北京奥组委成立以来，各级领导高度重视档案工作，奥组委执行副主席刘敬民、王伟同志曾多次听取秘书行政部档案工作汇报，强调“奥运会档案工作十分重要，奥运会要留下一笔丰富的遗产，各部门负有不可推卸的责任，要本着对历史负责、对全国人民负责的态度做好档案工作”。
　　秘书行政部领导为北京奥组委档案工作提出“以举办一届‘有特色、高水平’奥运会的总体目标指导档案工作，贯彻落实《北京市“十一五”时期档案事业发展规划》的精神，确保北京奥运会（残奥会）档案收集全面，整理规范，归档及时，移交到位的目标”，明确要求奥运档案工作应遵循我国档案工作现行法律法规，遵循档案管理本身的系统性，在管理范围上扩大信息的收集渠道；在组织构建上强化档案管理机制；在网络建设上合理配备人员；在管理技术上采用法律、行政、经济等多种现代管理手段，实现全部档案集中统一管理，实行统筹安排，分级管理的原则，确保将档案工作部署到位，责任到人。
　　秘书行政部部长韩子荣同志就做好奥运档案工作特别指出，2008年是奥运的决战、决胜之年，我们的各项工作都要围绕办好这届高水平、有特色的奥运会通力配合、高效运转，要把奥运档案的收集、整理工作作为一项重点任务来抓紧抓好。
　　
　　为不辱使命，秘书行政部将收集全面，整理规范，归档及时，移交到位确定为奥运档案的工作目标。
　　收集全面，一是收集范围涵盖北京奥组委委内29个部门、北京奥运会37个竞赛场馆、13个非竞赛场馆、14个工作协调小组；二是档案载体包括文书、实物、声像、电子、资料等各类载体档案及会计、合同、主题等专项档案。
　　整理规范，一是按照档案移交标准整理归档，保证档案全宗标准、规范；二是以方便利用为原则，提供全宗电子、纸质目录。
　　移交到位是指在2008年12月31日完成向北京市档案馆、国家体育总局档案馆、中国残疾人联合会移交档案，并确保奥运档案的齐全完整。
　　为达到上述目标，秘书行政部根据《中华人民共和国档案法》和《第29届奥运会组委会工作规则》,起草了《北京奥运会档案工作管理意见》，并以此为依据开展了如下工作：
　　
　　1、行政工作参考
　　奥组委是一个临时机构，人员流动性大。为保证工作的连续性，每位新任部门领导和工作人员在熟悉情况、处理问题时，档案资料往往能起到重要的参考作用，有利于提高工作效率和管理水平。截至目前先后调卷165次，共计3277卷，为相关部门提供档案信息咨询96次。
　　2、指导业务建设
　　奥运档案记载了在筹备过程中的相关情况或经验教训，是保证奥运筹备工作高效、协调、健康发展的重要的基础性参考依据，在加强部门的基础业务建设方面，发挥着不可替代的重要作用。
　　3、弘扬奥运文化
　　“百年奥运，中华圆梦”，是奥运档案真实记录了北京奥运会和残奥会运行得全部历程，将我们的国家与民族为成功举办一届“有特色，高水平”奥运会所做的一切努力都如实地载入了史册，内容广泛而丰富，极大丰富了主办城市档案馆馆藏。
　　4、宣传教育作用
　　在奥运筹办过程中，利用档案资料多次举办不同规模和类型的展览，对员工进行爱国注意教育，激发人们参与奥运、奉献奥运的工作热情。同时，还参与了国际奥委会组织的境外巡展，让更多的人了解中国、了解北京，扩大了北京奥运会的国际影响。
　　另外，为进一步规范奥运档案工作，还挑选出部分管理规范的档案资料在内部举办陈列展览，邀请奥组委机关部门领导、档案人员和竞赛场馆工作人员参观，在普及档案归档、管理知识，增强档案意识方面收到较好的效果。
　　
　　四、增强责任意识，进一步做好奥运档案工作
　　
　　截至目前，秘书行政部的档案工作已取得可喜的阶段性成果。根据档案工作的总体安排，秘书行政部将以对历史负责、不辜负党中央和全国人民深切厚望的政治责任感，为完整留存北京奥运会的档案文化史料继续做好以下几项工作：
　　1、进一步清理历史档案
　　随着场馆化的推进，各部门工作人员调离或调整岗位后，极易导致档案流失，要求各部门继续动员本部门全体同志, 进一步清理历史档案，并及时向秘书行政部移交。
　　2、加强实物档案和声像档案的收集工作
　　实物档案、声像档案能真实再现奥运筹办运行情况，是奥运档案的重要组成部分，但某些部门仍存在对实物档案、声像档案的收集工作重视不够的现象，各部门应继续强化档案工作三级责任人机制，提高各归档部门关于实物档案和声像档案的归档意识，认真履行《第29届奥林匹克运动会组织委员会归档责任书》。
　　
　　3、集中归档专项档案
　　专项档案是指北京奥运会和残奥会筹办工作中形成的会计档案、合同档案、主题档案。为确保档案的齐全完整，秘书行政部派专人负责专项档案的验收工作，集中清理财务部、法律事务部、监察审计部等相关部门的专项档案。
　　4、签署档案利用备忘录
　　为确保奥运档案归属档单位的有效利用，北京奥组委将分别与北京市档案馆、国家体育总局档案馆、中国残疾人联合会签署《档案利用备完录》。
　　5、调整验收移交时间
　　根据北京奥组委档案工作总体安排，委内部门档案收集整理工作将于2008年10月31前完成。为确保档案移交工作顺利完成，拟将委内部门文书档案归档进度由半年度归档调整为季度归档。
　　6、加强监督指导，促进奥运档案保质、保量完成任务。适应赛时需求，对各归档单位开展实地检查指导和档案质量验收工作，定期召开工作协调会，力求奥运档案工作与奥运筹办工作同步进行。
　　 （北京奥组委秘书行政部）