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[摘 要]在对工程档案管理的过程中，使用电子信息技术具有重要的意义，不仅可以保证档案的完整性，而且还会增加管理工作的质量，使档案能够发挥出应有的作用。鉴于此，本文对信息技术在企业档案管理中的应用与发展方向进行了分析探讨，仅供参考。
[关键词]信息技术；企业档案管理；应用
中图分类号：T71 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）28-0055-01
一、信息技术在工程档案管理中的应用的特点
1、成套性
在工程项目建设的过程中，不论是在设计过程中，还是在施工以及竣工验收时，任何一个阶段都会产生出相应的工程档案，在这些档案中，包括了很多的内容，如项目的审批、计划的确立、环境的勘探等，这些内容共同对项目建设的整个过程进行了记录，而将其输入到计算机中后，就可以得到完整施工过程的档案。因此，电子信息技术在工程档案管理中的应用具有成套性的特点。
2、动态性
在工程建设的过程中，往往会出现一些问题，为了使工程项目建设的更加合理，就要对设计方案或者使施工方法进行改变，以使其达到相应的要求，然而这会导致档案出现变化。因此，电子信息技术在工程档案管理中具有动态性的特点。
二、档案管理现状
档案是企业发展过程中的重要资料，是对企业发展过程中的各种活动进行记录的资料，在很多企业的发展过程中都很重视档案管理，但是在实际的发展过程中还是存在一些问题。第一，档案管理体系和制度不健全。档案管理都是各企业根据自己的理解和实践在进行管理，各个企业的实际情况不相同，很多企业在进行档案管理的时候缺乏明确的要求，也缺乏统一的管理标准和管理模式，没有制定统一的收档制度，导致档案管理过程中问题频出。第二，档案管理人员能力水平不高。随着企业档案管理制度不断改革，企业负责人必须重视档案管理体系的完善，同时要引入先进的管理技术，从而能够实现对档案管理工作的创新，当前很多企业的档案管理人员都缺乏专业化的技术和水平，综合能力水平较低，没有能力去驾驭先进的档案管理技术。第三，安全风险较大。在信息化时代，各种计算机技术、通信技术的应用使得档案管理更便捷，但互联网风险也是不能不考虑的重要问题。
三、信息技术在企业档案管理中的应用与发展方向
1、提升计算机系统的安全系数
①要保证计算机操作系统的安全。当计算机系统连上网络之后，容易受到一些木马病毒和黑客的攻击而造成系统瘫痪，或是带来严重的企业档案信息泄露问题。为此，有必要在计算机系统中安装防火墙和一些杀毒软件保护计算机系统的安全和正常操作，并定期对计算机的病毒库进行升级处理；②要加强计算机的保密工作。对于一些计算机故障问题应该请内部的专业技术人员维修，尽量避免随意使用外聘人员，给企业的档案信息泄露带来一定的隐患；③要逐步完善档案信息系统的管理制度，通过制定严格的管理规范和监管条文规范相关人员的操作行为，并进一步明确相关操作人员的访问权限，让所有的操作和访问行为变得有章可循。
2、电子商务活动中的档案工作
在传统的企业运作模式中，企业档案管理工作者的日常工作范围比较小，只面对企业内部网，即只关注企业内部网络电子档案的形成和来源，而现如今，档案工作者的视野范围还需扩大到对地区、国家甚至整个国际市场的网络动态进行关注。企业档案工作者在做好对企业档案资料的收集保管工作的通知，还要主动的去了解更多的信息，了解企业需求，扩大企业服务范围。一是要配合企业发展模式在企業专业人员的指导下建立企业信息资料库，对企业面向外部网络进行管理规划，挑选对企业发展有利的信息，可以体现企业绝对优势的信息资源公布到网上，以向外界展现企业良好的风貌，树立企业品牌形象，从而达到吸引客户，提高企业竞争力的目的。二是随时关注各种市场动态，如生产、供应、销售、科技、质量、资金、政策等多方面信息，将影响企业发展的动态信息实时反馈给企业管理者，以帮助企业及时调整发展规划，制定正确的战略决策，占据有利市场，为企业发展提供服务。
3、信息化管理促进企业资金核算与管理
企业通过信息化管理，可以准确掌握销售与存货变动情况，能够快速核算出货物、账目之间问题，从而及时预防应收账款数额过大，及时缩小坏账风险。而企业档案管理对账目之间的借贷记载，可以快速体现出来，为企业库存、销售、损失等提供较为准确快捷的数据依据，从而促进企业的资金核算与资金管理。
4、提高档案人员的工作水平
在档案管理过程中，应该要对企业的档案做好全面梳理，进行以档案利用为目的的全面管理。企业档案管理水平的高低主要受档案管理人员的综合能力水平的影响，档案的管理人员要借助各种通信技术、计算机技术对各种档案资料进行管理和利用，为企业的发展提供更多帮助。在工作中应该要对档案的管理人员进行定期培训，包括对技能培训以及职业道德素养培训，技能培养主要集中在各种信息化技术以及信息技术的学习上，职业道德素养的培养则主要是对档案管理人员的责任感、使命感以及职业道德进行教育，由于档案管理是一项需要细心和耐心的工作，因此必须要提高档案管理人员的思想意识，使得档案管理人员能够以更加负责的态度进行档案管理。
5、信息的收集和处理
企业的发展也是如此，一个企业要促进自己的发展就要时刻了解市场动态并对其进行分析，面对如此庞大的信息市场，企业需要对自己想要的信息进行搜索，然后整理在一起作为日常工作的参考，帮助企业做出正确的战略决策提高自身竞争力。信息化的不断普及，信息共享使得信息搜集不再是一件困难的事情，要了解并获取相关信息只需要在网络中输入关键字进行搜索，就可以得到自己想要的，在对这些信息进行筛选，再将对自己有帮助的信息整理出来为自己所用，这是计算机信息化特有的功能。企业信息化建设可以帮助企业实现对市场信息及时的收集和处理，有利于企业制定正确的企业规划，促进企业发展。
6、硬化企业的规章制度
计算机信息在企业的发展过程中有很多促进作用，尤其是在企业管理中，企业管理是企业发展的关键也是基础，因为企业管理的好坏会直接影响整个企业的风气、工作风格以及氛围，好的工作风气使企业人员一直处在一个积极的工作环境当中，同时自身也会积极地投入企业工作，但这样积极的氛围需要企业管理者的创造搭建，实行正确的管理机制。企业需要用规章制度来约束企业工作人员的自身行为，可以借助信息化建立相关管理程序，例如上下班签到，工作打卡等等，给这些规章制度分配一定的比例，对企业工作人员的行为进行监督，当企业人员违反相关规定时对其作出一定的处罚，当然也要建立奖励制度适当对工作人员进行鼓励，从而硬化企业规章制度，加强企业管理，推动企业的发展。
结束语
在当前阶段中，科学技术发展的速度较快，使电子信息技术的进步的速度也在不断地加快，因此，应该继续对电子信息技术在工程档案管理中的应用的特点及优势的研究，在其发展的各个阶段中，都能够对其具有较深的了解，更好的对工程档案进行管理。
参考文献
[1] 丁宏.浅谈电子信息技术在企业档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2014，32：181.
[2] 张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.
[3] 路萍.企业档案信息化建设研究[D].湖北大学，2014.
[4] 朱凤云.某投资管理企业数字化档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.
[关键词]信息技术；企业档案管理；应用
中图分类号：T71 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）28-0055-01
一、信息技术在工程档案管理中的应用的特点
1、成套性
在工程项目建设的过程中，不论是在设计过程中，还是在施工以及竣工验收时，任何一个阶段都会产生出相应的工程档案，在这些档案中，包括了很多的内容，如项目的审批、计划的确立、环境的勘探等，这些内容共同对项目建设的整个过程进行了记录，而将其输入到计算机中后，就可以得到完整施工过程的档案。因此，电子信息技术在工程档案管理中的应用具有成套性的特点。
2、动态性
在工程建设的过程中，往往会出现一些问题，为了使工程项目建设的更加合理，就要对设计方案或者使施工方法进行改变，以使其达到相应的要求，然而这会导致档案出现变化。因此，电子信息技术在工程档案管理中具有动态性的特点。
二、档案管理现状
档案是企业发展过程中的重要资料，是对企业发展过程中的各种活动进行记录的资料，在很多企业的发展过程中都很重视档案管理，但是在实际的发展过程中还是存在一些问题。第一，档案管理体系和制度不健全。档案管理都是各企业根据自己的理解和实践在进行管理，各个企业的实际情况不相同，很多企业在进行档案管理的时候缺乏明确的要求，也缺乏统一的管理标准和管理模式，没有制定统一的收档制度，导致档案管理过程中问题频出。第二，档案管理人员能力水平不高。随着企业档案管理制度不断改革，企业负责人必须重视档案管理体系的完善，同时要引入先进的管理技术，从而能够实现对档案管理工作的创新，当前很多企业的档案管理人员都缺乏专业化的技术和水平，综合能力水平较低，没有能力去驾驭先进的档案管理技术。第三，安全风险较大。在信息化时代，各种计算机技术、通信技术的应用使得档案管理更便捷，但互联网风险也是不能不考虑的重要问题。
三、信息技术在企业档案管理中的应用与发展方向
1、提升计算机系统的安全系数
①要保证计算机操作系统的安全。当计算机系统连上网络之后，容易受到一些木马病毒和黑客的攻击而造成系统瘫痪，或是带来严重的企业档案信息泄露问题。为此，有必要在计算机系统中安装防火墙和一些杀毒软件保护计算机系统的安全和正常操作，并定期对计算机的病毒库进行升级处理；②要加强计算机的保密工作。对于一些计算机故障问题应该请内部的专业技术人员维修，尽量避免随意使用外聘人员，给企业的档案信息泄露带来一定的隐患；③要逐步完善档案信息系统的管理制度，通过制定严格的管理规范和监管条文规范相关人员的操作行为，并进一步明确相关操作人员的访问权限，让所有的操作和访问行为变得有章可循。
2、电子商务活动中的档案工作
在传统的企业运作模式中，企业档案管理工作者的日常工作范围比较小，只面对企业内部网，即只关注企业内部网络电子档案的形成和来源，而现如今，档案工作者的视野范围还需扩大到对地区、国家甚至整个国际市场的网络动态进行关注。企业档案工作者在做好对企业档案资料的收集保管工作的通知，还要主动的去了解更多的信息，了解企业需求，扩大企业服务范围。一是要配合企业发展模式在企業专业人员的指导下建立企业信息资料库，对企业面向外部网络进行管理规划，挑选对企业发展有利的信息，可以体现企业绝对优势的信息资源公布到网上，以向外界展现企业良好的风貌，树立企业品牌形象，从而达到吸引客户，提高企业竞争力的目的。二是随时关注各种市场动态，如生产、供应、销售、科技、质量、资金、政策等多方面信息，将影响企业发展的动态信息实时反馈给企业管理者，以帮助企业及时调整发展规划，制定正确的战略决策，占据有利市场，为企业发展提供服务。
3、信息化管理促进企业资金核算与管理
企业通过信息化管理，可以准确掌握销售与存货变动情况，能够快速核算出货物、账目之间问题，从而及时预防应收账款数额过大，及时缩小坏账风险。而企业档案管理对账目之间的借贷记载，可以快速体现出来，为企业库存、销售、损失等提供较为准确快捷的数据依据，从而促进企业的资金核算与资金管理。
4、提高档案人员的工作水平
在档案管理过程中，应该要对企业的档案做好全面梳理，进行以档案利用为目的的全面管理。企业档案管理水平的高低主要受档案管理人员的综合能力水平的影响，档案的管理人员要借助各种通信技术、计算机技术对各种档案资料进行管理和利用，为企业的发展提供更多帮助。在工作中应该要对档案的管理人员进行定期培训，包括对技能培训以及职业道德素养培训，技能培养主要集中在各种信息化技术以及信息技术的学习上，职业道德素养的培养则主要是对档案管理人员的责任感、使命感以及职业道德进行教育，由于档案管理是一项需要细心和耐心的工作，因此必须要提高档案管理人员的思想意识，使得档案管理人员能够以更加负责的态度进行档案管理。
5、信息的收集和处理
企业的发展也是如此，一个企业要促进自己的发展就要时刻了解市场动态并对其进行分析，面对如此庞大的信息市场，企业需要对自己想要的信息进行搜索，然后整理在一起作为日常工作的参考，帮助企业做出正确的战略决策提高自身竞争力。信息化的不断普及，信息共享使得信息搜集不再是一件困难的事情，要了解并获取相关信息只需要在网络中输入关键字进行搜索，就可以得到自己想要的，在对这些信息进行筛选，再将对自己有帮助的信息整理出来为自己所用，这是计算机信息化特有的功能。企业信息化建设可以帮助企业实现对市场信息及时的收集和处理，有利于企业制定正确的企业规划，促进企业发展。
6、硬化企业的规章制度
计算机信息在企业的发展过程中有很多促进作用，尤其是在企业管理中，企业管理是企业发展的关键也是基础，因为企业管理的好坏会直接影响整个企业的风气、工作风格以及氛围，好的工作风气使企业人员一直处在一个积极的工作环境当中，同时自身也会积极地投入企业工作，但这样积极的氛围需要企业管理者的创造搭建，实行正确的管理机制。企业需要用规章制度来约束企业工作人员的自身行为，可以借助信息化建立相关管理程序，例如上下班签到，工作打卡等等，给这些规章制度分配一定的比例，对企业工作人员的行为进行监督，当企业人员违反相关规定时对其作出一定的处罚，当然也要建立奖励制度适当对工作人员进行鼓励，从而硬化企业规章制度，加强企业管理，推动企业的发展。
结束语
在当前阶段中，科学技术发展的速度较快，使电子信息技术的进步的速度也在不断地加快，因此，应该继续对电子信息技术在工程档案管理中的应用的特点及优势的研究，在其发展的各个阶段中，都能够对其具有较深的了解，更好的对工程档案进行管理。
参考文献
[1] 丁宏.浅谈电子信息技术在企业档案管理中的应用[J].黑龙江科技信息，2014，32：181.
[2] 张淯.知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.
[3] 路萍.企业档案信息化建设研究[D].湖北大学，2014.
[4] 朱凤云.某投资管理企业数字化档案管理系统的设计与实现[D].电子科技大学，2014.