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摘 要:会计电算化是指用计算机辅助进行会计业务的核算处理,实现记账、报账、查账,加强会计管理和控制监督的活动方式。与传统手工方式相比,会计电算化具有信息处理一体化、信息传递网络化、信息存储磁盘化、信息查询自动化等特征。近年来,随着信息技术在军队会计领域的加速渗透,电算化必将成为军队会计工作发展的必然趋势。
关键词:会计电算化 工作流程 风险表现
中图分类号: F23文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 03-139-02
1会计电算化是深化军队会计工作改革的重要方向
1.1会计电算化有利于简化军队会计工作流程
传统的军队会计工作是按照原始凭证到记账凭证、到账簿、再到报表的流程来进行核算的,其中每一环节都需要专门人员来进行收集、整理、记录,其记账过程难免出现重复转抄。而电算化条件下的军队会计工作只需一次录入,其它过程均可由计算机来进行处理。传统会计工作中费时、费力和繁琐的工作,在电算化会计下只需简单的操作即可完成。过去需要多人共同完成的填写凭证、记录账薄、编制报表等项工作,现在只需要少量的人员进行操作。电算化会计不仅“解放”了军队会计人员的双手,同时也为激活军队会计人员的头脑创造了条件,使他们有更多精力履行军队会计的监督、控制职能,提高军队会计工作效率和质量。
1.2会计电算化有利于改进军队会计信息处理方式
传统的会计信息处理是按照会计工作内容的不同,结合内部控制的要求来划分的。在电算化条件下,过去由会计人员分工完成的许多内容都可由计算机自动完成。尤其是在信息网络环境下,军队会计部门可以通过计算机,综合地处理各种数据,从而大大提高工作效率。
1.3会计电算化有利于创新军队会计信息存储方式
在传统会计环境下,军事经济业务均记录于纸张之上,并按会计工作流程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表等。在电算化条件下,过去纸质的凭证和账薄可以通过扫描等途径记录在磁盘或光盘上,既丰富了军队会计信息的存储方式,也增强了军队会计信息存储的安全性。
1.4会计电算化有利于强化军队财务控制
传统与电算化条件下的军队会计对军队会计信息的控制有较大的区别。传统会计主要采用结构控制方法,如通过设置相互牵制的会计岗位、建立相互稽核关系等进行控制。而在电算化会计中,军队会计控制由人工控制转变为人工与计算机共同控制,使得会计控制更为科学,要求更加严密,操作更加灵活,控制效果也更加有效。
2 军队会计电算化的风险表现
2.1系统故障风险
军队会计电算化系统主要由硬件和软件两部分构成,硬件是基础,软件是灵魂。是机器就会有出错的可能,机械故障、零配件损坏、操作失误等原因都有可能导致硬件系统失灵,导致非法调用和修改,可能会造成无法挽回的损失。在网络条件下,网络的虚拟性和开放性导致系统的可控性降低,一旦遭遇系统故障、病毒破坏或黑客入侵,将导致系统的混乱甚至瘫痪。
2.2职责集中风险
传统的军队会计系统强调组织内部人员职责分明、相互制约,每一个工作环节和工作步骤都留有原始记录。而在电算化条件下,所有数据和信息都由计算机自动处理,工作效率提高,所需人员大大减少,致使原有的一些工作岗位合并,人员职责相对集中,如操作人员既可能既进行数据的输入,又负责数据的输出,如果不采取相应的控制措施,数据可能被篡改,信息可能被泄漏,可能会带来不可估量的损失。
2.3数据输入输出风险
在传统的军队会计工作中,凭证的取得与填制、账表的记录与编报等工作由多个会计人员分工完成,并通过定期反复的核对,如证账核对、账账核对、账表核对以及账实核对,来保证会计信息的真实准确。而在电算化条件下,会计信息来源于会计凭证,如果缺乏有效控制,一旦输入错误的数据,计算机接受这部分数据并进行信息处理,可能会造成会计账簿和会计报表等信息输出错误,会计数据的真实性和完整性难以保证。
2.4信息存储无纸化风险
在传统的军队会计系统中,信息处理流程一般包括以下基本步骤:根据发生的业务取得原始凭证,根据原始凭证填制记账凭证,根据审核后的记账凭证登记账簿,然后在保证账证核对、账账核对的基础上编制会计报表。每一个步骤都会产生相应的纸质记录,线索十分清楚。而在电算化条件下,信息处理主要包括输入信息、加工信息和输出信息三个步骤,虽然部门间的信息传递仍可以通过纸质文件的形式来完成,但加工过程的自动化可能导致可视性线索消失,除了部分原始凭证和打印输出的报表外,大多数会计信息是以文件的形式存储在各种介质中,由于缺少诸如签名、盖章之类的证据化操作,对会计信息的窃取或修改也不易察觉。在网络条件下,大量的会计信息以电子数据的形式存储,网络数据的共享性则使得会计信息面临更加严重的安全威胁。
3加速推进军队会计电算化进程的对策建议
3.1加强军队会计电算化工作的组织领导
军队会计电算化是军事经济领域的一项重要变革,对军事经济活动将产生深远的影响。因此,要快速推进军队会计电算化进程,一是要争取党委和各级领导对军队会计电算化工作的支持。各级党委要充分认清会计电算化工作的重要性,以及对军事经济活动的影响。要成立由单位领导主管的会计电算化工作领导小组,加强对整个会计电算化的支持与领导。二是要提高广大官兵对军队会计电算化工作的认识。通过宣传教育,使有关人员清醒地认识到,会计电算化不仅改变了军队会计核算方式、数据储存形式、信息处理和方法,而且优化了会计控制方法、提高了会计信息质量,充实完善了军队会计理论与实务,是军队会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。三是制定军队会计电算化实施方案。科学制定诸如军队会计电算化工作目标、系统结构、管理体制及组织机构、工作步骤及实施措施、专业人员的配备与培训等方面的规划和实施方案,有序推进军队会计电算化工作进程。
3.2加强军队会计电算化系统的研制与开发
随着计算机在军队系统的运用和普及,需要大力研制军队会计电算化系统软件,以提高军队会计工作的效率。在软件开发过程中,要积极借鉴军内外先进技术,吸收利用。还可以在坚持保密原则的前提下,联合或委托地方优秀的财务软件公司组织开发,从而有效减少时间和成本,提高软件的开发效益。要建立统一通用的软件协议,使会计电算化系统有一个标准的对内对外接口,促进不同会计系统软件之间和会计系统软件与其他业务部门软件的对接,最大限度实现系统之间的数据资源共享。要加强对手工系统的研究,将手工与电算化有机结合起来,找到最佳的方式,以最小的成本,设计最优的处理流程,提高系统研发效益。
3.3搞好军队会计信息系统的安全控制
军队财务网络系统目前还处于起步阶段,多应用于局域网内的办公自动化。随着网络技术的不断发展和军队财务工作的迫切需要,军队会计工作必将实现网络化办公。但网络化在提高工作效率的同时,也带来许多安全方面的问题。网络化会计变手工操作为计算机集中处理,数据处理形式发生了根本性的变化,而与此同时也带来了会计软件存放在服务器和磁盘等设施上的数据安全和在传输过程中信息安全性问题。因此,要完善电算化条件下的会计内部控制,加强数据的安全控制。要由专职人员管理会计数据,增加会计数据的保密性。同时采取有效的网络安全防范措施,利用防火墙、防病毒、信息加密、身份识别、授权论证等多种技术手段来确保军队会计信息传输的安全完整。
3.4加大复合型军队会计人才培养力度
人才是事业成败的关键。要实现军队会计电算化,必须在军队会计人才培养上下功夫,努力创造条件,积极培养复合型的军队会计人才。一是树立信息化观念。信息化条件下新的财务管理模式和与之相适应的会计电算化理论和实务,要求会计人员树立信息化的观念,从思想上认清信息化的重要作用和发展趋势,支持、配合、从事会计信息化、电算化工作。二是加强会计电算化知识学习。先进的网络技术是现代社会的重要特征,网络技术带来企业管理、营销模式和财务管理的革命,军队财务和会计工作也必然向着网络化、管理型方向发展。掌握必要的计算机操作、网络技术等方面的知识,将成为时代发展对军队会计人员的必然要求。三是加大会计人员培训力度。要采取多种形式,加强军队会计电算化知识的培训,使会计人员了解会计电算化的前沿知识,掌握最新的会计信息处理技术,不断提高会计人员信息化水平和电算化操作能力,为从事会计电算化工作提供人才保证。
3.5完善军队会计电算化管理制度
完善的会计电算化管理制度是军队会计电算化高效实施的重要前提。针对军队会计电算化信息系统现状,应建立以下几项主要管理制度。一是人员管理制度。主要是对军队会计电算化信息系统人员的任职资格进行合理区分,明确规定各级各类人员的控制责任。二是操作管理制度。主要包括操作规程、操作权限、操作记录、代码设计标准等,以规范会计电算化操作流程,规避操作风险。 三是数据管理制度。主要包括数据录入输出、数据备份、数据存档和安全控制等方面的管理制度,以提高数据传输的安全性、有效性。
关键词:会计电算化 工作流程 风险表现
中图分类号: F23文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 03-139-02
1会计电算化是深化军队会计工作改革的重要方向
1.1会计电算化有利于简化军队会计工作流程
传统的军队会计工作是按照原始凭证到记账凭证、到账簿、再到报表的流程来进行核算的,其中每一环节都需要专门人员来进行收集、整理、记录,其记账过程难免出现重复转抄。而电算化条件下的军队会计工作只需一次录入,其它过程均可由计算机来进行处理。传统会计工作中费时、费力和繁琐的工作,在电算化会计下只需简单的操作即可完成。过去需要多人共同完成的填写凭证、记录账薄、编制报表等项工作,现在只需要少量的人员进行操作。电算化会计不仅“解放”了军队会计人员的双手,同时也为激活军队会计人员的头脑创造了条件,使他们有更多精力履行军队会计的监督、控制职能,提高军队会计工作效率和质量。
1.2会计电算化有利于改进军队会计信息处理方式
传统的会计信息处理是按照会计工作内容的不同,结合内部控制的要求来划分的。在电算化条件下,过去由会计人员分工完成的许多内容都可由计算机自动完成。尤其是在信息网络环境下,军队会计部门可以通过计算机,综合地处理各种数据,从而大大提高工作效率。
1.3会计电算化有利于创新军队会计信息存储方式
在传统会计环境下,军事经济业务均记录于纸张之上,并按会计工作流程分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表等。在电算化条件下,过去纸质的凭证和账薄可以通过扫描等途径记录在磁盘或光盘上,既丰富了军队会计信息的存储方式,也增强了军队会计信息存储的安全性。
1.4会计电算化有利于强化军队财务控制
传统与电算化条件下的军队会计对军队会计信息的控制有较大的区别。传统会计主要采用结构控制方法,如通过设置相互牵制的会计岗位、建立相互稽核关系等进行控制。而在电算化会计中,军队会计控制由人工控制转变为人工与计算机共同控制,使得会计控制更为科学,要求更加严密,操作更加灵活,控制效果也更加有效。
2 军队会计电算化的风险表现
2.1系统故障风险
军队会计电算化系统主要由硬件和软件两部分构成,硬件是基础,软件是灵魂。是机器就会有出错的可能,机械故障、零配件损坏、操作失误等原因都有可能导致硬件系统失灵,导致非法调用和修改,可能会造成无法挽回的损失。在网络条件下,网络的虚拟性和开放性导致系统的可控性降低,一旦遭遇系统故障、病毒破坏或黑客入侵,将导致系统的混乱甚至瘫痪。
2.2职责集中风险
传统的军队会计系统强调组织内部人员职责分明、相互制约,每一个工作环节和工作步骤都留有原始记录。而在电算化条件下,所有数据和信息都由计算机自动处理,工作效率提高,所需人员大大减少,致使原有的一些工作岗位合并,人员职责相对集中,如操作人员既可能既进行数据的输入,又负责数据的输出,如果不采取相应的控制措施,数据可能被篡改,信息可能被泄漏,可能会带来不可估量的损失。
2.3数据输入输出风险
在传统的军队会计工作中,凭证的取得与填制、账表的记录与编报等工作由多个会计人员分工完成,并通过定期反复的核对,如证账核对、账账核对、账表核对以及账实核对,来保证会计信息的真实准确。而在电算化条件下,会计信息来源于会计凭证,如果缺乏有效控制,一旦输入错误的数据,计算机接受这部分数据并进行信息处理,可能会造成会计账簿和会计报表等信息输出错误,会计数据的真实性和完整性难以保证。
2.4信息存储无纸化风险
在传统的军队会计系统中,信息处理流程一般包括以下基本步骤:根据发生的业务取得原始凭证,根据原始凭证填制记账凭证,根据审核后的记账凭证登记账簿,然后在保证账证核对、账账核对的基础上编制会计报表。每一个步骤都会产生相应的纸质记录,线索十分清楚。而在电算化条件下,信息处理主要包括输入信息、加工信息和输出信息三个步骤,虽然部门间的信息传递仍可以通过纸质文件的形式来完成,但加工过程的自动化可能导致可视性线索消失,除了部分原始凭证和打印输出的报表外,大多数会计信息是以文件的形式存储在各种介质中,由于缺少诸如签名、盖章之类的证据化操作,对会计信息的窃取或修改也不易察觉。在网络条件下,大量的会计信息以电子数据的形式存储,网络数据的共享性则使得会计信息面临更加严重的安全威胁。
3加速推进军队会计电算化进程的对策建议
3.1加强军队会计电算化工作的组织领导
军队会计电算化是军事经济领域的一项重要变革,对军事经济活动将产生深远的影响。因此,要快速推进军队会计电算化进程,一是要争取党委和各级领导对军队会计电算化工作的支持。各级党委要充分认清会计电算化工作的重要性,以及对军事经济活动的影响。要成立由单位领导主管的会计电算化工作领导小组,加强对整个会计电算化的支持与领导。二是要提高广大官兵对军队会计电算化工作的认识。通过宣传教育,使有关人员清醒地认识到,会计电算化不仅改变了军队会计核算方式、数据储存形式、信息处理和方法,而且优化了会计控制方法、提高了会计信息质量,充实完善了军队会计理论与实务,是军队会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。三是制定军队会计电算化实施方案。科学制定诸如军队会计电算化工作目标、系统结构、管理体制及组织机构、工作步骤及实施措施、专业人员的配备与培训等方面的规划和实施方案,有序推进军队会计电算化工作进程。
3.2加强军队会计电算化系统的研制与开发
随着计算机在军队系统的运用和普及,需要大力研制军队会计电算化系统软件,以提高军队会计工作的效率。在软件开发过程中,要积极借鉴军内外先进技术,吸收利用。还可以在坚持保密原则的前提下,联合或委托地方优秀的财务软件公司组织开发,从而有效减少时间和成本,提高软件的开发效益。要建立统一通用的软件协议,使会计电算化系统有一个标准的对内对外接口,促进不同会计系统软件之间和会计系统软件与其他业务部门软件的对接,最大限度实现系统之间的数据资源共享。要加强对手工系统的研究,将手工与电算化有机结合起来,找到最佳的方式,以最小的成本,设计最优的处理流程,提高系统研发效益。
3.3搞好军队会计信息系统的安全控制
军队财务网络系统目前还处于起步阶段,多应用于局域网内的办公自动化。随着网络技术的不断发展和军队财务工作的迫切需要,军队会计工作必将实现网络化办公。但网络化在提高工作效率的同时,也带来许多安全方面的问题。网络化会计变手工操作为计算机集中处理,数据处理形式发生了根本性的变化,而与此同时也带来了会计软件存放在服务器和磁盘等设施上的数据安全和在传输过程中信息安全性问题。因此,要完善电算化条件下的会计内部控制,加强数据的安全控制。要由专职人员管理会计数据,增加会计数据的保密性。同时采取有效的网络安全防范措施,利用防火墙、防病毒、信息加密、身份识别、授权论证等多种技术手段来确保军队会计信息传输的安全完整。
3.4加大复合型军队会计人才培养力度
人才是事业成败的关键。要实现军队会计电算化,必须在军队会计人才培养上下功夫,努力创造条件,积极培养复合型的军队会计人才。一是树立信息化观念。信息化条件下新的财务管理模式和与之相适应的会计电算化理论和实务,要求会计人员树立信息化的观念,从思想上认清信息化的重要作用和发展趋势,支持、配合、从事会计信息化、电算化工作。二是加强会计电算化知识学习。先进的网络技术是现代社会的重要特征,网络技术带来企业管理、营销模式和财务管理的革命,军队财务和会计工作也必然向着网络化、管理型方向发展。掌握必要的计算机操作、网络技术等方面的知识,将成为时代发展对军队会计人员的必然要求。三是加大会计人员培训力度。要采取多种形式,加强军队会计电算化知识的培训,使会计人员了解会计电算化的前沿知识,掌握最新的会计信息处理技术,不断提高会计人员信息化水平和电算化操作能力,为从事会计电算化工作提供人才保证。
3.5完善军队会计电算化管理制度
完善的会计电算化管理制度是军队会计电算化高效实施的重要前提。针对军队会计电算化信息系统现状,应建立以下几项主要管理制度。一是人员管理制度。主要是对军队会计电算化信息系统人员的任职资格进行合理区分,明确规定各级各类人员的控制责任。二是操作管理制度。主要包括操作规程、操作权限、操作记录、代码设计标准等,以规范会计电算化操作流程,规避操作风险。 三是数据管理制度。主要包括数据录入输出、数据备份、数据存档和安全控制等方面的管理制度,以提高数据传输的安全性、有效性。