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摘要：办公室档案管理效率与办公室工作效率存在着密切联系，其管理效率与各项工作是否顺利开展直接挂钩，而信息技术蓬勃发展为办公室档案管理模式变革带来了全新的机遇及挑战，办公室档案管理应用信息技术不止能大大提高工作效率，更能减轻工作量及工作强度。本文以办公室档案管理现状为切入点分析提高办公室档案管理工作效率的必要性，就提出具体的管理手段进行深入探究，旨在为相关管理人员积累更多的工作经验。
关键词：办公室；档案管理；工作效率
自进入21世纪以来，在社会经济稳健发展的大背景下，信息技术现已取得一定进步及发展，而网络信息化技术作为时代特征，被广泛应用于社会各个领域，有助于充分发挥电子信息化管理的作用[1]。由此可见，办公室档案管理应用网络信息化技术是符合社会发展需求的有力途径。如何做好办公室档案管理工作为顺利开展相关业务奠定夯实基础，是相关管理人员在实际工作过程中所面临的主要问题。同时，办公室档案管理工作主要负责保持档案完整性实现快速检索以达到提高档案利用价值的目标，而做好档案保密管理工作，尤其是档案使用过程中保密工作，是档案管理工作岗位的首要标准。鉴于此，本文针对提高办公室档案管理工作效率的研究具有重要意义。
1.提高办公室档案管理工作效率的必要性
一般说来，办公室档案管理工作主要负责保持档案完整性实现快速检索以达到提高档案利用价值的目标，而做好档案保密管理工作，尤其是档案使用过程中保密工作，是档案管理工作岗位的首要标准[2]。伴随信息时代来临，电子信息化技术不断普及，计算机管理软件被广泛应用于各个工作领域，而电子档案出现为社会生活提供便捷。如何实现档案电子化管理，现已成为目前办公室档案管理的主要问题，特别是以电子信息技术为核心的电子化档案管理，具有管理模式系统性及传播方式便捷性等特点。由此可见，将现代电子信息技术与办公室档案管理相结合对于现代档案管理技术发展具有不可比拟的积极作用。
受办公室档案内容多样及性质复杂的影响，档案内容存在着明显差异性，并且档案重要程度也不尽相同，部分档案属于企业内部秘密文件，直接影响企业业务开展顺利情况，而作为办公室档案管理人员，加大对于办公室档案保密工作及管理工作的重视程度，针对机密级别较低的办公室档案文件交由专业管理人员妥善处理着重强调保密工作预防档案丢失引发工作变动造成办公室其他工作无法顺利开展，例如：以办公室人事档案为例记录所有职工所在单位提供的身份证明及职工各个时期的所有经历，开展人事档案管理工作对于个人工作岗位发展及办理相关手续予以便利。
由此可见，相关管理人员以做好办公室档案管理工作为前提条件纳入档案保密工作于管理工作范畴，例如：以办公室文件档案资料为例不止属于企业业务工作指导性及指令性文件，更是业务部门工作思路及工作方法，具有指导业务工作开展的作用[3]。同时，作为办公室档案管理工作的主要组成部分，将档案资料管理与网络电子信息化技术相结合，以达到提高管理效率及优化档案查阅流程的目标。一旦需要查找过去项目计划资料及员工资料时，使用高级检索及模糊检索等功能优化资料查找环节及资料查找流程，促使资料检索更为便捷有效。此外，通过设置权限等方法实现档案使用或档案阅读分级别管理。
总而言之，从现阶段我国办公室档案管理工作水平来看，管理工作缺乏总体系统规划性，普遍着眼于眼前工作及局部工作存在打消工作积极性及工作创新性的可能性，并且受传统管理理念落后、管理方法单一及管理效率低下的影响，“等”、“靠”思想较为严重造成办公室档案管理工作严重滞后，存在出现档案管理不及时及档案内容部分缺失等问题[4]。同时，由于办公室档案具有复杂性、特殊性及交融性等鲜明特点，相关管理人员简单收集资料对于档案编研工作的重视程度有待提高，档案资源利用程度不足直接影响办公室其他业务正常开展。此外，提高办公室档案管理效率对于促进企业可持续性发展意义重大。
2.提高办公室档案管理工作效率的措施
2.1健全管理机制
办公室档案与办公室文件存在着密切联系，二者间区分难度大客观上加剧统一管理难度。因此在实际管理的过程中，相关单位遵循实事求是的工作原则积极转变传统工作理念，结合办公室档案管理工作特点及实际情况不断健全办公室档案管理机制，将档案收集及档案整理环节与办公室文件管理相结合，确保相关管理人员熟悉文件内容适应工作进度，有助于提高管理工作效率[5]。同时，通过设置独立办公室档案室等方法实现分门别类存放办公室档案，确保每一个档案盒上标有时间类别便于后期查找，针对较为重要的办公室档案必须进行加密处理存放于指定区域，设置不同等级的加密权限跟踪加密档案保密期限。此外，规范办公室档案管理工作流程，纳入档案收集、档案整理、档案归入、档案保存及档案利用等指标推动建设档案管理制度体系。
2.2增强人员素质
在实际管理的过程中，相关单位遵循以人为本的工作原则积极转变传统工作理念，结合岗位实际要求做好高素质应用型人才引进工作，以达到保证办公室档案管理工作顺利开展的目标，并且由于办公室档案管理较为枯燥乏味且对于管理人员要求较为严格，树立耐心谨慎、孜孜不倦及默默奉献的工作意识对于提高管理工作效率具有不可比拟的积极作用。同时，积极组织管理岗位责任素质培训，增强工作人员的社会责任感及保密意识，以达到减少工作失误率及提高工作效率的目标。此外，受办公室档案管理工作专业性较强的限制，对于信息技术利用效率的要求较为严格，如何增强管理人员计算机水平及档案管理能力组建专业化人才队伍，是企业在实际发展过程中所面临的主要问题，尤其是增强管理人员计算机技术水平及树立保密意识。
2.3转变工作理念
在实际管理的过程中，相关单位遵循具体问题具体分析的工作原则积极转变传统工作理念，从根源上认识到办公室档案管理的重要性及意义，将办公室档案管理纳入日常工作环节，通过设立专职岗位及聘请专业人员等方法提高管理效率，并且以校企互动模式为依托进行岗位培训工作，结合办公室档案管理实际情况邀请专家组织专题讲座，向全体职工介绍最新的档案管理技术及管理方法，以达到开拓管理人员视野的目标，培养其自主学习的习惯。同时，利用活动、宣传栏、报纸、广播及网络等平台进行《档案法》宣传科普工作，针对专业水平高且能力强的档案管理人员组织相应的交流会议及研讨会议，找出的档案管理特点有助于分析其现存问题。
3.结语
通过本文探究，认识到伴随我国经济不断发展，内部运行管理体系不断完善，办公室档案管理作为企业内部管理内容的主要组成部分，提高办公室档案管理工作效率对于增强企业业务管理水平具有不可比拟的积极作用。由此可见，相关管理人员树立办公室档案管理责任意识革新办公室档案管理模式能有效提高管理效率，是确保办公室各项工作顺利开展的有力手段，促使企业处于可持续性发展状态。
参考文献：
胡艳琨.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016，（16）：151.
[2]高丽华.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016，（14）：262.
[3]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人才資源开发，2015，（24）：158.
[4]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014，（05）：171-172.
[5]李冰岩.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].现代经济信息，2013，（16）：46.
关键词：办公室；档案管理；工作效率
自进入21世纪以来，在社会经济稳健发展的大背景下，信息技术现已取得一定进步及发展，而网络信息化技术作为时代特征，被广泛应用于社会各个领域，有助于充分发挥电子信息化管理的作用[1]。由此可见，办公室档案管理应用网络信息化技术是符合社会发展需求的有力途径。如何做好办公室档案管理工作为顺利开展相关业务奠定夯实基础，是相关管理人员在实际工作过程中所面临的主要问题。同时，办公室档案管理工作主要负责保持档案完整性实现快速检索以达到提高档案利用价值的目标，而做好档案保密管理工作，尤其是档案使用过程中保密工作，是档案管理工作岗位的首要标准。鉴于此，本文针对提高办公室档案管理工作效率的研究具有重要意义。
1.提高办公室档案管理工作效率的必要性
一般说来，办公室档案管理工作主要负责保持档案完整性实现快速检索以达到提高档案利用价值的目标，而做好档案保密管理工作，尤其是档案使用过程中保密工作，是档案管理工作岗位的首要标准[2]。伴随信息时代来临，电子信息化技术不断普及，计算机管理软件被广泛应用于各个工作领域，而电子档案出现为社会生活提供便捷。如何实现档案电子化管理，现已成为目前办公室档案管理的主要问题，特别是以电子信息技术为核心的电子化档案管理，具有管理模式系统性及传播方式便捷性等特点。由此可见，将现代电子信息技术与办公室档案管理相结合对于现代档案管理技术发展具有不可比拟的积极作用。
受办公室档案内容多样及性质复杂的影响，档案内容存在着明显差异性，并且档案重要程度也不尽相同，部分档案属于企业内部秘密文件，直接影响企业业务开展顺利情况，而作为办公室档案管理人员，加大对于办公室档案保密工作及管理工作的重视程度，针对机密级别较低的办公室档案文件交由专业管理人员妥善处理着重强调保密工作预防档案丢失引发工作变动造成办公室其他工作无法顺利开展，例如：以办公室人事档案为例记录所有职工所在单位提供的身份证明及职工各个时期的所有经历，开展人事档案管理工作对于个人工作岗位发展及办理相关手续予以便利。
由此可见，相关管理人员以做好办公室档案管理工作为前提条件纳入档案保密工作于管理工作范畴，例如：以办公室文件档案资料为例不止属于企业业务工作指导性及指令性文件，更是业务部门工作思路及工作方法，具有指导业务工作开展的作用[3]。同时，作为办公室档案管理工作的主要组成部分，将档案资料管理与网络电子信息化技术相结合，以达到提高管理效率及优化档案查阅流程的目标。一旦需要查找过去项目计划资料及员工资料时，使用高级检索及模糊检索等功能优化资料查找环节及资料查找流程，促使资料检索更为便捷有效。此外，通过设置权限等方法实现档案使用或档案阅读分级别管理。
总而言之，从现阶段我国办公室档案管理工作水平来看，管理工作缺乏总体系统规划性，普遍着眼于眼前工作及局部工作存在打消工作积极性及工作创新性的可能性，并且受传统管理理念落后、管理方法单一及管理效率低下的影响，“等”、“靠”思想较为严重造成办公室档案管理工作严重滞后，存在出现档案管理不及时及档案内容部分缺失等问题[4]。同时，由于办公室档案具有复杂性、特殊性及交融性等鲜明特点，相关管理人员简单收集资料对于档案编研工作的重视程度有待提高，档案资源利用程度不足直接影响办公室其他业务正常开展。此外，提高办公室档案管理效率对于促进企业可持续性发展意义重大。
2.提高办公室档案管理工作效率的措施
2.1健全管理机制
办公室档案与办公室文件存在着密切联系，二者间区分难度大客观上加剧统一管理难度。因此在实际管理的过程中，相关单位遵循实事求是的工作原则积极转变传统工作理念，结合办公室档案管理工作特点及实际情况不断健全办公室档案管理机制，将档案收集及档案整理环节与办公室文件管理相结合，确保相关管理人员熟悉文件内容适应工作进度，有助于提高管理工作效率[5]。同时，通过设置独立办公室档案室等方法实现分门别类存放办公室档案，确保每一个档案盒上标有时间类别便于后期查找，针对较为重要的办公室档案必须进行加密处理存放于指定区域，设置不同等级的加密权限跟踪加密档案保密期限。此外，规范办公室档案管理工作流程，纳入档案收集、档案整理、档案归入、档案保存及档案利用等指标推动建设档案管理制度体系。
2.2增强人员素质
在实际管理的过程中，相关单位遵循以人为本的工作原则积极转变传统工作理念，结合岗位实际要求做好高素质应用型人才引进工作，以达到保证办公室档案管理工作顺利开展的目标，并且由于办公室档案管理较为枯燥乏味且对于管理人员要求较为严格，树立耐心谨慎、孜孜不倦及默默奉献的工作意识对于提高管理工作效率具有不可比拟的积极作用。同时，积极组织管理岗位责任素质培训，增强工作人员的社会责任感及保密意识，以达到减少工作失误率及提高工作效率的目标。此外，受办公室档案管理工作专业性较强的限制，对于信息技术利用效率的要求较为严格，如何增强管理人员计算机水平及档案管理能力组建专业化人才队伍，是企业在实际发展过程中所面临的主要问题，尤其是增强管理人员计算机技术水平及树立保密意识。
2.3转变工作理念
在实际管理的过程中，相关单位遵循具体问题具体分析的工作原则积极转变传统工作理念，从根源上认识到办公室档案管理的重要性及意义，将办公室档案管理纳入日常工作环节，通过设立专职岗位及聘请专业人员等方法提高管理效率，并且以校企互动模式为依托进行岗位培训工作，结合办公室档案管理实际情况邀请专家组织专题讲座，向全体职工介绍最新的档案管理技术及管理方法，以达到开拓管理人员视野的目标，培养其自主学习的习惯。同时，利用活动、宣传栏、报纸、广播及网络等平台进行《档案法》宣传科普工作，针对专业水平高且能力强的档案管理人员组织相应的交流会议及研讨会议，找出的档案管理特点有助于分析其现存问题。
3.结语
通过本文探究，认识到伴随我国经济不断发展，内部运行管理体系不断完善，办公室档案管理作为企业内部管理内容的主要组成部分，提高办公室档案管理工作效率对于增强企业业务管理水平具有不可比拟的积极作用。由此可见，相关管理人员树立办公室档案管理责任意识革新办公室档案管理模式能有效提高管理效率，是确保办公室各项工作顺利开展的有力手段，促使企业处于可持续性发展状态。
参考文献：
胡艳琨.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].赤子（上中旬），2016，（16）：151.
[2]高丽华.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].经营管理者，2016，（14）：262.
[3]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人才資源开发，2015，（24）：158.
[4]杜慧玲.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2014，（05）：171-172.
[5]李冰岩.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].现代经济信息，2013，（16）：46.