灵活处理。
2. 在实际生活中，除了一些通用年度外，各专业部门还经常使用专门年度来进行工作，如学校的“教学年度”、“会计年度”等。所谓专门年度，是根据工作和生产上特殊需求，对于一个年度的起止不以1月1日至12月31日来计算，而是另外专门规定日期来计算。如学校一般以每年9月1日至次年8月31日为一个“学年”。为此，学校教学档案归档一般以“教学年度”进行归档的；学校财务部门归档一般以“会计年度”归档的。即2003年度财会档案应在2005年归入档案部门，其年度划分仍以2003年度档案计算，并以此类推。
3. 如果一个立档单位常常不是全部按专门进行，而只是主要业务工作按专门年度进行，其它工作仍按一般年度进行。如一个学校教学工作是按学年进行，而科学研究和行政工作仍按一般年度进行。像这种情况，就要灵活掌握，也就是将属于不同年度类型的文件分别分类，互相结合，统一排列。例如：在学校中将以学年为单位进行工作而形成的文件按照学年归类，其它文件仍按一般年度归类；然后再将两种年度的文件按照相应年度合并为一类，这样有规律交错起来，依次划分年度类别。如：2004年度与2004—2005学年、2005年度与2005—2006学年、依次类推。这两种文件分别分类，交叉设类，类内统一整理。例如：2004年1月1日至12月31日的一般文件与2004年9月1日至2005年8月31日的教学文件为一类。这种方法如实反映了立档单位工作活动的面貌，又便于查找利用。
由此可见，我们区别文件材料年度归属，最主要是看其内容所针对的时间，而不是其形成时间，整理和管理档案，必须掌握不同时期、不同业务性质各有关专门年度的特点区别对待。正确划分文件材料的年度归属，以便我们今后在利用档案中准确检索。
二、文件材料按“问题”的“事由”归类整理
每年学校各部门在归档文件材料整理过程中一般都是按其问题分类组卷的，这样做能使内容性质相同的文件比较集中，可适当避免或减少同类问题文件分散的现象，较好地保持文件之间内在联系，比较突出地反映一个单位主要工作活动的面貌，便于按专题查找和提供利用。但是，在各个部门每年归档文件材料整理过程中，或多或少都会出现一些同一问题混乱不清、彼此分散组卷的状况。面对这些问题，我们根据长期以来在文件材料归类组卷中积累的经验，总结出文件材料分类基本上按问题的“事由”整理的方法，简便易行。
1. “问题”的概念大，是一类事情。如“教学工作”问题，它包括教学大纲、教学计划、教材、学生考试成绩、学位、学籍管理、课堂秩序等等。而“事由”的概念小，它是指一件具体的事情、一项具体的工作。如一次会议、一项工程、一项科研成果、一个案件等都是一件具体的事情。“问题”又包涵“事由”，“问题”是“事由”的集合体。我们在整理时，首先把大的“问题”列出来，然后进行细分成具体的小“问题”，即“事由”。如2006年9月21日纪念我院成立五十周年庆典活动的文件材料就有几十份，我们在整理中不可能简单地把它们合为一卷，要根据其具体事情细分为若干个案卷，成为一类“问题”的档案。即纪念飞行学院成立五十周年文件材料分为：校庆典礼、主要领导讲话、来宾祝贺词、庆典活动、总结表彰等。
2. “问题”的灵活性大，“事由”灵活性小。“问题”可以代表一类工作或事情，可按文件数量多少进行组合和拆分，即一个问题可组成一卷或多卷，如上述校庆活动材料可拆分或组合；也可以两个以上相近的问题合为一卷。如行政管理工作，有计划、总结、地面安全情况通报、行政管理工作会议等材料。我们根据其数量多少，采取量少可合为一卷，量多可分为若干个案卷的组卷方法。因此，同一问题根据文件数量多少，采用不同方法整理组卷。这就是“问题”组卷的灵活所在。而“事由”是一项具体的工作，一个密不可分的整体，它可以是一份文件，也可以是多份文件，但不能随意拆分。如我院审计部门对后勤服务总公司财务收支、经济效益审计时，就有审计通知、方案、意见、审计材料、整改措施等一系列完整的文件材料，我们在组卷过程中不能随意把它们拆分，因为它们是一组有机联系的整体，必须排列在一起，成为一个完整的案卷。像请示与批复、计划与总结等等类似的文件都是一个完整的案卷，不可任意拆开。所以，同一“问题”可能有多份文件，且文件之间联系松散，可拆分与组合；而“事由”则相反。为此，学校各部门文件材料归档整理中，力求实施“突出事由，化繁为简”方法进行。
综上所述，我们在整理文件材料时，一定要根据本单位历年来工作实际情况、文件形成规律，不断区分、掌握文件材料“年度”、“问题”或“事由”分门别类整理，以确保本单位文件材料立卷质量，提高归档文件检索速度和利用工作效率，从而不断加速学校档案工作规范化、标准化、现代化管理步伐。
一、文件材料年度归属问题
我们在文件材料立卷归档时，第一步工作就是收集。要收集就要明确其范围，这除了文件内容，首先就是文件所针对的时间，即文件形成时间或其内容所针对的时间。因一个立档单位内每一年度的文件互有密切联系，它可以反映一个立档单位每年工作特点和逐年发展变化情况。立卷单位运用年度归属，要求根据文件准确日期归入相应年度类别，这是保证分类质量的关键。不然就会产生一些本该去年归的材料却放在今年才归，一些需要明年归的却归到今年档案里，从而造成归档材料混乱。长此以往，必将给经后查找带来不便，造成一些“死档”。怎么判断文件材料年度归属呢？现提出：
1. 如果一份文件上有两个以上日期，即写成日期、签署日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等，就要根据不同文件特点，确定一个主要日期，即最能说明该文件时间特点的日期。如指示、命令等指令性文件，以签署日期为依据；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容所针对的时限为依据。如2005年12月上报2006年度工作计划，应归入2006年度档案里；如2006年初上报2005年度工作总结，应归入2005年度档案里。像这种跨年度的文件就要根据其主要内容所针对的时间归入相应年度档案里，以便于查找利用。另外，有些单位同一份文件出现本年度总结后又有下一年度计划，像这一类文件我们应根据总结比计划更重要的原理，归入总结所针对的年度。跨年度处理的专门案件、一项重要活动、科研项目以及来往文书等可放入关系最密切年度或最后结案、完成的年度。如2004年11月国家教委对我院进行教学评估检查验收工作中，从中产生的一系列文件材料都有不同的年度和时间，我们在归类时，不管这些文件材料是什么时候产生的，都要一并归入最后一个年度，即经过国家教委检查验收后，2005年最后发文通过的年度里。这样归类，便于我们今后在利用档案工作中快速检索。为此，针对以上文件材料，我们对时间不要强调太死，应灵活处理。
2. 在实际生活中，除了一些通用年度外，各专业部门还经常使用专门年度来进行工作，如学校的“教学年度”、“会计年度”等。所谓专门年度，是根据工作和生产上特殊需求，对于一个年度的起止不以1月1日至12月31日来计算，而是另外专门规定日期来计算。如学校一般以每年9月1日至次年8月31日为一个“学年”。为此，学校教学档案归档一般以“教学年度”进行归档的；学校财务部门归档一般以“会计年度”归档的。即2003年度财会档案应在2005年归入档案部门，其年度划分仍以2003年度档案计算，并以此类推。
3. 如果一个立档单位常常不是全部按专门进行，而只是主要业务工作按专门年度进行，其它工作仍按一般年度进行。如一个学校教学工作是按学年进行，而科学研究和行政工作仍按一般年度进行。像这种情况，就要灵活掌握，也就是将属于不同年度类型的文件分别分类，互相结合，统一排列。例如：在学校中将以学年为单位进行工作而形成的文件按照学年归类，其它文件仍按一般年度归类；然后再将两种年度的文件按照相应年度合并为一类，这样有规律交错起来，依次划分年度类别。如：2004年度与2004—2005学年、2005年度与2005—2006学年、依次类推。这两种文件分别分类，交叉设类，类内统一整理。例如：2004年1月1日至12月31日的一般文件与2004年9月1日至2005年8月31日的教学文件为一类。这种方法如实反映了立档单位工作活动的面貌，又便于查找利用。
由此可见，我们区别文件材料年度归属，最主要是看其内容所针对的时间，而不是其形成时间，整理和管理档案，必须掌握不同时期、不同业务性质各有关专门年度的特点区别对待。正确划分文件材料的年度归属，以便我们今后在利用档案中准确检索。
二、文件材料按“问题”的“事由”归类整理
每年学校各部门在归档文件材料整理过程中一般都是按其问题分类组卷的，这样做能使内容性质相同的文件比较集中，可适当避免或减少同类问题文件分散的现象，较好地保持文件之间内在联系，比较突出地反映一个单位主要工作活动的面貌，便于按专题查找和提供利用。但是，在各个部门每年归档文件材料整理过程中，或多或少都会出现一些同一问题混乱不清、彼此分散组卷的状况。面对这些问题，我们根据长期以来在文件材料归类组卷中积累的经验，总结出文件材料分类基本上按问题的“事由”整理的方法，简便易行。
1. “问题”的概念大，是一类事情。如“教学工作”问题，它包括教学大纲、教学计划、教材、学生考试成绩、学位、学籍管理、课堂秩序等等。而“事由”的概念小，它是指一件具体的事情、一项具体的工作。如一次会议、一项工程、一项科研成果、一个案件等都是一件具体的事情。“问题”又包涵“事由”，“问题”是“事由”的集合体。我们在整理时，首先把大的“问题”列出来，然后进行细分成具体的小“问题”，即“事由”。如2006年9月21日纪念我院成立五十周年庆典活动的文件材料就有几十份，我们在整理中不可能简单地把它们合为一卷，要根据其具体事情细分为若干个案卷，成为一类“问题”的档案。即纪念飞行学院成立五十周年文件材料分为：校庆典礼、主要领导讲话、来宾祝贺词、庆典活动、总结表彰等。
2. “问题”的灵活性大，“事由”灵活性小。“问题”可以代表一类工作或事情，可按文件数量多少进行组合和拆分，即一个问题可组成一卷或多卷，如上述校庆活动材料可拆分或组合；也可以两个以上相近的问题合为一卷。如行政管理工作，有计划、总结、地面安全情况通报、行政管理工作会议等材料。我们根据其数量多少，采取量少可合为一卷，量多可分为若干个案卷的组卷方法。因此，同一问题根据文件数量多少，采用不同方法整理组卷。这就是“问题”组卷的灵活所在。而“事由”是一项具体的工作，一个密不可分的整体，它可以是一份文件，也可以是多份文件，但不能随意拆分。如我院审计部门对后勤服务总公司财务收支、经济效益审计时，就有审计通知、方案、意见、审计材料、整改措施等一系列完整的文件材料，我们在组卷过程中不能随意把它们拆分，因为它们是一组有机联系的整体，必须排列在一起，成为一个完整的案卷。像请示与批复、计划与总结等等类似的文件都是一个完整的案卷，不可任意拆开。所以，同一“问题”可能有多份文件，且文件之间联系松散，可拆分与组合；而“事由”则相反。为此，学校各部门文件材料归档整理中，力求实施“突出事由，化繁为简”方法进行。
综上所述，我们在整理文件材料时，一定要根据本单位历年来工作实际情况、文件形成规律，不断区分、掌握文件材料“年度”、“问题”或“事由”分门别类整理，以确保本单位文件材料立卷质量，提高归档文件检索速度和利用工作效率，从而不断加速学校档案工作规范化、标准化、现代化管理步伐。