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摘 要：电子档案的产生改变了存储档案的介质，逐渐由电子档案代替传统的纸质档案。当前高中的档案管理工作正处于过渡阶段，而且两种档案管理方式并存容易出现一些问题。因此具体研究高中电子档案与纸质档案并存管理具有非常重要的现实意义。基于此，本文主要对高中电子档案与纸质档案并存管理进行分析探讨。
关键词：高中电子档案;纸质档案;并存管理;思考
1、前言
纸质档案是电子档案发展的前提，而电子档案则是纸质档案的延伸，所以两者是可以并存的，即可以在实际档案工作中实现纸质档案与电子档案的集成化管理，以提高档案工作的效率，同时，促进档案管理水平的提高。
2、高中电子档案和纸质档案并存管理中的不足
2.1没有足够的认识到电子档案管理的重要性
许多高中学校在正式的文件中并没有包含电子档案，没有将其作为重要的信息资料来对待，这样使其在管理中的规范严重缺乏。另外，在形成电子档案的过程中，软件管理的标准化目标并没有实现，相应的档案管理工作人员对收集和积累电子档案的工作并不重视，在档案的编制和积累中缺乏规范性，在完成电子档案的处理程序以后法定的身份存在，更多的是将打印的文件作为凭证，从而会无法有效的保管系统中的电子档案。
當前，数字信息技术已经渗透到我国生活的各个方面，在人们的日常生活与工作中，数字化信息技术得到了广泛应用，随着网络技术的飞速发展，极大地推进了信息化建设的进程。现阶段计算机已经非常普及，人们逐步提升了数字化的信息处理能力。对此，高中学校档案管理人员应尽快转变观念，在档案管理工作中充分利用信息技术，增强档案管理信息化。
2.2电子档案管理的标准化和规范化不完善
虽然，我国对与电子档案管理的标准和方法进行了颁布，但是具有很少的数量，而且具有较差的配套性和较弱的操作性，因此其在高校档案管理中并没有取得理想的执行效果。另外，由于电子档案管理的标准性没有统一，各个地区的高中在管理规范和方法的制定中一般都是根据自身的理解和技术水平进行的，同时对大量的异构电子档案管理系统进行了研发，因此各个地区高中电子档案管理中使用不同的档案格式和数据结构等，加上系统平台互补性，出现了更多的孤立存在的电子档案，使电子档案资源共享的目标无法实现，从而造成割据信息的现象，这样将电子档案信息孤岛性的风险大大提升。
2.3电子档案落后的管理模式
在现实生活中，目前我们并没有真正实现“无纸化办公”，每份文件的签发都是先手工起草，再输入计算机打印出来。相互对应的电子档案和纸质档案是双套制和双轨制得以实施的基础和前提，而且档案办理和管理模式各自为政的分段式管理为两者的实质。但是，当前在高中档案管理机构内部并没有真正形成文档一体化的管理理念和管理模式，依然对传统的管理模式进行使用。
3、促进电子档案与纸质档案共存发展的建议
3.1完善档案管理标准与制度
信息技术的广泛使用、新型档案载体的出现、文件管理的智能化，要求档案部门必须进一步完善档案管理规范与制度，为电子档案和纸质档案的转换、对接和管理提供制度保障。鉴于此，档案部门要根据电子档案的特点设定电子数据格式标准，颁布电子档案著录、标引规则，统一电子数据的标准，就电子档案信息载体、存储格式和转换格式、硬件设备标准等做出明确规范，并要求档案管理人员严格执行规定，做好电子档案归档与管理工作。与此同时，档案部门要认真总结纸质档案管理经验，深入研究电子档案管理理论，进一步修缮纸质档案管理制度与方法，创立适合电子档案与纸质档案并存的管理制度，优化纸质档案鉴定、整理和利用工作，在部门内部施行纸质档案与电子档案管理双轨制、双套制，使纸质档案和电子档案都不断突破原始界定关。
3.2同步归档，提高两种档案的关联性
从信息安全的视角来看，电子档案和纸质档案并存的局面将会持续相当长的一段时间;从档案管理和利用的角度来讲，各类有价值的档案内容都要记录、一并归档，其目的是提高档案的依据作用，促进档案资源共享，实现纸质档案、电子档案优势互补、扬长避短的目的。因此，档案管理人员要在做好电子档案和纸质档案管理工作的基础上，做好电子档案与纸质档案的同步归档工作，加快纸质档案电子扫描和转换步伐，有秩序地将纸质档案逐步转化为电子档案。同时将那些数量不多的电子档案进行复制、保存，或将其转化为纸质档案，对其进行脱机保存，加强电子档案与纸质档案的关联，减少这两种档案因为原始数据丢失而造成的使用不便等问题。
3.3创新电子档案管理体系
电子档案和纸质档案管理工作要想取得显著成效，必须在模式、思路和手段上不断创新。高中档案管理工作囊括了教学档案管理与学籍档案管理，是高中学校的重要工作之一。但是高中档案部门都没有独立性，其职能主要是执行相关决策而非决策制定，这种相对滞后的管理模式已经不适宜社会发展，这也约束了档案管理和利用成效。这就要求高中不断提高档案管理意识，为档案管理工作提供一个良好的环境。档案部门则要解放思想，改变过去那种重馆藏轻利用的发展理念，不断充实馆藏内容，提高馆藏质量，严格电子档案标准与馆藏要求，并在档案管理方法、环节和手段上做出改变，变纸质文件为系统的电子文件组合，完善纸质档案信息化转换流程与管理程序。同时通过电子档案组盘和著录优化电子档案管理，使电子档案与纸质档案管理交叉进行。
3.4加强档案保管设施建设
不论是纸质档案还是电子档案，它们的保存和管理都需要一定的物质基础，需要在保管设施完备、保管条件安全的情况下来进行。纸质档案通常是以“件”为保管单位进行档案保管的。一般来说，相同的内容，纸质档案形成的案卷相对较多，并且随着时间的推移，纸质档案的数量会越来越多，档案保管所需空间也越来越大，这会给档案库房和管理人员带来一定的压力。特别是高中学校每年需要变动的数以千计的档案，运用人工管理方式进行学校档案管理，信息量较大，档案检索特别烦琐，严重制约着档案管理人员的工作效率。高中学校每年都有学生升学、就业、新生入学学籍管理以及教职工培训、职级调整等各种情况，因此涉及大量学生、教职员工的档案数据变动，档案变动、使用频繁，耗费档案管理人员大量的人力物力。在传统手工档案管理模式下，高中学校档案如果积累的时间一长，会有大量的文件和数据产生，用手工查、更新和维护都非常困难。要查找一份科研档案，就如大海捞针，造成了要用时找不到，不用时又嫌碍事的状况。用了很多时间，花费了大量的人力、物力、财力才把这部分档案进行规范整理，统一保管，严重影响了高中学校档案管理的质量和使用效率。 同样，电子档案虽然所占空间较小，但是其保存和利用对保管设备、电子系统都有较高的要求。特别是学校档案管理数据库和信息共享平台的建设。在挖掘数据的过程中，将数据处理的智能化体现出来，如关联资源的挖掘，这是个性化服务的重要内容。因此，企事业单位如高中学校在基建进程中，要重视高中学校档案管理工作，投入更多的资金，及时购进软硬件设备。首先要统筹安排档案库房，确保档案库房布局合理，档案保存环境安全保密。通常来说，档案库房要满足档案管理防潮、防水、防火、防盗、防尘要求，并远离易燃易爆场所。鉴于此，高中在档案用房地址选择和库房布置方面，要严格按照档案管理要求来进行：认真检查库房门、窗防盗加固情况、仔细检查给排水管道是否穿越库区、结合档案管理需求，购买符合国家标准的档案密集架、保险柜等保险设施;同时配备数量充足的复印机、去湿机、打印机、扫描仪、刻录盘、消毒柜等，确保档案管理基础设施能满足檔案管理规范化要求。通过加大资金投入，更新档案管理设备，能够让档案存储方式更加多元化，如文字、图片、声音和影像等。
3.5加强档案管理理论研究与学习
电子档案的出现，是社会发展到一定阶段的产物，它对档案管理理论和管理实践等都带来了深远影响。档案管理部门和管理工作者要加强电子档案管理理论研究与学习，深入了解电子档案产生和发展的背景，全面认识电子档案的概念、地位、特点和种类，加强电子档案制度、规定研究，了解电子档案目前存在的问题，在此基础上完善电子档案管理规章制度，对电子档案进行科学管理。此外，档案管部门及管理人员还要在实践中认真总结电子档案的特点和管理经验，认清电子档案与纸质档案管理的区别，就两种档案的开发利用、共存共生提高认识、做好措施，提高电子档案与纸质档案共同管理能力，使两者在相互补充、相互牵制的基础上实现良性循环。
3.6提高档案管理人员的职业素质
许多高中的档案管理人员长期以纸质档案管理为中心，已经习惯了传统的纸质档案管理模式，以至于在电子档案出现后，他们面对以新型载媒介为载体的电子档案，始终缺少思想准备，档案管理水平也难以提高。尤其有的档案管理工作人员知识结构老化，缺乏计算机技术知识，不能准确、规范地录入高中学校档案基本信息，导致信息错误、缺失甚至张冠李戴的现象出现。档案所接触的主体较多，使档案的保密工作收到了威胁。如果档案安全得不到保障，对档案的利用便可能造成灾难性的后果。电子技术的应用、电子档案的出现，必然会引起传统档案管理模式和方法变革，也会给管理人员提出了更高的要求。因此，档案管理人员要加强社会主义核心价值观学习，不断提高责任感和使命感，在思想、意识和行动上向党中央看齐，努力实践科学发展观;其次，档案管理人员要认识到档案管理与保密工作的重要性，严格遵守档案保管制度，养成良好的职业道德，将档案信息任务落实到实处;最后，还应进一步完善后期培训制度，加大对档案管理人员的教育力度，帮助他们提升专业技术能力。档案管理人员还要以集体培训、自主学习为基础，加强档案专业知识学习，不断提高电脑操作技能和文件信息处理技术，并立足于管理利用的视角，加强档案内容分析，实现档案内容与管理手段创新，树立专业管理人员新形象。确保满足信息化时代下学校档案管理工作的需要，提升档案管理工作效率，发挥档案服务教育教学的作用。在信息化档案管理工作发展过程中，只有提升档案管理工作者能力，才能实现高中学校档案信息化管理工作的质量与效率，并确保档案资料的安全。
4、结语
总而言之，纸质档案与电子档案存在很多共同点，两者是相互影响、相互促进的关系。随着网络技术的飞速发展，数字化信息技术得到了广泛应用，人们逐步提升了数字化的信息处理能力。对此，在档案管理工作中充分利用信息技术，即能妥善保管档案资料，又能提升档案管理工作水平。但是因为纸质档案是电子档案的基础，很多电子档案是在纸质档案的基础上发展而来，并延用了纸质档案的一些管理方法，只是存在的形式不同，所以纸质档案与电子档案是能够并存的。电子档案与纸质档案同时也存在的很多不同点，所以在促进纸质档案与电子档案并存时需要提前了解纸质档案与电子档案各自的特点及应用范围。
参考文献
[1] 朱伟.电子档案与纸质档案的关系及发展趋势[J].办公室业务，2017（17）：96.
[2] 吕旭明.论纸质档案与电子档案的并存管理[J].山东档案，2017（04）：48-49.
[3] 尹成芳.对电子档案纸质档案长期并存的分析[J].办公室业务，2017（12）：157.
关键词：高中电子档案;纸质档案;并存管理;思考
1、前言
纸质档案是电子档案发展的前提，而电子档案则是纸质档案的延伸，所以两者是可以并存的，即可以在实际档案工作中实现纸质档案与电子档案的集成化管理，以提高档案工作的效率，同时，促进档案管理水平的提高。
2、高中电子档案和纸质档案并存管理中的不足
2.1没有足够的认识到电子档案管理的重要性
许多高中学校在正式的文件中并没有包含电子档案，没有将其作为重要的信息资料来对待，这样使其在管理中的规范严重缺乏。另外，在形成电子档案的过程中，软件管理的标准化目标并没有实现，相应的档案管理工作人员对收集和积累电子档案的工作并不重视，在档案的编制和积累中缺乏规范性，在完成电子档案的处理程序以后法定的身份存在，更多的是将打印的文件作为凭证，从而会无法有效的保管系统中的电子档案。
當前，数字信息技术已经渗透到我国生活的各个方面，在人们的日常生活与工作中，数字化信息技术得到了广泛应用，随着网络技术的飞速发展，极大地推进了信息化建设的进程。现阶段计算机已经非常普及，人们逐步提升了数字化的信息处理能力。对此，高中学校档案管理人员应尽快转变观念，在档案管理工作中充分利用信息技术，增强档案管理信息化。
2.2电子档案管理的标准化和规范化不完善
虽然，我国对与电子档案管理的标准和方法进行了颁布，但是具有很少的数量，而且具有较差的配套性和较弱的操作性，因此其在高校档案管理中并没有取得理想的执行效果。另外，由于电子档案管理的标准性没有统一，各个地区的高中在管理规范和方法的制定中一般都是根据自身的理解和技术水平进行的，同时对大量的异构电子档案管理系统进行了研发，因此各个地区高中电子档案管理中使用不同的档案格式和数据结构等，加上系统平台互补性，出现了更多的孤立存在的电子档案，使电子档案资源共享的目标无法实现，从而造成割据信息的现象，这样将电子档案信息孤岛性的风险大大提升。
2.3电子档案落后的管理模式
在现实生活中，目前我们并没有真正实现“无纸化办公”，每份文件的签发都是先手工起草，再输入计算机打印出来。相互对应的电子档案和纸质档案是双套制和双轨制得以实施的基础和前提，而且档案办理和管理模式各自为政的分段式管理为两者的实质。但是，当前在高中档案管理机构内部并没有真正形成文档一体化的管理理念和管理模式，依然对传统的管理模式进行使用。
3、促进电子档案与纸质档案共存发展的建议
3.1完善档案管理标准与制度
信息技术的广泛使用、新型档案载体的出现、文件管理的智能化，要求档案部门必须进一步完善档案管理规范与制度，为电子档案和纸质档案的转换、对接和管理提供制度保障。鉴于此，档案部门要根据电子档案的特点设定电子数据格式标准，颁布电子档案著录、标引规则，统一电子数据的标准，就电子档案信息载体、存储格式和转换格式、硬件设备标准等做出明确规范，并要求档案管理人员严格执行规定，做好电子档案归档与管理工作。与此同时，档案部门要认真总结纸质档案管理经验，深入研究电子档案管理理论，进一步修缮纸质档案管理制度与方法，创立适合电子档案与纸质档案并存的管理制度，优化纸质档案鉴定、整理和利用工作，在部门内部施行纸质档案与电子档案管理双轨制、双套制，使纸质档案和电子档案都不断突破原始界定关。
3.2同步归档，提高两种档案的关联性
从信息安全的视角来看，电子档案和纸质档案并存的局面将会持续相当长的一段时间;从档案管理和利用的角度来讲，各类有价值的档案内容都要记录、一并归档，其目的是提高档案的依据作用，促进档案资源共享，实现纸质档案、电子档案优势互补、扬长避短的目的。因此，档案管理人员要在做好电子档案和纸质档案管理工作的基础上，做好电子档案与纸质档案的同步归档工作，加快纸质档案电子扫描和转换步伐，有秩序地将纸质档案逐步转化为电子档案。同时将那些数量不多的电子档案进行复制、保存，或将其转化为纸质档案，对其进行脱机保存，加强电子档案与纸质档案的关联，减少这两种档案因为原始数据丢失而造成的使用不便等问题。
3.3创新电子档案管理体系
电子档案和纸质档案管理工作要想取得显著成效，必须在模式、思路和手段上不断创新。高中档案管理工作囊括了教学档案管理与学籍档案管理，是高中学校的重要工作之一。但是高中档案部门都没有独立性，其职能主要是执行相关决策而非决策制定，这种相对滞后的管理模式已经不适宜社会发展，这也约束了档案管理和利用成效。这就要求高中不断提高档案管理意识，为档案管理工作提供一个良好的环境。档案部门则要解放思想，改变过去那种重馆藏轻利用的发展理念，不断充实馆藏内容，提高馆藏质量，严格电子档案标准与馆藏要求，并在档案管理方法、环节和手段上做出改变，变纸质文件为系统的电子文件组合，完善纸质档案信息化转换流程与管理程序。同时通过电子档案组盘和著录优化电子档案管理，使电子档案与纸质档案管理交叉进行。
3.4加强档案保管设施建设
不论是纸质档案还是电子档案，它们的保存和管理都需要一定的物质基础，需要在保管设施完备、保管条件安全的情况下来进行。纸质档案通常是以“件”为保管单位进行档案保管的。一般来说，相同的内容，纸质档案形成的案卷相对较多，并且随着时间的推移，纸质档案的数量会越来越多，档案保管所需空间也越来越大，这会给档案库房和管理人员带来一定的压力。特别是高中学校每年需要变动的数以千计的档案，运用人工管理方式进行学校档案管理，信息量较大，档案检索特别烦琐，严重制约着档案管理人员的工作效率。高中学校每年都有学生升学、就业、新生入学学籍管理以及教职工培训、职级调整等各种情况，因此涉及大量学生、教职员工的档案数据变动，档案变动、使用频繁，耗费档案管理人员大量的人力物力。在传统手工档案管理模式下，高中学校档案如果积累的时间一长，会有大量的文件和数据产生，用手工查、更新和维护都非常困难。要查找一份科研档案，就如大海捞针，造成了要用时找不到，不用时又嫌碍事的状况。用了很多时间，花费了大量的人力、物力、财力才把这部分档案进行规范整理，统一保管，严重影响了高中学校档案管理的质量和使用效率。 同样，电子档案虽然所占空间较小，但是其保存和利用对保管设备、电子系统都有较高的要求。特别是学校档案管理数据库和信息共享平台的建设。在挖掘数据的过程中，将数据处理的智能化体现出来，如关联资源的挖掘，这是个性化服务的重要内容。因此，企事业单位如高中学校在基建进程中，要重视高中学校档案管理工作，投入更多的资金，及时购进软硬件设备。首先要统筹安排档案库房，确保档案库房布局合理，档案保存环境安全保密。通常来说，档案库房要满足档案管理防潮、防水、防火、防盗、防尘要求，并远离易燃易爆场所。鉴于此，高中在档案用房地址选择和库房布置方面，要严格按照档案管理要求来进行：认真检查库房门、窗防盗加固情况、仔细检查给排水管道是否穿越库区、结合档案管理需求，购买符合国家标准的档案密集架、保险柜等保险设施;同时配备数量充足的复印机、去湿机、打印机、扫描仪、刻录盘、消毒柜等，确保档案管理基础设施能满足檔案管理规范化要求。通过加大资金投入，更新档案管理设备，能够让档案存储方式更加多元化，如文字、图片、声音和影像等。
3.5加强档案管理理论研究与学习
电子档案的出现，是社会发展到一定阶段的产物，它对档案管理理论和管理实践等都带来了深远影响。档案管理部门和管理工作者要加强电子档案管理理论研究与学习，深入了解电子档案产生和发展的背景，全面认识电子档案的概念、地位、特点和种类，加强电子档案制度、规定研究，了解电子档案目前存在的问题，在此基础上完善电子档案管理规章制度，对电子档案进行科学管理。此外，档案管部门及管理人员还要在实践中认真总结电子档案的特点和管理经验，认清电子档案与纸质档案管理的区别，就两种档案的开发利用、共存共生提高认识、做好措施，提高电子档案与纸质档案共同管理能力，使两者在相互补充、相互牵制的基础上实现良性循环。
3.6提高档案管理人员的职业素质
许多高中的档案管理人员长期以纸质档案管理为中心，已经习惯了传统的纸质档案管理模式，以至于在电子档案出现后，他们面对以新型载媒介为载体的电子档案，始终缺少思想准备，档案管理水平也难以提高。尤其有的档案管理工作人员知识结构老化，缺乏计算机技术知识，不能准确、规范地录入高中学校档案基本信息，导致信息错误、缺失甚至张冠李戴的现象出现。档案所接触的主体较多，使档案的保密工作收到了威胁。如果档案安全得不到保障，对档案的利用便可能造成灾难性的后果。电子技术的应用、电子档案的出现，必然会引起传统档案管理模式和方法变革，也会给管理人员提出了更高的要求。因此，档案管理人员要加强社会主义核心价值观学习，不断提高责任感和使命感，在思想、意识和行动上向党中央看齐，努力实践科学发展观;其次，档案管理人员要认识到档案管理与保密工作的重要性，严格遵守档案保管制度，养成良好的职业道德，将档案信息任务落实到实处;最后，还应进一步完善后期培训制度，加大对档案管理人员的教育力度，帮助他们提升专业技术能力。档案管理人员还要以集体培训、自主学习为基础，加强档案专业知识学习，不断提高电脑操作技能和文件信息处理技术，并立足于管理利用的视角，加强档案内容分析，实现档案内容与管理手段创新，树立专业管理人员新形象。确保满足信息化时代下学校档案管理工作的需要，提升档案管理工作效率，发挥档案服务教育教学的作用。在信息化档案管理工作发展过程中，只有提升档案管理工作者能力，才能实现高中学校档案信息化管理工作的质量与效率，并确保档案资料的安全。
4、结语
总而言之，纸质档案与电子档案存在很多共同点，两者是相互影响、相互促进的关系。随着网络技术的飞速发展，数字化信息技术得到了广泛应用，人们逐步提升了数字化的信息处理能力。对此，在档案管理工作中充分利用信息技术，即能妥善保管档案资料，又能提升档案管理工作水平。但是因为纸质档案是电子档案的基础，很多电子档案是在纸质档案的基础上发展而来，并延用了纸质档案的一些管理方法，只是存在的形式不同，所以纸质档案与电子档案是能够并存的。电子档案与纸质档案同时也存在的很多不同点，所以在促进纸质档案与电子档案并存时需要提前了解纸质档案与电子档案各自的特点及应用范围。
参考文献
[1] 朱伟.电子档案与纸质档案的关系及发展趋势[J].办公室业务，2017（17）：96.
[2] 吕旭明.论纸质档案与电子档案的并存管理[J].山东档案，2017（04）：48-49.
[3] 尹成芳.对电子档案纸质档案长期并存的分析[J].办公室业务，2017（12）：157.