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本文浅谈如何科学运用信息化技术，积极推进高校行政管理办公自动化。
一、基本概念界定
现代办公自动化系统的观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门与部门之间的信息共享、交换、组织分类、传递及处理活动的协调，从而达到整体目标的过程。
广义的办公自动化是办公信息处理的自动化。它利用先进的技术，使人们的办公业务活动逐步由各种设备、人机信息系统来协助完成，以达到充分利用信息，提高工作效率和质量的目的。狭义的办公自动化一般指诸如收发文管理、档案管理、会议安排、公文流转、文献检索、电子表格、电子邮件等这些非结构化数据的处理和交换过程。
高等学校的行政管理，是指依靠一定的机构和制度，通过计划、组织、领导和控制高校运行过程中的各个环节，协调处理好各要素之间的关系，优化配置学校各种资源，从而实现学校教育工作的目标，有效地完成学校的工作任务，实现学校管理预定目标的一种组织活动。
高校行政管理办公自动化是以校园网为平台，利用现代的办公设备、计算机网络技术、通信技术、管理科学，使人们的办公活动由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，实现网上公文处理、信息双向流动及外部交换、事务管理、办公信息发布等。
二、高校行政办公自动化的意义
1.信息共享
办公自动化是一个可以实现整合、内化信息资源的高效信息管理系统，来完成信息的收集、整理、传递和分析，实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用，它可以分享也可以传送，及时、主动地获取决策所需要的信息，从而提升管理水平，实现高校管理现代化和决策科学化。
2.损耗降低
物质产品一经使用即在不同程度上被消耗，必须进行补偿。而信息可经无数次使用而不会减少。我国许多地方高校采用传统的纸制化办公模式，改变传统工作时大量纸张浪费以及手工作业的状态，使得高校行政管理工作出现少纸化或无纸化，节约了资源，降低了成本，提高了效率。
3.效率提高
高校办公模式是下级向上级汇报请求，层层审批，速度很慢，管理层级过多、信息传递速度慢、缺乏准确性，影响高校行政管理的效率。同时，许多地方高校采用传统的纸制化办公模式，使得信息收集、传递费时费力，高校行政管理的效率低下。高校行政管理办公自动化的实现，减少中间环节，提高信息传递准确性、及时性，提高工作效率；大量繁琐的事务性工作都有计算机来处理，在一定程度上也减轻了管理者的负担，使行政人员从繁琐的事务工作中解放出来，进而可以集中精力研究学校规划和发展，进行学术研究。
4.价值积累
信息资源具有无损使用和无损分享而被广泛使用的同时原值不变的特征，信息的使用价值不是随使用次数而减值或损耗，只会随着信息的产生、完善、丰富增值。各种信息资源，不仅提供给领导基本数据知识，帮助了解运作现状，指导规划决策，更能时刻民主、科学、公平地展示给各位教职工查阅，尤其是高校各类评估、检查、数据统计工作起着重要的可重复使用的作用。
5.使用灵活
工作人员可以根据自己的需要，选择适当的地点、时间登陆管理系统进行管理工作，实现了高校办公的异地化，解决了多地办学、领导出差等情况，实现了信息互通，随时可以通过网络进行管理，管理工作更具灵活性。
三、科学运用信息化技术
1.思想重视，领导支持
现代办公自动化是一个全新的概念，是信息社会的重要标志。提高教职员工办公自动化意识，尤其是各级领导的办公自动化意识，增强教职工改变传统办公手段的信心。同时，现代办公自动化是一个系统工程，不仅需要领导的重视，更需要组织机构方面的保障、经费的落实、管理制度、部门执行力等方面切实的支持。如学校成立专门的领导小组，配置专门的实施人员，制定相关规章制度，从管理方面有力推动办公自动化项目的实施进度。
2.分步实施，精细信息
坚持总体部署、分步实施、责任到人、措施到位的工作原则，按照信息化建设的总体规划，合理编制阶段性工作计划和设定各项工作目标，真正实现有目标、有计划、有重点、有步骤地推进信息化建设。
重视制度建设，逐步理顺管理关系，不断优化资源配置，尤其要注意发挥各类信息化资源的整合优势，逐步实现信息化工作的规范运作和系统管理。如学院要组织技术骨干、专家队伍和院校主要负责人直接参与的专项工作领导小组，认真调研、广泛论证编制学校信息化建设整体规划；加强统筹与协调，通过会议、培训、指导，增强使用人员对办公自动化系统的了解，培训基本技能，整体推进信息化建设；充分利用校园各种媒体大力宣传办公自动化系统，另一方面也使全校上下从思想上认清实施办公自动化系统的重要性和必要性，积极调动广大师生的主动性，为系统的顺利推行营造有利的氛围。
信息是行政决策的基础，传统的信息收集、传递、处理、储存大都是依靠人工来完成的。建设办公自动化，实现了高校各系科专业和行政机构的网络化，建立健全了各个职能部门数据库，高校领导在进行决策时通过数据库及时、准确地获取反映学校各项当前状态的信息，从而提高决策的准确性和有效性。
3.模块业务，建设系统
高校行政办公自动化系统功能可分为公文管理子系统、事务管理子系统、行政管理子系统、公共信息管理子系统、用户管理子系统五大模块。
用户管理：管理使用办公自动化系统的用户信息，分配相应权限，日志清除备份。
公共信息：公告栏，发布通知、新闻；论坛，提供员工信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由地谈论和发言，可包括咨询、解答和收集意见等；知识中心，提供教学的各种知识、课件等；电子刊物。
行政管理：人事管理、资产管理、资源管理（车辆、会议室、设备登记）用章管理、资源日程安排。
公文管理：公文流传；发文管理，公文起草、审批、核稿、签发、发布等；收文管理，公文登记、上报、拟办、转发、领导审核等；档案管理，对流转的收发文档进行相应的分类和归档管理。
日常事务：提供个人日程安排，包括工作、活动、会议、计划等，列出个人待办事宜清单，提供个人日程提醒功能。事务管理子系统包括会议管理、领导日程安排、出差管理、车辆管理、接待管理、用章登记等。
4.突出重点，培训人才
高校办公自动化系统是否顺利运行，是否发挥重大作用，关键在于培养一批具有信息化意识、掌握通用信息技术和所在专业领域信息化解决方案，能熟练使用信息化装备的具有信息素养的人才。通过以上信息素养概念的引入，行政管理人员的信息素养应当定义为，行政管理人员在从事管理工作实践中能够根据组织内外信息环境的发展要求，确定所需的有用信息，能够有效、高效地寻获这些有用信息并能够对其加以评价与利用。
这就要求高校行政管理人员必须要具有一定的信息素养才能跟的上行政管理信息化建设的步伐，培养信息建设相关人员的信息素养。如高校分层次组织全校范围内办公自动化应用培训，对校领导进行一对一的专题辅导，对中层干部也组织小范围的专题辅导，特别是部门信息员要多次集中培训，使信息员基本都能熟练地使用办公自动化系统。接着学校以最实用的公文模块为切入点，实行无纸化办公，待接受熟悉后，全面实行网上办公，并把其规范制度化。
（作者单位：秦斯，湖南机电职业技术学院；陈茜，国防科技大学）
一、基本概念界定
现代办公自动化系统的观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门与部门之间的信息共享、交换、组织分类、传递及处理活动的协调，从而达到整体目标的过程。
广义的办公自动化是办公信息处理的自动化。它利用先进的技术，使人们的办公业务活动逐步由各种设备、人机信息系统来协助完成，以达到充分利用信息，提高工作效率和质量的目的。狭义的办公自动化一般指诸如收发文管理、档案管理、会议安排、公文流转、文献检索、电子表格、电子邮件等这些非结构化数据的处理和交换过程。
高等学校的行政管理，是指依靠一定的机构和制度，通过计划、组织、领导和控制高校运行过程中的各个环节，协调处理好各要素之间的关系，优化配置学校各种资源，从而实现学校教育工作的目标，有效地完成学校的工作任务，实现学校管理预定目标的一种组织活动。
高校行政管理办公自动化是以校园网为平台，利用现代的办公设备、计算机网络技术、通信技术、管理科学，使人们的办公活动由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，实现网上公文处理、信息双向流动及外部交换、事务管理、办公信息发布等。
二、高校行政办公自动化的意义
1.信息共享
办公自动化是一个可以实现整合、内化信息资源的高效信息管理系统，来完成信息的收集、整理、传递和分析，实现信息大范围、易控制、高效率而低成本的共享和利用，它可以分享也可以传送，及时、主动地获取决策所需要的信息，从而提升管理水平，实现高校管理现代化和决策科学化。
2.损耗降低
物质产品一经使用即在不同程度上被消耗，必须进行补偿。而信息可经无数次使用而不会减少。我国许多地方高校采用传统的纸制化办公模式，改变传统工作时大量纸张浪费以及手工作业的状态，使得高校行政管理工作出现少纸化或无纸化，节约了资源，降低了成本，提高了效率。
3.效率提高
高校办公模式是下级向上级汇报请求，层层审批，速度很慢，管理层级过多、信息传递速度慢、缺乏准确性，影响高校行政管理的效率。同时，许多地方高校采用传统的纸制化办公模式，使得信息收集、传递费时费力，高校行政管理的效率低下。高校行政管理办公自动化的实现，减少中间环节，提高信息传递准确性、及时性，提高工作效率；大量繁琐的事务性工作都有计算机来处理，在一定程度上也减轻了管理者的负担，使行政人员从繁琐的事务工作中解放出来，进而可以集中精力研究学校规划和发展，进行学术研究。
4.价值积累
信息资源具有无损使用和无损分享而被广泛使用的同时原值不变的特征，信息的使用价值不是随使用次数而减值或损耗，只会随着信息的产生、完善、丰富增值。各种信息资源，不仅提供给领导基本数据知识，帮助了解运作现状，指导规划决策，更能时刻民主、科学、公平地展示给各位教职工查阅，尤其是高校各类评估、检查、数据统计工作起着重要的可重复使用的作用。
5.使用灵活
工作人员可以根据自己的需要，选择适当的地点、时间登陆管理系统进行管理工作，实现了高校办公的异地化，解决了多地办学、领导出差等情况，实现了信息互通，随时可以通过网络进行管理，管理工作更具灵活性。
三、科学运用信息化技术
1.思想重视，领导支持
现代办公自动化是一个全新的概念，是信息社会的重要标志。提高教职员工办公自动化意识，尤其是各级领导的办公自动化意识，增强教职工改变传统办公手段的信心。同时，现代办公自动化是一个系统工程，不仅需要领导的重视，更需要组织机构方面的保障、经费的落实、管理制度、部门执行力等方面切实的支持。如学校成立专门的领导小组，配置专门的实施人员，制定相关规章制度，从管理方面有力推动办公自动化项目的实施进度。
2.分步实施，精细信息
坚持总体部署、分步实施、责任到人、措施到位的工作原则，按照信息化建设的总体规划，合理编制阶段性工作计划和设定各项工作目标，真正实现有目标、有计划、有重点、有步骤地推进信息化建设。
重视制度建设，逐步理顺管理关系，不断优化资源配置，尤其要注意发挥各类信息化资源的整合优势，逐步实现信息化工作的规范运作和系统管理。如学院要组织技术骨干、专家队伍和院校主要负责人直接参与的专项工作领导小组，认真调研、广泛论证编制学校信息化建设整体规划；加强统筹与协调，通过会议、培训、指导，增强使用人员对办公自动化系统的了解，培训基本技能，整体推进信息化建设；充分利用校园各种媒体大力宣传办公自动化系统，另一方面也使全校上下从思想上认清实施办公自动化系统的重要性和必要性，积极调动广大师生的主动性，为系统的顺利推行营造有利的氛围。
信息是行政决策的基础，传统的信息收集、传递、处理、储存大都是依靠人工来完成的。建设办公自动化，实现了高校各系科专业和行政机构的网络化，建立健全了各个职能部门数据库，高校领导在进行决策时通过数据库及时、准确地获取反映学校各项当前状态的信息，从而提高决策的准确性和有效性。
3.模块业务，建设系统
高校行政办公自动化系统功能可分为公文管理子系统、事务管理子系统、行政管理子系统、公共信息管理子系统、用户管理子系统五大模块。
用户管理：管理使用办公自动化系统的用户信息，分配相应权限，日志清除备份。
公共信息：公告栏，发布通知、新闻；论坛，提供员工信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，实现开放、平等、自由地谈论和发言，可包括咨询、解答和收集意见等；知识中心，提供教学的各种知识、课件等；电子刊物。
行政管理：人事管理、资产管理、资源管理（车辆、会议室、设备登记）用章管理、资源日程安排。
公文管理：公文流传；发文管理，公文起草、审批、核稿、签发、发布等；收文管理，公文登记、上报、拟办、转发、领导审核等；档案管理，对流转的收发文档进行相应的分类和归档管理。
日常事务：提供个人日程安排，包括工作、活动、会议、计划等，列出个人待办事宜清单，提供个人日程提醒功能。事务管理子系统包括会议管理、领导日程安排、出差管理、车辆管理、接待管理、用章登记等。
4.突出重点，培训人才
高校办公自动化系统是否顺利运行，是否发挥重大作用，关键在于培养一批具有信息化意识、掌握通用信息技术和所在专业领域信息化解决方案，能熟练使用信息化装备的具有信息素养的人才。通过以上信息素养概念的引入，行政管理人员的信息素养应当定义为，行政管理人员在从事管理工作实践中能够根据组织内外信息环境的发展要求，确定所需的有用信息，能够有效、高效地寻获这些有用信息并能够对其加以评价与利用。
这就要求高校行政管理人员必须要具有一定的信息素养才能跟的上行政管理信息化建设的步伐，培养信息建设相关人员的信息素养。如高校分层次组织全校范围内办公自动化应用培训，对校领导进行一对一的专题辅导，对中层干部也组织小范围的专题辅导，特别是部门信息员要多次集中培训，使信息员基本都能熟练地使用办公自动化系统。接着学校以最实用的公文模块为切入点，实行无纸化办公，待接受熟悉后，全面实行网上办公，并把其规范制度化。
（作者单位：秦斯，湖南机电职业技术学院；陈茜，国防科技大学）