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干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、政治待遇等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组成的,是组织工作和人事人才工作的基础信息,是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。本文拟就干部档案管理工作中有关问题谈几点粗浅的看法:
一、干部人事档案管理中存在的问题:
1、对人事档案的重视程度不够。许多单位对人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，思想认识陈旧、片面,没有充分认识到人事档案工作在人才工作中的地位和作用,有些人认为，人事档案“没什么用了”、“作用低了”,现在使用干部重在现实表现，干部人事档案无多大作用，要不要人事档案无所谓。工作中常常是人员不到位、经费不到位、管理不到位、规章制度不健全。有些管档人员也放松对自己的要求，仅仅是“看门守摊”、“充当保管”，管理流于形式。
2、人事档案管理模式陈旧。在管理模式上，大多数单位对人事档案的管理仍采用传统的方式，即个人材料由相应的职能部门在一定时间内送到人事档案室保存,这些材料绝大多数是文字材料。在管理手段上，大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低，准确性较差。绝大多数单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,当前在文书档案中已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施,资料检索查询仍习惯于手工操作,与行业整体上现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
3、人事档案内容陈旧，不够完整，格式不规范。由于受材料“十大类”的限制，档案内容不全面，反映干部个人工资、职称、党团等材料比较齐全,而反映干部个人业绩特点、管理才能、驾驭经济工作能力方面材料较少;档案中记载干部历史的材料较多,现实材料不全。还有一些材料不能及时归档或归类不准确,造成档案材料短缺。在格式上，档案内容填写前后不一,档案用纸规格不一,目录书写不正确等问题都直接影响到案卷质量。
4、档案人员队伍不稳定，变化比较大。许多人事档案室没有专职人员，大多是其他部门人员兼任，或临时借调到档案室，更换频繁，业务钻研不够，缺乏专业知识。有的单位加之继续教育没跟上，出现知识断层。真正学以致用的人事档案管理人员少，创新意识不强，工作积极性不高。
5、没有对人事档案进行开发和利用。目前人事档案还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”的管理方式,只注重收集,不注重信息的开发和分析，坐等上门服务,缺乏主动参与意识，被动地提供信息。查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等,而利用档案发现人才,推荐人才,为人事决策工作提供依据的作用没有发挥出来。同时由于应用计算机进行服务还没有完全开展起来,对干部的年龄结构、知识结构、专业结构等方面统计分析,进行人才需求情况预测的作用还没发挥出来,为经济建设、干部人事工作和人事决策工作服务的效果不好。
二、如何做好干部人事档案管理工作
做好新形势下的干部人事档案管理工作,就要改变传统管理的观念和方式，实行现代化管理。主要从以下几个方面着手：
1、转变观念，提高认识,加强领导。人事档案工作是人才工作的重要组成部分，是组织人事部门选拔使用人才的重要依据。借助干部档案了解干部在各个时期的表现,历史地全面看待干部档案,把干部档案管好、用好是一项很重要的工作。各单位的领导要提高对人事档案管理工作的重视，完善基本设施,设专用档案库房、专门装具等,落实专职档案管理人员,建立和健全人事档案管理的各项制度。
2、完善人事档案内容，维护人事档案的完整、准确。首先要建立健全人事档案材料的归档制度，收集的材料必须经过认真鉴别，归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、手续完备。归档材料要做到分类准确、编排有序、编号清楚、目录清楚、装订整齐。特别是个人专业水平、继续教育、学历学识水平及各级资格考试等反映个人才能的材料更要收集齐全。另外要及时将人才的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩选人用人提供必要的依据。
3、借阅工作要规范化。建立查阅和借用登记制度，因工作需要查阅和借用干部人事档案，查阅单位应填写《查阅人事档案审批表》，按规定办理审批手续，档案一般不准外借，必须借出使用时，经主管领导批准，履行登记手续，限期归还，不得转借他人。查阅档案，必须严格遵守相关保密规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。要充分利用现代网络的信息资源，建立个人档案信息查阅系统，使查阅档案变得快捷、简单、明了。
4、加强干部人事档案工作队伍建设。要稳定档案管理人员，建设一支在思想政治、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。作为干部人事档案管理人员，一方面要重视和加强理论学习,树立服务意识,提高职业素质;一方面还要加强专业能力建设,不仅要具备深厚的专业知识,而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的科技操作技术,能进行档案信息深层次研究和开发，要掌握计算机知识、网络知识及电子文件的管理知识等。此外各单位应采取多种形式强化对人事档案业务技能的学习，通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班,来更新观念、更新知识,提高人事档案管理人员的综合素质。
5、做好人事档案的信息开发工作。随着人事制度改革的不断深化，人事档案除了满足工资制度改革、干部工龄认定等日常需求外，还要有助于了解基本情况、专业特长和学识水平，从中发现并选拔有用的专门人才，做到人尽其才。要使人事档案更好地为人才选拔工作服务。充分发挥计算机在干部档案管理工作中的作用,建立和完善干部档案数据库,及时更新,动态化管理干部人事档案信息,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性，努力为干部工作提供优质服务,提高干部档案的使用效率。
总之，要保持干部人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。干部人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,一方面对档案材料及时收集、归档和鉴别,保证干部人事档案管理质量,实现管理的规范化;另一方面要改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,让干部人事档案从“看堆式”的管理中解放出来,进一步提高干部人事档案管理的信息化水平,以适应时代的要求。
一、干部人事档案管理中存在的问题:
1、对人事档案的重视程度不够。许多单位对人事档案的重要性认识不足，档案意识不强，思想认识陈旧、片面,没有充分认识到人事档案工作在人才工作中的地位和作用,有些人认为，人事档案“没什么用了”、“作用低了”,现在使用干部重在现实表现，干部人事档案无多大作用，要不要人事档案无所谓。工作中常常是人员不到位、经费不到位、管理不到位、规章制度不健全。有些管档人员也放松对自己的要求，仅仅是“看门守摊”、“充当保管”，管理流于形式。
2、人事档案管理模式陈旧。在管理模式上，大多数单位对人事档案的管理仍采用传统的方式，即个人材料由相应的职能部门在一定时间内送到人事档案室保存,这些材料绝大多数是文字材料。在管理手段上，大部分是靠手工操作,费时、费力,效率低，准确性较差。绝大多数单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统,当前在文书档案中已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施,资料检索查询仍习惯于手工操作,与行业整体上现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
3、人事档案内容陈旧，不够完整，格式不规范。由于受材料“十大类”的限制，档案内容不全面，反映干部个人工资、职称、党团等材料比较齐全,而反映干部个人业绩特点、管理才能、驾驭经济工作能力方面材料较少;档案中记载干部历史的材料较多,现实材料不全。还有一些材料不能及时归档或归类不准确,造成档案材料短缺。在格式上，档案内容填写前后不一,档案用纸规格不一,目录书写不正确等问题都直接影响到案卷质量。
4、档案人员队伍不稳定，变化比较大。许多人事档案室没有专职人员，大多是其他部门人员兼任，或临时借调到档案室，更换频繁，业务钻研不够，缺乏专业知识。有的单位加之继续教育没跟上，出现知识断层。真正学以致用的人事档案管理人员少，创新意识不强，工作积极性不高。
5、没有对人事档案进行开发和利用。目前人事档案还是传统的那种“你送我装”、“你借我调”的管理方式,只注重收集,不注重信息的开发和分析，坐等上门服务,缺乏主动参与意识，被动地提供信息。查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等,而利用档案发现人才,推荐人才,为人事决策工作提供依据的作用没有发挥出来。同时由于应用计算机进行服务还没有完全开展起来,对干部的年龄结构、知识结构、专业结构等方面统计分析,进行人才需求情况预测的作用还没发挥出来,为经济建设、干部人事工作和人事决策工作服务的效果不好。
二、如何做好干部人事档案管理工作
做好新形势下的干部人事档案管理工作,就要改变传统管理的观念和方式，实行现代化管理。主要从以下几个方面着手：
1、转变观念，提高认识,加强领导。人事档案工作是人才工作的重要组成部分，是组织人事部门选拔使用人才的重要依据。借助干部档案了解干部在各个时期的表现,历史地全面看待干部档案,把干部档案管好、用好是一项很重要的工作。各单位的领导要提高对人事档案管理工作的重视，完善基本设施,设专用档案库房、专门装具等,落实专职档案管理人员,建立和健全人事档案管理的各项制度。
2、完善人事档案内容，维护人事档案的完整、准确。首先要建立健全人事档案材料的归档制度，收集的材料必须经过认真鉴别，归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、手续完备。归档材料要做到分类准确、编排有序、编号清楚、目录清楚、装订整齐。特别是个人专业水平、继续教育、学历学识水平及各级资格考试等反映个人才能的材料更要收集齐全。另外要及时将人才的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩选人用人提供必要的依据。
3、借阅工作要规范化。建立查阅和借用登记制度，因工作需要查阅和借用干部人事档案，查阅单位应填写《查阅人事档案审批表》，按规定办理审批手续，档案一般不准外借，必须借出使用时，经主管领导批准，履行登记手续，限期归还，不得转借他人。查阅档案，必须严格遵守相关保密规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。要充分利用现代网络的信息资源，建立个人档案信息查阅系统，使查阅档案变得快捷、简单、明了。
4、加强干部人事档案工作队伍建设。要稳定档案管理人员，建设一支在思想政治、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。作为干部人事档案管理人员，一方面要重视和加强理论学习,树立服务意识,提高职业素质;一方面还要加强专业能力建设,不仅要具备深厚的专业知识,而且还要根据形势的需要熟练地掌握现代化的管理方法和先进的科技操作技术,能进行档案信息深层次研究和开发，要掌握计算机知识、网络知识及电子文件的管理知识等。此外各单位应采取多种形式强化对人事档案业务技能的学习，通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班,来更新观念、更新知识,提高人事档案管理人员的综合素质。
5、做好人事档案的信息开发工作。随着人事制度改革的不断深化，人事档案除了满足工资制度改革、干部工龄认定等日常需求外，还要有助于了解基本情况、专业特长和学识水平，从中发现并选拔有用的专门人才，做到人尽其才。要使人事档案更好地为人才选拔工作服务。充分发挥计算机在干部档案管理工作中的作用,建立和完善干部档案数据库,及时更新,动态化管理干部人事档案信息,保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性，努力为干部工作提供优质服务,提高干部档案的使用效率。
总之，要保持干部人事档案工作的高质量,就必须要有科学的管理方法。干部人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求,一方面对档案材料及时收集、归档和鉴别,保证干部人事档案管理质量,实现管理的规范化;另一方面要改进档案的检索与查阅方法,实行计算机管理,让干部人事档案从“看堆式”的管理中解放出来,进一步提高干部人事档案管理的信息化水平,以适应时代的要求。