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人事档案作为一种信息资源，为人事部门选拔、考察和使用人才发挥了重要的作用，得到各级组织对档案工作的重视和支持。然而，人事档案信息由于其自身形成发展的某些局限，以及开展服务中某些外部环境和条件的制约，其运行状况及实际效益往往并不能令人十分满意，其中产生的很多矛盾关系不断引起人事档案工作者的深思和探索。
人事档案信息资源局限性与开发利用无限性之间的矛盾
人事档案信息资源开发利用是实现人事档案工作根本目的的主要途径，是衡量人事档案管理工作优劣的基本标尺，也是科学合理地开发人才资源的必要条件。但是，完全满足开发利用者的所有要求有时又是不现实、不可能的，这是因为人事档案信息的开发利用具有相对局限性。具体来讲：一是内容局限。由于立卷归档过程中的种种原因，有些人事档案本身就不是全面完整的(包括收集整理时非必需材料的剔除、某些材料的遗漏、历史原因和技术原因造成的损失等等)。人事档案具有波动性，比如体现在职务的升降方面——有的干部任职以后又免、撤、改职，后又复原职，这种情况在立卷归档的过程中就难免出现遗漏。二是时间局限。人事档案信息从形成到可供开发利用，大多要经历一段时间，开发利用者除特殊原因外，一般无法在文件形成的第一时间及时或超前进行开发利用。此外，超过保存期限或置放年代久远的人事档案往往被主动销毁或被动销毁，这些人事档案信息自然全部或部分不能提供开发利用。三是空间局限。人事档案部门的人事档案信息一般主要为本部门人员所开发利用，外单位人员要想开发利用。将受到空间范围的限制。同样，本部门人员要想利用其他部门的人事档案信息，也要跨越一定的空间范围去寻找。即使将来完全实现全国各系统、各部门间的计算机联网和相互间的信息共享，也有一定的借阅限制、保密方面的约束，开发利用者不可能完全随心所欲。
从开发利用角度看，开发利用者对人事档案信息的要求往往是无限的。他们不但要求开发利用本部门的人事档案，有时还要求开发利用外单位的人事档案：他们不但要求开发利用现有的人事档案信息，有时还要求开发利用以前的甚至历史久远的人事档案信息；他们不仅要求开发利用已经入库的人事档案，还要求开发利用未入库、正在形成甚至尚未形成的人事档案信息材料；他们不仅要求开发利用人事档案内的信息，有时还要求提供人事档案外的其他关联信息和资料。这些情况反映出开发利用者通过多种渠道获取信息的习惯，和人事档案信息主要是通过正式渠道形成并传递的传统模式之间存在一定的距离。这对于有一定归档要求和范围限制并受到库容制约的各人事部门档案而言，显然是难以完全满足的。
因此，我们要认识到有限存在和无限需求只能相对得到缓解，不可能完全消除，要正确处理人事档案信息的局限性和开发利用的无限性之间的矛盾，对过度或超前的开发利用需求应给予必要的解释和理所当然的缩减。在人事档案信息的开发利用过程中，一方面要想方设法、最大限度地开发利用现存的人事档案信息，发挥人事档案部门主渠道的作用；另一方面要加强人事档案关联信息和社会信息的收集，以尽量满足开发利用者的各种需求。
人事档案信息内涵的单一性与开发利用的多样性之间的矛盾
人事档案是一种专门档案。它是组织、人事工作专门领域形成的档案，其内容自成体系，反映人事管理方面的情况；人事档案具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表格、考核材料等。其次，人事档案是以个人为单位，按照一定的原则和方法组成的专卷或专册，集中反映了一个人在不同时期或不同单位的经历、政治状况、业务状况等原貌，因此，一卷(册)人事档案的来源是单一的。从开发利用角度看，由于人事档案部门是面向本系统和人员开展服务，有时还要为关联部门及社会服务，因而，其开发利用者是多方面的、多层次的。这就形成了人事档案信息开发利用的多样性。这里面既有开发利用单位和角色的不同，又有开发利用目的和要求的不同；既有开发利用层次和程度的不同，又有开发利用角度和方式的不同。
因此，这就要求我们在符合规章制度和保密原则的前提下，针对不同的开发利用者提供不同内容、不同范围和不同程度的开发利用服务，以不变应万变，正确处理好人事档案信息内涵的单一性和开发利用多样性之间的矛盾关系，拓宽人事档案信息资源开发利用领域，充分发挥人事档案作用，为考察、选拔、培养和使用人才提供可靠的依据。同时要倡导人事档案可以有条件地向本人开放的观念，打破过去公民对人事档案的神秘感和陌生感，使公民认识到履行一定的手续可以知晓有关人事档案的内容，并利用人事档案解决实际问题。
人事档案信息保护的长远性与开发利用的短暂性之间的矛盾
凡是对党和国家或某一地区及某一学科研究做出了贡献的人员死亡后，他们的档案应当由原管理单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆保存。因此，档案馆的人事档案保护工作基本上形成了以永久档案为主、长期档案为辅的格局，具有长远性特点，这就要求我们想方设法，采取各种技术措施尽量延长人事档案的寿命，延长人事档案信息的使用时限。
人事档案信息的开发利用，由于受到各种规章制度的制约及时间的限制，一般是以天为单位的，是短暂的，很少有开发利用者经年累月地长期使用人事档案不还的情况。但其开发利用人事档案的时间虽短，却由于工作上的期限要求，往往频繁地翻阅研读人事档案原件，用一次磨损一次，因而折损率提高，这就从客观上缩短了人事档案的寿命，加速了人事档案的老化。
正确认识人事档案信息保护长远性和开发利用短暂性之间的矛盾关系，在工作中就必须妥善处理人事档案信息保护的长远性和开发利用短暂性之间的矛盾。一方面严格执行人事档案信息工作的规章制度，有限度地、合理地提供人事档案信息的开发利用服务，该提供的主动积极热情地提供，不该提供的绝不提供，并做好耐心细致的解释工作；另一方面，采取积极稳妥的保护措施，借出人事档案注意及时收回并严格检查，以便更好的保护人事档案实体，为今后的长远开发利用提供切实的保证。
人事档案信息的机密性和开发利用的开放性之间的矛盾
人事档案中记载了个人自然情况、职务职称等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与其有关的重大事件、工作失误等内容，在相当一段时期内是保密的，不能对外开放，以确保个人权益和国家利益不受侵犯。一般只能由组织人事部门掌握，并建立严格的保密制度，不得随意公开与扩散，特别是领导干部、著名科学家、知名人士，其人事档案内容的机密性更强。
人事档案的生命在于利用。通过人事档案信息资源的开发利用，能为选拔德才兼备的人才、合理使用人才提供可靠的依据，克服用人中的盲目性和随意性，达到 知人善任的目的。人事档案有向社会开放的历史责任，人事档案的价值只有通过提供利用才能得到充分体现，如果大量人事档案得不到充分利用，甚至被束之高阁，就违背了人事档案管理的宗旨和目的，这就是人事档案的开放性。
因此，我们要正确处理人事档案信息的机密性和开发利用的开放性之间的矛盾关系，正确把握人事档案信息的机密性和开发利用的“度”，在实际工作中就要做到以下几点：
一是对人事档案按照密级进行管理。在确定了人事档案的密级和保管期限后，必须严格按照国家有关的保密法规办事，不能随意扩大保密范围，对于已经确定为永久或长期保管的人事档案，要按照国家对于人事档案的保管要求和条件，购置设备、设施进行科学管理；但也要根据社会和形势发展的需要，及时调整人事档案的保密范围，做好解密鉴定和密级变更工作，确定开放范围，编制可供开放的解密人事档案检索工具，并要与未解密的人事档案分库房、分柜保管。
二是对查阅密件人员的身份、意图等进行审查、把关。首先要求对方出示查阅人事档案的介绍信，其次对利用者的工作单位、姓名、政治面貌、查阅人事档案的目的、内容等进行审查把关，并做好查借阅登记。
三是对密件的提供利用进行动态化管理。对密件不能一查了之，不问产生的效果和社会影响如何；要与人事档案形成单位建立联系制度，与人事档案查阅单位建立联系制度，不断了解、掌握并反馈密件的开发利用情况，这样既能提高人事档案的利用价值，又能对人事档案的保密进行追踪管理，从而更有效地搞好人事档案的保密工作。
四是建立密件借阅室。对保密性强的人事档案必须限制利用者在密件室查阅，与普通阅览室隔离，既让利用者查阅了所需要的人事档案，又最大限度的防止了泄密。
人事档案信息的成本性与开发利用的效益性之间的矛盾
人事档案信息从形成到能够开发利用，都有一定的耗费，其总的投入量与获得信息的数量有一定的比例关系。也就是说，要形成一定的人事档案信息，必然要耗费一定的人力、物力和时间，也就是要有成本代价。
然而，人事档案的开发利用重点在效益上。开发利用者在一定的时间内只能开发利用自己需要的那一部分人事档案信息，并且尽量节约时间、集中精力去完成人事档案信息开发利用的全过程，没有必要也不允许耗时费力地去同时开发利用库存的所有人事档案信息。
人事档案信息的这种矛盾关系说明：一方面，人事档案信息是客观存在的，不管开发利用的程度如何，都需要耗费一定的人力、物力和时间，不能因为其日后不被开发利用或开发利用率不高，就丢弃或缩减这一部分人事档案信息；另一方面，开发利用人事档案信息是开发利用者主观上的需求，他不可能全面了解人事档案的形成代价和保管代价，这与市场经济中产品的销售价格必须高于生产成本不同，不能完全用等量原则来要求，因此，在开发人事档案信息时，要正确认识以上二者的关系，采取各种方法措施去提供利用，由单一保管型向开发利用型转变，由被动服务向主动服务转变。努力提高人事档案信息的开发广度和利用深度，尽量缩小形成价值、保管价值与利用价值之间的差距，使有限的人事档案信息尽量发挥出最大的经济效益。
人事档案开发利用活动中存在的这些矛盾关系是客观的，因此，我们要在实际工作中了解和正确掌握这些情况，处理好各种矛盾之间的关系，转变有碍于开发利用人事档案资源的传统观念，利用各种开发方式，充分发挥人事档案的作用，为考察、选拔、培养和使用人才提供可靠的依据。
参考文献：
1、朱玉媛主编：《现代人事档案管理》，中国档案出 版社，2002年10月。
2、胡续亮、庞秀芝、季万华：《辩证看待档案信息开 发利用中的几个矛盾关系》，《山东档案》1998年第6期。
3、罗际军：《正确把握档案保密与开放的度》，《云南 档案》1999年第5期。
4、王子鸣：《论图书馆活动的若干矛盾关系》，《江西 图书馆学刊》2001年第1期。
作者单位：天津中医药大学综合档案室
人事档案信息资源局限性与开发利用无限性之间的矛盾
人事档案信息资源开发利用是实现人事档案工作根本目的的主要途径，是衡量人事档案管理工作优劣的基本标尺，也是科学合理地开发人才资源的必要条件。但是，完全满足开发利用者的所有要求有时又是不现实、不可能的，这是因为人事档案信息的开发利用具有相对局限性。具体来讲：一是内容局限。由于立卷归档过程中的种种原因，有些人事档案本身就不是全面完整的(包括收集整理时非必需材料的剔除、某些材料的遗漏、历史原因和技术原因造成的损失等等)。人事档案具有波动性，比如体现在职务的升降方面——有的干部任职以后又免、撤、改职，后又复原职，这种情况在立卷归档的过程中就难免出现遗漏。二是时间局限。人事档案信息从形成到可供开发利用，大多要经历一段时间，开发利用者除特殊原因外，一般无法在文件形成的第一时间及时或超前进行开发利用。此外，超过保存期限或置放年代久远的人事档案往往被主动销毁或被动销毁，这些人事档案信息自然全部或部分不能提供开发利用。三是空间局限。人事档案部门的人事档案信息一般主要为本部门人员所开发利用，外单位人员要想开发利用。将受到空间范围的限制。同样，本部门人员要想利用其他部门的人事档案信息，也要跨越一定的空间范围去寻找。即使将来完全实现全国各系统、各部门间的计算机联网和相互间的信息共享，也有一定的借阅限制、保密方面的约束，开发利用者不可能完全随心所欲。
从开发利用角度看，开发利用者对人事档案信息的要求往往是无限的。他们不但要求开发利用本部门的人事档案，有时还要求开发利用外单位的人事档案：他们不但要求开发利用现有的人事档案信息，有时还要求开发利用以前的甚至历史久远的人事档案信息；他们不仅要求开发利用已经入库的人事档案，还要求开发利用未入库、正在形成甚至尚未形成的人事档案信息材料；他们不仅要求开发利用人事档案内的信息，有时还要求提供人事档案外的其他关联信息和资料。这些情况反映出开发利用者通过多种渠道获取信息的习惯，和人事档案信息主要是通过正式渠道形成并传递的传统模式之间存在一定的距离。这对于有一定归档要求和范围限制并受到库容制约的各人事部门档案而言，显然是难以完全满足的。
因此，我们要认识到有限存在和无限需求只能相对得到缓解，不可能完全消除，要正确处理人事档案信息的局限性和开发利用的无限性之间的矛盾，对过度或超前的开发利用需求应给予必要的解释和理所当然的缩减。在人事档案信息的开发利用过程中，一方面要想方设法、最大限度地开发利用现存的人事档案信息，发挥人事档案部门主渠道的作用；另一方面要加强人事档案关联信息和社会信息的收集，以尽量满足开发利用者的各种需求。
人事档案信息内涵的单一性与开发利用的多样性之间的矛盾
人事档案是一种专门档案。它是组织、人事工作专门领域形成的档案，其内容自成体系，反映人事管理方面的情况；人事档案具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表格、考核材料等。其次，人事档案是以个人为单位，按照一定的原则和方法组成的专卷或专册，集中反映了一个人在不同时期或不同单位的经历、政治状况、业务状况等原貌，因此，一卷(册)人事档案的来源是单一的。从开发利用角度看，由于人事档案部门是面向本系统和人员开展服务，有时还要为关联部门及社会服务，因而，其开发利用者是多方面的、多层次的。这就形成了人事档案信息开发利用的多样性。这里面既有开发利用单位和角色的不同，又有开发利用目的和要求的不同；既有开发利用层次和程度的不同，又有开发利用角度和方式的不同。
因此，这就要求我们在符合规章制度和保密原则的前提下，针对不同的开发利用者提供不同内容、不同范围和不同程度的开发利用服务，以不变应万变，正确处理好人事档案信息内涵的单一性和开发利用多样性之间的矛盾关系，拓宽人事档案信息资源开发利用领域，充分发挥人事档案作用，为考察、选拔、培养和使用人才提供可靠的依据。同时要倡导人事档案可以有条件地向本人开放的观念，打破过去公民对人事档案的神秘感和陌生感，使公民认识到履行一定的手续可以知晓有关人事档案的内容，并利用人事档案解决实际问题。
人事档案信息保护的长远性与开发利用的短暂性之间的矛盾
凡是对党和国家或某一地区及某一学科研究做出了贡献的人员死亡后，他们的档案应当由原管理单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆保存。因此，档案馆的人事档案保护工作基本上形成了以永久档案为主、长期档案为辅的格局，具有长远性特点，这就要求我们想方设法，采取各种技术措施尽量延长人事档案的寿命，延长人事档案信息的使用时限。
人事档案信息的开发利用，由于受到各种规章制度的制约及时间的限制，一般是以天为单位的，是短暂的，很少有开发利用者经年累月地长期使用人事档案不还的情况。但其开发利用人事档案的时间虽短，却由于工作上的期限要求，往往频繁地翻阅研读人事档案原件，用一次磨损一次，因而折损率提高，这就从客观上缩短了人事档案的寿命，加速了人事档案的老化。
正确认识人事档案信息保护长远性和开发利用短暂性之间的矛盾关系，在工作中就必须妥善处理人事档案信息保护的长远性和开发利用短暂性之间的矛盾。一方面严格执行人事档案信息工作的规章制度，有限度地、合理地提供人事档案信息的开发利用服务，该提供的主动积极热情地提供，不该提供的绝不提供，并做好耐心细致的解释工作；另一方面，采取积极稳妥的保护措施，借出人事档案注意及时收回并严格检查，以便更好的保护人事档案实体，为今后的长远开发利用提供切实的保证。
人事档案信息的机密性和开发利用的开放性之间的矛盾
人事档案中记载了个人自然情况、职务职称等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与其有关的重大事件、工作失误等内容，在相当一段时期内是保密的，不能对外开放，以确保个人权益和国家利益不受侵犯。一般只能由组织人事部门掌握，并建立严格的保密制度，不得随意公开与扩散，特别是领导干部、著名科学家、知名人士，其人事档案内容的机密性更强。
人事档案的生命在于利用。通过人事档案信息资源的开发利用，能为选拔德才兼备的人才、合理使用人才提供可靠的依据，克服用人中的盲目性和随意性，达到 知人善任的目的。人事档案有向社会开放的历史责任，人事档案的价值只有通过提供利用才能得到充分体现，如果大量人事档案得不到充分利用，甚至被束之高阁，就违背了人事档案管理的宗旨和目的，这就是人事档案的开放性。
因此，我们要正确处理人事档案信息的机密性和开发利用的开放性之间的矛盾关系，正确把握人事档案信息的机密性和开发利用的“度”，在实际工作中就要做到以下几点：
一是对人事档案按照密级进行管理。在确定了人事档案的密级和保管期限后，必须严格按照国家有关的保密法规办事，不能随意扩大保密范围，对于已经确定为永久或长期保管的人事档案，要按照国家对于人事档案的保管要求和条件，购置设备、设施进行科学管理；但也要根据社会和形势发展的需要，及时调整人事档案的保密范围，做好解密鉴定和密级变更工作，确定开放范围，编制可供开放的解密人事档案检索工具，并要与未解密的人事档案分库房、分柜保管。
二是对查阅密件人员的身份、意图等进行审查、把关。首先要求对方出示查阅人事档案的介绍信，其次对利用者的工作单位、姓名、政治面貌、查阅人事档案的目的、内容等进行审查把关，并做好查借阅登记。
三是对密件的提供利用进行动态化管理。对密件不能一查了之，不问产生的效果和社会影响如何；要与人事档案形成单位建立联系制度，与人事档案查阅单位建立联系制度，不断了解、掌握并反馈密件的开发利用情况，这样既能提高人事档案的利用价值，又能对人事档案的保密进行追踪管理，从而更有效地搞好人事档案的保密工作。
四是建立密件借阅室。对保密性强的人事档案必须限制利用者在密件室查阅，与普通阅览室隔离，既让利用者查阅了所需要的人事档案，又最大限度的防止了泄密。
人事档案信息的成本性与开发利用的效益性之间的矛盾
人事档案信息从形成到能够开发利用，都有一定的耗费，其总的投入量与获得信息的数量有一定的比例关系。也就是说，要形成一定的人事档案信息，必然要耗费一定的人力、物力和时间，也就是要有成本代价。
然而，人事档案的开发利用重点在效益上。开发利用者在一定的时间内只能开发利用自己需要的那一部分人事档案信息，并且尽量节约时间、集中精力去完成人事档案信息开发利用的全过程，没有必要也不允许耗时费力地去同时开发利用库存的所有人事档案信息。
人事档案信息的这种矛盾关系说明：一方面，人事档案信息是客观存在的，不管开发利用的程度如何，都需要耗费一定的人力、物力和时间，不能因为其日后不被开发利用或开发利用率不高，就丢弃或缩减这一部分人事档案信息；另一方面，开发利用人事档案信息是开发利用者主观上的需求，他不可能全面了解人事档案的形成代价和保管代价，这与市场经济中产品的销售价格必须高于生产成本不同，不能完全用等量原则来要求，因此，在开发人事档案信息时，要正确认识以上二者的关系，采取各种方法措施去提供利用，由单一保管型向开发利用型转变，由被动服务向主动服务转变。努力提高人事档案信息的开发广度和利用深度，尽量缩小形成价值、保管价值与利用价值之间的差距，使有限的人事档案信息尽量发挥出最大的经济效益。
人事档案开发利用活动中存在的这些矛盾关系是客观的，因此，我们要在实际工作中了解和正确掌握这些情况，处理好各种矛盾之间的关系，转变有碍于开发利用人事档案资源的传统观念，利用各种开发方式，充分发挥人事档案的作用，为考察、选拔、培养和使用人才提供可靠的依据。
参考文献：
1、朱玉媛主编：《现代人事档案管理》，中国档案出 版社，2002年10月。
2、胡续亮、庞秀芝、季万华：《辩证看待档案信息开 发利用中的几个矛盾关系》，《山东档案》1998年第6期。
3、罗际军：《正确把握档案保密与开放的度》，《云南 档案》1999年第5期。
4、王子鸣：《论图书馆活动的若干矛盾关系》，《江西 图书馆学刊》2001年第1期。
作者单位：天津中医药大学综合档案室