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编者按: 上一期,我们介绍了法院如何精细化资产管理。本期按照法院运维的流程,介绍精细化运维管理。下一期,将刊登第三方对法院运维的评估和看法。
所谓精细化是指,定义了服务协议之后,有必要针对用工时间精细化用工费用;针对绩效管理精细化,支出和效益的明细账。
精细工时计算
在编制服务级别协议过程中,需要按照运维工作内容确定工程师应具备的工作能力,定义职责与任务。
实践中,运维工作需要由高级、中级和初级工程师构成,根据不同职级承担不同的工作职责。高级工程师具有承担运维规划、运维管理、系统架构、数据修复、系统规划、数据管理、性能调优、安全服务、方案优化、安全评估等职责; 中级工程师具有承担定期维护、故障判断、配置管理、设备保养、信息安全、系统设置、数据备份、软件部署、信息编辑、应用培训等职责; 初级工程师主要承担日常维护、状态监控、运行检测、安全检查、定期巡检、信息采集、信息发布、系统应用、终端维护、机房操作等工作职责。根据运维工作实际技术需求,结合业务工作核定能够满足运维工作需要的工程师配比系数,为科学合理核定年度运维人工费用提供依据。
由于信息化运维工作性质存在不可预见性,不同业务应用、不同的运维模式、不同的工作需要、不确定的工作时间、信息内容的挖掘深度、信息系统与业务应用融合程度等,诸多方面的因素都与运维成本有着密切的关系。因此,计算运维费用确实是一件非常复杂的事情。
目前,按照财政对运维费预算方法,运维成本主要由“基础设施运维费用”和“应用系统运维费”两部分构成。基础设施运维费的计算,由财政部门现场对信息化资产和支付凭证进行核查,根据资产种类划分不同的运维类别,不同类别定义不同的运维费率,依据资产总值乘以费率计算出基础设施维护费用; 应用系统运维费计算,是根据SLA所需人工工时累计后计算出人工成本,实际上是定义运维所需不同级别工程师数量和工资档次,当然这项工作是由财政主管部门根据市场行情评审核定。在确定不同级别工资档次后,核定运维工作需要不同级别工程师的总数量,计算出人工成本总费用。
财政部门在基础设施维护费和人工成本费用的基础上,一般按照(人工成本 基础设施维护费 管理费 利润)的比例审定运维公司税金; 按照(人工成本 基础设施维护费)的比例审定运维公司办公和管理费; 按照(人工成本 基础设施维护费 管理费)的比例审定运维公司利润。
实行绩效管理
在信息化运维工作中引入绩效管理机制,是规范和完善运维服务外包工作的重要手段,是运维管理工作理念创新。运维绩效管理主要工作,是为信息化运维服务公司能够按质量要求,提供可应用、可量化、可管理、可评估的“信息服务产品”进行质量考核,行使监督、控制、协调、管理和奖惩等职能作用。通过绩效管理,及时处置运维服务过程中存在的问题和缺陷,依据实际情况及时调整工作流程,通过流程再造不断提高“产品”的质量与数量。绩效管理工作主要包括以下五个方面内容:
1.绩效管理工作。在运维外包执行过程中,运维绩效管理的职责主要是: 从在第三方对整个运维工作进行全过程、全方位的监控; 对运维公司提供的信息服务产品进行质量检验; 协调解决运维过程中发生的各种问题; 定期对整个运维产品的质量进行评估和质量考核; 审核运维费用的支出情况。运维项目绩效管理应该积极为甲方和乙方提供合理化建议,不断提高信息化运维服务管理水平,持续改进服务外包工作的服务质量。
2.监督检查职责。通过运维项目绩效管理,进一步加强对信息化运维公司日常工作督促和检查工作。按照运维绩效考核的办法,对各公司提供的“信息服务产品”和完成工作情况进行检查、监督、考核。运用服务产品质量与运维费用奖惩这个资金杠杆调节作用,通过科学、规范的管理工作,不断促进和提高信息技术与业务工作的融合程度,不断促进和提高信息化运维工作的质量和服务水平。
3.审核费用支出。审核运维费用是项目绩效管理主要职能之一。监督、考核各运维公司日常工作,根据运维公司提供的信息产品质量和实际完成的工作任务和工作差错情况,审查核减责任公司的信息化运维费用或提议对有突出贡献的运维公司进行奖励,是费用审核的主要工作内容。
4.日常管理工作。对运维公司提供的“信息服务产品”进行考核,严把信息服务产品质量关是绩效管理单位日常重要的工作内容。产品质量优劣是考核评估整个运维工作的重要依据。绩效管理工程师日常应该对各运维公司的工作过程、运维内容、输出的产品以及服务流程、服务规范、管理制度等进行逐项跟踪、逐项确认,定期整理绩效管理记录、装订成册。
总工程师应当建立完善的运维质量考核办法,科学、合理地根据实际情况,设计各项考核指标通过表格化、图形化的方式,展现整个运维工作的效率和服务质量,定期提供内容详实的服务评估报告和服务质量考核报告,与信息化项目建设和运维单位之间建立协同工作的运行机制。总工程师负责每周召开绩效管理例会,形成完整的会议纪要,会议纪要需要甲方、绩效管理方和运维方的各方确认和签字。绩效管理例会亦可与运维例会合并。
5.绩效奖惩职能。绩效管理工程师应该定期向甲方提交绩效管理报告,包括绩效管理周报、绩效管理月报、季度绩效管理工作总结、年度绩效管理工作总结。根据绩效管理规定,对服务协议SLA中规定的服务内容进行全过程监督考核,对运维体系的运作过程进行跟踪,对运维服务工作根据《运维服务绩效考核管理考核规范》对运维公司行使奖励或处罚职能。
量化运维成本
实践证明,对信息化运维工作实施全过程绩效管理,可以不断优化服务流程,不断丰富知识库内容,不断提升服务质量,不断促进信息持续应用。将信息化运维成本进行条目化管理,对推动信息化成果转化,促进技术与业务不断融合具有重要意义。条目化管理主要包含两方面的明细账。一是运维费用的支出明细账,也就是花了多少钱,做了什么事,这部分内容在体系框架中已详细进行了描述; 二是运维产生效益明细账,就是通过运维工作究竟提供了哪些信息应用,这些信息最终惠及到哪些使用人。浅显的效益明细账计算思路是: 按照年度运维总成本/加权模块数量=模块年运维成本; 根据功能模块与不同业务之间对应关系,以全市三级法院审判庭、业务处、室、个人为计算单位; 计算运维经费惠及的群体和每人分摊的年度运维费用成本; 按照年度运维总成本/全年审结案件数量,计算每个案件的年运维成本。
北京法院信息化运维管理体系框架构建研究,是循序渐进螺旋式上升的改进过程。如果将复杂庞大的信息系统比喻一条生产“信息服务产品”的流水线,运维管理体系将“运维职能-运维流程-运维行动”形成了链条,成为“信息服务产品”流水线的运行的准则。绩效管理工作恰如这条生产线运作过程中的传感器,持续、动态、监督、监测流水线运作的每个动作,在调控过程的同时向管理者反馈信息,技术部门犹如这条生产线的管理者,依据监测和掌握的数据,实时优化调控流水线的运作过程。这个流程实质上就是对信息化运维服务流程再造的过程,也是一个持续改进的过程,适宜的工作流程将及时转换到实践工作,先进的理念也将体现在来年的运维服务协议中。从信息化运维全流程管理角度考量这个体系框架,还有不少缺陷,还有许多需要建立和完善的内容,电子政务全过程风险管理体系研究工作已经摆在我们面前。
需要强调的是,我们分析研究信息化运维管理体系框架的目的,是为了在不同的阶段不断促进信息与业务的有机交融,旨在持续推进信息得到有效应用; 是为了让我们更好地认识、把握和驾驭由信息化发展所引发的工作模式调整和管理思路的改变。无论研究理论还是实践问题,目的也都是通过信息技术手段,不断提高工作效率,不断提升生活品质,积极服务社会公众,努力促进和谐发展; 偏离了这个目标,对信息化运维管理体系框架的研究就失去了意义。
作者介绍
王岚生北京市高级人民法院技术处副处长,主要负责北京法院信息化建设与信息化运维管理工作,在信息化运维服务外包管理方面颇有建树。参与编制《北京法院信息化建设五年规划》等多个项目,担任北京大学“数字中国”研究院信息化治理研究中心副主任、研究员等职务。
所谓精细化是指,定义了服务协议之后,有必要针对用工时间精细化用工费用;针对绩效管理精细化,支出和效益的明细账。
精细工时计算
在编制服务级别协议过程中,需要按照运维工作内容确定工程师应具备的工作能力,定义职责与任务。
实践中,运维工作需要由高级、中级和初级工程师构成,根据不同职级承担不同的工作职责。高级工程师具有承担运维规划、运维管理、系统架构、数据修复、系统规划、数据管理、性能调优、安全服务、方案优化、安全评估等职责; 中级工程师具有承担定期维护、故障判断、配置管理、设备保养、信息安全、系统设置、数据备份、软件部署、信息编辑、应用培训等职责; 初级工程师主要承担日常维护、状态监控、运行检测、安全检查、定期巡检、信息采集、信息发布、系统应用、终端维护、机房操作等工作职责。根据运维工作实际技术需求,结合业务工作核定能够满足运维工作需要的工程师配比系数,为科学合理核定年度运维人工费用提供依据。
由于信息化运维工作性质存在不可预见性,不同业务应用、不同的运维模式、不同的工作需要、不确定的工作时间、信息内容的挖掘深度、信息系统与业务应用融合程度等,诸多方面的因素都与运维成本有着密切的关系。因此,计算运维费用确实是一件非常复杂的事情。
目前,按照财政对运维费预算方法,运维成本主要由“基础设施运维费用”和“应用系统运维费”两部分构成。基础设施运维费的计算,由财政部门现场对信息化资产和支付凭证进行核查,根据资产种类划分不同的运维类别,不同类别定义不同的运维费率,依据资产总值乘以费率计算出基础设施维护费用; 应用系统运维费计算,是根据SLA所需人工工时累计后计算出人工成本,实际上是定义运维所需不同级别工程师数量和工资档次,当然这项工作是由财政主管部门根据市场行情评审核定。在确定不同级别工资档次后,核定运维工作需要不同级别工程师的总数量,计算出人工成本总费用。
财政部门在基础设施维护费和人工成本费用的基础上,一般按照(人工成本 基础设施维护费 管理费 利润)的比例审定运维公司税金; 按照(人工成本 基础设施维护费)的比例审定运维公司办公和管理费; 按照(人工成本 基础设施维护费 管理费)的比例审定运维公司利润。
实行绩效管理
在信息化运维工作中引入绩效管理机制,是规范和完善运维服务外包工作的重要手段,是运维管理工作理念创新。运维绩效管理主要工作,是为信息化运维服务公司能够按质量要求,提供可应用、可量化、可管理、可评估的“信息服务产品”进行质量考核,行使监督、控制、协调、管理和奖惩等职能作用。通过绩效管理,及时处置运维服务过程中存在的问题和缺陷,依据实际情况及时调整工作流程,通过流程再造不断提高“产品”的质量与数量。绩效管理工作主要包括以下五个方面内容:
1.绩效管理工作。在运维外包执行过程中,运维绩效管理的职责主要是: 从在第三方对整个运维工作进行全过程、全方位的监控; 对运维公司提供的信息服务产品进行质量检验; 协调解决运维过程中发生的各种问题; 定期对整个运维产品的质量进行评估和质量考核; 审核运维费用的支出情况。运维项目绩效管理应该积极为甲方和乙方提供合理化建议,不断提高信息化运维服务管理水平,持续改进服务外包工作的服务质量。
2.监督检查职责。通过运维项目绩效管理,进一步加强对信息化运维公司日常工作督促和检查工作。按照运维绩效考核的办法,对各公司提供的“信息服务产品”和完成工作情况进行检查、监督、考核。运用服务产品质量与运维费用奖惩这个资金杠杆调节作用,通过科学、规范的管理工作,不断促进和提高信息技术与业务工作的融合程度,不断促进和提高信息化运维工作的质量和服务水平。
3.审核费用支出。审核运维费用是项目绩效管理主要职能之一。监督、考核各运维公司日常工作,根据运维公司提供的信息产品质量和实际完成的工作任务和工作差错情况,审查核减责任公司的信息化运维费用或提议对有突出贡献的运维公司进行奖励,是费用审核的主要工作内容。
4.日常管理工作。对运维公司提供的“信息服务产品”进行考核,严把信息服务产品质量关是绩效管理单位日常重要的工作内容。产品质量优劣是考核评估整个运维工作的重要依据。绩效管理工程师日常应该对各运维公司的工作过程、运维内容、输出的产品以及服务流程、服务规范、管理制度等进行逐项跟踪、逐项确认,定期整理绩效管理记录、装订成册。
总工程师应当建立完善的运维质量考核办法,科学、合理地根据实际情况,设计各项考核指标通过表格化、图形化的方式,展现整个运维工作的效率和服务质量,定期提供内容详实的服务评估报告和服务质量考核报告,与信息化项目建设和运维单位之间建立协同工作的运行机制。总工程师负责每周召开绩效管理例会,形成完整的会议纪要,会议纪要需要甲方、绩效管理方和运维方的各方确认和签字。绩效管理例会亦可与运维例会合并。
5.绩效奖惩职能。绩效管理工程师应该定期向甲方提交绩效管理报告,包括绩效管理周报、绩效管理月报、季度绩效管理工作总结、年度绩效管理工作总结。根据绩效管理规定,对服务协议SLA中规定的服务内容进行全过程监督考核,对运维体系的运作过程进行跟踪,对运维服务工作根据《运维服务绩效考核管理考核规范》对运维公司行使奖励或处罚职能。
量化运维成本
实践证明,对信息化运维工作实施全过程绩效管理,可以不断优化服务流程,不断丰富知识库内容,不断提升服务质量,不断促进信息持续应用。将信息化运维成本进行条目化管理,对推动信息化成果转化,促进技术与业务不断融合具有重要意义。条目化管理主要包含两方面的明细账。一是运维费用的支出明细账,也就是花了多少钱,做了什么事,这部分内容在体系框架中已详细进行了描述; 二是运维产生效益明细账,就是通过运维工作究竟提供了哪些信息应用,这些信息最终惠及到哪些使用人。浅显的效益明细账计算思路是: 按照年度运维总成本/加权模块数量=模块年运维成本; 根据功能模块与不同业务之间对应关系,以全市三级法院审判庭、业务处、室、个人为计算单位; 计算运维经费惠及的群体和每人分摊的年度运维费用成本; 按照年度运维总成本/全年审结案件数量,计算每个案件的年运维成本。
北京法院信息化运维管理体系框架构建研究,是循序渐进螺旋式上升的改进过程。如果将复杂庞大的信息系统比喻一条生产“信息服务产品”的流水线,运维管理体系将“运维职能-运维流程-运维行动”形成了链条,成为“信息服务产品”流水线的运行的准则。绩效管理工作恰如这条生产线运作过程中的传感器,持续、动态、监督、监测流水线运作的每个动作,在调控过程的同时向管理者反馈信息,技术部门犹如这条生产线的管理者,依据监测和掌握的数据,实时优化调控流水线的运作过程。这个流程实质上就是对信息化运维服务流程再造的过程,也是一个持续改进的过程,适宜的工作流程将及时转换到实践工作,先进的理念也将体现在来年的运维服务协议中。从信息化运维全流程管理角度考量这个体系框架,还有不少缺陷,还有许多需要建立和完善的内容,电子政务全过程风险管理体系研究工作已经摆在我们面前。
需要强调的是,我们分析研究信息化运维管理体系框架的目的,是为了在不同的阶段不断促进信息与业务的有机交融,旨在持续推进信息得到有效应用; 是为了让我们更好地认识、把握和驾驭由信息化发展所引发的工作模式调整和管理思路的改变。无论研究理论还是实践问题,目的也都是通过信息技术手段,不断提高工作效率,不断提升生活品质,积极服务社会公众,努力促进和谐发展; 偏离了这个目标,对信息化运维管理体系框架的研究就失去了意义。
作者介绍
王岚生北京市高级人民法院技术处副处长,主要负责北京法院信息化建设与信息化运维管理工作,在信息化运维服务外包管理方面颇有建树。参与编制《北京法院信息化建设五年规划》等多个项目,担任北京大学“数字中国”研究院信息化治理研究中心副主任、研究员等职务。