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2008年，天冠集团为节约行政管理成本，决定对分散在集团下属的3个生产厂、2个全资子公司、8个控股子公司、4个参股公司、1个国家级工程技术中心等19个单位的干部、职工档案进行整合，由集团档案管理中心集中统一管理，打破传统区分，统称为“天冠集团人事档案”，划分为“在职员工档案”、“离退休员工档案”、“辞职员工档案”、“死亡员工档案”四部分，唱响了人事档案整合的“三部曲”。
1 前奏：建章立制
1.1 天冠集团档案管理中心为落实集团高层决策意见，对分散在各下属单位干部、职工档案的管理现状进行全面、认真的调研，找准问题，为制订切实可行的实施方案，建立、健全各项管理制度奠定了基础。
1.2 针对各下属单位人事档案因管理无章可循而导致许多员工的个人档案“多年一贯制”，制定了融人事档案归档范围和流程、移交接收、传递利用、鉴定销毁等制度于一体的《天冠集团人事档案管理办法》。
1.3 在向各下属单位印发《天冠集团人事档案管理办法》的同时，还以通知的形式提出了各下属单位移交人事档案的具体要求，明确了收集归档人事档案的方法措施和按在职员工、离退休员工、辞职员工、死亡员工分别打捆装箱，分别编制花名册(死亡员工档案要注明死亡时间，以便下一步的鉴定销毁工作)和向集团档案管理中心移交时问等事项。
1.4 购置了整理人事档案的切纸机、打孔机，调配了电脑等设备，定制了8000份人事档案专用夹、印制了人事档案分类隔页纸、人事档案交接收凭证。
2 合奏：规范整理
2.1 在各下属单位的人事档案陆续移交到集团档案管理中心后，经集团领导协调，临时抽调l 5名精干人员组成专门的整理团队，聘请市档案局专家对整理人员进行培训，聘请有经验的退休专家跟班指导。
2.2 把参与人事档案整理的人员划分为综合、鉴别、加工、分类、打印、装订等六个工作组实行流水作业。综合组主要负责协调指导、分发应整理的档案、收集整理好的档案、进度登记统计及后勤服务、保障工作；鉴别组主要负责鉴定每个员工档案中所有材料，确定应归档的材料，剔除不应归档的材料；加工组主要负责托裱、复印、加边、裁切等技术加工工作；分类组主要负责分类、排序、编号等工作；打印组专门负责打印员工档案目录和员工信息目录，录入每个员工的相关信息，为下一步建立集团人事档案数据库做好准备；装订组负责对打好目录的每卷员工档案进行码齐打孔、装入人事档案专用夹进行锁紧固定，编制人事档案专用夹上脊背签和封面签。在编制脊背签时“编号”项暂时空着，待下步统一填写。
2.3 销毁死亡员工档案。由于事先已要求各单位把死亡员工的死亡时间注明在花名册上，从336份死亡员工档案中轻松地挑选出238份死亡时间超过15年的死亡员工档案。鉴别组按照集团公司制定的“凡集团死亡员工生前未获得过省、市级模范称号，无特殊贡献的，其档案保存15年后可按集团人事档案鉴定销毁规定进行销毁”的制度进行了认真鉴别，从中挑出188份死亡员工档案，按规定程序进行了销毁。
但这188名死亡员工的姓名、性别、籍贯、出生时间、工作单位、死亡时间等信息都登记在“死亡员工档案销毁清册”上，作为文书档案永久保存。
2.4 编号上架。经过半年多的辛勤努力，共整理出了5748盒员工档案，接着就编号上架。为使编号唯一和便于查找，我们以存放位置结合序号的形式按在职员工档案、离退休员工档案、辞职员工档案、死亡员工档案四部分进行了编号。如张三、01101，前三位数“011”表示张三的档案存放在第l组档案柜的第1格，后两位数“01”表示张三的档案是第l盒。再如李四“20625”，表示李四的档案存放在第二十组柜的第6格，其档案是第25盒。
3 尾声：建数据库
3.1 整合信息。档案编号上架后，集中人员对在打印目录过程中形成的员工信息目录进行整合。在职员工信息为编号、工作单位、姓名、性别、籍贯、出生时间、政治面貌、职务职称或工种、参加工作时间、进入集团时间；离退休员工信息另加离退休时间；辞职员工另加辞职时间；死亡员工另加死亡时间。
3.2 建立数据库。上述四部分员工档案信息整合无误后，计算机室的专业技术人员按集团档案管理中心的要求，先建立了天冠集团人事档案数据库，通过技术人员的操作，又从中分设了在职员工档案、离退休员工档案、辞职员工档案、死亡员工档案4个数据库和按工作单位划分的19个数据库。
3.3 分发数据库。上述数据库经运行正常无误后，按照集团领导的意见，集团董事长、分管人事工作的副职、档案管理中心主管的电脑安装上述所有人事档案数据库；档案管理中心负责接待利用的电脑安装四个分数据库；19个下属单位的经理、分管人事工作的副职分别安装本单位的数据库。
(张怀珍组稿，作者单位：河南天冠集团)
1 前奏：建章立制
1.1 天冠集团档案管理中心为落实集团高层决策意见，对分散在各下属单位干部、职工档案的管理现状进行全面、认真的调研，找准问题，为制订切实可行的实施方案，建立、健全各项管理制度奠定了基础。
1.2 针对各下属单位人事档案因管理无章可循而导致许多员工的个人档案“多年一贯制”，制定了融人事档案归档范围和流程、移交接收、传递利用、鉴定销毁等制度于一体的《天冠集团人事档案管理办法》。
1.3 在向各下属单位印发《天冠集团人事档案管理办法》的同时，还以通知的形式提出了各下属单位移交人事档案的具体要求，明确了收集归档人事档案的方法措施和按在职员工、离退休员工、辞职员工、死亡员工分别打捆装箱，分别编制花名册(死亡员工档案要注明死亡时间，以便下一步的鉴定销毁工作)和向集团档案管理中心移交时问等事项。
1.4 购置了整理人事档案的切纸机、打孔机，调配了电脑等设备，定制了8000份人事档案专用夹、印制了人事档案分类隔页纸、人事档案交接收凭证。
2 合奏：规范整理
2.1 在各下属单位的人事档案陆续移交到集团档案管理中心后，经集团领导协调，临时抽调l 5名精干人员组成专门的整理团队，聘请市档案局专家对整理人员进行培训，聘请有经验的退休专家跟班指导。
2.2 把参与人事档案整理的人员划分为综合、鉴别、加工、分类、打印、装订等六个工作组实行流水作业。综合组主要负责协调指导、分发应整理的档案、收集整理好的档案、进度登记统计及后勤服务、保障工作；鉴别组主要负责鉴定每个员工档案中所有材料，确定应归档的材料，剔除不应归档的材料；加工组主要负责托裱、复印、加边、裁切等技术加工工作；分类组主要负责分类、排序、编号等工作；打印组专门负责打印员工档案目录和员工信息目录，录入每个员工的相关信息，为下一步建立集团人事档案数据库做好准备；装订组负责对打好目录的每卷员工档案进行码齐打孔、装入人事档案专用夹进行锁紧固定，编制人事档案专用夹上脊背签和封面签。在编制脊背签时“编号”项暂时空着，待下步统一填写。
2.3 销毁死亡员工档案。由于事先已要求各单位把死亡员工的死亡时间注明在花名册上，从336份死亡员工档案中轻松地挑选出238份死亡时间超过15年的死亡员工档案。鉴别组按照集团公司制定的“凡集团死亡员工生前未获得过省、市级模范称号，无特殊贡献的，其档案保存15年后可按集团人事档案鉴定销毁规定进行销毁”的制度进行了认真鉴别，从中挑出188份死亡员工档案，按规定程序进行了销毁。
但这188名死亡员工的姓名、性别、籍贯、出生时间、工作单位、死亡时间等信息都登记在“死亡员工档案销毁清册”上，作为文书档案永久保存。
2.4 编号上架。经过半年多的辛勤努力，共整理出了5748盒员工档案，接着就编号上架。为使编号唯一和便于查找，我们以存放位置结合序号的形式按在职员工档案、离退休员工档案、辞职员工档案、死亡员工档案四部分进行了编号。如张三、01101，前三位数“011”表示张三的档案存放在第l组档案柜的第1格，后两位数“01”表示张三的档案是第l盒。再如李四“20625”，表示李四的档案存放在第二十组柜的第6格，其档案是第25盒。
3 尾声：建数据库
3.1 整合信息。档案编号上架后，集中人员对在打印目录过程中形成的员工信息目录进行整合。在职员工信息为编号、工作单位、姓名、性别、籍贯、出生时间、政治面貌、职务职称或工种、参加工作时间、进入集团时间；离退休员工信息另加离退休时间；辞职员工另加辞职时间；死亡员工另加死亡时间。
3.2 建立数据库。上述四部分员工档案信息整合无误后，计算机室的专业技术人员按集团档案管理中心的要求，先建立了天冠集团人事档案数据库，通过技术人员的操作，又从中分设了在职员工档案、离退休员工档案、辞职员工档案、死亡员工档案4个数据库和按工作单位划分的19个数据库。
3.3 分发数据库。上述数据库经运行正常无误后，按照集团领导的意见，集团董事长、分管人事工作的副职、档案管理中心主管的电脑安装上述所有人事档案数据库；档案管理中心负责接待利用的电脑安装四个分数据库；19个下属单位的经理、分管人事工作的副职分别安装本单位的数据库。
(张怀珍组稿，作者单位：河南天冠集团)