档案是一种重要的信息资源,对经济社会发展具有重要的意义。作为科研机构的档案工作是科研机构建设与管理的不可缺少的重要环节,也是衡量科研机构管理水平高低的重要标志之一。
　　随着社会的进步和科技事业的发展,科研机构的档案数量在迅猛增加,载体形式已由单一的纸质档案发展到录像、照片、光盘、硬盘等多种形式载体档案。面对科技的不断发展和对档案资源利用服务的更高要求,以往的档案管理方式已不能适应和满足社会的发展需要。如何做好科研机构档案管理工作,不断开拓进取,在继承中发展,充分发挥档案信息资源在科研工作中的积极作用,是科研机构档案管理面临的任务,也是档案管理者面临的新课题。笔者认为要做好档案管理工作应重视以下三方面工作。
　　
　　一、实施档案信息化建设
　　
　　实施档案信息化建设,提高档案信息存储能力,是加快档案信息资源开发、提升科研机构档案管理服务能力的基础。也是实现档案管理规范化、标准化的有效途径。长期以来,部分科研机构一直处于传统人工的运行模式管理档案,这种管理模式存在着许多缺点,如效率低、保密性差、查找和更新维护困难,已经不能适应当今社会对档案信息利用服务的快速高效、及时准确、全面系统的需求,而且对新型载体档案及信息无法实现管理与利用。作为档案信息化的一部分,应当把先进的计算机技术应用于档案信息管理,其具有传统人工管理所无法比拟的优点,如录入信息规范、存储信息量大、保密性好、资源共享、工作效率高等。研究开发适合本单位档案微机管理系统,建立相应的档案数据库,将信息化管理手段和技术应用于科研机构档案管理的各个环节,进行管理创新,将会极大地提高档案管理的工作效率和工作质量,适应当今信息时代所带来的档案载体形式多元化、电子文档、视频等新型载体档案信息急剧增多、信息技术网络化发展的变化,从而达到高效、及时、准确、全面系统地提供档案信息服务,实现科研机构档案管理由传统手工管理向信息化管理模式的转变。
　　
　　二、加强档案工作规范化标准化管理
　　
　　随着社会发展和科学技术日新月异的步伐,科研工作对档案管理的规范化、标准化也提出了更高的要求。必须按照标准化、规范化的工作程序与方法,规范档案工作,即档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节,都要按照统一的程序和科学的方法进行,使档案在完成的过程中满足信息化管理的需要。各单位应结合本单位档案特点和计算机管理需要,根据国家和行业有关档案管理的政策、法规、标准、制度和措施来规范管理工作,制定科学适用的档案管理办法:要建立收集、整理、立卷、归档、管理、利用等一系列切实可行的管理制度,使档案工作有法可依、有章可循。同时,要明确各有关人员的岗位工作职责,健全和完善档案工作制度,为实现档案信息化管理提供坚实的基础和保证。
　　
　　三、培养和造就一支高素质的档案干部队伍
　　
　　档案管理的最终目的在于利用。为了做好档案信息的利用服务,更好地发挥档案的作用,除了有丰富的信息资源和现代化管理手段外,人才是最关键的因素。档案管理人员的综合素质水平直接影响档案工作的质量,要努力建设一支政治素养高,掌握计算机网络技术等现代化管理手段,又精通档案专业知识的档案管理人才队伍。档案管理是一门专业性强的工作,科研机构的性质和档案管理工作的特点,也决定了档案管理人员不仅要有高度的工作责任感,良好的职业道德,乐于奉献的工作精神,还要有基本的专业知识和扎实的档案管理业务技能。在当今信息时代,随着科学技术的发展,对档案管理人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求。因此,档案管理人员必须转变观念,树立创新意识,丰富和扩大知识范围。提高自身业务素质。同时,各单位要加强对档案管理人员的业务培训,使他们系统地学习党和国家制定的政策、法规和档案专业理论知识,使档案人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的责任和义务,具有为历史负责、为现实服务、为未来着想的责任感和使命感,以做好新时期的档案工作为己任,珍档敬业,开拓创新。努力拼搏,不断推动档案事业的发展。